Presentation, Agency for Administrative Simplification, Belgium, Seminar on the quality of public services, Algiers, 20 September 2016

© OCDE
Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne,
financéeprincipalementparl’UE
Amelioration de la qualité du
Service public par
la simplification,
la transparence et la
participation.
Dominique De Vos
Directrice générale ad, ASA- Belgique
Alger -20-21 septembre 2016

 Population : 11.267.910
 Superficie : 30.500 km²
 Gouvernement fédéral +
3 régions et 3 communautés
 1 Parlement fédéral +
5 parlements régionaux et communautaire
 10 provinces
 589 communes
 589 CPAS
 190 zones de police, …. 1
La Belgique en chiffres

2

3
Table des matières
 Structure institutionnelle
 Compétences & missions de l’ASA
 Simplification administrative ?
 Stratégie belge
1. Principes de simplification
2. E-government (outils basiques)
3. E-government (projets/ réalisations)
4. (Ré)-organisation
5. Evaluation ex post
6. Réglementation ( AIR)
7. Communication
8. Open data
 Menaces
 Ingrédients nécessaires

 Premier Ministre fédéral + Secrétaire d’ Etat
 Agence Simplification Administrative avec un
Comité d’orientation tripartite
Réseau interdépartemental officiel
 Multiples réseaux fonctionnels, par projets
 Convention de collaboration
Fédéral/Régions/Communautés/localités
4
Structure tentaculaire …

 Recommandations d’actions
 Stimulation d’initiatives  Faire faire
 Coordination de services publics et partenaires
privés
 Plans/rapports au Gouvernement, au Parlement,
aux stakeholders
 Evaluation de la charge administrative des lois,
procédures
 Amélioration de la réglementation
= Consultant public, polyvalent,
avec obligation de résultat 5
Missions globales de l’ASA…

6
Simplification Administrative?
≠ Business Process Re-engineering (réorganisation)
≠ Dérégulation ou gestion réglementaire
≠ Communication en language simple
≠ E-government
MAIS ► contribuer à la réalisation des objectifs
politiques en exigeant un minimum de
charges administratives pour les citoyens et
les entreprises
http://www.lachambre.be/kvvcr/showpage.cfm?language=fr&section=/pr
i/policy&story=policy.xml

7 7
Régulation
E-Government
(Ré)-organisation
Evaluation
Communication
Stratégie belge: cercle de simplification
• niveau politique
• niveau Services publics
• stakeholders
Instruments
Partenaires
USAGERS

8
Quelques Principes
 Projets
 Collecte unique de
données
 Qualité des données
 Acces via des
Identifiants uniques
 Flux électroniques
 Ressources
 Accompagnement
juridique
1. EID
2. BCE – Guichets
d’entreprises
3. E-Dépôt
4. Télémarc
5. Cadastre --Services web
6. Modernisation Etat civil
7. Tax-on-Web
8. Web-DIV
9. Facturation électronique
10. Enquête de structure –
XBRL
8

Collecte unique de données
= Only once
9
Créer des registres de données
 Services gestionnaires ≈ les sources authentiques
 Identification unique des entreprises, des citoyens ou objets (numéro,
données de base,..)
 Obligation des “services clients” de réutiliser les données pour leurs
finalités propres ( statistique, percevoir taxes, attribuer des droits, )
 Qualité des données
 Sécuriser les échanges électroniques( no big brother)

Flux électroniques (1) :
avantages pour les utilisateurs
10
Fiabilité des données
Rapidité des transactions
Les consultations multiples des BD , à tout
moment
Allègement de la gestion de documents papiers
Economies budgétaires

Flux électroniques (2) :
avantages pour les entreprises
11
Ne plus délivrer de documents
Gain de temps
Gain d’argent
(évaluation SCM +out of pocket)
= simplification administrative

Banques de données authentiques
• Banque-Carrefour des entreprises (BCE)
• Banque-Carrefour de la sécurité sociale (BCSS)
• LATG , cotisations de Sécurité sociale,…
• Registre National + Etat civil ( BAEC)
• DIV (véhicules)
• Fisc
• Cadastre des propriétés
• Inventaire des institutions publiques, ambassades,
professions,
• Casier judiciaire
• ……..
12

Flux électroniques actuels (3)
13
 Création de société (BCE //E Dépôt)
 Déclaration sociale multifonctionnelle (DMFA)
 Attestations sociales, fiscales, etc
 Déclaration d’impôts (Tax on web)
 Facturation électronique
 Télémarc
 Formalités centralisées auprès de guichets
“uniques”, procédures sectorielles
 Cadgis ( documentation patrimoniale)
 E -carmed , E- birth, ..
 Handiweb
 Immatriculation véhicules
 ….…

myBelgium.be (catalogue des apps
eGOV)
14

Mode d’accès unique à tous les services en ligne
15

Cartes d’identité électronique belge
e-ID pour résident Belge
e-ID pour enfant
e-ID pour étranger
16

CSAM
17

Projets
► Réalisations
18

La Banque carrrefour des
entreprises/ BCE (intégration)
1919
7 registres de
personnes morales
RC
Justice
Cl. moyennes
RPM
Finances TVA
Comptes
annuelsBNB
Registres de
commerce locaux
BCE
X
X
Données
d’identification
RPM
RC
Moniteur B
Statuts électroniques
Affaires
sociales
ONSS
Intérieur
X
X

