Ride the Storm: Navigating Through Unstable Periods / Katerina Rudko (Belka G...
Jaarverslag gemeente xxx 2010 2011
1. Verslag van de gemeentearchivaris betreffende de toestand
van de informatiehuishouding in de gemeente Xxx
2010-2011
Uitgevoerd door de gemeentelijke archiefinspectie Dordrecht
R. Lassche,
gemeentelijk archiefinspecteur
In opdracht van de Gemeentearchivaris van Xxx,
T.J. de Bruijn
Erfgoedcentrum DiEP
Dordrecht
2012
3. Inleiding
Conform artikel 15 van de Archiefverordening van de gemeente Xxx brengt de
gemeentearchivaris verslag uit omtrent de uitoefening van het toezicht op de
informatiehuishouding aan het college van Burgemeester en Wethouders.1 Het college dient
hieromtrent op zijn beurt verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad.
Het verslag is gebaseerd op de Key Performance Indicators (KPI’s) opgeleverd door de VNG2.
Hierin worden tien indicatoren benoemd op grond waarvan de kwaliteit van de
informatiehuishouding van een organisatie kan worden geanalyseerd. Op 30 november 2011 is
deze vragenlijst voorgelegd aan de afdeling documentaire informatievoorziening in uw
organisatie3.
Op 10 januari jl. ontving ik de ingevulde lijst vanuit uw organisatie retour. Deze is als bijlage bij
dit verslag gevoegd. De gegeven antwoorden heb ik geanalyseerd. Daarnaast is in mei een
integraal inspectierapport opgeleverd inzake de informatiehuishouding van de gemeente Xxx4. De
integrale kwaliteitsinspectie en de ingevulde KPI-lijst vormen de grondslag van dit verslag. Voor
zover van toepassing deel ik u mijn bevindingen in onderstaande paragrafen mee.
Op enkele zaken omtrent de informatiehuishouding dient op korte of middellange termijn actie
worden ondernomen. Onderstaand vindt u hiervan een opsomming met een verwijzing naar de
desbetreffende paragraaf.
- Zowel de Archiefverordening als het Besluit Informatiebeheer zijn verouderd. Deze
dienen herzien en vastgesteld te worden. Zie paragraaf 1.
- Voor 15 maart 2012 dient er een plan van aanpak te worden voorgelegd aan de
gemeentelijke archiefinspectie inzake de aanbevelingen die voortvloeien uit het integrale
kwaliteitsinspectierapport. Zie paragraaf 2.
- Er dient een informatieplan (DSP) vastgesteld te worden. Zie paragraaf 3.
- De gemeente Xxx dient beleid te ontwikkelen omtrent een toekomstige digitale
informatiehuishouding. Zie paragraaf 4.
- In verband met de papiervisjesplaag wordt dringend geadviseerd het gehele
gemeentehuis nogmaals te desinfecteren en te blijven monitoren. Zie paragraaf 7.
- De burgerlijke stand, bevolkingsregisters en gezinskaarten worden in een niet
goedgekeurde ruimte bewaard. Ook deze bescheiden dienen in een goedgekeurde
archiefruimte opgeslagen te worden. Zie paragraaf 7.
- Er dient een calamiteitenplan vastgesteld te worden dat het behoud van
archiefbescheiden onder bijzondere omstandigheden waarborgt. Zie paragraaf 9.
- Er dient een gespecificeerd bedrag in de gemeentebegroting opgenomen te worden dat
ingezet wordt voor de kosten die zijn gemoeid met een adequate informatiehuishouding.
Zie paragraaf 10.
- De formatie DIV dient van 2 fte naar minimaal 3 fte te worden uitgebreid. Zie paragraaf
10.
1
Archiefverordening Xxx 2001, artikel 15.
2
Zie ledenbrief VNG betreffende horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen d.d.21-06-2011.
3
Mozaiek znr: 702237 E-mail d.d. 30-11-2011 R. Lassche aan R. Xxx: KPI’s t.b.v. het verslag van de
gemeentearchivaris.
