Fastighetskontoret i Göteborgs stad har med ett processorienterat utvecklingsarbete effektiviserat förvaltningsprocesser med mobilitet som möjliggörare. Genom en mobil iPad-lösning, som Sigma varit med att ta fram, kommer arbetet med tillsyn och skötsel att underlättats. Ta chansen att få veta mer om hur det gick till! Katerina Landin arbetar som managementkonsult och har flerårig erfarenhet från verksamhetsutveckling inom forskning, universitet och kommun. Marie Klemets är chef för Sigmas managementkonsulter i Väst. Hon har själv en gedigen bakgrund inom organisations- och verksamhetsutveckling, med flera böcker inom området på sitt samvete.

1. SIGMA Tjänster
Från processer till mobila lösningar
- en resa i tiden
Katerina Landin
Marie Klemets

2. ~340 bebyggda fastigheter
Tillsyn & Skötsel
2

3. Dagens resa
1. Resultat och effekter
2. Tillvägagångssätt
3. Summering
3

4. Så här spännande är det med
processutveckling!
4

5. 5

6. Systematiskt processorienterat kvalitetsarbete
Smarta arbetssätt
6

7. Från problem till effekter
KVALITET SÖKBARHET BESLUTSUNDERLAG
TIDSBESPARING SÄKRARE7BUDGET SPARA MILJÖN

8. Existensberättigande
8

9. Var började resan?
Kvalitet i förvaltning:
Att tydliggöra förvaltningsorganisationens processer och rutiner
där processynsättet är grundläggande.
Utifrån processerna och det värde de skapar utformas sedan
rutiner, roller och ansvar.
Planering och prioritering på lång sikt
9

10. Skulle du vilja vara
kund till det du gör??
10

11. Vår metod
Utarbeta
Genomföra
Kvantifiera förbättringsförslag
Analysera nuläget beslutade
processen och önskad
förbättringar
framtida process
Utarbeta
Genomföra
Analysera Kvantifiera
förbättringsförslag
och önskad beslutade
nuläget processen framtida
förbättringar
process
11

12. Nulägesanalys
MENTALA SKÖTSELPLANER!
12

13. Vägen framåt
Kvantifiering Vision
7
Ta emot plan inkl. Stämma av mot Finns tillräckligt med Informera om
resurser?
Ja
tider för befintliga resurser resursläget
resursplanering
5 Möte
Nej
4
Sammanställa Utvärdera insamlad
3 6
Utföra besiktning infomaterial fakta mot generella
Beställa besiktning Tids och kostnads-
(med generella skötsellistan. Vid
listan som grund) behov uppskatta varje
Nej skötsel och tillsyns Informera berörda
8 Uppföljningsmöte om resurser ej räcker till
4 åtgärd (som ev. inte
Utvärdera insamlad täcks in av avtal)
2 3 Finns Sammanställa
3 fakta mot generella
Ta fram FFs mål Ta fram fakta om besiktningsprotokoll Ja infomaterial Ja
tillgängligt Kalla till möte skötsellistan
med objektet objektet (med generella
Anpassa skötselplan Anpassa skötselplan
listan som grund) 6
Tidsuppskatta varje Lösa med intern Upphandla externa Kapa frekvens
Nej resurser?
Nej börskötsel?
Nej Rekrytering? Ja Rekryteringsprocessen
4 skötsel och tillsyns förflyttning?-
Sammanställa Utvärdera insamlad åtgärd
infomaterial fakta mot generella
skötsellistan Anpassa skötselplan Ja Ja
(med generella 6 Anpassa skötselplan
listan som grund) Gör ev.
kostnadsbedömning Uppdatera FFBeda
för externa åtgärder Upphandla externa
med rätt tekniker
som hamnar resurser XXXXX
per objekt
utanför avtal
Skötselplan
Nej samt
Ja Beställning till
Nej skötsel-
processen
10
7 9 Göra slutlig
Externa åtgärder Stämma av mot
Ta emot plan inkl. utanför avtal?
Ja Inom budget Ja Återkoppla mot sammanställning i
budgeten
tider för remiss objektmålen FFBeda el liknande
system.
Nej
13

14. Skötselplaner - mobilitet
14

15. Kritiska framgångsfaktorer
Ledningens stöd Engagemang
Extern drivning
15

16. Kritiska framgångsfaktorer
Ledningens stöd Engagemang
FOKUS & TEMPO
Extern drivning
16

17. Beslutsunderlag
Pengabesparing
Det blir ett nytt
roligare sätt att
Tidsbesparing jobba på Sparar miljön
Ett sätt att göra
Vi sparar tid
rätt saker
Vi får tydlighet i Kan vi inte gå ut
vad som skall och handla våra
göras Tack snälla för att
iPads nu?!
ni hjälpt oss ta
fram det här
Kvalitet
Sökbarhet
17

18. Nästa steg
18

19. Processutveckling är grunden till bra verksamhetsnära appar
19

20. 20