2020
Le modèle de la BCE
BCE
Identification
Qualité Entreprise
commerciale
Qualité TVA
1. Notaire (e-DEPOT)
Création d’une PM on line
2. Guichet d’entreprises agréé
a) Création d’une PP
N° entreprise
Qualité employeur
Attest
TVA
RNPP
MB
SPF Finances
SPF Economie
SPF JusticeE-DAS
RN bis
SPF Intérieur
Banque-carrefour
Sécurité sociale
Liste
diplômes
c) Inscription à la TVA (PM et PP)
- par le biais d’un guichet d’entreprises
- ou auprès d’un Office TVA
Fonctions juridiques
Qualification
professionnelle
b) Attribution de la qualité
d’entreprise commerciale (PM et PP)
d) Immatriculation ONSS (PM et PP)
- par le biais d’un SSA (liés aux GEA)
- ou directement auprès de l’ONSS
e) Autres formalités (directive 2006/123/CE)
Autorisations (à
créer)
REP EMPL ONSS
Autres administrations
Tiers (internet)
z

21
Art. 22 de la loi du 16 janvier 2003
(Obligation inversée)
« Les autorités, administrations et services
qui sont habilités à consulter les données de la
Banque-Carrefour des Entreprises, ne peuvent
plus réclamer directement ces données aux
entreprises ni à leur mandataire .»
BCE: collecte unique de données

BCE : missions
22
Service gestionnaire = ‘source authentique’’
 Collecte les données auprès de guichets
d’entreprise privés (payant) et autres initiateurs
(notaires, greffes,..)
 Attribue des numéros uniques d’identification
 Gère les données pour tous les utilisateurs
 Garantit une qualité optimale
 Met à disposition des services publics et des tiers
 Internet (public search)
 Accès sécurisé (données protégées)
 Private search (par entreprise)
 Gratuité des services
 Données en open data

financéeprincipalementparl’UE BCE: accès
23
La BCE Public Search affiche les données publiques des entreprises inscrites à la BCE et de
leurs unités d’ établissement.
Toutes les entreprises sont visibles, indépendamment de leurs statuts (actif, identifié ou
arrêté).
Consultez les nouveautés
Comment faire adapter des données incorrectes?
Voulez-vous vous-même modifier des données de votre entreprise ? Utilisez le Self service de
la BCE Private Search.
Vous ne trouvez pas de réponse à votre question ? Prenez contact avec nous.
Ce site comporte des liens vers d’autres sites internet.

24
Liens avec d’autres registres
• RNPP (registre national des personnes physiques): base de données avec les
données d’identification de toutes les personnes résidant sur le territoire belge.
Géré par le SPF Intérieur.
• R bis (registre bis): base de données avec les données d’identification de base des
personnes non identifiées dans le RNPP. Géré par la Banque-carrefour de la sécurité
sociale.
• E-DAS : base de données contenant les statuts des sociétés. Gérée par le SPF
Justice.
• MB (Moniteur belge) : base de données contenant les extraits de statuts des
sociétés. Gérére par le SPF Justice.
• BD Attest : base de données contenant les attestations relatives aux
qualifications professionnelles déjà vérifiées par les guichets (évite ainsi de devoir
produire un diplôme à chaque nouvelle inscription).
• Liste diplôme : liste des diplômes admis par les communautés.

ASBL, agréées = interface public/privé
Rôles
Inscription des entreprises commerciales et prof,
libérales, octroie le N°d’entreprise , examine les
autorisations d’exercer
Formalités administratives (extension)
Conseils, assistance
Perception des droits d’inscription, frais
publication, droits d’enregistrement
Guichet d’entreprises
25

26
Pourquoi des guichets privés ?
 Relation de confiance avec les entreprises
 Responsabilisation des fédérations
d’entreprises
 Rattachés aux structures privées existantes
 Concurrence loyale
 Flexibilité vis à vis de tous les niveaux de
pouvoirs
 Environnement ouvert

• Création des sociétés en 1 semaine (E-Dépot)
• Réduction maximale des coûts liés à la création
• Mise en place de guichets uniques en fin 2007
(via guichets d’entreprise)
• Analyse des procédures starters pour 5 activités
(commerce de gros, plombier, hôtel, technologie ICT,
produits industriels -acier,)
• Applications sociales, ….
27
Processus européen de Lisbonne

• Accord gouvernemental belge ( 2003):
“Le temps et les frais pour le démarrage d’une entreprise
doivent être diminués de façon rigoureuse et les formalités
administratives qui y sont associées doivent être simplifiées au
maximum”
(56 jours 3 jours)
• > Missions des notaires (métier) :
“L’accomplissement par les notaires des formalités de publicité
(dépôt des expéditions et publication au Moniteur belge) dans
le cadre des constitutions et des modifications statutaires de
sociétés.”
E-DEPOT- contexte
28

2929
Personnes
Physiques
Etat
civil
Notaires/
Greffe
Guichet unique
(directive services)
SPF Intérieur
RRN
SPF Economie
BCE
SPF Justice
Statuts
E-DEPOT : création juridique
Personnes
Morales

