1. Titolo della presentazione
Avv. Simonetta Zingarelli – Avv. Sarah Ungaro
NUOVE PROFESSIONI
DIGITALI:
IL RESPONSABILE DELLA
CONSERVAZIONE
DOCUMENTALE

2. Titolo della presentazione
Sistema di gestione e conservazione informatica dei documenti
Sviluppo di
un sistema
informatico
Analisi
organizzativa
Analisi dei
processi di
gestione dei flussi
documentali
-Mappatura
processi
- Rilevazione ruoli
e responsabilità
Reingegnerizzazione
di tutti i
procedimenti
- Ridefinizioni ruoli e
responsabilità
- Analisi
costi/benefici
Change Management
Formazione
Comunicazione
Conservazione
digitale
Sicurezza
informatica
privacy
D. Lgs
231/2001

3. Titolo della presentazione
I problemi del documento informatico e la conservazione
- necessità della formazione del personale
- riorganizzazione di tutti i processi
- necessità di nuovo hardware e software
- presenza di una normativa in costante evoluzione
Possibilità di procedere parzialmente nel
processo (inevitabile) di conservazione digitale e
di affidarsi a terzi, esternalizzando alcuni servizi

4. Titolo della presentazione 4
PRINCIPALI FONTI NORMATIVE IN MATERIA DI DIGITALIZZAZIONE DOCUMENTALE
Conservazione digitale:
- Codice della Pubblica Amministrazione Digitale (D. Lgs. 82/2005)
- Codice della Privacy (Allegato B del D. Lgs. 196/2003)
- Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004 n. 11 (regole conservazione)
- DPCM del 22 febbraio 2013 (Regole tecniche in materia di generazione,
apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali, ai
sensi degli articoli 20, comma 3, 24, comma 4, 28, comma 3, 32, comma 3,
lettera b) , 35, comma 2, 36, comma 2, e 71).
- Nuove regole tecniche

5. Titolo della presentazione
Le regole generali…
(Codice dell’amministrazione digitale e Regole tecniche in vigore)

6. Titolo della presentazione
ART. 42 CAD (Dematerializzazione dei documenti delle
pubbliche amministrazioni )
1. Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di
rapporto tra costi e benefici il recupero su supporto
informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia
obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla
predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli
archivi cartacei con archivi informatici, nel rispetto delle regole
tecniche adottate ai sensi dell’articolo 71.

7. Titolo della presentazione
ART. 43 CAD (Riproduzione e conservazione dei documenti)
1. I documenti degli archivi, le scritture contabili, la
corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui e‘ prescritta
la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su
supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di
legge, se la riproduzione e la conservazione nel tempo sono
effettuate in modo da garantire la conformita' dei documenti agli
originali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi
dell'art. 71.
3. I documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per
legge o regolamento, possono essere archiviati per le esigenze
correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo
permanente con modalità digitali, nel rispetto delle regole
tecniche stabilite ai sensi dell'art. 71.
La conservazione digitale non è una scelta eventuale, ma un dovere!

8. Titolo della presentazione
Art. 44 CAD (Requisiti per la conservazione dei documenti informatici)
1. Il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura:
a) l’identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e
dell’amministrazione o dell’area organizzativa omogenea di riferimento di cui
all’articolo 50, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 28
dicembre 2000, n. 445;
b) l’integrità del documento;
c) la leggibilità e l’agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni
identificative, inclusi i dati di registrazione e di classificazione originari;
d) il rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 del
decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e dal disciplinare tecnico pubblicato
in Allegato B a tale decreto.
Chiave interpretativa per la normativa sulla conservazione digitale

9. Titolo della presentazione
Art. 44, comma 1 bis CAD (Requisiti per la conservazione dei documenti
informatici) - NEW
Il sistema di conservazione è gestito da un responsabile che opera d’intesa con
il responsabile del trattamento dei dati personali di cui all’articolo 29 del
decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e, ove previsto, con il responsabile
del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi
documentali e degli archivi di cui all’articolo 61 del decreto del Presidente della
Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, nella definizione e gestione delle attività
di rispettiva competenza.
Conservatore
ArchivistaPrivacy
La conservazione
digitale si fa in tre!

