Audit of Human Resource Management

Copyright © 2018 Seishi Ono All rights reserved.
J人事部門の業務監査
学校法人根津育英会武蔵学園
理事小野成志
大学監査協会研究会議
平成30年8月7日

Copyright © 2018 Seishi Ono all rights reserved.
あらまし
人事監査の意義
人事のコンプライアンス
労働法の性格
労働法2020年問題
人事制度を巡る諸問題
マイナンバー制度
人事情報システム
ケーススタディーの検討

自己紹介
小野成志
学校法人根津育英会武蔵学園
理事・評議員
おのせいし
学歴
• 筑波大学経営・政策科学研究科修士
職務経歴
• インターネット運用管理者を20年
• 大学のマネージメントを10年
主な実績
• 学園へのインターネット導入、
以降一貫して学園情報システムの拡充を担当
• 学園総務人事部門，財務部門を歴任
• 大学中期計画を主導（経営企画室）
• 大学の国際化政策の推進（国際部）

武蔵学園概要
学校法人
根津育英会武蔵学園
武蔵高校・中学武蔵大学・大学院
経済学部人文学部社会学部
学生数：約1,000名学生数：約4,200名
専任教職員数：約250名
所在：東京都練馬区
設立：1921年9月
創設者：根津嘉一郎
理事長：根津公一
学園長：有馬朗人
学長：山㟢哲哉
校長：梶取弘昌
沿革：
1921 根津育英会設立
1922 旧制七年制武蔵高校開校
1948 新制武蔵高校開設
1949 新制武蔵中学開設
新制武蔵大学開設
1969 人文学部増設
大学院設置
1998 社会学部増設
2013 根津育英会武蔵学園に改称

人事監査の特色

Audi et alteram partem

人事監査
監査
問題の直接解決ではなく，問題の原因を明らか
にするための情報の提供
人事監査と財務監査との相異
決まり切った手順ではなく実情に応じて
The American Accounting Association’s
Committee on Human Resource
Accounting (1973)の人事監査の定義
人事に関するデータを特定し，その結果を利害
関係者に伝達するプロセス
http://www.whatishumanresource.com/Human-Resource--accounting

人事監査の意義
監査共通
組織の問題発生を未然に予防する
コンプライアンスの確保
人事プロセス全般を対象とした体系的な検証
採用から任用退職までの一連のプロセス
業績評価，報酬，モチベーション
安全衛生，福利厚生
労使関係
人々の経済的価値の測定

人事のコンプライアンス

日本の人事
法的制約の多様性
労働法の運用は，法理の積み重ね
すべての担当者が精通しているわけではない
ブラック化しやすい
コンプライアンスよりガバナンス重視

人事担当者
法令，規則
• 過去から現在に渡
る法令，規程の知
識
コンプライアンス
• 規程整備運用
法令，規則
• 中途半端な知識と
誤解
• 失われた過去
現状優先
• 給与が支払えれば
あるべき姿
現実

労働法の性格

労働諸法の構成
労働市場
雇用対策法
職業安定法
高年齢者雇用安定法
個別的労働関係
労働基準法
男女雇用機会均等法
パートタイム労働法
団体的労使関係
労働組合法

法理と法整備
法整備
法解
釈
判例

労働者の定義の例
労働基準法の「労働者」の判断基準について
（昭和60年12月）
https://www.mhlw.go.jp/stf/shingi/2r985200
0000xgbw-att/2r9852000000xgi8.pdf
労働者
人的従属性
経済的従属性
組織的従属性
その他の判断要素
専門的職種（医者，弁護士等）

労働基準法労働組合法
定
義
○ 職業の種類を問わず、事業又は事務所に使用される者
で、賃金を支払われる者（第９条）
○ 職業の種類を問わず、賃金、給料その他これに準ずる
収入によって生活する者（第３条）
解
釈
等
○ 職場における労働条件の最低基準を定めることを目的
とするため、労働基準法が定める労働条件による保護を
受ける対象を確定するための概念と解される。
○ 労働安全衛生法、最低賃金法における労働者は、労働
基準法に規定する労働者をいうと定義。労働者災害補償
保険法は労働者の定義を置いていないが、法律の目的・
趣旨等から、労働基準法上の労働者を指すと解される。
平成23年厚生労働省「労使関係法研究会報告書
（労働組合法上の労働者性の判断基準について）」より
○ 売り惜しみのきかない自らの労働力という特殊な財を提
供して対価を得て生活するがゆえに、相手方との個別の
交渉においては交渉力に格差が生じ、契約自由の原則を
貫徹しては不当な結果が生じるため、労働組合を組織し
集団的な交渉を通じた保護が図られるべき者が幅広く含
まれると解される。
判
断
基
準
○ １・２を総合的に勘案することで、個別具体的に判断する。
１使用従属性に関する判断基準
（１）指揮監督下の労働
①仕事の依頼、業務従事の指示等に対する諾否の自
由の有無、②業務遂行上の指揮監督の有無、③拘
束性の有無、④代替性の有無
（２）報酬の労務対償性
２労働者性の判断を補強する要素
（１）事業者性の有無
①機械、器具の負担関係、②報酬の額
（２）専属性の程度
（３）その他
昭和60年厚生労働省「労働基準法研究会報告
（労働基準法の「労働者」の判断基準について）」より
○ １をもとに、２と合わせて総合判断する。ただし、３が認め
られる場合は、労働者性が否定され得る。
１基本的判断要素
（１）業務組織への組み入れ
（２）契約内容の一方的・定型的決定
（３）報酬の労務対価性
２補充的判断要素
（１）業務の依頼に応ずべき関係
（２）広い意味での指揮監督下の労務提供、
一定の時間的場所的拘束
３消極的判断要素
（１）顕著な事業者性
労働基準法と労働組合法における「労働者」について
2
○労働基準法と労働組合法における「労働者」は、定義規定の違いもあり、必ずしも一致しないと解されている。
2
https://www.mhlw.go.jp/file/05-Shingikai-11909500-Koyoukankyoukintoukyoku-Soumuka/0000181992.pdf

