1. Van Datakerkhof naar
Snel Vindbaar
Eindpresentatie LARM 2.0
Breinstein / VHIC
Sven Akkermans
19 september 2014

2. “Waar de chaos toeneemt, neemt ook
de bewustwording toe dat de situatie,
zoals deze is ontstaan, in geleide banen
moet worden gebracht. De vraag is
hoe het probleem aan te pakken.”
(van Heijst, Een roadmap voor digitaal
informatiebeheer de i-schijf als basis
voor digitaal werken. )

3. Indeling
• Huidige situatie
• Probleem
• Gewenste situatie
• Opties
• Conclusie en adviezen

4. Huidige situatie
• Sinds 1 januari bij EvidesWaterbedrijf
• Afdeling Documentair Beheer (DB)
– Digitale focus
• Livelink
• Intranet
• Internet

6. Situatieschets
• Livelink is centrale opslagplaats
• 9 netwerkschijven, zonder beheer
– Op standaard werklocatie toegang verleend
• Gigantische persoonlijke archieven op persoonlijke J-schijf
• Elk bedrijfsonderdeel heeft één of meerdere
contentbeheerders, schakel tussen DB en business
• Beleid is: Elk document heeft één plaats waar het
opgeslagen wordt

7. Een ‘Locatieschijf’
40.00%
35.00%
30.00%
25.00%
20.00%
15.00%
10.00%
5.00%
0.00%
Laatste wijzigingsdatum in procenten
0-1 jaar 1-2 jaar 2-3 jaar 3-4 jaar 4-5 jaar 5-6 jaar 6-7 jaar 7-8 jaar 8-9 jaar 9-10 jaar 10+ jaar
Percentage
Aantal jaar sinds laatste wijziging

8. 100%
95%
90%
85%
80%
75%
70%
65%
60%
55%
50%
45%
40%
35%
30%
25%
20%
15%
10%
5%
0%
Cumulatief laatste wijzigingsdatum
0-1 jaar 1-2 jaar 2-3 jaar 3-4 jaar 4-5 jaar 5-6 jaar 6-7 jaar 7-8 jaar 8-9 jaar 9-10 jaar 10+ jaar
Cumulatief

9. Persoonlijke schijven
25.00%
20.00%
15.00%
10.00%
5.00%
0.00%
Wijzigingsdatum bestanden J-schijf
0-1 jaar 1-2 jaar 2-3 jaar 3-4 jaar 4-5 jaar 5-6 jaar 6-7 jaar 7-8 jaar 8-9 jaar 9-10 jaar 10+ jaar

10. Persoonlijke schijven
• Mijn Documenten is geen
opslag voor een bedrijfsarchief,
maar wordt wel vaak zo
gebruikt.
• Geen beheer
• Grootte is soms
tientallen gigabytes!

11. Probleem
• Financieel: Kosten dataopslag stijgen explosief
(+20% per jaar)
• Functioneel: Door versplintering opslag slechte
vindbaarheid, vele onnodige kopieën;
Beleid Evides stelt: Elk ‘document’ heeft één
opslagplaats (i.e. LIVELINK)
• Beheer: Er is geen beheer, structuur of afspraak over
de schijven. Onbekend hoeveel relevante data er op
staat en door ICT nauwelijks te beheren.

12. Optie 1 – De situatie handhaven
2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024
€ 7,000,000
€ 6,000,000
€ 5,000,000
€ 4,000,000
€ 3,000,000
€ 2,000,000
€ 1,000,000
€ 0
+20% jaarlijks € 1,000,0 € 1,200,0 € 1,440,0 € 1,728,0 € 2,073,6 € 2,488,3 € 2,985,9 € 3,583,1 € 4,299,8 € 5,159,7 € 6,191,7
Axis Title
+20% jaarlijks

13. Optie 1 - De situatie handhaven
• Informatie zoeken kost veel geld!
• Documenten raken zoek, nog meer kopieën
worden aangemaakt.
• Geen overzicht, geen beheer mogelijk

14. Optie 2 – Opruimen en herindelen
• Er komt grip op de informatie die de
netwerkschijven nu bevat en na herstructureren
kan er ook worden gehandhaafd.
• Financieel wordt er een slag gemaakt omdat de
verouderde en waardeloze data geschoond
wordt.
• Ook de gebruiksvriendelijkheid neemt toe, door
de gestructureerde en geschoonde indeling.

15. Optie 3 – Netwerkschijven opruimen,
leeghalen en verplaatsen naar Livelink
• De informatie van de netwerkschijven gaat naar Livelink en valt
daardoor zonder aanpassingen binnen de beheersruimte van
Documentair beheer. Door selectie en vernietiging wordt periodiek
geschoond en blijft de grootte beperkt
• Het opschonen levert direct geld op door het besparen van
schijfruimte. Door het periodiek schonen in Livelink wordt
ongecontroleerde kostentoename voorkomen
• De gebruiksvriendelijkheid neemt in zoverre toe, dat alle informatie
voortaan op één platform te vinden is. Daarnaast wordt Livelink
geupgrade naar een nieuwe versie en komt er een Sharepoint-portal
voor, zodat informatie gebruiksvriendelijker beschikbaar
komt.

16. Conclusie
• Zowel optie 2 als 3 leveren directe winst op.
• Hoewel optie 3 de meeste moeite kost, is het op
lange termijn het best te handhaven
• Beleid van één plaats voor een document wordt
opgevolgd bij optie 3.
• Voorkom nieuwe vervuiling door Records
Management op Livelink.

17. Adviezen
• Communiceer veel en eenduidig volgens een
communicatieplan. Hou het persoonlijk en
verdeel tussen informeren en motiveren
• Gebruik contentbeheerders en managers
• Doe een Pilotstudy, begin bij één schijf en één
afdeling en inventariseer mogelijke
problemen.

18. Vragen?