3030
Interface
e-Notariat
R. nat R. bis BCE
eDAS
(Justice)
Mon.
belge
Interface
e-Gov
Autres
Notaire
Greffe Citoyen
1 3 4 5
E-Gov
2
Rédige
l’acte et
les extraits
Met
à jour les
sources
e-Gov
Soumet
un dépôt
Suit le statut
des dépôts
Consulte les
sources
e-Gov
E-DEPOT: concept et processus

Dépôt manuel
• Signature de l’acte authentique
• Le notaire/collaborateur prépare le
dossier à déposer (expédition, extrait,
formulaire I (BCE) – volets A, B et C,
chèque pour frais de publication).
• Lesdits documents sont
envoyés/déposés au greffe dans un délai
de 15 jours.
• Le greffe met à jour la BCE, archive
l’expédition et l’extrait dans le dossier
société.
• Le greffe envoie le volet B du formulaire I
(extrait à publier) au MB. L’extrait est
scanné et publié dans les 15 jours.
• Le greffe envoie au notaire la preuve du
dépôt et le numéro d’entreprise.
Dépôt électronique
•Signature de l’acte authentique
•Le notaire/collaborateur soumet le dépôt
électroniquement via l’e-Notariat (expédition,
extrait et metadonnées)
• L’application
•Met à jour la BCE (metadonnées)
•Sauvegarde l’expédition et l’extrait dans la base
de données « Greffe électronique » du SPF Justice
(eDAS)
•Envoie l’extrait au Moniteur Belge
•Retourne au notaire, dans la minute, le numéro
d’entreprise et la preuve de dépôt
•Envoie le lendemain du dépôt le numéro et la
date de publication
• Le Moniteur belge publie l’extrait 48 heures
après le dépôt.
• Paiement des frais de publication après
publication (sur la base d’un décompte établi par
MB)
DUREE :  23 jours ! DUREE : un jour
E DEPOT Comparaison manuel - électronique

32
Bienvenue sur le site du SPF Justice pour le dépôt de dossier de création d'association / entreprise en
ligne.
Au terme de la procédure, vous recevrez par email:
•Le numéro d'entreprise accordé à votre association/entreprise
•Le numéro de publication au Moniteur belge de la constitution de votre association/entreprise
Prérequis
1.Installer une version à jour de Java (cliquer ici pour télécharger la dernière version)
2.Installer le logiciel eID (cliquer ici pour télécharger la dernière version)
3.Le cas échéant, configurer votre navigateur
1. Pour Firefox, installer le module eID complémentaire (cliquer ici pour davantage
d'information)
2. Pour Chrome, configurer les propriétées (cliquer ici pour davantage d'information)
4.Vous munir des éléments suivants:
1. Votre carte d’identité électronique
2. Un lecteur de carte e-ID
3. Un moyen de paiement électronique
4. La version numérisée de l'acte de constitution signé par tous les membres fondateurs
5. L'extrait des statuts à publier au Moniteur belge
6. La liste des premières nominations

E-DEPOT
workflowMessage Prevalidation (eDas)
Create Enterprise juridically (KBO)
Publication (Monitor)
Deposit (eDAS)
Activate Enterprise Nb (KBO)
Record Publication Data (eDAS)
Receive Publication Data (Monitor)
…
ENTERPRI
SE
CREATION
Citize
n
PORTAL
Private Deed
• Moral Person Creation
• Moral Person Update
(Pilot Mode)
eID
Authentif.
ePayme
nt
Ogone
eSignature
XAdES-X-L
Notary
Authentic Deed
• Moral Person Creation
Moral Person Update
planned in 2017 (Analysis in
progress)
PORTAL
eID
Authentif.
eSignature
XAdES-X-L
Coordinat
ed
Statutes
Authenti
c/
Private
Deeds
Public
Abstrac
ts
Deposits + Archivage
Check Metadata in
Docs
Check Digital
Signature
Digital Signature
Applet
eDA
Deposit & Archive
Doc
DEPOSI
T /
PUBLISH
Metadata
eDA Web
Site
BCE : personnes morales
acteurs et flux
Juridical Form
Names
Address
Capital
/Duration
General
Assembly
Social Exercise
Mandates
…
ENTERPRISES Metadata
Create / Update / Consult Web Services
KBO/WI&Priv.
Search
CREATE /
UPDATE
Enterpri
se
Number
Belgian
Monitor
PUBLICATION
Public
Abstract
s
Publish
Billing
Annual
Account
Mention
Bankrupt
cy
Judgeme
nt
METADA
TA
-Manual
Deposit
-
Bankruptc
y
TCKH
Bankruptcy
Deposit
Mention
Paper
Archive
METADATA
• Juridical Form
• Enterprise Name
• Social Address
• Capital /
Duration
• General
Assembly
• Social Exercise
• Mandates
• Billing Info
ABSTRACT
public
- Juridical Form
- Enterprise
Name
- Social Address
- Deed Purpose
D
E
ABSTRACT
public
- Juridical Form
- Enterprise
Name
- Social Address
- Deed Purpose
F
R
Abstract
PUBLIC
(Volet B)
- Juridical Form
- Enterprise
Name
- Social Address
- Deed Purpose
Free Text …
… … … … …
… … … … …
… … … … …
… … …
N
L
ABSTRACT
public
- Juridical Form
- Enterprise
Name
- Social Address
- Deed Purpose
D
E
ABSTRACT
public
- Juridical Form
- Enterprise
Name
- Social Address
- Deed Purpose
F
R
Authentic/Privat
e Deed
PRIVATE
Free Text …
… … … … …
… … … … …
… … … … …
… … …
N
L
ABSTRACT
public
- Juridical Form
- Enterprise
Name
- Social Address
- Deed Purpose
D
E
ABSTRACT
public
- Juridical Form
- Enterprise
Name
- Social Address
- Deed Purpose
F
R
Coordinated
Statutes
Free Text …
… … … … …
… … … … …
… … … … …
… … …
N
L
Enterprise
Nb
Correct/Update Enterprise (KBO)
Publication (Monitor)
Deposit (eDAS)
Record Publication Data (eDAS)
Receive Publication Data (Monitor)
Name
Address
…
Function
s
…
ENTERPRIS
E
UPDATE
…
Deposit &
Pub. Dates
Deposit Date
Publication
Dates
Deposit
Nb
+Pub
Dates
Enterpris
e Lockets
METADA
TA
- Activity
- Quality
- Capacity
- Bank
Acc.
Enterpri
se
National
Bank
33