医師法第16条の２第１項に定める臨床研修は「医師の資質の向上を図ることを目的とするものであり、教育的
な側面を有しているが、そのプログラムに従い、臨床研修指導医の指導の下に、研修医が医療行為等に従事す
ることを予定している。そして、研修医がこのようにして医療行為等に従事する場合には、これらの行為等は病
院の開設者のための労務の遂行という側面を不可避的に有することとなるのであり、病院の開設者の指揮監督
の下にこれを行ったと評価することができる限り、上記研修医は労働基準法９条所定の労働者に当たるものとい
うべきである。」
本件の臨床研修プログラムは、研修医が医療行為等に従事することを予定しており、Aは、本件病院の休診
日等を除き、本件病院が定めた時間及び場所において、指導医の指示に従って、本件病院が患者に対して提
供する医療行為等に従事していたといえる。
これに加えて、本件病院はAに対して奨学金等として金員を支払い、これらの金員につき給与等に当たるもの
として源泉徴収を行っていたという。
以上から、Aは本件病院の指揮監督の下で労務の提供をしたものとして労働基準法９条所定の労働者に当た
り、最低賃金法２条所定の労働者に当たるというべきである。
医師国家試験に合格し、大学附属病院において臨床研修を受けていた研修医Aについて、最低
賃金法所定の最低賃金額を下回る金員しか支払われていないとして、最低賃金額と受給金額の差
額及びこれに対する遅延損害金の支払いを求めた事例
１．概要
労働基準法上の労働者性に関する裁判例②
関西医科大学研修医（未払賃金）事件（平成17年６月３日最高裁）
２．判決概要 ※労働者性が認められた
4
https://www.mhlw.go.jp/file/05-Shingikai-11909500-Koyoukankyoukintoukyoku-Soumuka/0000181992.pdf

労働時間ガイドライン
（2017年1月）
使用者の指揮命令下に置かれている時間
使用者の指示により、就業を命じられた業務に
必要な準備行為(作業衣への着替え等)や業務終
了後の業務に関連した後始末(清掃等)を事業場
内において行った時間
 使用者の指示があった場合には即時に業務に
従事することを求められており、労働から離れ
ることが保障されていない状態で待機等してい
る時間 (いわゆる「手待時間」)
 参加することが業務上義務づけられている研
修・教育訓練の受講や、使用者の指示により業
務に必要な学習等を行っていた時間
https://www.mhlw.go.jp/kinkyu/dl/151106-06.pdf

３６協定
労働基準法第36条に定める労使協定無くして
は，残業はできない
労使協定は，「労働者」の過半数を代表する者
(または組合）と締結する必要がある
労働者の範囲
専任教職員
嘱託，非常勤職員
非常勤講師

過半数代表者の選任
労働者が自主的に決定する
当局の手助けは不当介入となる
投票，挙手などで決定することができる
管理監督者も投票に参加できる
代表者は，管理監督者以外から選任する
非常勤職員でも可能

労働時間の適正把握
始業・終業時刻の確認・記録
ICカード等での記録
自己申告制により始業・終業時刻の確認・記録
を行う場合の措置
労働時間の適正な補正
賃金台帳の適正な調製
30万円以下の罰金
労働時間の記録に関する書類の保存
労働時間を管理する者の職務
労働時間等設定改善委員会等の活用

管理監督職
経営者と一体的な立場
労働時間、休憩、休日等に関する規制の枠を超
えて活動せざるを得ない重要な職務内容を有
している
労働時間、休憩、休日等に関する規制の枠を超
えて活動せざるを得ない重要な責任と権限を
有している
現実の勤務態様も、労働時間等の規制になじま
ないようなものである
賃金等について、その地位にふさわしい待遇が
なされている
https://www.mhlw.go.jp/bunya/roudoukijun/dl/kanri.pdf

