1. REUNIÃO REGIONAL:
MANUAL DE ORGANIZAÇÃO
Sociedade Brasileira para o Progresso da Ciência - SBPC
Rua Maria Antonia, 294 - 4º andar - Vila Buarque - 01222-010 - São Paulo/SP
Tel. (11) 3259.2766 - reuniaoregional@sbpcnet.org.br
www.sbpcnet.org.br
Diretoria da SBPC (biênio 2007-2009):
Presidente: Marco Antonio Raupp
Vice-Presidentes: Helena B. Nader e Otávio Velho
Secretário Geral: Aldo Malavasi
Secretários: Rute M. G. Andrade, José Antonio Aleixo da Silva e Dante A. C. Barone
1º Tesoureiro: José Raimundo B. Coelho
2º Tesoureiro: Lisbeth K. Cordani
Janeiro/2010

2. 2
REUNIÃO REGIONAL: Manual de Organização
Sumário
1. O que é a SBPC............................................................................................................. 3
2. Reunião Regional......................................................................................................... 4
3. Organização
Fluxograma da Organização........................................................................................ 5
3.1 - CEC - Comissão Executiva Central e CEL - Comissão Executiva Local................... 5
3.2 - CPC - Comissão de Programação Científica, Secretaria de Eventos da SBPC,
Tesouraria........................................................................................................... 6
3.3 - Comissões diretamente ligadas à CEL:
3.3.1 - Comissão de Espaço Físico:
A) A busca da funcionalidade................................................................. 6
B) Secretarias de Apoio.......................................................................... 6
C) Estrutura das atividades da programação......................................... 7
3.3.2 - Comissão de Equipamentos.................................................................. 7
3.3.3 - Comissão de Alimentação..................................................................... 7
3.3.4 - Comissão de Saúde.............................................................................. 7
3.3.5 - Comissão de Segurança....................................................................... 7
3.3.6 - Comissão de Limpeza e Conservação.................................................. 8
3.3.7 - Comissão de Transporte....................................................................... 8
3.3.8 - Comissão de Monitores....................................................................... 8
4. Secretarias.................................................................................................................. 9

3. 3
REUNIÃO REGIONAL: Manual de Organização
1. O que é a SBPC
Fundada há mais de 60 anos, em 1948, a SBPC é uma entidade civil, sem fins lucrativos nem
cor político-partidária. Reúne representantes de todas as áreas da ciência para a defesa do avanço
científico e tecnológico, e do desenvolvimento educacional e cultural do Brasil.
Com sede nacional em São Paulo, a SBPC está sempre presente em todos os estados
brasileiros através das Secretarias Regionais, que promovem encontros e atividades de difusão
científica por todo o país. Algumas dessas Secretarias promovem conferências de divulgação
científica destinadas ao grande público, geralmente em locais e horários de fácil acesso.
A SBPC mantém vários projetos nacionais de publicação: "Ciência e Cultura", é uma revista
científica temática dirigida ao público sênior; "Ciência Hoje" e "Ciência Hoje das Crianças" são
revistas destinadas à divulgação científica; "Ciência Hoje na Escola" destina-se a alunos do ensino
fundamental; e o "Jornal da Ciência", editado quinzenalmente, vem contando boa parte das lutas
dos pesquisadores e das sociedades científicas em defesa do nosso desenvolvimento científico e
tecnológico.
Na área eletrônica, a SBPC divulga diariamente por e-mail, a quem solicitar, o "Jornal da
Ciência E-mail" e (mensalmente) a revista “ComCiência” (realizada juntamente com o Laboratório
de Estudos Avançados em Jornalismo - Labjor); no site da SBPC são divulgados links para as
revistas "Ciência Hoje On-Line" - com artigos selecionados e publicados online, e "Ciência e
Cultura" com a publicação integral das edições dos últimos números. O site também conta com
outras publicações eletrônicas, incluindo os Anais/Resumos das últimas Reuniões Anuais, vídeos
de conferências e outras edições.
Com relação a eventos, a SBPC organiza dois tipos de reuniões: a Reunião Anual sempre no
mês de julho em diferentes pontos do país e em geral nas capitais, e as Reuniões Regionais em
cidades de pequeno e médio porte, com temática mais específica e em diferentes períodos do
ano.
2. Reunião Regional
As Reuniões Regionais da SBPC foram criadas com o propósito de reunir professores do
ensino básico, estudantes de graduação e pós-graduação e a população em geral para um amplo
debate sobre temas relacionados ao universo científico, especialmente para a região onde a
reunião ocorre.
Essas reuniões têm como objetivo elaborar estratégias para alavancar o desenvolvimento
científico e tecnológico da região promotora do evento. A programação contempla temas
relacionados às questões locais que serão debatidos durante todo o encontro.
São formadas de várias atividades científicas, tais como conferências, minicursos, mesas-
redondas, oficinas etc. As atividades são abertas ao público, com exceção dos minicursos, que
precisam de inscrição.
O público-alvo das reuniões são os alunos de graduação e pós-graduação, professores do
ensino médio e fundamental e o público interessado em geral.