4
Mozaiek znr: 463815 R. Lassche, ‘Integrale kwaliteitsinspectie van de informatiehuishouding gemeente Xxx’ d.d. 31-
05-2011
3
4. 1. Lokale regelgeving Opmerking [r1]: De vraag is
hier of de betreffende
gemeente beschikt over een
Archiefverordening en besluit informatiebeheer
actuele verordening en
De gemeente Xxx heeft op grond van de op nationaal niveau vastgestelde wet- en regelgeving besluit. Wat is actueel? Ik
ten aanzien van archiefbeheer en –zorg, de vereiste lokale regelgeving vastgesteld. Beide zou zeggen een verordening
regelingen zijn echter verouderd en dienen te worden herzien. De Archiefverordening van de die is vastgesteld na de
invoering van de Wet
gemeente Xxx is in 2001 vastgesteld.5 Voorschriften voor het beheer van niet naar de
Dualisering gemeentebestuur.
gemeentelijke bewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden, zoals voorgeschreven in artikel 8 Vaak kreeg ik als antwoord
van de archiefverordening, zijn in 1997 voor het laatst vastgesteld in een Besluit ‘ja’ terwijl de verordening van
Informatiebeheer.6 voor 2000 was.
Het voornemen van de gemeente Xxx om pas na de invoering van het zaakgericht werken de
lokale regelgeving aan te passen is af te raden. Juist voorafgaand aan een nieuwe werkwijze is
het van belang kaders vast te stellen. Uiteraard kan na verloop van tijd blijken dat de procedures
op bepaalde punten te weinig efficiënt zijn. Dan is aanpassing ervan indien gewenst nog steeds
mogelijk. DIV is hierin op dit moment te weinig proactief. De afdeling zou op dit aspect een
toekomstgerichte visie moeten ontwikkelen en vooraan moeten staan in de uiteindelijke
beleidsvorming hierop. Het verdient een dringende aanbeveling de regelgeving betreffende het
informatiebeheer op alle fronten op zo kort mogelijke termijn te herzien.
2. Interne kwaliteitszorg en toezicht
In de gemeente Xxx is geen kwaliteitssysteem in gebruik waaraan de kwaliteit van de Opmerking [r2]: De grote
informatiehuishouding wordt getoetst. In overleg met de gemeentelijke archiefinspectie wordt vraag is natuurlijk: wat
verstaan we precies onder
hieraan in het komende jaar aandacht besteed.
een ‘kwaliteitssysteem’.
Integrale kwaliteitsinspectie
Naar aanleiding van de in de inleiding van dit rapport genoemde integrale kwaliteitsinspectie, is
op 31 mei 2011 tijdens het toetsgesprek afgesproken met de heer R. Xxx, coördinator interne
dienstverlening en de heer G. Xxx, gemeentesecretaris, dat er in het najaar van 2011 een plan
van aanpak zou worden opgeleverd door de gemeente Xxx aan de gemeentelijke archiefinspectie.
Later bleek uit navraag dat dit geen realistische inschatting was.
Inmiddels wordt in de gemeente de laatste hand gelegd aan het plan van aanpak. Het plan dient
voor 15 maart 2012 te zijn voorgelegd aan de gemeentelijke archiefinspectie.
3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden
Weliswaar is een door een extern bureau geleverd Documentair Structuur Plan (DSP) aanwezig,
dit is echter niet gekoppeld aan het DMS InProces. Ook zijn de applicaties die procesgebonden
informatie bevatten niet gekoppeld aan de werkprocessen waarvoor ze worden ingezet. Om de
status en plaats van de informatie gemakkelijk te kunnen traceren, is het noodzakelijk dat dit
gebeurt.
4. Digitale archiefbescheiden
In de gemeente Xxx is geen expliciet beleid vastgesteld op basis waarvan de digitale
archiefbescheiden moeten worden beheerd. Vooralsnog wordt alle procesgebonden informatie
aangeleverd op papier bij de DIV-afdeling en op traditionele wijze geordend in dossiers. Het
papieren archief is leidend.
In voorbereiding op een toekomstige digitale informatiehuishouding is het van belang dat de
gemeente hieromtrent beleid ontwikkelt. De archiefinspectie kan hierin een adviserende rol
spelen.
5. Vernietiging
5
Archiefverordening 2001, vastgesteld door Burgemeester en Wethouders van de gemeente Xxx op 12 maart 2001.
6
Besluit informatiebeheer 1996, vastgesteld door Burgemeester en Wethouders van de gemeente Xxx op 14 januari
1997.
4
5. De gemeente Xxx heeft alle daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden in 2011 op
correcte wijze vernietigd.
