Standardlösungen für Track & Trace von elektronischen Dokumenten

Standardlösungen für Track & Trace von
elektronischen Dokumenten
Transparenz und Beherrschbarkeit digitaler Belegfluten
Thomas Kamper | SEEBURGER AG

© SEEBURGER AG 2017 2© SEEBURGER AG 2019 2
1 Was haben wir von unseren Kunden gelernt und
nennen es die “Die Dunkle Seite der Digitalisierung”?

© SEEBURGER AG 2019 3
Wie sieht ihr Alltag aus?
Zusammenarbeit von Business und IT in ihrer Organisation
 Wie oft erhalten Sie Anrufe, E-Mails, Besuche von Kolleginnen und Kollegen aus den Fachabteilungen
zum Thema “Status von elektronischen Belegen”?
 Warum haben Fachbereiche in diesem Kontext Fragen an Sie? In welcher Situation sind die Kolleginnen
und Kollegen in dem Moment?
 Was bedeutet die Beantwortung solcher Anfragen für Sie und für Fachbereichs-Kollegen bezüglich
Dringlichkeit, Zeit & Aufwand, wie oft kommt dies im Monat vor?
 Haben Sie den Eindruck, dass solche Anfragen über die Jahre mehr oder weniger geworden ist?

Wie sieht ihr Alltag aus?
Zusammenarbeit von Business und IT in ihrer Organisation
»Ich suche nicht, ich finde.«
… der musste sich aber nicht mit digitalen Belegfluten beschäftigen.
Pablo Picasso

Wir glauben, dass es eine “Dunkle Seite der Digitalisierung” gibt
Digitale Belegfluten schaffen ein Problem, das es vorher nicht gab
 Komplette Abhängigkeit der
Kerngeschäftsprozesse von „Digitalen
Integrations-Prozessen“
 Mangelnde Kontrollierbarkeit und
Beherrschbarkeit digitalisierter Kern-
Geschäftsprozesse
 Unzureichender Zugriff bzw. Sichtbarkeit auf
geschäftsrelevante Informationen, um die
Auswirkung und Konsequenz von Fehlerfällen
oder Inkonsistenzen zu bewerten
 Zunehmend fehlendes Kontextwissen in der IT
zu der geschäftlichen Relevanz jedes einzelnen
digitalisierten Prozesses

Kategorien für die “Dunkle Seite der Digitalisierung”
Dies sind Aufgaben, die initial bei Fachbereichen „aufschlagen“
 Klärungsfälle zwischen Fachabteilungen von Partnern
Zu Status und Inhalten von elektronischen Dokumenten (Wo ist ein bestimmter Beleg zu welchem
Zeitpunkt in welchem Status? Problem des „Digitalen Schwunds“ bei Massendaten)
 Verantwortung für Konsistenz und Ablauf von Geschäfts-Prozessen und –Transaktionen
Business-SLAs: Frist, Qualität, Vollständigkeit, „Serialisierung“ von Prozessen (DESADV muss innerhalb
von x Minuten/ Stunden nach Eingang ORDER versendet werden, keine Rechnung bevor der Lieferschein
nicht akzeptiert wurde, APERAK und CTRL bzw. 997 und 824 Handling)
 Ausgleich oder Überbrückung spezifischer Unzulänglichkeiten von Systemen und Applikationen
im täglichen Geschäftsbetrieb (logisches Problem der spät eingegangenen ORDCHG)
 Nachweisführung gegenüber Geschäftspartnern oder amtlichen Stellen
zur Abwehr von Strafen und Penalties

Beispiele für die “Dunkle Seite der Digitalisierung”
 Wo sind die digitalen Rechnungs-Belege zu den 6 Millionen Euro an Außenständen?
 Wie können wir arbeiten & agieren, wenn die digitalen Belege nicht im Backend-System ankommen?
 Wie schafft es unsere Organisation, parallel auftretende Probleme digitaler Verbindungen zwischen
POS, Lagerstätten, Logistikern und Partnern nach ihrer geschäftlichen Kritikalität priorisiert zu lösen?
 Was haben wir für Handlungsmöglichkeiten, wenn Bestelländerungen in der Tiefe der
ERP-Schnittstelle unverbucht liegen bleiben, weil der Geschäftsprozess schon auf Belieferung steht?
 Wie weisen wir transparent nach, dass wir B2B-Geschäftsprozesse mit Partnern in der vorgebenenn
Frist abgearbeitet haben?
Dies sind tatsächliche Aufgaben aus Kundenprojekten

2 Konsequenz aus dem Phänomen
“Die Dunkle Seite der Digitalisierung”

Forderungen und Schlussfolgerungen
 Integration ist heute keine reine technische Aufgabe mehr, sondern eine Herausforderung an die
Organisation
 Die IT kann diese Herausforderung nicht vollständig für die Organisation schultern, da:
• Die IT weder das Kontextwissen noch die Ressourcen hat, die Gesamtverantwortung zu übernehmen.
• Eine strikte Übergabe des Problems an die IT die Gesamt-Organisation zu viel Zeit für die Lösung kostet.
• Das Risiko unbefriedigender Ergebnisse entsteht – dies kostet dem Unternehmen Geld und setzt die
Kundenzufriedenheit aufs Spiel.
Die Fachabteilungen müssen allerdings befähigt werden der Aufgabe nachzukommen!