4. 4
REUNIÃO REGIONAL: Manual de Organização
3. Organização
Fluxograma da Organização
CEC - COMISSÃO EXECUTIVA CENTRAL
Secretário-Geral, Tesoureiro, Secretário e
Coordenadores Locais
CPC - Comissão de Secretaria de
Programação Científica Eventos da SBPC CEL - Comissão
(Diretoria SBPC + Tesouraria Executiva Local
membros designados)
Comissão de Espaço Físico
Comissão de Equipamentos
Comissão de Alimentação
Comissão de Saúde
Comissão de Segurança
Comissão de Limpeza e Conservação
Comissão de Transporte
Comissão de Monitores
3.1 - CEC - Comissão Executiva Central e CEL - Comissão Executiva Local
A Reunião Regional (RR) é coordenada pela Comissão Executiva Central (CEC), formada pelos
diretores da SBPC em São Paulo, coordenada pelo Secretário-Geral e Tesoureiro, incluindo os
coordenadores da Comissão Executiva Local (CEL) - formada pelos gestores na instituição-sede. A
CEC realiza viagens constantes a cidade-sede e coordena a Secretaria de Eventos da SBPC.
A CEL é em geral coordenada por um professor ou pesquisador da instituição-sede e
formada por colaboradores voluntários dentro do quadro docente e de funcionários. Há pouca
contratação de pessoal externo à instituição. Normalmente uma CEL é formada por 5 a 10
coordenadores das suas sub-comissões.
TODAS AS ATIVIDADES DE UMA REUNIÃO REGIONAL DEVEM, OBRIGATORIAMENTE,
TER O AVAL DA CEC. NÃO SERÃO PERMITIDAS ATIVIDADES PARALELAS.

5. 5
REUNIÃO REGIONAL: Manual de Organização
3.2 - CPC - Comissão de Programação Científica, Secretaria de Eventos da SBPC, Tesouraria.
A definição da programação científica - conferências, mesas-redondas, minicursos e outras
atividades - é realizada pela CPC formada por indicação da Diretoria. Para esta Comissão têm sido
convidados pesquisadores oriundos das cidades-sede, da CEL e das diferentes áreas do conhecimento. A
programação inclui atividades próprias da SBPC e propostas diversas.
A Secretaria de Eventos da SBPC, sediada em S.Paulo e supervisionada pela CEC, gerencia todas as
inscrições através do site da SBPC e realiza o credenciamento durante o evento com equipe
extensivamente treinada. Os softwares empregados na organização da RR são sofisticados e atualizados
frequentemente sempre utilizando ferramentas de última geração. Todas as inscrições, pagamentos e
contato com os participantes são feitos através do site com uso de login e senha.
3.3 - Comissões diretamente ligadas à CEL:
3.3.1 - Comissão de Espaço Físico
A) A busca da funcionalidade
O sucesso do evento depende da boa acomodação dos participantes. É importante que o
planejamento inclua as plantas baixas de toda a Reunião e preveja a circulação entre os diferentes
eventos.
Manter o campus em ordem durante todo o dia facilita a boa acomodação: varredura,
limpeza dos banheiros, limpeza e preparação das salas etc.
Para que a Reunião seja um sucesso deve-se prever lugares em sala para que pelo menos
60% dos participantes possam estar sentados ao mesmo tempo, para as atividades de
conferências e mesas-redondas.
Uma sinalização eficiente é fundamental para que todos cheguem aos locais desejados.
B) Secretarias e Apoio
As salas devem ser muito próximas e com facilidades de comunicação (telefonia,
internet etc.). A quantidade de equipamentos deverá ser dimensionada a partir do número
de inscritos.
Secretarias da SBPC:
• Secretaria de Credenciamento
• Secretaria de Audiovisual
• Sala de Imprensa
• Secretaria da Diretoria