10. Titolo della presentazione
51. CAD Sicurezza dei dati.
1. Le norme di sicurezza definite nelle regole tecniche di cui
all'articolo 71 garantiscono l'esattezza, la disponibilità,
l'accessibilità, l'integrità e la riservatezza dei dati.
2. I documenti informatici delle pubbliche amministrazioni devono
essere custoditi e controllati con modalità tali da ridurre al
minimo i rischi di distruzione, perdita, accesso non autorizzato o
non consentito o non conforme alle finalità della raccolta.
Non c’è conservazione senza sicurezza informatica

11. Titolo della presentazione
Normativa vigente applicabile:
- Codice dell’Amministrazione Digitale
- Codice Privacy
- Dpcm 3 dicembre 2013 che sostituisce la Deliberazione CNIPA
n. 11/2004

12. Titolo della presentazione
Uno sguardo alla deliberazione CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004
Suddivisione
della normativa
in due
macroaree
Documenti analogici [documento formato
utilizzando una grandezza fisica che assume valori
continui, come le tracce su carta (esempio:
documenti cartacei), come le immagini su film
(esempio: pellicole mediche, microfiche,
microfilm), come le magnetizzazioni su nastro
(esempio: cassette e nastri magnetici audio e
video). Si distingue in documento originale e
copia]
Documenti informatici (la rappresentazione
informatica di atti, fatti o dati giuridicamente
rilevanti)
documento analogico originale: documento analogico che può essere unico oppure non unico
se, in questo secondo caso, sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o
documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi;

13. Titolo della presentazione
Art. 3 Deliberazione CNIPA
Processo di conservazione sostitutiva di documenti informatici
1. Il processo di conservazione sostitutiva di documenti informatici,
anche sottoscritti, così come individuati nell'art. 1, lettera f), e,
eventualmente, anche delle loro impronte, avviene mediante
memorizzazione su supporti ottici e termina con l'apposizione,
sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente
una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento
temporale e della firma digitale da parte del responsabile della
conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo.

14. Titolo della presentazione
Art. 4 Deliberazione CNIPA
Processo di conservazione sostitutiva di documenti analogici
1. Il processo di conservazione sostitutiva di documenti analogici avviene
mediante memorizzazione della relativa immagine direttamente sui supporti
ottici, eventualmente, anche della relativa impronta, e termina con
l'apposizione, sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica
contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del
riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della
conservazione che attesta così il corretto svolgimento del processo.
2. Il processo di conservazione sostitutiva di documenti analogici originali
unici si conclude con l'ulteriore apposizione del riferimento temporale e
della firma digitale da parte di un pubblico ufficiale per attestare la
conformità di quanto memorizzato al documento d'origine.
3. La distruzione di documenti analogici, di cui è obbligatoria la
conservazione, è consentita soltanto dopo il completamento della
procedura di conservazione sostitutiva, fatto salvo quanto previsto al
comma 4 dell'art. 6 del decreto del Presidente della Repubblica 28
dicembre 2000, n. 445

15. Titolo della presentazione
Regole tecniche (DPCM 3 dicembre 2013) in materia di sistema di
CONSERVAZIONE ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter,
comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44 –bis e 71, comma 1, del Codice
dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n.82 del 2005.
Pubblicate in Supplemento ordinario alla G.U. n. 59 del 12 marzo 2014 del che
sostituiscono le attuali regole tecniche contenute nella Deliberazione CNIPA n.
11/2004 del 19 febbraio 2004, recante “Regole tecniche per la riproduzione e
conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità
dei documenti agli originali

16. Titolo della presentazione
Il sistema di conservazione (art 3)
Attuazione di quanto previsto dall’articolo 44, comma 1, del Codice
Il sistema di conservazione consiste nell’adozione di regole, procedure e tecnologie al
fine di garantire le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità,
reperibilità dei seguenti oggetti informatici:
a. i documenti informatici e i documenti amministrativi informatici con i metadati ad
essi associati;
b. i fascicoli informatici ovvero le aggregazioni documentali informatiche con i
metadati ad essi associati, contenenti i riferimenti che univocamente identificano i
singoli oggetti documentali che appartengono al fascicolo o all’aggregazione
documentale.
La conservazione va dalla presa in carico dell'oggetto da conservare fino
all'eventuale suo scarto.
Il sistema di conservazione garantisce l’accesso all’oggetto conservato, per il periodo
prescritto dalla norma, indipendentemente dall’evolversi del contesto tecnologico.
METADATI: insieme di dati associati a un documento informatico, o a un fascicolo informatico, o ad
un'aggregazione documentale informatica per identificarlo e descriverne il contesto, il contenuto e la
struttura, nonché per permetterne la gestione nel tempo nel sistema di conservazione; tale insieme è
descritto nell’allegato 5 del presente decreto