34
Pour l’entreprise :
• Constitution d’une société et publication au MB en 3 jours, formalités au Guichet
d’Entreprises incluses !
• Délivrance immédiate du numéro d’entreprise ainsi qu’une preuve du dépôt (attribution de
la personnalité juridique)
• Toutes les sources officielles sont immédiatement mises à jour
Pour l’administration :
• Allègement du travail des tribunaux (suppression des vérifications et de l’insertion BCE)
• Suppression du scanning des extraits (pour publication au MB)
• Centralisation des frais de publication
• Accès à des données à jour
• Eviter le scanning des expéditions, extraits,... pour délivrance de copie électronique
Pour le notaire :
• Recherches directes dans les Data Base BCE, Registre Nat. et Registre BIS
• Service client amélioré, suppression des déplacements aux greffes, …
E-DEPOT, simplifie t-il ?

Dépôts électroniques et papier
75% des dépôts sont électroniques
( mai 2016 ), dont
• 89% des notaires
• 43% des personnes privées
35

E- PROCUREMENT
• La plateforme e-Procurement permet aux pouvoirs
adjudicateurs (fédéraux, régionaux, locaux) et aux
entreprises d’accéder facilement et rapidement aux
différentes applications e-Procurement.
• e-Notification permet aux pouvoirs adjudicateurs de publier
les marchés publics en ligne. Les entreprises peuvent
consulter les marchés publics de manière électronique,
gratuitement.
• Portail e-Procurement pour l'établissement, la gestion et l'utilisation de catalogues électroniques liés à
des contrats cadres e-Catalogue
• Portail e-Procurement pour l'introduction des offres e-Tendering
• Portail d'accueil pour les Services Fédéraux des marchés publics www.publicprocurement.be
• Journal officiel européen pour les publications de marchés http://ted.europa.eu/
36

37
Marchés public ‘Télémarc’(1)
Groupe cible: ~50000 Services habilités à conclure des marchés
publics
1. Echange de données par flux électroniques
“Les P.Adjudicataires qui ont accès à des documents et
renseignements relatifs aux soumissionnaires:
 doivent les collecter auprès des services qui
détiennent ces renseignements (sources
authentiques )
 par voie électronique dès que l’accès est effectif
 en faire mention dans les avis de marchés et cahiers
de charges”
2. Déclaration sur l’honneur (pm)

38
Télémarc : projet multidisciplinaire (2)
Analyse de faisabilité et budgétaire
Qualité du service public, qualité des données
Réorganisation des missions publiques
Respect des lois Vie privée et de sécurité des
accès, etc …
Impact de simplification : mesure quantitative ET
effet indirect

Partenariats
Sources
authentiques
Utilisateurs
Régions
Fédéral
Pouvoirs
locaux
Comité de
pilotage
39

Disponibles :
Dettes sociales
 Bilans des entreprises
 Assujettissement TVA
Dettes fiscales
“Faillites”
Agrément entrepreneurs
En préparation :
• casier judiciaire
• Dettes Inasti
Télémarc :attestations (3)

Offre
Uniquement !
Pouvoir
adjudicateur
Télémarc
pour le lauréat
(1ier classé)
uniquement
ONSS
SPF Finances
SPF Economie
Banque nationale
41

‘Télémarc’:déclaration sur l’honneur4)
 Déclaration implicite (2007) =
en déposant une offre de travaux, l’entreprise est
supposée ne pas être en situation d’exclusion
 Le soumissionnaire ne doit plus fournir
aucune information au moment de l’offre
→ Impact de simplification total
42

43
Télémarc : impact DOO (5)
5 M€
10 M€
15 M€
20 M€
ONSS
comptes annuels
Non-faillite
TVA
Dettes fiscales
agrément entreprises
autres documents
0 €
Coût 1ier classéCoût du papier Déclaration
sur l’honneur
pour les

My Télémarc
Créer une “E BOX” pour les entreprises
soumissionnaires à un marché public à
partir des données de télémarc
► “passeport “ d’entreprise en ordre
d’obligations à l’égard de l’ Etat ,
multi-usages en Belgique ou à l’étranger
( cf la DUME européenne )
44