6. 6
REUNIÃO REGIONAL: Manual de Organização
C) Estrutura para as atividades da Programação
Programação Científica
O espaço físico deve ser previsto com o objetivo de ter 60% dos inscritos sentados para
assistir as atividades conferências e mesas-redondas. Infraestrutura mínima:
• 4-6 AUDITÓRIOS MÉDIOS (OU SALAS DE AULA) - Auditórios com capacidade (aproximada) para
120-150 pessoas ou salas de aula para 90-100 pessoas sentadas.
• Minicursos - devem ser acomodados em salas para 40-60 pessoas.
• Laboratórios de informática - cerca de 2 laboratórios com 15-20 equipamentos para serem
usados nos minicursos e em outras atividades.
3.3.2 - Comissão de Equipamentos
Responsável pelo levantamento dos equipamentos de informática e projetores multimídia
(data-show) disponíveis e que possam ser utilizados no período da RR. Normalmente são
necessários 15 a 20 PC's ou notebooks, 15 impressoras laser e 20 projetores multimídia.
Esses equipamentos são absolutamente essenciais para o sucesso da Reunião e devem estar
disponíveis na semana anterior.
A operação desses equipamentos será coordenada por funcionários e professores ligados
diretamente a CEL e instituição-sede, podendo ser acompanhados por funcionários/professores da
CEC.
3.3.3 - Comissão de Alimentação
É a comissão que faz o levantamento dos refeitórios que estarão disponíveis durante o
período da RR, assim como as lanchonetes e os restaurantes do entorno do evento. Idealmente
deve ser alguém ligado ao RU (Restaurante Universitário) e que conheça os restaurantes e sua
limpeza.
Essa comissão deverá procurar os restaurantes/lanchonetes de fora do campus para avisar
seus proprietários da realização do evento, avaliar sua limpeza, levantar os custos das refeições e
solicitar descontos para os participantes que estiverem usando crachás.
3.3.4 - Comissão de Saúde
É a comissão que cuida de levantar os serviços de saúde existentes no local do evento e de
disponibilizá-los durante a semana da reunião. Deverão ser feitos os contatos com o HU
eventualmente existente, enfermarias para pronto-atendimentos, disponibilidade de ambulância
para remoção.
Deve ser preparada a lista de hospitais, clínicas odontológicas e de fraturas com endereço
completo e telefone para ser consultado, caso haja necessidade.

