Marketten ücretini ödeyerek aldığınız bir bardağı, bir kere su içtikten sonra atar mısınız? Bilgi de bir maliyet içerir bu yüzden daha sonra ihtiyaç durumunda başkalarının da kullanımına ve kolay erişimine hazır olacak şekilde saklanmalıdır.

1. “Üretim Yönetim Sistemi” kitabından alınmıştır, Şevket AKPINAR, İzmir 2014

2. Kurumsal Bilgi Portalı
“Üretim Yönetim Sistemi” kitabından alınmıştır, Şevket AKPINAR, İzmir 2014
İşletmeler, faaliyetleri süresince
ürün ve hizmet üretmenin yanında
bu hizmetin, ürünün verimli ve etkin
üretimi ile ilgili teknik, teknolojik
iyileştirme çalışmaları yaparlar.
Yapılan bu çalışmaların dokümante
edilerek, gelecek nesillerin hızlıca
ulaşabilme ve yapacakları
çalışmalarda bu bilgilerden
faydalanabilmeleri için, bilgilerin
sistem içerisinde kategorize edilerek
depolanması ve istenilen zamanda
ulaşılabilmesi önemlidir.

3. Kurumsal Bilgi Portalı
“Üretim Yönetim Sistemi” kitabından alınmıştır, Şevket AKPINAR, İzmir 2014
Kurumsal Bilgi Portalı bu
gereksinimler için vardır. Bu
portal, çalışanların yaptıkları
teknik ve teknolojik
iyileştirme çalışmaları,
müşteri ziyaretleri, saha
ziyaretleri ve teknik
seyahatleri kapsamında
oluşan bilgilerin sistematik
bir şekilde derlenerek
dokümante edilmesini ve
istenildiği zamanda kolayca
ulaşılmasını sağlar.

4. Kurumsal Bilgi Portalı
“Üretim Yönetim Sistemi” kitabından alınmıştır, Şevket AKPINAR, İzmir 2014
Bununla birlikte sadece
bilgi değil, uzun süreler
boyunca ölçülen /
ölçülecek veriler, bu
verilerden elde edilecek
enformasyon da portal
içinde depolanarak karar
destek mekanizması
olarak kullanım olanağı
sağlanır.
Öğrenen organizasyonlar
için bu vazgeçilmez bir
uygulamadır.

5. Dikkat Edilmesi Gereken Konu Başlıkları ve Önlemler
“Üretim Yönetim Sistemi” kitabından alınmıştır, Şevket AKPINAR, İzmir 2014
Portal, herkesin erişiminin sağlandığı bir bilgisayar ağı üzerinde olmalıdır.
Burada beklentimiz olan iki ürün grubu olacaktır. Bilgi ve veri –
enformasyon grubu. Bilgi, portal içinde belirli bir formatta doküman
olarak saklanırken, veri – enformasyon grubu standart bir format yerine
mevcut ham ya da yarı işlenmiş halleriyle ortak alanlarda saklanır.
Örneğin, yıllara göre Cycle time ölçümleri Excel tablolar halinde ortak
erişime (ve korumaya ve yedeklemeye sahip) bir alanda tutulurken,
proje çıktısı olarak edinilen bilgiler yukarıda bahsedildiği gibi belli
formatlarda sistem içinde depolanır.

6. Dikkat Edilmesi Gereken Konu Başlıkları ve Önlemler
“Üretim Yönetim Sistemi” kitabından alınmıştır, Şevket AKPINAR, İzmir 2014
Çeşitli yazılımlar kullanılabileceği gibi basit olarak Microsoft Sharepoint
programı bu altyapı için tatmin edici sonuç vermektedir.
Veri ve enformasyon girişleri için özel bir metot gerekmezken
(hâlihazırda tutulan standart verilen kaydedileceği yerin belirlenmesi
haricinde), bilgi girişi için, kolay arama kriterlerine uyabilmesi için bazı
kurallar gereklidir.
Yazarın adı soyadı, görevi: Yazma şeklinde değil, sistem üzerinden seçme şeklinde olması
olası yazım hatalarını önleyecektir. (ortak çalışılan kişilerin isimleri ve bölümlerinin de
yazılmasına imkân verecek şekilde dizayn edilmelidir).
Tarihi: Otomatik olarak sistem tarafından atanmalıdır.
Rapor seri no: Kurumsal Bilgi Portalının performansını ölçebilmek için, bölüm bazında bilgi
girişi sayısını saptamalıyız. KPI olarak da takip edilebilecek bu değerlendirme için, raporlar
bölümlere göre değişik kodlar içeren ve otomatik artacak seri numaraları atanmalıdır.