Tax-on-Web
Tax-on-web (TOW) est une application internet
qui permet d’introduire en ligne la
déclaration à l’impôt des personnes
physiques
 3 types d’utilisateurs :
 Le citoyen => Taxbox
 Le mandataire => Taxworkbox
 Le fonctionnaire => Finbox

Avantages (1)
• Traitement plus rapide des déclarations
• Déclaration d’impôts écologique
• Préremplissage de données
• Déclaration sans « erreur bloquante »
• Accusé de réception
• Module de calcul de l’impôt avec optimisation
• Aide au remplissage de certains codes : wizards
(déductions fiscales, …)
TOW

Avantages (2)
• Mesures de protection multiples => confidentialité
assurée des données
• Ajout possible d’annexes (PDF),
• Possibilité de visualiser et imprimer les
déclarations,annexes avant ET après envoi
• Soumettre sa déclaration 24h/24 et 7j/7
• Pas de déplacement
TOW

4848
Tax-on-web: illustrations
1) Pré-remplissage 2) Déclaration
3) Validation
4) Simulation & Soumission

Cadastre - Belge
Système CADGIS
Consultation du détail d’une parcelle
du plan cadastral
• Identifiant de la parcelle
• Revenu cadastral
• Nature du bien
• Propriétaire(s)
• Adresse
• Années de construction
• …
49

Consultation d’une parcelle du plan cadastral
Services B2B aux notaires, administrations et entreprises (géomêtres & promoteurs
immobiliers)
DB Patris
(Stipad)
1
Federal Service BusUtilisateur
ConsultImmo
Système
de l’utilisateur SPF Finances system
WS
WS
DB
Cadgis
2 HTTP
CADGIS
Données de la matrice cadastrale
Plan cadastral
WS
Cadastre - Belge
Services Business To Business (B2B)
Système ConsultImmo & Cadgis
50

Cadastre Belge
Système CADGIS
Visualisation d’une parcelle du plan cadastral
51

5252
Immatriculation des véhicules
Leasing
companies
Insurance
brokers
Garage
Z-plates
Other
vehicules
Driving
licences
Municipalities
Federal
police
FPS
Justice
FPS
Finances
Post
Physical
persons
register
Mobility
Large companies
own fleet
Vehicule
registration
department
FPS Mobilite2
2
2
2bis
2bis
2bis 8
7
3
6
1a 1b
4a
4b
5a
5b
Existing interface
Interface to improve
New projects
1a. Send fines for traffic violations
1b. Send Bank van de Post payments to FPS Justice
2. Vehicle registration via Web-DIV
2bis. More use of Web-DIV
3. Vehicle inspection
4a. Registration in the criminal register
4b. Send the fine to FPS Justice
5a. Send penal fines to FPS Finances
5b. Hard copy payment report
6. Update penal fines and driving licences
7. Register new driving licences in the Persons register
8. Report new driving licences to DIV
vehicle requests are now made over the Internet by brokers and insurers.

financéeprincipalementparl’UEModernisation & informatisation de l’ Etat civil
Création d’une Banque des Actes de l’ Etat Civil :
Objectifs:
 Intégrer 589 commune s et 102 postes diplomatiques
 Garantir un encodage unique par les communes
 Actes électroniques signés par l’officier d’état civil via
EID
 Transmettre automatiquement les infos vers le RN et le
BAEC
 Garantir une prestation de service universelle
 Supprimer les doubles archivages ( communes //greffes)
 Maintenir les rôles actuels
 Conformité aux normes initiatives internationales
53

Modernisation & informatisation de l’ Etat civil
“As Is “
Copies
Juridiction
de première instance
Service
de la
population
Etat civil
589 communes
27 arrondissements
judiciaires
Registre NationalJugements
et
arrêts
Arrêtés
Royaux ou
Ministériels
Adoption
Listes annuelles
54
Actes des
postes
diplomatiques
ou établis
par l’armée

financéeprincipalementparl’UE Modernisation informatisation de l’Etat civil
“To-Be”
Etat civil
589 communes
Registre National
DABS - BAEC
Registre de la commune 1
Registre de la commune 2
…
Registre de la commune x
Tribunaux
Service des
changement de nom
Service des adoptions
Défense Affaires étrangères
55
Commission Internationale
De l’Etat Civil

Aktes Commune n
BAEC
Aktes Commune 2
Actes Commune 1
Registre National
SPF Affaires
Intérieures
Syst. VAJA
SPF
Justice
Ws Ws Ws Ws WsWs Ws Ws Ws Ws WsWs Ws
Bus de Services Fédéral
Logique d’orchestration et de
dispatching
GreffesConsulatsCommunes
Projet
1
Projet
2
Projet
3
Modernisation de l’ Etat civil
Aperçu de la solution
56

5757
Statistique- enquête de structure XBRL
XBRL upload by
an organization
Internet
Pre-filling of 40% of
fields through central
balance sheet office
Development of an advanced electronic data application using XBRL standard for the
structural business survey. Reuse of the platform for other surveys.