管理監督職の判断基準
勤怠管理がない（重要な要素）
遅刻、早退等による制裁がない
過重労働による健康障害防止や深夜業に対する
割増賃金の支払の観点から労働時間の把握や管
理が行われる
労働時間の裁量がある（補強要素）
勤務時間中の常駐を強制されることは不可
部下の勤務態様との相違（補強要素）
管理職業務を行いながら，部下と同様の業務を
行うことは不可
https://www.mhlw.go.jp/bunya/roudoukijun/dl/kanri.pdf

管理監督職の賃金
基本給、役職手当等の優遇措置（補強要素）
超過勤務を勘案した場合，それ以上の待遇
 支払われた賃金の総額（補強要素）
一般労働者の賃金総額以上
時間単価（重要な要素）
時間単価に換算した賃金額において，部下より
も十分高い

専門業務型裁量労働制
労使協定の締結（労働基準法第38条の3）
対象業務の範囲，労働したものとみなす時間
対象業務の遂行の手段及び時間配分の決定等に
対し、使用者が具体的な指示をしないこと
労働者の健康及び福祉を確保するための措置
(「代償休日又は特別な休暇を付与すること」
など)
苦情の処理のため措置(「対象となる労働者か
らの苦情の申出の窓口及び担当者、取扱う苦情
の範囲」など)
有効期間，協定の保存義務

休日出勤
休日の振替
事前に労働者に振替日を指定すること
4週間以内に振り返られなければ休日勤務手当
を支払う
代休
事前の指示無く出勤を余儀なくされた場合
代休に加え，休日の割増分の支払いが発生

法的な罰則例
労働基準法罰則
1年以上10年以下の懲役または20万円以上300
万円以下の罰金
1年以下の懲役または50万円以下の罰金
6ヵ月以下の懲役または30万円以下の罰金
– 処遇，解雇等大半の規定
30万円以下の罰金
– 給与等

教育関係の違反事例（新聞報道）
A大学
3６協定の範囲内でのみ残業代を支払い
不払い１億円
人事部長書類送検
B大学付属病院
３６協定２００時間を超える残業
C大学附属校
教諭に対する残業不払い
残業実態が不明のため，勧告できず

罰則の運用
人事担当者
ほぼ起訴猶予
企業
罰金の支払い

休憩

2018年4月改正法

働き方改革法案
雇用対策法
長時間労働是正
同一労働同一賃金
パート労働法
有期契約労働者に拡大適用
正規職員への転換推進
賃金，教育訓練，福利厚生の均等待遇
派遣法
各業種の平均賃金以上とし，能力向上等に対す
る賃金改善を行う

同一労働同一賃金の歴史
日本的同一労働同一賃金（高度成長期）
正規従業員と非正規雇用の差を容認
– 従業員に対する事業主の期待の差
同一価値労働同一賃金の法理は否定
丸子警報器事件
同一価値労働を逸脱した（8割以上の格差）は
公序良俗違反
パート労働法第9条（均等待遇規定）
同一労働での短時間労働者の差別の禁止
給与，手当，退職金

今後予想される紛争
ー非常勤講師，非常勤職員の双方に影響ー
正規教職員と同じ仕事をしているのに時間単
価が異なる
正規教職員に賞与があるのに非常勤にはな
い
通勤手当等の計算方法が正規教職員と異な
る
自己啓発手当など，正規職員にしか支払われ
ない手当がある

なにをすべきか
事業主の説明責任
採用時の説明確認書
請求に基づく説明
正規職員と非正規職員の仕事の見える化
中核業務の明確化
責任の程度
人材活用の仕組み，運用の同一化

制度の変更
正規職員の多様化
正規職員を多様な制度を作り，段階的に待遇を
引き上げる
現在の正規職員の処遇を見直す
– 各種手当ての削減
非正規職員の給与等の引き上げ
キャリアアップのための助成
賃金規程の共通化

今後の動向
2018年雇用対策法改正
法理の明文化
同一労働同一賃金
労働基準監督局の役割増大
2020年施行
違法状態の解消への強化

ガイドライン（案）
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000190591.html

監査の重要性
労働紛争への
備え
改正労働法
2020年問題へ
の事前の対応

人事制度を巡る諸問題

要員計画が対応すべきもの
経営計画に連動する
事業計画に対応
業務遂行に必要
年齢構成の歪みに対応
欠員補充に対応
高負荷業務に対応
ルーチン業務に対応

要員計画が達成すべきもの
人材の有効活用
人材育成
人件費抑制
業務効率化

要員計画手法
トップダウン
損益分岐点の計算
労働分配率計算
ボトムアップからの積み上げ
各部署からのニーズを積み上げる
要員計画用のツールは数多くある（はず）
外部要因の調査
要員ニーズ調査票
要員計画表