17. Titolo della presentazione
Ruoli e responsabilità
Sistema di
Conservazione
Responsabile della Conservazione
Produttore Utente
 Produttore: persona fisica o giuridica che dispone delle informazioni da
conservare
 Responsabile della Conservazione: definisce e attua le politiche
complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con
piena responsabilità e autonomia
 Utente: persona fisica o giuridica che richiede accesso ai documenti
presenti nel sistema di conservazione al fine di acquisire informazioni di
interesse

18. Titolo della presentazione
Gli oggetti della conservazione sono organizzati in
PACCHETTI INFORMATIVI
Tipologie di pacchetti informativi (art. 4)
Pacchetto di versamento : il pacchetto inviato ad un sistema di conservazione
dal Produttore. Di solito, la sua forma e il suo contenuto sono concordati tra il
Produttore e il Conservatore
Pacchetto di archiviazione : il pacchetto conservato in un sistema di
conservazione. È derivato dalla trasformazione di uno o più Pacchetti di
versamento a scopo di conservazione
Pacchetto di distribuzione:il pacchetto inviato ad un Utente da un sistema di
conservazione.

19. Titolo della presentazione
Rapporto di versamento
Viene rilasciato dal sistema di conservazione, anche in automatico, successivamente
alla presa in carico e alla verifica del pacchetto di versamento.
Viene univocamente identificato e conservato dal sistema di conservazione.
Contiene un riferimento temporale e una o più impronte del pacchetto di versamento.
Può essere firmato digitalmente dal responsabile della conservazione (consigliabile ove
viene rilasciato da un outsourcer)

20. Titolo della presentazione
I modelli organizzativi per la conservazione (art. 5)
Il sistema di conservazione funziona secondo modelli organizzativi distinti da
quelli di gestione documentale.
La conservazione può essere svolta all'interno della stessa struttura organizzativa
che produce il documento da conservare.
In alternativa può essere affidata, in modo totale o parziale, all'esterno
(Outsourcing) mediante contratto o convenzione di servizio che preveda l'obbligo
del rispetto del manuale della conservazione. L'outsourcer assumerà il ruolo di
responsabile esterno del trattamento dei dati. (art. 6, commi 7 e 8)
Le Pubbliche Amministrazioni realizzano i propri processi di conservazione
all'interno delle struttura organizzativa che produce il documento o affidando i
processi a conservatori accreditati ai sensi dell'art. 44-bis del CAD (art. 5, comma
3)

21. Titolo della presentazione
Dal “nuovo” Codice della Amministrazione Digitale:
Art. 44, comma 1 ter (Requisiti per la conservazione dei documenti
informatici) - NEW
Il responsabile della conservazione può chiedere la conservazione dei
documenti informatici o la certificazione della conformità del relativo processo
di conservazione a quanto stabilito dall’articolo 43 e dalle regole tecniche ivi
previste, nonché dal comma 1 ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono
idonee garanzie organizzative e tecnologiche.
Possibilità anche per la P.A. di affidare in outsourcing i processi di
conservazione digitale e ottenere la “certificazione di conformità” dei
relativi processi!

22. Titolo della presentazione
Dal “nuovo” Codice della Amministrazione Digitale:
Art. 44 bis (Conservatori accreditati) - NEW
1. I soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei
documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto
di terzi ed intendono conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti
del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, chiedono
l’accreditamento presso DigitPA.
2. Si applicano, in quanto compatibili, gli articoli 26, 27, 29, ad eccezione del
comma 3, lettera a) e 31.
3. I soggetti privati di cui al comma 1 sono costituiti in società di capitali con
capitale sociale non inferiore a euro 200.000.
Vi è ora la possibilità di far accreditare presso DigitPA i
propri processi di conservazione sotto il profilo della
sicurezza e della qualità (nel rispetto, quindi, di una serie
di misure di sicurezza che variano a seconda della
tipologia del dato trattato e degli strumenti utilizzati).