Enquête de structure : XBRL Bénéfices
Before After
Process characteristics
For the Ministry • Rigid process
• Tedious manual processing
• Flexibility thanks to use of XBRL std
• Focus on actual statistical activity
For the enterprise • Multiple submissions of identical
information
• Manual process
• Integrated with accounting packages
• Web form pre-filled with data from various
authoritative sources
• On-line corrections
Indicators
Time to complete form 5 hours (paper completion) Electronic completion with 40% of fields already
pre-filled (via upload 80% pre-filled) – 2 hours in
average
Staff assigned to ESE survey at
Ministry
40 FTEs 26 FTEs
Size of enterprise sample 41,000 28,000 (32 % smaller sample without
compromising statistical relevance)
Cost of completion 6.4 Mio EUR 4.3 Mio EUR
Percentage of rework 80% 40%

financéeprincipalementparl’UE Facturation électronique,
pourquoi ?
 Réduire la charge de travail dû à l’encodage
manuel
 Faciliter la recherche d’information
 Améliorer la qualité des données et réduire les
erreurs d’encodage
 Automatiser les processus de traitement et
d’approbation des documents
 Réduire les temps de paiement
 Réduire les coûts opération 59

6. Gestion des litiges 1,8 €
5. Archivage 1,4 €
4. Paiement
3. Validation et concordance 5,6 €
2. Encodage des données 2,0 € 2,0 €
1. Gestion des courriers entrants 1,2 € 1,2 €
Coût total
gestion papier
15 €
Économied
e + 70%
soit 10 €
↘
↘
=
↘
↘
↘
Réduction des coûts pour la facturation
entrante
60

Administrations
fédérales
Fournisseurs
Service
provider
Département X
Entreprise X
Invoice
Invoice
<INVOICE>
<ID>
<IssueDate>
<Period>
UBL
Département Y
Portail
Invoice
<INVOICE>
<ID>
<IssueDate>
<Period>
UBL
Invoice
<INVOICE>
<ID>
<IssueDate>
<Period>
UBL
ou
)
ePRIOR comme hub de routage
Fédéral (1ère étape)
61

Commune X
Fournisseur
Adm. communale
CPAS
Système comptable
.be
Invoice
<INVOICE>
<ID>
<IssueDate>
<Period>
UBL
Routage de machine-à-machine
de factures électroniques
Facile,
Efficace,
Econome.
Région Bxl-
Capitale
Région Bxl-
Capitale
Région
flamande
Invoice
<INVOICE>
<ID>
<IssueDate>
<Period>
UBL
62
Invoice
ou
ePRIOR comme hub de routage global (actuellement)

EVALUATION EX POST
63

Environnement politique
64
 Déclaration gouvernementale 1999
 Réduction de la charge globale de 10% en 2 ans et
de 25% à la fin de la législature (2003)
 Décisions du Conseil des Ministres de juillet 2000:
1. Enquête macro économique des
charges administratives auprès des
entreprises
2. mécanisme de mesure micro
économique des procédures
administratives

65
Enquête macro-économique
Enquête biennale (Bureau Fédéral du Plan)
niveau macro-économique ( euros & % PIB )
Sondage qualitatif
Evaluation de réalisation
Prioritisation de projets
 avantages :
 bon marché
 information directe
 mesure la charge quantitative et les aspects qualitatifs
 variabilité des questions
 réponse électronique possible
 résultats représentatifs
 distinction entre différents domaines

financéeprincipalementparl’UE Enquête macro-economique:
méthodologie
• 3 questionnaires  charges administratives en matière de :
 fiscalité : entreprises et indépendants
 environnement : entreprises et indépendants
 emploi : uniquement entreprises
• période: mai –juin- juillet-septembre
• possibilité de réponses : via la poste ou via Internet
• pourcentage de réponse :
 entreprises : 18,5 % dont 75 % via Internet
 indépendants : 10,9 % dont 52 % via Internet
66

Enquête macro-économique
 Résultats = point de départ ‹ année 2000
→ évolution à long terme
670
0,5
1
1,5
2
2,5
3
3,5
4
%
Années
Charges administratives en % du PIB
2000
2002
2004
2006
2008
2010
2012
2014

Nombre Milliards d’euros % du PIB
Entreprises
(intervalle : 90 %)
201 858 5,52
(3,62 – 7,42)
1,38 %
(0,90 – 1,85 %)
Indépendants
(intervalle : 90 %)
399 177 1,12
(0,84 – 1,41)
0,28 %
(0,21 – 0,35 %)
Coût total des charges
administratives en 2014
68

2000 2002 2004 2006 2008 2010 2012 2014
Entreprises
en milliards euros 6,28 6,31 4,91 6,46 4,58 5,07 5,13 5,52
en % du PIB 2,55 2,41 1,73 2,05 1,33 1,43 1,37 1,38
Indépendants
en % du PIB 0,93 1,02 0,84 0,39 0,39 0,36 0,33 0,28
TOTAL
en % du PIB 3,48 3,43 2,57 2,44 1,72 1,79 1,70 1,66
Evolution du coût total des charges
administratives
69

Approche qualitative de l’enquête
Critères qualitatifs :
 Efficacité des services publics
 Qualité de la réglementation
 Prioritisation des projets
→ Résultats :
 Qualité des services publics : les enquêtes révèlent
une augmentation de la satisfaction des usagers
 Qualité de la règlementation : interprétation
délicate
70