人事評価制度
「公正」な人事評価
公平・平等から公正な評価
不当な人事考課
組合嫌悪（不当労働行為）
宗教・思想信条・性別（均等待遇原則違反）
趣旨からの逸脱
婚姻の有無（住友生命事件）
不適切な運用
評価結果に基づく著しい格差

通勤災害の定義
通勤は使用者支配に含まれない
労働災害に比べて要件は厳しい
通勤災害の要件
合理的な経路
– 非常勤講師などが他の職場から移動する場合は対象
– 単身赴任の帰郷は対象
– 通勤方法は，マイカーも可能
中断や逸脱がない
– サークル活動などで職場に残った場合は，終業後概
ね2時間が目安
– 日用品の購入は，中断としないが食事は中断となる

通勤起因性
保険適用の条件
通勤と災害との間に相当因果関係
災害が通勤に通常伴う危険が具体化したもの
因果関係の例
泥酔してホームから転落した場合は対象外

マイカーの業務利用
出張等への利用
マイカー利用を認めていれば事業者責任がある
利用を黙認していた場合も含む
マイカー通勤
通勤は使用者支配の外なので事業者責任はない
事業者責任の範囲
使用者責任（民法７１５条）
運行供用者責任（自賠法３条）

マイカーを認める場合
安全教育
任意保険の加入を条件付ける
規程の整備
許可制にする
保険加入の確認
費用負担の明確化

マイカー禁止の場合
黙認をしていないことを明確化する
規定等でマイカーの業務利用を禁止している
マイカー利用禁止を従業員に周知徹底している
マイカーの業務利用の実態がないかチェックし
ている
出張の際には、目的地への交通手段を確認、指
示している

教職員の不祥事
（リスクマネジメント）
学内の対応
通報窓口
– 担当者の慎重な選定
人権相談
– 第三者が中心
懲戒処分規程
– 権限と処分が明確化されている
解雇要件
– 訴訟リスクの検討
マスコミ対策
プロフェッショナルの対応

ダイバーシティ
外国人
日本語を母語としない教職員の受け入れ
学内の公用語を日本語だけにしない
申請書等の多言語化
LGBT
キャリア支援上の学生がいながら，教職員の受
入体制を整えないのか

障害雇用促進
法定雇用率2.2%（H30年から）の達成義務
精神障がい者が追加
募集・採用、賃金、配置、昇進などの雇用に関
するあらゆる局面の差別を行わなない
求人への応募から除外しない
採用後，異なる扱いをしない
合理的な配慮を提供する
点字，筆談の用意
机の高さの調整
苦情相談窓口の設置

マイナンバー

（新旧）米国社会保障番号

社会保障番号の最初の漏洩

マイナンバーカード
公的手続きに限定
価値を持たせない

マイナンバー制度
ガイドラインは整備されている
特定個人情報の適正な取扱いに関するガイド
ライン(事業者編)
http://www.ppc.go.jp/files/pdf/261211guideline2
.pdf
マイナンバーガイドライン入門
http://www.ppc.go.jp/files/pdf/270213guideline.
pdf

○本人や扶養親族の個人番号
を会社に提示。
給与の支払い
社会保険料等の徴収
従業員等
･･･････
･･･････
個人番号
5678 ･･･
事業者における個人番号との関わり（個人番号関係事務）
4
会社税務署、市区町村、年金事務所
健康保険組合、ハローワーク等
支払調書（イメージ）
支払いを個人番号 1234…
受ける者氏名番号太郎
源泉徴収票（イメージ）
受ける者氏名難波一郎
被保険者資格取得届（イメージ）
5678… 難波一郎 28.4.1
個人
番号
被保険者
氏名
資格取得
年月日
9876… 難波花子 28.4.1
個人番号
の提示
原稿料等の支払い
有識者等
個人番号
1234 ･･･
○従業員等、有識者等の個人番号を法定調書（源泉
徴収票、支払調書等）、健康保険・厚生年金保険
被保険者資格取得届などに記載して、行政機関等
に提出。
○行政機関等が、社会保障、税及
び災害対策に関する特定の事務
において、保有している個人情
報の検索、管理のために個人番
号を利用。
※委託を受けた者を含む。 ※委託を受けた者を含む。
番号法で限定的に明記され
た場合を除き、個人番号を
利用・提供等することはで
きません。
法定調書等
の提出
・原稿依頼
・講演依頼等
・入社
・結婚
・出産等

