Dokumen tersebut membahas tentang mesin-mesin kantor, mulai dari pengertian mesin kantor, pembagian berdasarkan tenaga penggerak, cara kerja, dan fungsi, serta jenis-jenis mesin kantor seperti mesin ketik, mesin hitung, dan mesin penjilid beserta dampak perkembangannya.

1. Teknologi Perkantoran, 2013 | 1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan kesekretariatan dan administratif.
Segala sesuatu yang berkaitan dengan catat-mencatat, melakukan perjanjian,
memfasilitasi pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen,
menyimpan dokumen, mengirimkan surat dan sebagainya. Untuk keperluan
tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun informal.
Dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat
komputer untuk perkantoran membuka era otomatisasi perkantoran (Office
Automation / OA).
Sedangkan manajemen perkantoran adalah rangkaian aktifitas merencanakan,
mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hingga
penyelenggaraan terhadap suatu hal berjalan tertib. Dalam perkantoran
modern segala kegiatan manajemen perkantoran dikerjakan dengan
menggunakan alat-alat otomasi perkantoran, diantaranya adalah perangkat
komputer dengan berbagai software yang dibutuhkan untuk menjalankan
kegiatan-kegiatan perkantoran, perangkat komunikasi yang memadai, kantor
virtual, organisasi virtual, dan lain-lain.
B. Rumusan Masalah
1. Apa saja jenis-jenis mesin kantor ?
2. Bagaimana ciri-ciri pada mesin perkantoran ?
3. Bagaimana fungsi mesin-mesin kantor ?
4. Bagaimana dampak positif serta negatif mesin-mesin kantor untuk
kinerja para karyawan di perusahaan ?
C. Tujuan
1. Mahasiswa diharapkan mampu mendeskripsikan mengenai mesin-mesin
kantor dari yang manual hingga elektronik.
2. Mahasiswa diharapkan memahami setiap mesin yang digunakan di
kantor.

2. Teknologi Perkantoran, 2013 | 2
3. Mahasiswa diharapkan mampu memberikan pejelasan pada stiap mesin
yang diketahui jenis dan ciri-cirinya.
D. Manfaat
1. Bagi penulis, penulisan ini dapat dijadikan sebagai pemenuhan Tugas
Teknologi Perkantoran.
2. Bagi pembaca semoga tulisan ini bermanfaat untuk kegiatan sehari-hari
terutama dalam bidang administrasi dalam hal pengenalan mesin-mesin
perkantoran dan pengenalan teknologi sebuah perusahaan.
3. Bagi pembaca penulisan ini dapat dijadikan referensi atau bahan studi
pustaka dalam melakukan penelitian dengan metode qualitatif.

3. Teknologi Perkantoran, 2013 | 3
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Mesin
Mesin kantor (office machine) adalah segenap peralatan yang bersifat
mekanis, elektris, elektronis maupun magnetis yang digunakan untuk
menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan atau mengirim keterangan
yang dibutuhkan oleh suatu lembaga sehingga mampu memperlancar
aktivitas kantor. Macamnya mesin kantor banyak sekali dan tampaknya terus
menerus bertambah sejalan dengan kemajuan teknologi modern. Yang
termasuk mesin kantor diantaranya adalah computer, telepon, internet, mesin
tik manual dan elektronik, dan sebagainya.
B. Pembagian Mesin Kantor
Mesin-mesin yang digunakan dalam suatu kantor mempunyai bentuk dan
jenis yang beragam dan dapat diklasifikasikan menurut tenaga gerak, cara
kerja komponen mesin dan fungsi mesin.
1. Tenaga penggerak
Menurut tenaga penggerak, mesin kantor dibagi menjadi 2 yaitu :
Mesin manual : mesin kantor yang dioperasikan dengan menggunakan
tenaga manusia atau tenaga murni.
Mesin listrik (elektrik) : Mesin kantor yang pengoperasiannya
menggunakan tenaga listrik.
2. Cara kerja komponen mesin
Menurut cara kerja komponen mesin, mesin kantor dibagi menjadi 2 yaitu :
Mesin mekanis : mesin kantor yang rangkaian komponennya bergerak
atau bekerja hanya pada waktu dioperasikan. Mesin ini ada yang
digerakkan secara manual, tapi ada juga yang digerakkan dengan
tenaga listrik.
Mesin elektronik : mesin kantor yang rangkaian komponennya
bersifat elektronis atau menggunakan bahasa mesin. Mesin ini hanya
dapat digerakkan dengan menggunakan tenaga listrik.