Emploi Fiscalité Environnement
00 02 04 06 08 10 12 14 00 02 04 06 08 10 12 14 00 02 04 06 08 10 12 14
Portée à votre
connaissance
préalablement à
l’adoption
43 49 49 41 42 49 48 40 47 41 54 49 42 37 47 39 53 39 54 44 41 45 50 46
Facile à
comprendre
26 23 25 30 32 33 29 30 18 25 26 30 30 24 20 21 32 25 23 37 33 32 40 30
Objectifs clairs 30 33 33 40 43 38 39 39 34 37 36 42 35 28 38 35 50 38 37 52 50 51 60 44
Suffisamment
adaptée à toute
situation
14 22 18 30 27 31 21 22 14 16 28 27 26 22 14 18 16 12 14 35 34 31 31 29
Portée à votre
connaissance
en temps utile
38 43 43 51 55 59 46 45 47 49 49 55 53 49 39 47 47 41 50 56 57 50 62 55
Cohérente l’une par
rapport
à l’autre
23 28 27 28 29 32 31 27 19 19 22 26 25 32 23 23 30 27 30 39 43 37 44 42
Accompagnée
d'une info adéquate
et suffisante
23 26 30 35 32 32 33 33 24 33 32 38 34 37 23 29 29 35 28 41 40 35 45 35
Qualité de la réglementation selon le domaine réglementaire -
en % des entreprises (entièrement) d'accord avec la
proposition – Comparaison 2000-2014
71

Fiscalité Environnement
2000 2002 2004 2006 2008 2010 2012 2014 2000 2002 2004 2006 2008 2010 2012 2014
Portée à votre
connaissance
préalablement à
l’adoption
39 41 40 35 45 46 47 32 51 39 48 49 42 45 49 41
Facile à
comprendre 22 27 25 27 30 35 30 19 33 28 31 32 36 35 37 32
Objectifs clairs
28 39 34 35 39 43 42 27 44 39 40 39 50 49 46 46
Suffisamment
adaptée à toutes
les situations
23 31 33 23 30 35 29 20 24 20 27 24 28 26 31 33
Portée à votre
connaissance
en temps utile
57 49 45 52 60 59 46 48 54 42 40 45 52 41 51 50
Cohérente l’une par
rapport
à l’autre
29 33 34 30 35 43 31 26 32 27 34 30 33 54 38 36
Accompagnée
information
adéquate et
suffisante
34 36 35 35 40 46 35 24 40 33 33 39 38 34 40 38
Qualité de la réglementation selon le domaine réglementaire - en
% des indépendants (entièrement) d'accord avec la proposition –
Comparaison 2000-2014
72

2000 2002 2004 2006 2008 2010 2012 2014 2000 2002 2004 2006 2008 2010 2012 2014
Facile de savoir à quel
service s'adresser 46 47 47 49 53 51 45 39 44 42 39 44 46 51 43 42
Facile d'entrer en
contact avec le service
compétent
46 48 45 42 51 50 39 35 41 41 37 47 42 46 45 37
Les réponses sont
précises 46 51 52 55 59 60 60 50 47 40 37 51 55 54 48 47
Les décisions sont
clairement motivées
39 43 48 43 52 57 55 41 40 35 31 43 50 47 43 47
La réponse est donnée
dans le délai prévu 52 58 64 58 65 71 62 60 49 55 54 66 57 65 55 60
La réponse est
identique quelle que
soit la personne
37 45 47 45 58 52 51 44 48 45 42 52 44 48 48 47
L'information fournie
répond aux besoins 53 57 56 63 63 66 62 53 51 42 50 59 62 60 52 53
Qualité des contacts avec l'administration selon le domaine
réglementaire - en % des indépendants (entièrement) d'accord avec
la proposition – Comparaison 2000-2014
73

2000 2002 2004 2006 2008 2010 2012 2014 2000 2002 2004 2006 2008 2010 2012 2014
Facile de savoir à quel
service s'adresser 46 47 47 49 53 51 45 39 44 42 39 44 46 51 43 42
Facile d'entrer en
contact avec le service
compétent
46 48 45 42 51 50 39 35 41 41 37 47 42 46 45 37
Les réponses sont
précises 46 51 52 55 59 60 60 50 47 40 37 51 55 54 48 47
Les décisions sont
clairement motivées
39 43 48 43 52 57 55 41 40 35 31 43 50 47 43 47
La réponse est donnée
dans le délai prévu 52 58 64 58 65 71 62 60 49 55 54 66 57 65 55 60
La réponse est
identique quelle que
soit la personne
37 45 47 45 58 52 51 44 48 45 42 52 44 48 48 47
L'information fournie
répond aux besoins 53 57 56 63 63 66 62 53 51 42 50 59 62 60 52 53
Qualité des contacts avec l'administration selon le domaine
réglementaire - en % des indépendants (entièrement) d'accord avec
la proposition – Comparaison 2000-2014
74

Mesure micro économique :
modèle KAFKA
• Modèle Kafka = méthode du SCM
• Multi Usages :
• Législations publiées
• Procédures dans le scope de projets
• Application E gov
• Exercices internationaux de comparaison des
législations
• PROGRAMME EU de réduction des C.A.
• Rapport annuel est soumis au conseil des ministres …..
http://www.simplification.be/content/publications