【個人番号の提供の要求】
○個人番号関係事務を処理するために必要
がある場合に限って、本人などに対して
個人番号の提供を求めることができます。
《提供を求める時期》
○個人番号関係事務が発生した時点が原則。
○契約を締結した時点等の当該事務の発生が予想で
きた時点で求めることは可能と解されます。
［提供を求める時期の事例］
＊給与所得の源泉徴収票等の作成事務の場合は、
雇用契約の締結時点で個人番号の提供を求める
ことも可能であると解されます。
＊地代等の支払調書の作成事務の場合は、賃料の
金額により契約の締結時点で支払調書の作成が
不要であることが明らかである場合を除き、契
約の締結時点で個人番号の提供を求めることが
可能であると解されます。
【個人番号の提供の求めの制限】
○番号法で限定的に明記された場合を除き、
個人番号の提供を求めてはなりません。
【収集・保管制限】
○番号法で限定的に明記された場合を除き、
特定個人情報を収集してはなりません。
【本人確認】
○本人から個人番号の提供を受けるときは、
個人番号カードの提示等、番号法で認め
られた方法で本人確認を行う必要があり
ます。
【特定個人情報の提供制限】
○番号法で限定的に明記された場合を
除き、特定個人情報を提供してはな
りません。
［本人からの提供の事例］
＊従業員等（本人）は、給与の源泉徴収事務の
ために、事業者に対し、自己の個人番号を記
載した扶養控除等申告書を提出します。
［個人番号関係事務実施者からの提供の事例］
＊従業員等（個人番号関係事務実施者）は、給
与の源泉徴収事務のために、事業者に対し、
その扶養親族の個人番号を記載した扶養控除
等申告書を提出します。
取得
5
･･････
･･････
個人番号
5678 ･･･
個人番号
1234 ･･･
＜番号法で限定的に明記された場合＞（番号法第19条各号（抄））
○個人番号利用事務実施者からの提供（第１号）
○個人番号関係事務実施者からの提供（第２号）
○本人又は代理人からの提供（第３号）
○委託、合併に伴う提供（第５号）
○情報提供ネットワークシステムを通じた提供（第７号）
○特定個人情報保護委員会からの提供の求め（第11号）
○各議院審査等その他公益上の必要があるときの提供（第12号）
○人の生命、身体又は財産の保護のための提供（第13号）
特定個人情報：個人番号をその内容に含む個人情報
本人確認
番号法で限定的に
明記された場合
会社
本人ほか
○何人も【個人番号の提供の求めの制限】・【特定個人情報
の提供制限】・【収集・保管制限】の適用があります。
○ただし、子、配偶者等の自己と同一の世帯に属する者に対
しては、番号法で限定的に明記された場合以外の場合でも、
個人番号の提供を求めたり、収集・保管したりできます。

安全管理措置等①（委託の取扱い）
【委託の取扱い】
○個人番号関係事務の全部又は一部の委託者は、委託先において、番号法に基づき委託者自らが果たすべき安全管理措
置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければなりません。
《必要かつ適切な監督》
○①委託先の適切な選定、②委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結、③委託先における特定個人情報の取扱状況の把握
○委託者は、委託先の設備、技術水準、従業者に対する監督・教育の状況、その他委託先の経営環境等をあらかじめ確認しなければなりません。
○契約内容として、秘密保持義務、事業所内からの特定個人情報の持出しの禁止、特定個人情報の目的外利用の禁止、再委託における条件、漏えい
事案等が発生した場合の委託先の責任、委託契約終了後の特定個人情報の返却又は廃棄、従業者に対する監督・教育、契約内容の遵守状況につい
て報告を求める規定等を盛り込まなければなりません。
○委託者は、委託先だけではなく、再委託先・再々委託先に対しても間接的に監督義務を負います。
○個人番号関係事務の全部又は一部の委託先は、最初の委託者の許諾を得た場合に限り、再委託をすることができます。
6
間接的な監督義務
必要かつ適切な監督
委託
再委託
再々委託
会社Ａ社Ｂ社Ｃ社
許諾
再々委託再委託委託会社
Ｘ社Ｙ社Ｚ社

【安全管理措置】
○個人番号及び特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の適切な管理のために、必要かつ適切な安全管理措
置を講じなければなりません。また、従業者に対する必要かつ適切な監督も行わなければなりません。
《基本方針の策定》
○特定個人情報等の適正な取扱いの確保について組織として取り組むた
めに、基本方針を策定することが重要です。
《取扱規程等の策定》
○特定個人情報等の具体的な取扱いを定める取扱規程等を策定しなけれ
ばなりません。
《組織的安全管理措置》
○組織体制の整備、取扱規程等に基づく運用、取扱状況を確認する手段
の整備、情報漏えい等事案に対応する体制の整備、取扱状況の把握及
び安全管理措置の見直し
《人的安全管理措置》
○事務取扱担当者の監督・教育
《物理的安全管理措置》
○特定個人情報等を取り扱う区域の管理、機器及び電子媒体等の盗難等
の防止、電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止、個人番号の削
除、機器及び電子媒体等の廃棄
《技術的安全管理措置》
○アクセス制御、アクセス者の識別と認証、外部からの不正アクセス等
の防止、情報漏えい等の防止
安全管理措置等②（安全管理措置）
会社
組織的安全管理措置人的安全管理措置技術的安全管理措置物理的安全管理措置
基本方針の策定取扱規程等の策定
特定個人情報等：個人番号及び特定個人情報
7
【中小規模事業者とは】
事業者のうち従業員の数が100人以下の事業者であって、次に掲げる事業者を除く
事業者をいいます。
・個人番号利用事務実施者
・委託に基づいて個人番号関係事務又は個人番号利用事務を業務として行う事業者
・金融分野（金融庁作成の「金融分野における個人情報保護に関するガイドライ
ン」第１条第１項に定義される金融分野）の事業者
・個人情報取扱事業者
○中小規模事業者に対する特例を設けること
により、実務への影響を配慮しています。
○中小規模事業者における対応方法は、参考
資料（14ページ以降）を参照してください。