23. Titolo della presentazione
Art. 5 Del. CNIPA
(sostituito dall’art. 7 del DPCM 3 dicembre
2013)

24. Titolo della presentazione
Art. 5 (Del. 11 CNIPA) Responsabile della conservazione
1. Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva:
a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione
della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare, della quale
tiene evidenza. Organizza conseguentemente il contenuto dei supporti ottici e
gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità che ne garantiscono la corretta
conservazione, anche per consentire l'esibizione di ciascun documento conservato;
b) archivia e rende disponibili, con l'impiego di procedure elaborative, relativamente
ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti informazioni:
1) descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti;
2) estremi identificativi del responsabile della conservazione;
3) estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile
della conservazione, con l'indicazione dei compiti alle stesse assegnati;
4) indicazione delle copie di sicurezza; (continua…)

25. Titolo della presentazione
c) mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle
eventuali diverse versioni;
d) verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione;
e) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al
processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di
memorizzazione;
f) richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento,
assicurando allo stesso l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle
attività al medesimo attribuite;
g) definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare per l'apposizione del
riferimento temporale;
h) verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l'effettiva
leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto
o sostitutivo del contenuto dei supporti.
(continua)

26. Titolo della presentazione
Pertanto, gli obblighi imposti al responsabile della conservazione (i quali
paiono essere prevalentemente tecnico-informatici e non più solo
operativo-fisici), analiticamente elencati al primo comma dell’art. 5 della
deliberazione CNIPA attengono ad ambiti eterogenei, che si sostanziano
nel compimento delle seguenti attività (tutte delegabili):
• attività di programmazione e di natura esecutiva;
• attività di mantenimento, di verifica e di controllo;
• attività di documentazione e di studio normativo;
• attività di protezione e sicurezza.

27. Titolo della presentazione
Il responsabile della conservazione secondo le nuove regole in tecniche
Opera d'intesa con:
- il responsabile del trattamento dei dati personali
- il responsabile della sicurezza
- il responsabile dei sistemi informativi (solo Pa centrali)
- il responsabile (o coordinatore) della gestione documentale (solo Pa)
Compiti del responsabile della conservazione
a. definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione
della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in
conformità alla normativa vigente;
b. gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla
normativa vigente;
c. genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di
conservazione;

28. Titolo della presentazione
Compiti del responsabile della conservazione
d. genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica
qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;
e. effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
f. assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità
degli archivi e della leggibilità degli stessi;
g. al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure
per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle
registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe
misure con riguardo all’obsolescenza dei formati;
h. provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi
del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;
i. adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione;

29. Titolo della presentazione
Compiti del responsabile della conservazione
l. assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo
intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per
l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
m. assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e
le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;
n. provvede, nel caso di amministrazioni statali, al versamento dei documenti
conservati all’archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto
previsto dalle norme vigenti;
o. predispone il manuale di conservazione e ne cura l’aggiornamento periodico
in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici
rilevanti.

30. Titolo della presentazione
Il responsabile della conservazione
Il responsabile della conservazione può richiedere di certificare la conformità, al
Cad e alle regole tecniche, del proprio processo di conservazione
Nelle Pa il ruolo del Responsabile della conservazione:
DEVE essere svolto da un dirigente o da un funzionario formalmente designato
PUO' essere svolto dal responsabile (o dal coordinatore) della gestione
documentale

31. Titolo della presentazione
Il responsabile della conservazione
- Il responsabile della conservazione definisce e attua le politiche complessive
del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità
ed autonomia, in relazione al modello organizzativo adottato.
- Il responsabile della conservazione, sotto la propria responsabilità, può
delegare lo svolgimento del processo di conservazione o di parte di esso ad uno
o più soggetti di specifica competenza ed esperienza in relazione alle attività ad
essi delegate. Tale delega è formalizzata, esplicitando chiaramente il contenuto
della stessa, ed in particolare le specifiche funzioni e competenze affidate al
delegato.
- La conservazione può essere affidata ad un soggetto esterno, secondo i modelli
organizzativi di cui all’articolo 5, mediante contratto o convenzione di servizio
che preveda l’obbligo del rispetto del manuale di conservazione predisposto dal
responsabile della stessa.