7. 7
REUNIÃO REGIONAL: Manual de Organização
3.3.5 - Comissão de Segurança
Cuida da segurança patrimonial e preventiva na semana anterior e durante o evento. Vários
materiais são entregues na semana anterior e muitos equipamentos da secretaria ficam expostos
a partir de sábado, sendo necessária a presença de segurança 24 horas por dia, a partir da sexta-
feira.
O reforço de segurança em geral é um aditivo feito pela instituição-sede no contrato
existente com a empresa que já presta esses serviços. Quando a instituição sede é uma
Universidade Federal, o MEC tem sistematicamente liberado esses recursos.
3.3.6 - Comissão de Limpeza e Conservação
Encarregada de cuidar da limpeza, higiene e conservação de todos os espaços onde
acontecerão as atividades da RA.
A limpeza constante é necessária devido ao enorme fluxo de pessoas pelas salas, corredores
e auditórios. A instituição deverá reforçar seu contingente de pessoal de limpeza assim como de
material para os dias do evento. Especial atenção deve ser dada aos banheiros.
3.3.7 - Comissão de Transporte
A Comissão de Transporte e Recepção cuida do transporte dos convidados da SBPC do
aeroporto-hotel e vice versa e dos hotéis para o local da reunião. Quanto é necessário o uso de
ônibus circular dentro do campus e dos hotéis para o campus, essa comissão dimensiona e planeja
sua necessidade.
3.3.8 - Comissão de Monitores
Seleciona, efetua os primeiros contatos e treinamentos e distribui os alunos nas funções de
monitoria para todas as subcomissões da CEL, além das comissões: Programação Científica Sênior
e para a Secretaria de Credenciamento da SBPC (que fará o atendimento aos inscritos).
Contarão com Coordenadores designados pela CEC para a organização, treinamento e
gerenciamento dos monitores: a Secretaria da SBPC em São Paulo ficará responsável pelo
treinamento e coordenação dos monitores da Secretaria de Credenciamento e da Secretaria de
Audiovisual das atividades da Programação Científica.
Monitores no credenciamento do público

8. 8
REUNIÃO REGIONAL: Manual de Organização
4. Divulgação
Definição de TEMA
Folder com ficha de inscrição convidando os professores (SBPC nacional)
Confecção e expedição do Cartaz
E-mail (convites aos sócios locais da SBPC)
Correspondência (Reitoria, Sec. Educação, Escolas etc.)
Cobertura local (mídia em geral com ênfase no rádio com espaço nos jornais locais)
Divulgação dos e.mails das escolas para a SBPC nacional
5. Secretarias
As comissões e secretarias do evento são essenciais para o bom andamento do congresso.
Secretaria da SBPC em São Paulo:
Secretaria da Diretoria e Eunice Personini - eunice@sbpcnet.org.br Telefone:
Cerimonial 11-3259-2766
Luiz Roberto Pereira Dionísio – luizdionisio@sbpcnet.org.br
Zuleica Barbosa - zuleica@sbpcnet.org.br
Financeiro e Administrativo
Paulo Oliveira - paulo@sbpcnet.org.br
Kelly Fonseca - kelly@sbpcnet.org.br
Secretaria dos Sócios Luciane Amaral - socios@sbpcnet.org.br
Secretaria da Comissão de Fernanda Rodrigues de Albuquerque - fernanda@sbpcnet.org.br
Programação Científica
Secretaria dos Inscritos Atendimento geral: reuniaoregional@sbpcnet.org.br
11-5549-1863/
Assessoria de Imprensa /
Angela Trabbold: imprensa@sbpcnet.org.br 5081-5237 /
Comunicação
9912-8331
Infraestrutura Dário Alencar – dario@sbpcnet.org.br
Secretarias de atendimento da CEL (em síntese):
Comissão Executiva Local Coordenador local e auxiliares
Assessoria de Comunicação Em conjunto com a assessoria da SBPC
Comissão de Alimentação Organização e stands
Comissão de Equipamentos Equipamentos, apoio elétrico, som, imagem, telefonia e instalações
Comissão de Espaço Físico Espaços para a programação, plantas, banheiros, bebedouros, ruas,
acessos
Comissão de Limpeza e Conservação Apoio e conservação
Comissão de Monitores Em conjunto com membros da SBPC, seleção e controle
Comissão de Saúde Planejamento e apoio
Comissão de Segurança Segurança, acessos
Comissão de Transporte e Recepção Transporte e recepção para convidados

9. 9
REUNIÃO REGIONAL: Manual de Organização
Sociedade Brasileira para o Progresso da Ciência - SBPC
Tel. (11) 3259.2766 - reuniaoregional@sbpcnet.org.br
www.sbpcnet.org.br
REUNIÃO REGIONAL: MANUAL DE ORGANIZAÇÃO
Edição e Compilação:
Fernanda Rodrigues de Albuquerquee Léa Oliveira
Revisão: Aldo Malavasi
Janeiro/2010