7. Dikkat Edilmesi Gereken Konu Başlıkları ve Önlemler
“Üretim Yönetim Sistemi” kitabından alınmıştır, Şevket AKPINAR, İzmir 2014
Bilginin kimlere açık olacağının seçilmesi: Kurum içinde her bilgi her bölümün işine
yaramayabilir ya da bazı gizlilik şartları geçerli olabilir. Bu nedenle de program dizayn
edilirken böyle bir yetkilendirme işi göz ardı edilmemelidir. Ancak bunu yaparken görmeye
yetkili isimlerin sistem üzerinde işaretlenmesi tercih edilirse ileride problem yaratacaktır.
Örneğin, daha önce Kalite mühendisi olarak çalışan ve Ar-Ge bölümünü ilgilendiren x no’lu
raporu görmeye yetkisi olmayan bir kişi, Ar-Ge mühendisi olarak çalışmaya başladığında x
no’lu raporu göremez. Bunun için IT bölümüyle ya da sistem yöneticisiyle temasa geçmesi
gerekir. Bu bir mudadır. Bu nedenle de bilgiyi görmeye yetkili personel seçimi için isim
yazılması yerine rol yazılması daha doğru olacaktır. Aynı durum işe yeni başlayan bir kişi için
de geçerlidir, kendisinden önce yazılan hiçbir raporu okuyamaz şayet isim öncelikli
yetkilendirme yapılırsa. Roller için sistem içinde bir modül olmalı ve sistem yöneticisi
tarafından güncelliği İK yardımıyla sağlanmalıdır.

8. Dikkat Edilmesi Gereken Konu Başlıkları ve Önlemler
“Üretim Yönetim Sistemi” kitabından alınmıştır, Şevket AKPINAR, İzmir 2014
Konu: Bir cümle ile raporun, bilginin en etkin şekilde anlatılabildiği bir başlık olmasına özen
gösterilmelidir.
Anahtar kelimeler: Bilgi, ancak kolay ulaşılırsa değer taşır. Aramayı hızlandıracak anahtar
kelimeler bu yüzden önemlidir ve sisteme girilen bilgiyi en iyi temsil edecek anahtar
kelimeler buraya yazılır.

9. Dikkat Edilmesi Gereken Konu Başlıkları ve Önlemler
“Üretim Yönetim Sistemi” kitabından alınmıştır, Şevket AKPINAR, İzmir 2014
Dosya ekleme: Şu ana kadar, sistem üzerinde
karşımıza çıkacak olan başlangıç ekranı için
girişler yapılmıştır. Projelerimizi, çalışmalarımızı
çoklukla Excel, PDF ya da PowerPoint kullanarak
yaparız. Yani, yukarıdaki bilgilerin girilmesinden
sonra bu formattaki çalışmamızın tamamını
sisteme bu dosyanın olduğu alana yükleriz.
Bunun dışında diğer uzantılı dosyalar ya da
görseller de yüklenebilir.

10. Dikkat Edilmesi Gereken Konu Başlıkları ve Önlemler
“Üretim Yönetim Sistemi” kitabından alınmıştır, Şevket AKPINAR, İzmir 2014
PDF vb dosyalar için mutlaka bir standart oluşturulmalı ve sistem
içindeki tüm benzer uzantılı dosyaların aynı formatta olması
sağlanmalıdır.
Sisteme girişler “yazar” statüsündeki herkes tarafından yapılabilir. Tüm
beyaz yaka çalışanlar yazar statüsündedir. Bir yazar, sisteme bilgi girişi
yaptığında, onaylanmak üzere “editör”e gider. Editör, bölüm
müdürlerinin rolüdür. Bölüm müdürleri aşağıdakilerden sorumludur;
Yazılan bilginin doğruluğu ve portala girilmesinin gerekliliği
Portala bilgi girişi kurallarına uyulup uyulmadığı
Editör, düzeltilmesi için yazara geri gönderebilir, kendisi düzenleyip
onaylayabilir ya da direkt onaylayabilir. Tüm bu sistem hareketleri
otomatik mailleşme ile ilgili kişileri bilgilendirecek şekilde olmalıdır.

