Sistem fail yang boleh digunakan pakai di sekolah-sekolah.

1. 08/01/2011 A.RAHIM / JNS/ PENINGKATAN PROFESIONALISME SISTEM FAIL Oleh NORAIDAH BINTI HJ OTHMAN GURU KAUNSELING CEMERLANG SM K ST FRANCIS KONVENT (M)

2. 08/01/2011 A.RAHIM / JNS/ PENINGKATAN PROFESIONALISME OBJEKTIF CERAMAH Di akhir ceramah ini peserta diharap akan dapat: Memahami apa yang dimaksudkan dengan sistem fail; dan Menggunakan pengetahuan ini untuk mengurus ,menyediakan fail bersistem yang betul dan piawai bagi penyimpanan rekod dan dokumen.

3. 08/01/2011 A.RAHIM / JNS/ PENINGKATAN PROFESIONALISME KEGUNAAN REKOD-, Sejarah-tamadun Cina(laksamana Cheng Ho/Shih Hwang Ti dan Princess Dowager); Maklumat- kes-kes dirujuk atau maklumat yang lama disimpan; Bahan bukti-minit mesyuarat/keputusan; Rujukan, penyelidikan dan kajian

4. 08/01/2011 A.RAHIM / JNS/ PENINGKATAN PROFESIONALISME DEFINISI SISTEM FAIL Proses menyimpan segala rekod dan dokumen untuk simpan selamat atau satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir Satu proses Klasifikasi, Penyusunan, Penyimpanan Dan Pelupusan Rekod supaya mudah diperolehi dengan cepat bila dikehendaki;

5. 08/01/2011 A.RAHIM / JNS/ PENINGKATAN PROFESIONALISME Sumber Rujukan AutentikSumber Sebenar Arahan Perkhidmatan Bab 4: Fail Memail; Sistem Fail Institut Aminuddin Baki; dan Sistem Fail Jabatan Pendidikan Negeri

6. 08/01/2011 A.RAHIM / JNS/ PENINGKATAN PROFESIONALISME Ciri-ciri Sistem Fail Bersistem; Mudah dirujuk; Mudah diperolehi Selamat Kes rujukan: HRD UiTM / SMM/ SKSL

7. 08/01/2011 A.RAHIM / JNS/ PENINGKATAN PROFESIONALISME Prinsip-prinsip Sistem Fail Memail Fail manila kad tidak banyak menggunakan ruang; Mudah disedia dan mudah disimpan; Murah dan mudah diperolehi; Cara mudah diperluas dan dipakai berterusan; Rekod mudah dicari bila diperlukan; Cross reference –maklumat berkaitan dimasukkan dalam fail berkenaan.

8. 08/01/2011 A.RAHIM / JNS/ PENINGKATAN PROFESIONALISME Pengkelasan Fail Memberi Tajuk Fail: Kurikulum; Ko-kurikulum; Hal Ehwal Pelajar; Perjawatan dan Perkhidmatan Kakitangan; Kewangan dan Akaun;

9. 08/01/2011 A.RAHIM / JNS/ PENINGKATAN PROFESIONALISME Sambungan……………. Pentadbiran Am Sekolah Perhubungan Masyarakat; Kemudahan Fizikal; Asrama; Audit

10. 08/01/2011 A.RAHIM / JNS/ PENINGKATAN PROFESIONALISME Sambungan…………….. Kurikulum Jadual Waktu / Latihan Mengajar; Peperiksaan; Laporan Jemaah Nazir Sekolah; Alat Bantu Mengajar; Pengurusan Panitia Mata Pelajaran; Pusat Sumber Sekolah/Perpustakaan

11. 08/01/2011 A.RAHIM / JNS/ PENINGKATAN PROFESIONALISME Fail-fail Kokurikulum Persatuan Ikhtisas; Pertubuhan Beruniform / sukarela; Kelab Sukan; Pameran; Kelas Tambahan Sukan; Hari Ucapan; Majalah Sekolah Koperasi Sekolah

12. 08/01/2011 A.RAHIM / JNS/ PENINGKATAN PROFESIONALISME Fail fail Hal Ehwal Murid Disiplin; Panduan dan Kerjaya; Kesihatan; Kemasukan Murid; Pertukaran Murid; Berhenti Sekolah; Lawatan

13. 08/01/2011 A.RAHIM / JNS/ PENINGKATAN PROFESIONALISME Sambungan……………… Pinjaman Buku Teks; Biasiswa; Keselamatan;

14. 08/01/2011 A.RAHIM / JNS/ PENINGKATAN PROFESIONALISME Perjawatan Dan Perkhidmatan Kakitangan Peribadi; Surat Pekeliling; Perlantikan Jawatan

15. 08/01/2011 A.RAHIM / JNS/ PENINGKATAN PROFESIONALISME Tahap Fail : Mengikut Warna Fail Putih : Terbuka dan terhad; Hijau: SULIT untuk fail individu (guru); Merah Jambu: Rahsia (maruah negara); dan Kuning: Rahsia Besar . Berpalang merah di sebelah luar kulit. Keselamatan negara bagi kes-kes ISA Sampul Kecil: sebagai langkah sementara jika fail sebenar tidak dapat dikesan. Selepas fail dijumpai masukkan sebagai satu kandungan dan direkod pada kertas minit

16. 08/01/2011 A.RAHIM / JNS/ PENINGKATAN PROFESIONALISME Perkara 53 © :FAIL TERHAD- PUTIH Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara langsung atau tidak langsung atau tidak kepada akhbar atau sesiapa yang tidak dibenarkan

17. 08/01/2011 A.RAHIM / JNS/ PENINGKATAN PROFESIONALISME Perkara 53 (b): Rahsia atau Sulit Dokumen ini ialah hak milik Kerajaaqn Malaysia/Negeri….dan dimaksudkan bagi makluman orang-orang yang perlu mengetahui kandungannya dalam masa menjalankan tugas-tugas rasmi mereka. Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara langsung atau tidak kepada akhbar atau sesiapa yang tidak dibenarkan

18. 08/01/2011 A.RAHIM / JNS/ PENINGKATAN PROFESIONALISME 53(a): RAHSIA BESAR Dokumen ini ialah hak milik kerajaan Malaysia/negeri…dan dimaksudkan bagi makluman…….sendiri dan lain-lain pegawai yang perlu mengetahui kandunganya dalam masa menjalankan tugas-tugas rasmi mereka. Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara langsung atau tidak langsung kepada akhbar atau sesiapa yang tidak dibenarkan.