物理的安全措置の例
入退室管理及び管理区域へ持ち込む機器等
の制限等
ICカード、ナンバーキー等による入退室管理
システムの設置等
壁又は間仕切り等の設置及び座席配置の工
夫等

盗難・漏洩防止の例
 機器、電子媒体又は書類等を、施錠できる
キャビネット・書庫等に保管
対象となる情報機器をセキュリティワイヤー等
により固定する
封緘、目隠しシールの貼付を行う

保管
○番号法で限定的に明記された場合（注）を除き、特定個人情報を保管してはなりません。
（注）５ページの「取得」を参照。
《保管制限》
○特定個人情報は、番号法で限定的に明記された事務を行う必要がある場合に限り保管し続けることができます。
○個人番号が記載された書類等のうち所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものは、その期間保管することとなります。
○個人番号部分を復元できない程度にマスキング又は削除した上で他の情報の保管を継続することは可能です。
［継続的に保管できる場合の事例］
＊雇用契約等の継続的な契約関係にある場合には、従業員等から提供を受けた個人番号を給与の源泉徴収事務、健康保険・厚生年金保険届出事務
等のために翌年度以降も継続的に利用する必要が認められることから、特定個人情報を継続的に保管できると解されます。
＊従業員等が休職している場合には、復職が未定であっても雇用契約が継続していることから、特定個人情報を継続的に保管できると解されます。
＊土地の賃貸借契約等の継続的な契約関係にある場合も同様に、支払調書の作成事務のために継続的に個人番号を利用する必要が認められること
から、特定個人情報を継続的に保管できると解されます。
8
保管
特定個人情報
特定個人情報
会社
･･････
･･････
個人番号
5678 ･･･
個人番号
1234 ･･･
○廃棄又は削除を前提とした「保管体制」・
「システム構築」をすることが望ましいでしょう。
○廃棄に関する留意事項については、12ページを
参照してください。

利用（利用範囲等）
【個人番号の利用制限】・【特定個人情報ファイルの作成の制限】
○個人番号を利用できる事務については、番号法によって限定的に定められています（原則的な個人番号の利用）。
○事業者が個人番号を利用するのは、主として、社会保障及び税に関する手続書類に従業員等の個人番号を記載して行
政機関等及び健康保険組合等に提出する場合です（個人番号関係事務）。
○例外的な個人番号の利用は、①金融機関が激甚災害時等に金銭の支払を行う場合、②人の生命、身体又は財産の保護
のために必要がある場合に限られています。
○個人番号関係事務を処理するために必要な範囲に限って、特定個人情報ファイルを作成することができます。
《利用目的を超えた個人番号の利用禁止》
○個人番号は、番号法があらかじめ限定的に定めた事務の範囲の中から、具体的な利用目的を特定した上で、利用するのが原則です。
○利用目的は、本人が、自らの個人番号をどのような目的で利用されるのかを一般的かつ合理的に予想できる程度に具体的に特定する必要があります。
［利用目的の特定の事例］
＊個人番号関係事務の場合、「源泉徴収票作成事務」、「健康保険・厚生年金保険届出事務」のように特定することが考えられます。
○本人の同意があったとしても、利用目的を超えて特定個人情報を利用することはできません。利用目的を超えて個人番号を利用する必要が生じた場
合には、当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で利用目的を変更して、本人への通知等を行うことにより、変更後の
利用目的の範囲内で個人番号を利用することができます。
［利用目的の範囲内として利用が認められる場合の事例］
＊前年の給与所得の源泉徴収票作成事務のために提供を受けた個人番号については、同一の雇用契約に基づいて発生する当年以後の源泉徴収票作
成事務のために利用することができると解されます。
［利用目的の変更が認められる場合の事例］
＊雇用契約に基づく給与所得の源泉徴収票作成事務のために提供を受けた個人番号を、雇用契約に基づく健康保険・厚生年金保険届出事務等に利
用しようとする場合は、利用目的を変更して、本人への通知等を行うことにより、その届出事務等に個人番号を利用することができます。
事業者は、給与所得の源泉徴収票作成事務のほか健康保険・厚生年金保険届出事務等を行う場合、従業員等から個人番号の提供を受けるに当
たって、これらの事務の全てを利用目的として特定して、本人への通知等を行うことにより、利用目的の変更をすることなく個人番号を利用す
ることができます。なお、通知等の方法としては、従来から行っている個人情報の取得の際と同様に、社内LANにおける通知、利用目的を記載
した書類の提示、就業規則への明記等の方法が考えられます。
9
5678… 難波一郎 28.4.1
個人
番号
被保険者
氏名
資格取得
年月日
9876… 難波花子 28.4.1