11. Dikkat Edilmesi Gereken Konu Başlıkları ve Önlemler
“Üretim Yönetim Sistemi” kitabından alınmıştır, Şevket AKPINAR, İzmir 2014
Editör onayından sonra “bilgi” yine de kullanıma açılmaz. Bilgi ve
paylaşımı gerçekten önemlidir ancak bunun belirli kurallar dahilinde
olması gerekir. Sistem Yöneticisi bu aşamada ikinci onay mekanizmasıdır.
O’nun onayından sonra bilgi sistemdeki yerini alır ve tüm kullanıcılara
ilgili bilginin portala eklendiğine dair bilgi maili gider.
Çalışanların, portal içinde bilgi arama konusunda alışkanlık kazanması
zamanla (ve üst yönetimin desteği ve itici gücüyle) olacaktır. Aslında bu
ve 8nci madde belki de bu işin en zor ve en çok ısrarcı davranılması
gerekilen kısmıdır. Bölüm QAPD toplantılarında veya diğer bölüm
toplantılarında Bölüm Müdürleri “portal’da bununla ilgili bilgi var mı,
incelediniz mi?” şeklinde hatırlatmalar ve yönlendirmeler yapmalıdır.
Kullanılmayan bilgi girişleri can sıkıcı olacaktır.

12. Dikkat Edilmesi Gereken Konu Başlıkları ve Önlemler
“Üretim Yönetim Sistemi” kitabından alınmıştır, Şevket AKPINAR, İzmir 2014
Yapılan çalışmaların portala girişi de tıpkı yukarıdaki maddede bahsedildiği gibi özellikle
Bölüm Müdürlerinin yönlendirmeleriyle alışkanlık haline gelir. Buna destek olarak da
kişisel hedefler belirlenebilir (portala senede kişi başı 3 rapor/bilgi girmek vb. Bu
hedefin, girilen bilginin niteliğini düşürmemesi iki onay mekanizması ile önlenmelidir).
Bilgi konu başlıkları aşağıdaki gibi olabilir;
Teknik Rapor: Tüm iyileştirme çalışmalarının ana başlık adıdır.
Seyahat Raporu: Herhangi bir nedenle tedarikçilere, resmi ve özel kurumlara
yapılan ziyaretlerin detaylarını içeren bir dokümandır. Görüşülen kişilerin iletişim
ve adres bilgilerinin yanında, kayıt altına alınması gereken tüm önemli konuları
içermelidir.
Müşteri Ziyareti Raporu: Herhangi bir nedenle yapılmış olan periyodik ve/veya
problem tespiti ziyaretlerinin detaylarını (müşteri istekleri, müşterinin beklediği
aksiyonlar) içeren bir dokümandır.
Benchmark Raporu: Yapılan tüm benchmark çalışmaları bu başlık altında toplanır.

13. Dikkat Edilmesi Gereken Konu Başlıkları ve Önlemler
“Üretim Yönetim Sistemi” kitabından alınmıştır, Şevket AKPINAR, İzmir 2014
Dış Bilgi Raporları: Bilgi sadece üretilmez. Bazen satın alınır (bir firma satın alarak
ya da know-how anlaşması yaparak) bazen de kiralanır (bir danışman tutarak ya da
çözüm ortağı ile ortak proje yaparak). İşte bu başlık, geçici süreyle yapılan bu ortak
çalışmaların ki bunlar nispeten daha maliyetli bilgilerdir, kayıt altına alındığı rapor
başlığı olacaktır.

14. Bilgi Akış Şematiği
“Üretim Yönetim Sistemi” kitabından alınmıştır, Şevket AKPINAR, İzmir 2014

15. Bilgi Yönetim Sistemi Performans Ölçümü
“Üretim Yönetim Sistemi” kitabından alınmıştır, Şevket AKPINAR, İzmir 2014
Bir Üretim Yönetim Sisteminin temel amaçlarından veya
öncelikle çözmesi gereken sorunlardan biri
“standartlaştırmaktır”. Standartlaştırmak denince aklımıza
sadece süreçler ya da operasyonel talimatlar gelmemelidir.
Daha global düşündüğümüzde, bilgi’nin bile en azından
bilgi girişi ve bilgi aramanın da standardizasyon
aşamasından geçmesi ve değer yaratan bir argüman haline
gelmesi gerekir. Bilgi Yönetimi, doğru uygulandığında bunu
sağlayacaktır. Başarısının ölçümü maalesef bir OEE ölçümü
kadar kolay olmayacaktır ancak zaman içerisinde Pazar
içindeki konumumuzu sağlamlaştıracak bir alt sistemdir.
Yandaki grafikte, kurumlarda bilginin hangi aşamada ve
hangi kalitede olduğunu görebiliriz. Amaç, yapısal bilgi
oranını arttırabilmektir. Ve bu amaca yapılan hizmetin
ölçülmesi için kişi ve bölüm bazında hazırlanan rapor
sayıları KPI olarak takip edilmelidir.

16. “Üretim Yönetim Sistemi” kitabından alınmıştır, Şevket AKPINAR, İzmir 2014