19. 08/01/2011 A.RAHIM / JNS/ PENINGKATAN PROFESIONALISME Kenyataan lain selain dari 53 (a) (b) dan © Sesiapa yang menjumpai dokumen ini adalah dikehendaki oleh undang-undang menyerahkannya kepada Pejabat daerah, Balai Polis atau Pejabat Angkatan tentera untuk dihantar ke Pejabat Pegawai keselamatan Kerajaan beserta dengan keterangan-keterangan termasuk tarikh, masa, tempat dan bagaimana dijumpai. Menyimpan atau membinasakan dokumen ini dengan tiada kebenaran adalah satu kesalahan di bawah Akta Rahsia Rasmi, 1972

20. 08/01/2011 A.RAHIM / JNS/ PENINGKATAN PROFESIONALISME Cara Membuka Fail Namakan Fail- MESYUARAT PANITIA; Nomborkan –bersistem SMSS 01/05/01; Tebuk lubang 1 inci dengan penebuk; Kertas minit di sebelah kiri kulit -rujukan; Dokumen pertama sebelah kanan-sistem; Masukkan dalam lubang yg ditebuk-selamat; Masukkan dalam benang - selamat

21. 08/01/2011 A.RAHIM / JNS/ PENINGKATAN PROFESIONALISME Pernomboran dokumen Dari kanan ke kiri; Surat keluar- pen biru/hitam; Surat masuk – pen merah; Catatkan di kertas minit – rujukan; Tulis ikut lajur bertajuk

22. 08/01/2011 A.RAHIM / JNS/ PENINGKATAN PROFESIONALISME Tutup Fail 100 dokumen sehelai; atau tebal fail satu inci; Nombor fail baru sama SMSS/01/05/01/01 tambah JLD.11 Fail lama ikat dengan tali putih; Letak belakang fail baru

23. 08/01/2011 A.RAHIM / JNS/ PENINGKATAN PROFESIONALISME Jangka Hayat Fail Lama Lima tahun –kajian keperluan ( simpan,pindah, musnah); Selepas 5 tahun tulis surat kepada Arkib Negara; Jika tiada jawapan simpan selamat ditempat khas untuk rujukan.

24. 08/01/2011 A.RAHIM / JNS/ PENINGKATAN PROFESIONALISME Senarai Fail Panitia Minit Mesyuarat Panitia Surat-menyurat dan pekeliling-pekeliling Sukatan dan Huraian Sukatan Pelajaran Rancangan pelajaran tahunan Maklumat/Jadual peribadi setiap ahli panitia Penyeliaan pengajaran dan pembelajaran Semakan kerja bertulis Kewangan dan inventori(daftar stok) Bank-bank soalan Program-program panitia Fail timbul

25. 08/01/2011 A.RAHIM / JNS/ PENINGKATAN PROFESIONALISME Senarai Nama Ahli Panitia Nama Guru: Gred: Opsyen: Kelas-kelas Diajar: Kursus yang dihadiri:

26. 08/01/2011 A.RAHIM / JNS/ PENINGKATAN PROFESIONALISME Isu-isu Tiada buku peredaran/pergerakan fail; Sistem tidak tekal; Fail berpindah bersama guru; Bawa balik ke rumah; Tiada pemantauan dokumen secara berterusan; Dokumen tidak dimasukkan ikut tajuk.

27. 08/01/2011 A.RAHIM / JNS/ PENINGKATAN PROFESIONALISME Kepentingan Sistem Fail Imej pengurusan sekolah yang berkualiti DO IT RIGHT THE FIRST TIME Beri implikasi positif

28. 08/01/2011 A.RAHIM / JNS/ PENINGKATAN PROFESIONALISME Rumusan Setiap organisasi memerlukan sistem penyimpanan rekod yang baik. Sekolah yang berkualiti adalah sekolah yang dapat menampilkan imej pengurusan yang bermutu tinggi melalui pendokumentasian maklumat dan rekod. Sistem Fail adalah salah satu kriteria kualiti yg mesti bersistem, mudah dirujuk, mudah diperolehi dan selamat.

29. 08/01/2011 A.RAHIM / JNS/ PENINGKATAN PROFESIONALISME Jika ada pertanyaan sila hubungi: JEMAAH NAZIR DAN JAMINAN KUALITI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA ARAS 3,4,5 & 6, BLOK E 15 KOMPLEKS KERAJAAN PARCEL E PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN 62604 PUTRAJAYA: Tel 03-88844161

30. 08/01/2011 A.RAHIM / JNS/ PENINGKATAN PROFESIONALISME atau JEMAAH NAZIR DAN JAMINAN KUALITI SABAH, KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA TINGKAT 7, BLOK B, BANGUNAN KWSP KOTA KINABALU. TEL : 088-236191

31. 08/01/2011 A.RAHIM / JNS/ PENINGKATAN PROFESIONALISME Soyah makan sirih Sekian, terima kasih.