6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats
De gemeente Xxx heeft alle archiefbestanden die conform de Archiefwet 1995 moeten worden
overgebracht naar de archiefbewaarplaats overgebracht. Op 12 januari 2012 is het
secretariearchief van de gemeente tot het jaar 1994 alsmede enkele kleine gemeentelijke
archiefbestanden overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots
Archiefruimte
Volgens opgaaf van de gemeente is door GS goedkeuring gegeven aan de archiefruimte voor de
bewaring van voor permanent in aanmerking komende archiefbescheiden.7 Uit de integrale
kwaliteitsinspectie bleek dat de gemeente beschikt over een technisch goedgekeurde inpandige
archiefruimte. De ruimte beschikt over een ventilatie en luchtverversingssysteem. Ook is er een
permanente audit op de klimatologisch omstandigheden. De resultaten van de metingen worden
periodiek gerapporteerd aan de archiefinspectie.
Papiervisjesproblematiek
Ondanks de goede faciliteiten die de archiefruimte biedt, heerst er al geruime tijd een
papiervisjesplaag in het gemeentehuis van Xxx. Om die reden moeten alle archiefbescheiden die
worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats vooraf worden gedesinfecteerd. Het afgelopen
jaar is met behulp van insectenvalletjes onderzocht hoe deze situatie zich ontwikkelt. Door een
plaagdierdeskundige in dienst van Erfgoedcentrum DiEP is een analyse gemaakt op grond van de
maandelijks geplaatste valletjes. Hieruit blijkt dat de situatie in de archiefruimte iets is verbeterd,
maar dat de toestand nog steeds zorgwekkend te noemen is. Het advies is om het gehele
gemeentehuis nogmaals te desinfecteren en te blijven monitoren.
Archiefbescheiden buiten de archiefruimte
De burgerlijke stand, bevolkingsregisters en gezinskaarten worden in een niet goedgekeurde
ruimte bewaard. Uit navraag bij de afdeling Burgerzaken bleek dat vooral de oude stukken zelden
worden geraadpleegd. En dat er dus geen noodzaak is deze bescheiden op die plek te bewaren.
Ook deze archieven dienen in een goedgekeurde archiefruimte opgeslagen te worden.
e-depot
Met betrekking tot de voorzieningen rond een e-depot zijn vooralsnog geen plannen
geconcretiseerd.
8. Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden
De archiefbescheiden opgemaakt en ontvangen door de gemeente Xxx die conform de
Archiefwet 1995 zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats zijn toegankelijk en beschikbaar
voor het publiek. De archiefinventarissen zijn beschikbaar via de website van Erfgoedcentrum
DiEP. De archiefbescheiden kunnen kosteloos fysiek op de studiezaal worden geraadpleegd voor
zover er geen openbaarheidbeperkingen zijn opgenomen.
9. Rampen, calamiteiten en veiligheid
De gemeente Xxx beschikt niet over een calamiteitenplan met betrekking tot het behoud van
archiefbescheiden, zowel papier als digitaal, in bijzondere omstandigheden. Het is van belang dat
7
Zie Bijlage, paragraaf 7.3.2.
5
6. dit plan zo spoedig mogelijk wordt vastgesteld. De gemeentelijke archiefinspectie zal hierbij een
adviserende rol spelen.
10. Middelen en Mensen
In de gemeente Xxx wordt 2 fte ingezet voor DIV-werkzaamheden, hetgeen zich vertaalt in 2
medewerkers. Er is op jaarbasis €15.000 tot €20.000,- gereserveerd voor de
informatiehuishouding. Er is echter geen gespecificeerd bedrag opgenomen in de
gemeentebegroting van 2012. Het is van belang dat dit wel gebeurt.
Op dit moment beschikt de afdeling over 2 fte, waarbij een substantieel deel van de tijd wordt
besteed aan applicatiebeheer van het DMS. Er is daardoor onvoldoende ruimte beschikbaar om de
visie op de informatiehuishouding van de organisatie te innoveren, aangezien alle tijd in beslag
wordt genomen door het verrichten van reguliere werkzaamheden. Vanwege de afnemende grip
op het informatiebeheer in de zich digitaliserende organisatie, dreigt de afdeling op de lange
termijn haar relevantie te verliezen. Bij een organisatie van deze omvang is een formatie van 3 fte
DIV-medewerkers gewenst. Dit advies is gebaseerd op benchmarkgegevens die in 2010 door
VHIC8 zijn verzameld. De gegevens komen overeen met de kengetallen die de gemeente
Rotterdam voor intern gebruik heeft opgesteld in de jaren negentig.
Verslag aldus vastgesteld door de gemeentearchivaris van Xxx,
Dordrecht……………2012
T.J de Bruijn.
8
A. versteeg en A. Van Heijst, Management met informatie. Information Governance bij gemeenten, een verkenning,
VHIC 2010, p. 66.
6