【個人番号の提供の要求】
○個人番号利用事務を処理するために
必要がある場合に限って、個人番号
関係事務実施者などに対して個人番
号の提供を求めることができます。
【個人番号の提供の求めの制限】
○番号法で限定的に明記された場合
（注）を除き、個人番号の提供を求め
てはなりません。
○番号法で限定的に明記された場合
（注）を除き、特定個人情報を収集し
てはなりません。
提供
【特定個人情報の提供制限】
○番号法で限定的に明記された場合（注）
を除き、特定個人情報を提供してはな
りません。（注）５ページの「取得」を参照。
《特定個人情報の提供》
○事業者が特定個人情報を提供できるのは、主
として、社会保障及び税に関する事務のため
に従業員等の特定個人情報を行政機関等及び
健康保険組合等に提供する場合です。
［個人番号関係事務実施者からの提供の事例］
＊事業者（個人番号関係事務実施者）は、給
与所得の源泉徴収票の提出という個人番号
関係事務を処理するために、従業員等の個
人番号が記載された給与所得の源泉徴収票
を２通作成し、１通を税務署長に提出し、
他の１通を本人に交付します。
《提供の意義》
○「提供」とは、法的な人格を超える特定個人
情報の移動を意味するものです。
○同一法人の内部等の法的な人格を超えない特
定個人情報の移動は「提供」ではなく「利
用」に当たります（利用制限）。
［提供に当たらない場合の事例］
＊営業部に所属する従業員等の個人番号が、
源泉徴収票を作成する目的で経理部に提出
された場合は「提供」に当たりません。
［提供に当たる場合の事例］
＊事業者甲から事業者乙へ特定個人情報が移
動する場合は「提供」に当たります。
税務署
年金事務所等
5678… 難波一郎 28.4.1
個人
番号
被保険者
氏名
資格取得
年月日
9876… 難波花子 28.4.1
10
番号法で限定的に
明記された場合
会社
税務署や年金事務所等の個人番号利用事
務実施者は、このようにして提出された
書類等に記載されている特定個人情報を
利用して、社会保障、税及び災害対策に
関する特定の事務を行うこととなります。

開示・訂正・利用停止等
【開示・訂正・利用停止等】
○事業者のうち、個人情報保護法の適用を受けることとなる個人情報取扱事業者（注１）は、特定個人情報の適正な取扱
いについて、開示・訂正・利用停止等の規定の適用を受けることとなります（注２）。
（注１）個人情報取扱事業者とは、個人情報データベース等を事業の用に供している者（国の機関、地方公共団体、独立行政法人等及び地方独立行政法人を除
く。）であって、個人情報データベース等を構成する個人情報によって識別される特定の個人の数（個人情報保護法施行令で定める者を除く。）の合計が
過去６か月以内のいずれの日においても5,000を超えない者以外の者をいいます。
（注２）個人情報取扱事業者は、これらの規定のほか、個人情報保護法の各規定（第16条第３項第３号及び第４号並びに第23条の規定を除く。）の適用があります。
【第三者提供の停止に関する取扱い】
○特定個人情報が、番号法で限定的に明記された場合（注）に違反して違法に第三者に提供されているという理由により、
本人から第三者への特定個人情報の提供の停止を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したと
きには、遅滞なく、その特定個人情報の第三者への提供を停止しなければなりません。
《提供の停止に代わる措置》
○第三者への提供を停止することが困難であり、本人の権利利益を保護するために代わりの措置をとるときは、第三者への提供を停止しないことが
認められています。
11
特定個人情報
･･････
･･････
個人番号
5678 ･･･
個人番号
1234 ･･･
会社特定個人情報
開示・訂正・利用停止等
○開示・訂正・利用停止等の取扱いは、個人情報保護法にお
ける取扱いと異なるところはありません。
○特定個人情報を適正に取り扱っていれば、第三者への提供
の停止を求められる事態は生じません。

