Présentation par Pascale Stenne et Rafael Guttierez des résultats de l'atelier d'auto-évaluation organisé par SIGMA pour la Cour des comptes d'Algérie du 9 au 11 décembre 2014 à Alger.

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© OCDE
Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne,
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IT Self Assessment (ITSA)
Cour des comptes algérienne
Présentation finale
Pascale Stenne (Belgique) et Rafael Gutierrez (France)
Alger le 11 décembre2014
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Programme
• Présentation des participants
et de la méthode
• Atelier d’auto-évaluation
 évaluation des processus métiers
 évaluation des processus informatiques
• Discussion
• Plan d’action
• Évaluation de l’atelier
• Présentation des résultats
au Premier Président
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Mardi 9 décembre
(9h30 à 12h30)
Mercredi 10 décembre
(9h30 à 12h30)
Jeudi 11 décembre
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L’ITSA de la Courest un succès !
• Chaque participant s’est exprimé avec spontanéité et
sincérité
• La composition du groupe montre la volonté de la Cour de
s’impliquer dans les sujets abordés
• L’ITSA a révélé des constats qui permettront une avancée
réelle pour le système d’information de la Cour
• Collectivement, tous les participants sont conscients de
l’importance de l’échange et du partage de l’information
• Forte participation : 20 personnes
• Bonne représentativité des métiers : présidents de
section, magistrats, auditeurs, greffe, documentation,
administration…
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Avis des participants
• Êtes-vous satisfait de l’événement ?
 Très satisfait (7) - Satisfait (11) - Insatisfait (0) - Trèsinsatisfait (0)
• Sélectionnez les deux points forts les plus significatifs de
l’événement :
 Comparer les pratiques de différents pays : 16
 Discussions pendant l’événement : 14
 Opportunités de mise en réseau : 2
 Savoirs techniques : 4
• Dans vos responsabilités actuelles, appliquerez-vous ce
que vous avez appris dans votre domaine professionnel ?
 Oui (15) - Non (1) - Je ne sais pas (2)
• Comment était la durée de l’événement :
 Comme il faut (15) - Trop courte (3) - Trop longue(0) 3
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Notre démarche
• La questioncentrale :l’informatique est-elle
alignée surlesmétiers ?
• Une analyse endeux dimensions:
1. les processus métiers
quels sont les processus les plus importants ?
quel est le degré d’informatisation?
quelle est la qualité de l’informatisation?
2. les processus informatiques
quels sont les plus importants ?
quel niveau de maturité ?
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Les processus métiers àplus forte
valeurajoutéeinformatique
• Système desuivi des recommandations
• Partage debanques de données en internes
• Partage debanques de données externes
• Planification –Gestion du temps
• Dossier permanent
• Partage électroniquede documents
• La dématérialisation
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Systèmedesuivi des recommandations
• Consensus sur un dispositif automatisé de saisie et de suivi
des recommandations à usage interne qui permettrait :
 de faciliter le démarrage d’un nouveau contrôle
 d’apprécier l’état générald’un domaine decontrôle
 de disposer d’éléments statistiques surl’évolution des justiciables
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Partagede banques dedonnées
en interne
• Des bases des données en cours de constitutions :
marchés publics, EPA/EPIC… : projets peu connus de tous
• Le fichier des justiciables, élément central du SI des JF :
 théoriquement accessible par tous, en pratiqueque le censorat et
la greffière principale, d’où une mise àjour difficile
 proposition 1 : (in)former les équipes de contrôle surles moyens
d’y accéder
 proposition 2 : mettre en place un dispositif de signalement des
modifications (création/dissolution, changement de comptable ou
d’ordonnateur…) : par le JO, par legreffe au dépôt descomptes,
par les équipes de contrôle lors desaudits…
 proposition 3 : déléguer l’actualisation dela baseaux chambres
pour leur périmètre. Le censorat / greffes se chargeant des
création
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Partagede banques dedonnées
externes
• Des fichiers existeraient au ministère des finances ou aux
douanes, d’intérêt pour les juridictions financières : liste
des comptables publics, fichier national des fraudeurs,
exclus des marchés publics…
Proposition :
• Les ministères sont dans les phases initiales
d’informatisation, négocier tout de suite des accès directs
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Planification – Gestion du temps
• Mise en place d’un logiciel pour planifier les audits en
tenant compte des différents types d’activités, des
personnes affectées au contrôle, des compétences, des
disponibilités…
• Dispositif pour les présidents et les équipes de contrôle
pour une meilleure planification des travaux
• Mise à jour de l’état d’avancement des dossiers à chaque
étape clé des processus de contrôles
• Meilleure connaissance des missions effectuées pour
améliorer les planifications futures
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Dossierpermanent
• Rationaliser et simplifier la structure du dossier
• Le dématérialiser et organiser sa mise à jour à chaque
étape de la procédure
• En faire la base de départ d’une politique d’archivage
électronique
• Différencier les besoins de l’apurement avec ceux du
contrôle de la gestion
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Partageélectronique
de documents internes
Intranet (commun à tous les personnels des chambres)
• Généraliser la logique de partage des documents de
référence au format électronique
• Gagner dans les premières phases de l’audit : prise de
connaissance générale de l’audit grâce aux bases de
connaissances à établir
Espaces de collaboration à la demande
• Disposer d’espaces de partage de fichiers sécurisés par
exemple pour l’établissement des rapports annuels
(dernière version consolidée toujours accessible)
• Idem pour les équipes de contrôle pendant les missions
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Processus ITincontournables
• Mettre en place une gouvernance IT en relation avec la
gouvernance globale de l’organisation
• Définir les rôles et devoirs respectifs de toutes les parties :
direction, informatique, équipes de contrôle
• S’accorder sur un plan ou au moins des axes stratégique
pour le SI
• Définir une stratégie technologique sur laquelle construire
le système d’information (logiciel libre ou non,
développement interne ou non…)
• Mettre en place un suivi de projets à même d’optimiser les
moyens disponibles pour faire évoluer le SI
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Commentaires des modérateurs 1/2
• Établir un schéma pluriannuel qui cible les projets (processus) métiers
prioritaires et lesconcrétise dans des plans opérationnels annuels
• Instaurer un dialogue entre ITet métier dans un cadrede confiance et
de complémentarité
• Créer des groupes de travail pluridisciplinaires parprojet prioritaire
pour définir les objectifs à atteindre
• Renforcer l’équipe informatique
 recruter son management (directeur + sous-directeur ?)
 ne pas exclure de passer par de la sous-traitance externe
 plan de formation continue
• Attention à lasécuritédes systèmes d’information : en faire une
fonction dédiée ?
• Être proactif pour définir des partenariatsavec les audités pour
mettre en place des systèmes informatiques cohérents
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Commentaires des modérateurs 2/2
Favoriser les conditions dela dématérialisation :
• Postes de travaildisponibles, mais quels usages en pratique?
• Proposer des capacités de numérisation et d’indexation de documents
• Promouvoir le partagede fichiers et la co rédaction (mode révision de
Word, annotations de fichiers PDF avec Acrobat Reader gratuit)
A propos de formation :
• Cibler les formations informatiques utiles aux contrôle (Excel pour les
analyses financières, modèles Word pour l’harmonisation des
rapports...)
• Organiser le partage des compétences
• S’accorder sur un socle minimum de compétences : poste de travail,
bureautique, courrier électronique…
• Proposer des aides ponctuelles personnalisées (rdv mensuels avec un
spécialiste externe)
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