Wie kann SEEBURGER beitragen, das Problem zu lösen?
Gegen die “Dunkle Seite der Digitalisierung” wehren müsst ihr Euch!
 SEEBURGER hat eine neue Kategorie an Monitoring-Lösungen für Fachbereiche
für genau diesen Zweck erschaffen
• SEEBURGER fasst diese Lösungen unter dem Begriff „Semantisches Monitoring“ zusammen,
um den inhaltlichen Bezug und Kontext zu den geschäftlich relevanten Informationen für diese Form
des Monitorings und des Track & Trace von digitalisierten Geschäftsbelegen zu unterstreichen
• Die relevanten Produktangebote für Fachbereiche sind:
 Business Tracking als neuer Bestandteil der EDI/B2B-Standardlösungen (generische „fixed App“)
 Information Manager als Standardlösung für SEEXML (Belegtyp-orientiert, detailliert und umfangreiche
Informationen, Konfigurationsmöglichkeiten)
 Information Manager als Lösung für Non-SEEXML Prozesse incl. Best Practice Projektangeboten
 Die bisherigen Lösungen von SEEBURGER im Bereich BIS Monitoring und Message Tracking sind für
Fachabteilungen unzureichend, da diese Angebote „zu technisch“ sind.
Diese werden im neuen Portal „App Framework“ überarbeitet, verbessert angeboten
und richten sich an den Bedürfnissen von Operations-Teams aus

Persönliche Anmerkung
JA, ich weiß, dass sich Fachbereiche
– besonders in Deutschland –
gegen die Übergabe von solchen Aufgaben wehren.
Das ist der Punkt:
der „digitale Wandel“ bedeutet Anpassung
und Veränderung von allen Beteiligten.

3 Schauen wir es uns an!
DEMO Business Tracking
DEMO-Standardlösung Information Manager SEEXML

4 Addendum:
Projektbeispiele Information Manager als Lösung
für Non-SEEXML-Prozesse

»How we enabled a
large beverage company
to collect unpaid
receivables of a
constant level of
6.000.000 € in total.«
Customer Example

Requirements
The business units in Austria, Switzerland and Russia struggle with these issues:
 An extremely urgent requirement is required transparency in our processing of outbound electronic invoices!
 Why do we have 6m € in unpaid receivables? Where are all the documents relating to customer ‘ABC’ and what is their
status?
 Why don’t we have full insight into the complete ‘lifecycle’ of every invoice we sent out?
 We wish to minimize contractual penalties and raise customer satisfaction by mastering the flood of digital data
and documents exchanged with partners.
 We have to monitor contractual SLAs (deadline, scope, consistency) for electronic document exchange
 We require comprehensive e-document tracking and the correlation of business content contained in successive documents
 We would like to know at any moment the status of a document as to when it was sent or received
 A monitoring tool should enable us to react instantly on the expectations of our document exchanges
 We have to avoid negative side effects on business due to potential internal technical issues
 We would like to take advantage of the ‘always up and running’ capability of the existing BIS6 system
 We would like to be able to read received documents and work on customer requests at any time

BIS Information Management in Action
Remote
Access
Different view on the
same information for
Business and IT
departments
BIS IM
Application
Runtime
BIS App Framework
Business Information
Server
Business Integration
Server
Further internal/
external data

BIS Information Management in Action
Remote
Access
Different view on the
same information for
Business and IT
departments
BIS IM
BIS Portal
Business Information
Server
Business Integration
Server
Further internal/
external data
Data sink
Data processing and logic
Correlation of information to represent the
transaction comprehensively
Allocation of the latest status available for
each partner
Preparation of data for easier search
ENTERPRISE expansion
Data blending capability and workflow server
UI: Data and Information Management
Monitor and Tracking / Retrieve / List View
Apps
Profile Designer
Management
Management of user and access rights using app.
framework of SEEBURGER BIS App Framework
Provisioning of data and information about
the invoice documents from SAP
• The moment the document is created
• The moment the iDOC is created
• The moment the transmission is executed
within SAP and the document is handed
over to the SAP port
Provisioning of data and processing
information
Forwarding processing, transmission and
Interchange Information
Forwarding content of electronic documents
Transfer of any acknowledgement
information
Technical (by protocol, handshake of VAN)
as well as relating to transmissions (CONTRL,
APERAK, 997, 824)
Application
Runtime

Result and Outlook
We offer this SCRUM-
based approach linked
with the option to
return the license to
selected customers.
 Project required an agile approach
• SCRUM project incl. major stakeholders of business units,
DevOps team of customer, SEEBURGER
• Project ‘within scope and budget’
(‘timely’ depending on topics inside SAP)
 Proof of customer satisfaction:
• Customer has not taken the option to return the license
after the agreed time frame of three sprints
• Customer extended the budget to implement all
requirements on BIS Information Management

»How we improved the
service level of the
North American
business unit of a well-
known producer of
home electronics.«
Customer Example

Requirements
The business units in the USA and CANADA came up with this list:
 We require transparency in our flood of electronic documents to handle our day-to-day business
• We ask for flexible document tracking of electronic documents
• We demand a reliable overview on our document and transmission status (correlated with acknowledgements)
• We require a correlation on business content to be sure that our processes run comprehensively
 We demand more efficiency and consistency in our processing of electronic invoices. We ask for transparent
information if an invoice is rejected and for an easy-to-use cross-check on the transmission status if an invoice is
overdue.
 We require a self-service for plausibility checking via human readable original electronic documents:
• Fast and direct view on original content in case of complaints, claims, stocked processing in our ERP
• Possibility to type in a document in our ERP manually if they are received electronically
 Remarkable
• The daily operation depends directly on the listed monitor and tracking functionality
• The customer doesn’t use SEEBURGER BIS

And so, BIS Information Management came to be

Result and Outlook
 The day-to-day operation for core SCM processes in the USA and CANADA
now runs on a significantly more reliable level than before
 The internal Project Manager of the customer made a lighthouse project very successful
(“he became a star…”)
 The provided solution will be used in other countries too – global roll-out
 The solution will be expanded by active alerting, expectation and event monitoring

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