4. Teknologi Perkantoran, 2013 | 4
C. Fungsi Mesin Kantor
Menurut fungsinya, mesin kantor dibagi menjadi 8 yaitu:
1. Mesin penghimpun data atau informasi
Mesin penjilid (binding machine)
Stapler (hecht machine)
2. Mesin pemisah
Mesin pembuka surat (letter opener)
Mesin pemotong kertas (paper cuter, guillotine)
Mesin pelubang kertas / kartu (punch card machine)
Mesin penghancur dokumen (shredder)
Asahan pensil (pencil sharpener)
3. Mesin pencatat data atau informasi
Mesin dikte (dictating machine)
Mesin tik (typewriter)
Mesin penomor (numbering machine)
Mesin pencetak perangko (franking machine)
Stampel (time dan date stamps)
Pencatat uang kas (cash register)
microfilm
4. Mesin pengolah data
Mesin jumlah (adding machine)
Mesin hitung (calculating machine)
Komputer
5. Mesin pengganda
Mesin stensil (stencil duplicator)
Mesin stensil spiritus (spirit duplicator)
Mesin fotokopi
Mesin perekam sheet (sheet cuter, scanner)
Mesin offset

5. Teknologi Perkantoran, 2013 | 5
6. Mesin pengirim data atau informasi (mesin komunikasi)
Telepon dan interphone
Telex
Faksimile
Modem
Intercom
Radio paging
Teleprinter
Telefoto
Telecopier
Handy talky (HT)
7. Mesin mengaman dan penyaman
Pengaman data (data safes)
Kipas angin (fan)
Air conditioner (AC)
Tirai udara (air curtain)
8. Mesin pengontrol
Mesin presensi
Close circuit television (CCTV)
D. Jenis-jenis Mesin Kantor
1. Mesin Ketik Manual
Adalah mesin yang pertama yang digunakan untuk mencetak kata.
Merupakan mesin ketik pertama yang digunakan dalam kegiatan
perkantoran mesin ini digunakan tanpa memerlukan listrik
Jenis-jenis mesn ketik manual:
Standar yaitu mesin tik yang mempunyai ukuran panjang
rol/gandaran mulai dari 13 sampai dengan 27. Mesin tik ini dapat
dipergunakan untuk mengerjakan segala pekerjaan dengan
menggunakan ukuran kertas double folio.

6. Teknologi Perkantoran, 2013 | 6
Semi standar yaitu mesin tik berukuran 13 mesin tik ini juga
dilengkapi tabulator penuh. Mesin mampu mengerjakan dengan
menggunakan kertas berukuran ½ kali folio
Portable yaitu mesin tik yang menggunakan panjang rol/gandaran 9
½ hingga 10. Mesin ini akan dianggap sangat praktis karena
terbentuknya yang mudah dibawa kemana-mana
2. Mesin Ketik Elektronik
Adalah mesin ketik yang cara kerjanya digerakkan dengan
mempergunakan tenaga listrik
Mesin ketik ini memiliki cirri-ciri sebagai berikut:
Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga listrik
Komponen dan cara kerja mesin mekanis
Tulis-tulisannya seperti yang terdapat pada mesin tik manual
sitambah saklar
Jenis huruf-huruf mesin tik elektrik antara lain
Mesin tik elektrik dengan system huruf batang
Mesin tik elektrik dengan system huruf bola
3. Mesin Hitung Manual
Mesin jumlah manual adalah mesin yang dapat menghitung perkalian
yang sederhana tetapi cara menghitungnya seperti penjumlahan sehingga
untuk mencapai hasilnya relatif lama.Mesin jumlah manual termasuk
salah satu jenis mesin hitung karena berupa mesin yang dipergunakan
untuk menghitung angka-angka.
Jenis-jenis mesin hitung :
Menurut kemampuannya dibedakan menjadi:
a) Mesin jumlah : mesin yang memiliki kemampuan untuk
menjumlah, mengurangi dan mengalikan sederhana.
b) Mesin hitung : mesin yang memiliki kemampuan untuk
menjumlah, mengurangi, mengalikan, membagi.
Menurut tenaga penggeraknya dibedakan menjadi:

7. Teknologi Perkantoran, 2013 | 7
a) Mesin hitung tangan : mesin hitung yang digerakkan dengan
tangan (tenaga manusia), dilengkapi dengan engkol.
b) Mesin hitung listrik : mesin hitung yang digerakkan dengan
tenaga listrik.
Menurut cara kerja dan komponen mesinnya dibedakan menjadi:
a) Mesin hitung mekanik : mesin hitung yang cara kerja dan
komponen mesinnya mekanis.
b) Mesin hitung elektronik : mesin hitung yang cara kerja dan
komponen mesinnya terdiri dari elemen elektronik, berupa
rangkaian kabel-kabel, tidak saling bergerak, biasanya
digerakkan dengan tenaga listrik atau batere.
Menurut jumlah kunci-kuncinya dibedakan menjadi:
a) Mesin hitung berkunci sepuluh : mesin yang jumlah kuncinya
tidak begitu banyak. Pada papan kunci terutama berisi tuts
angka 0 samapi 9.
b) Mesin hitung berkunci penuh : mesin hitung dengan kunci / tuts
pada papan kunci jumlahnya banyak sehingga tampak
memenuhi papan tuts tersebut.
Menurut penyajian hasilnya dibedakan menjadi:
a) Mesin hitung pencetak : mesin hitung yang mencetak angka-
angkanya pada kertas hitung / kertas roll.
b) Mesin hitung tidak mencetak : mesin hitung yang tidak,
mencetak angka-angkanya pada kertas hitung.
4. Mesin Penjilid
1) Mesin pejilid dapat dibedakan menjadi :
Menurut jenisnya dapat dibedakan atas
a) Mesin penjilid buku yang bentuknya lebih besar
dipergunakan untuk menjilid buku-buku dalam jumlah
besar.