76
Paramètres des charges
administratives
Chargesadministratives
Nombre de personnes concernés
Fréquence
Délai de réalisation
Nombre de formalités administratives

Modèle Kafka : challenges
Définition de ‘charges administratives’
Connaissance approfondie de la réglementation à mesurer
Collecte des données: création d’une énorme base de données
Définir des paramètres standards (salaires, temps,…)
Définir un tarif pour les citoyens
Intensité du travail et du temps: rassemblement de données,
mesures de base, mesure t+1, ...
Distinction entre impact potentiel et impact réel
(comportement des groupes cibles)
Vérification du temps et des estimations de coût par
plusieurs sources

EVALUATION REGLEMENTAIRE
Ex ANTE
78

Analyse d’impact de la réglementation:
principes
 Intégration des thèmes
→ formulaire unique
Standardisation minimale
 Anticipation
 Champ d’application / dispenses
 Qualité : vérification par le CAI
 Multi destinataires (Gvt, organes consultatifs,
Parlement...)
 Transparence → Publicité
Réf: Loi du 15-XII-2013 & AR du 21-XII-2013 (MB 31-XII-2013)
79

Initiation et rédaction du projet de réglementation
Approbation
par le Conseil
des Ministres
5 j. ouvr. max.
Conseil
d’état
---------
Organes
consultatifs
Vérification et
recommandations par le
Comité d’analyse
d’impact
AgendaCM
Ajout du formulaire
AI au dossier soumis
au CM
Élaboration de la réglementation incluant l’
AIR
Réalisation de l’analyse
d’impact intégrée.
Soutien du helpdesk.
Contrôle
administratif et
budgétaire
FACULTATIF
Sur demande
Groupes de
coordination
politique
(IKW)
Consultations
Approbation
(2ème) par le CM
+ envoi au Roi
Moniteur
(AR)
Publication sur le site de
l’ASA et dans les
documents
parlementaires
Parlement
(Loi)
Schéma procédure 80

Deux versions
Formulaire électronique
http://ria-air.fed.be
Formulaire word
http://www.simplification.be/fr/content/analyse-d-
impact
81

Quelles aides ?
Mots clés illustratifs des thèmes
Manuel et FAQ’S en ligne sur
http://ria-air.fed.be
www.simplification.be
 Helpdesk
ria-air@premier.fed.be
Téléphone : 02 289 00 60 (9h -17h)
82

Comité d’analyse d’impact
Saisine facultative, “anytime”
Secrétariat > ASA
Délai de réaction: 5 jours ouvrables
But: améliorer l’ AIR >
complétude, exactitude, pertinence
→ Recommandations, alternatives,…
Rapport d’évaluation annuel
83

Publicité
Documents du CM: confidentialité partielle
AIR peut être demandée par
- un organe consultatif
- un groupe de travail politique
- ….
Publication sur site de l’ ASA, en temps
opportun
84

85

86
Communication
Divulguer les objectifs, les résultats
Communiquer les nouvelles procédures (utiliser
des checklists, pas de long texte)
Utiliser un langage adapté aux publics cibles
Présenter une information globale/integrée
(site portail)
Communiquer au niveau d’un programme
(brandname = KAFKA)

87

Stratégie open data (2015)
 Postulat de réutilisation automatique des données
publiques accessibles (Dir 2013/37)
 Promotion des formats “machine readable”
 Renforcement des sources authentiques de données
 Inventaire open data
 Méthode de calcul pour quantifier la VA de la
réutilisation
 Licences plus simples ( CCO by default…)
 Portail fédéral unique
 Task force
88

Forces
et
faiblesses
89

Menaces
S.A. abstraite (objectif de réduction macro-
économique, projets non concrets)
Académisme & bureaucratie
Peur du changement (rupture de l’équilibre
droits/obligations; changements légaux)
Absorption dans les programmes de e-Gov
Leadership confus dans les projets horizontaux
Corporatisme des partenaires
Débat sur la protection de la vie privée
90

 Environnement institutionnel favorable
 Missions globales ET centralisées
 Synergie entre les autorités, les administrations,
les réseaux
 Implication des stakeholders
 Planification
 Budget
 Outils technologiques de communication
 Contact permanent avec les publics (citoyens et les
entreprises)
 Culture de l’évaluation
 “Marque de fabrique” …
91
Ingrédients nécessaires

Questions ?
Suggestions?
•
•9
Dominique De Vos
Directrice générale adjointe
Agence Simplification Administrative
dominique.devos@premier.fed.be
www.simplification.be
www.kafka.be

Presentation, Agency for Administrative Simplification, Belgium, Seminar on the quality of public services, Algiers, 20 September 2016

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

Similar a Presentation, Agency for Administrative Simplification, Belgium, Seminar on the quality of public services, Algiers, 20 September 2016

Similar a Presentation, Agency for Administrative Simplification, Belgium, Seminar on the quality of public services, Algiers, 20 September 2016 (20)

Más de Support for Improvement in Governance and Management SIGMA

Más de Support for Improvement in Governance and Management SIGMA (20)

Presentation, Agency for Administrative Simplification, Belgium, Seminar on the quality of public services, Algiers, 20 September 2016