廃棄
【収集・保管制限】（廃棄）
○番号法で限定的に明記された場合（注）を除き、特定個人情報を収集又は保管することはできないため、個人番号関係
事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号
をできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。（注）５ページの「取得」を参照。
［扶養控除等申告書の場合の事例］
＊扶養控除等申告書は、７年間保存することとなっていることから、当該期間を経過した場合には、当該申告書に記載された個人番号を保管し
ておく必要はなく、原則として、個人番号が記載された扶養控除等申告書をできるだけ速やかに廃棄しなければなりません。
《個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄》
○個人番号若しくは特定個人情報ファイルを削除した場合、又は電子媒体等を廃棄した場合には、削除又は廃棄した記録を保存することとなります。
○削除又は廃棄の作業を委託する場合には、委託先が確実に削除又は廃棄したことについて、証明書等により確認する必要があります。
≪手法の例示≫
＊特定個人情報等が記載された書類等を廃棄する場合、焼却又は溶解等の復元不可能な手段を採用する。
＊特定個人情報等が記録された機器及び電子媒体等を廃棄する場合、専用のデータ削除ソフトウェアの利用又は物理的な破壊等により、復元
不可能な手段を採用する。
＊特定個人情報ファイル中の個人番号又は一部の特定個人情報等を削除する場合、容易に復元できない手段を採用する。
＊特定個人情報等を取り扱う情報システムにおいては、保存期間経過後における個人番号の削除を前提とした情報システムを構築する。
＊個人番号が記載された書類等については、保存期間経過後における廃棄を前提とした手続を定める。
12
特定個人情報
特定個人情報会社
削除又は廃棄
･･････
･･････
個人番号
5678 ･･･
個人番号
1234 ･･･
廃棄が必要となってから廃棄作業を行うまでの期間については、
毎年度末に廃棄を行う等、個人番号及び特定個人情報の保有に係
る安全性及び事務の効率性等を勘案し、事業者において判断して
ください（Ｑ＆Ａにも記載しています。）。

廃棄の例
焼却又は溶解等の復元不可能な手段を採用
する
専用のデータ削除ソフトウェアの利用又は物
理的な破壊等により、復元不可能な手段を採
用する。
保存期間経過後における個人番号の削除を
前提とした情報システムを構築する
書類等については、保存期間経過後における
廃棄を前提とした手続を定める。

人事情報システム

人事情報システムは何故必要か
最低限必要なもの
給与計算
人事記録管理
経営計画のために必要なもの
採用支援システム
要員計画支援システム
研修計画支援システム
人事評価支援システム
人事統計

人事システムの必要性
本当に使われているのか？
パッケージシステムの場合，多くのモジュール
が利用されていないことがある
– 使い物にならない
– 使えない
– 使う必要性がない
経営判断のための情報システムは，経営者の
ITに関する理解が不可欠
あったらいいな程度で終わる

人事システムの現実
市販のパッケージがそもそもバグだらけ
すべてを構築するためにはコストがかかりすぎ
る

人事システムのあるべき姿
人事データ保管コストの削減
人材に関する適時かつ正確な情報
人事部門の人事評価の策定支援
職員のキャリア計画とカウンセリング支援
報酬と研修の連携による人材開発支援
迅速かつ効果的に問題を解決する高い性能
絶えず変化する法令対応できる
組織全体との戦略的計画のための人事機能

仮病(Absenteeism)
クリケットTV観戦のためにインドでは48%の労
働者が仮病を使い，中国ではサッカーTV観戦
などのために58％が仮病を使う
他国では同様の事例が1％程度存在する
課題の解決
Audi et alteram partem
正当な事由との識別
制度の見直し

ケーススタディ：給与監査（１）
給与監査をした結果，賞与の支給に誤りが発
見された．
これに対して，担当者から，誤りは先日私も発
見して，全員の差額については，自費で支払
いました，との回答を得た
どのような対応をすべきか

ケーススタディ：給与監査（２）
給与監査の結果，１名について，採用時の格
付けに過小となる誤りが発見された．
その当時からの誤りによる差額は，数百万円
に上ると推測されるが，途中の規程が不明と
なっており，正しい差額計算ができなかった
どのような対応が考えられるか？

ケーススタディ：36協定
組合が３６協定を締結しようとしない
A大学のように残業手当不支給の口実になる
残業が「自由に」できなくなる
このような理由に対して，どのような対応が望
まれるか

ケーススタディ：過半数代表
A大学の労働組合は，専任教職員の過半数を
占めていたが，非常勤講師等は加入の対象外
としていた
労使協定に当たっては，あらためて組合の委
員長を過半数代表者に選任していた
そこに，X非常勤講師が，立候補し，労働者の
過半数を占める非常勤講師の投票により，信
任を得る情勢となった
この場合どのような対応が望まれるか

ケーススタディ：休日と休暇
大学の非常勤講師は，労働基準法第39条に
より年間10日間の年次有給休暇を付与しなけ
ればならない
大学設置基準第21条では，1単位は授業前後
の主体的な学修を含めて45時間を確保しなけ
ればならない
非常勤講師が，有給休暇の取得を申請した場
合には，どのような対応が望まれるか？

羮に懲りて膾を吹く
過剰なエビデンスを求める
業務効率の低下

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