8. Teknologi Perkantoran, 2013 | 8
b) Mesin penjilid laporan yang bentuknya lebih kecil
dipergunakan untuk menjilid laporan dengan pejepit plastik
atau kawat spiral.
Menurut tenaga penggeraknya dapat dibedakan atas:
a) Mesin penjilid manual yaitu digerakkan dengan tangan.
b) Mesin penjilid listrik yaitu yang digerakkan dengan tanaga
listrik.
2) Ciri-ciri mesin penjilid
Penjilidan menggunakan plastik berbentuk spiral dengan hasil
jilidan menyerupai album foto.
Bagian tepi kertas laporan yang akan dijilid diberi lubang-
lubang lebih dahulu.
Tenaga penggerak tangan
Cara kerja dan komponen mesinnya mekanis.
3) Cara kerja mesin penjilid
Tepi kertas yang akan dijilid diberi lubang secara otomatis.
Gigi plastik penjilid spiral dibuka kemudian dimasukkan
kedalam lubang-lubang kertas sampai seluruhnya rapi.
Untuk membuka jilidan tinggal membuka seluruh gigi plastik
penjilid.
4) Cara pemeliharaan mesin penjilid
Seluruh permukaan selalu dibersihkan supaya tidak mudah
berkarat.
Setelah dipergunakan laci tempat sisa kertas yang dilubangi
dibersihakan.
As dan per mesin sesekali diberi pelumas.
5) Macam-macam plastik penjilid yaitu:
Plastik penjilid bulat
Plastik penjilid oval
Plastik penjilid punggung sempit.

9. Teknologi Perkantoran, 2013 | 9
E. Dampak Perkembangan Mesin-mesin Kantor
Perkembangan mesin kantor semakin lama semakin maju dan mengarah ke
efisiensi kerja. Perkembangan ini ditunjukkan dengan ditemukannnya mesin-
mesin kantor yang mempunyai sifat:
1. Elektronis
2. Multifungsi
3. Pengoperasiannya mudah dan simpel
4. Tenaga listrik yang digunakan kecil
5. Harga relatif murah
6. Ukuran fisik semakin kecil
7. Kemampuan dan kecanggihan mesin semakin tinggi
8. Cara kerjanya otomatis
Selain pengaruh terhadap efisiensi kerja, perkembangan mesin kantor juga
mempunyai dampak positif terhadap:
1. Tenaga Kerja
Mutu dan kualitas tenaga kerja meningkat
Kedisiplin dan gairah kerja meningkat
Beban kerja dan pikiran menjadi lebih ringan
Pendapatan tenaga kerja meningkat
2. Prosedur Kerja
Semakin mudah
Semakin lancar
Semakin sederhana
Semakin efisien
3. Hasil Kerja
Kualitas kerja meningkat
Standar mutu tertentu dapat terpenuhi
Keseragaman dan keragaman bentuk, jenis, ukuran produk
sangat akurat
4. Mempertinggi jumlah hasil pekerjaan

10. Teknologi Perkantoran, 2013 | 10
Dampak negatif perkembangan teknologi mesin perkantoran pada umumnya
dirasakan sekali terutama yang menyangkut ketenagkerjaan dan penambahan
biaya sebagai berikut
1. Sulitnya mencari tenaga kerja dengan kemampuan dan keterampilan
sesuai mesin yang ada
2. Menambah jumlah pengangguran karena tenaga kerja yang
dibutuhkan relatif lebih sedikit
3. Pemeliharaan mesin yang kurang baik akan menimbulkan
pemborosan
4. Menambah suara gaduh sehingga menggangu pegawai lainnya.
5. Menimbulkan rasa ketergantungan kepada mesin yang sulit akan
menimbulkan pemborosan.
6. Penggunaan mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang
lainnya yang memerlukan biaya.
Bila terjadi penggantian mesin baru akan berakibat pada perubahan metode,
prosedur dan pengadaan pelatihan tenaga kerja.
DAFTAR PUSTAKA :
Diunduh dari http://nitakdotblog.blogspot.com. 2012. Perbekalan Alat-alat
Kantor dan Mesin-mesin Kantor. Diunduh pada 01 Juli 2013 Pukul
18.50 WIB. www.google.com
Diunduh dari http://afamayugai.blogspot.com. 2011. Teknologi Perkantoran.
Diunduh pada 01 Juli 2013 Pukul 18.15 WIB. www.google.com
Diunduh dari http://lianuraliny.blogspot.com. 2013. Mesin Kantor. Diunduh pada
01 Juli 2013 pukul 18.25 WIB. www.google.com