32. Titolo della presentazione
Criteri di scelta di un buon responsabile:
la capacità di fornire una prestazione altamente qualificata e specifica;
l’esperienza del fornitore nella conservazione sostitutiva in generale e, in
particolare, per la specifica tipologia di documenti da conservare (nel caso,
ad esempio, si tratti di documenti sanitari da conservare, sarà opportuno
verificare la particolare esperienza del fornitore nella conservazione
sostitutiva di tali documenti);
la conoscenza ed il rispetto della normativa privacy, anche in considerazione
della nuova formulazione dell’art. 44 del Codice dell’Amministrazione
digitale;
il possesso di eventuali certificazioni sui servizi proposti;
il prezzo del servizio;
le referenze;

33. Titolo della presentazione
le garanzie tecnologiche e di sistema offerte dal fornitore in relazione agli standard di
sicurezza informatica, per esempio, in riferimento alla protezione dei dati personali e delle
informazioni scambiate. Per quanto concerne la sicurezza informatica della globalità del
sistema di conservazione, le norme ISO/IEC 27001 e 27002 e la specifica ETSI TS 102 573
(“Policy requirements for trust service providers signing and/or storing data for digital
accounting”) dettano le condizioni per la gestione e valutazione di sistemi sicuri ed affidabili
per la conservazione elettronica delle informazioni;
il livello di professionalità del personale;
polizze assicurative a copertura dei rischi di custodia
le dimensioni ed il grado di umidità dei locali in cui saranno conservati gli eventuali
documenti analogici non distrutti in seguito al processo di conservazione, verificando
preventivamente che siano stati rispettati gli standard richiesti dalla normativa europea;
l’eventuale accreditamento del fornitore ex art. 44-bis del CAD, così come modificato dal
D.lgs. 235/2010.

34. Titolo della presentazione
Il Manuale della conservazione
Art. 8
Il manuale di conservazione illustra dettagliatamente l’organizzazione, i
soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la
descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle
infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra
informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo,
del sistema di conservazione.
Diviene obbligatoria la sua redazione

35. Titolo della presentazione
Il Manuale della conservazione
Contenuto minimo obbligatorio
a. i dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la responsabilità del sistema di
conservazione, descrivendo in modo puntuale, in caso di delega, i soggetti, le funzioni e gli
ambiti oggetto della delega stessa;
b. la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle responsabilità e degli obblighi
dei diversi soggetti che intervengono nel processo di conservazione;
c. la descrizione delle tipologie degli oggetti sottoposti a conservazione, comprensiva dell’
indicazione dei formati gestiti, dei metadati da associare alle diverse tipologie di
documenti e delle eventuali eccezioni;
d. la descrizione delle modalità di presa in carico di uno o più pacchetti di versamento,
comprensiva della predisposizione del rapporto di versamento;
e. la descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di
archiviazione;

36. Titolo della presentazione
Manuale della Conservazione – contenuto minimo obbligatorio
f. la modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema di
conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzione;
g. la descrizione del sistema di conservazione, comprensivo di tutte le componenti
tecnologiche, fisiche e logiche, opportunamente documentate e delle procedure di
gestione e di evoluzione delle medesime;
h. la descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema di
conservazione e delle verifiche sull’integrità degli archivi con l’evidenza delle soluzioni
adottate in caso di anomalie;
i. la descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie;
l. i tempi entro i quali le diverse tipologie di documenti devono essere scartate ovvero
trasferite in conservazione, ove, nel caso delle pubbliche amministrazioni, non già presenti
nel manuale di gestione;
m. le modalità con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale, indicando anche
quali sono i casi per i quali è previsto il suo intervento;
n. le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti.

37. Titolo della presentazione
Sicurezza del sistema di conservazione
Nelle pubbliche amministrazioni, il Responsabile della conservazione, di concerto
con il responsabile della sicurezza, provvede a predisporre il piano della sicurezza
del sistema di conservazione, nel rispetto delle misure di sicurezza previste dal
Codice Privacy e in coerenza con i piani di continuità operativa e disaster recovery.
Accreditamento dei conservatori
Circolare DigitPa n.59 del 29 dicembre 2011 recante Modalità per presentare la
domanda di accreditamento da parte dei soggetti pubblici e privati che svolgono
attività di conservazione dei documenti informatici di cui all'art. 44-bis, comma 1,
del CAD

38. Titolo della presentazione
Criteri di scelta di un buon responsabile:
la capacità di fornire una prestazione altamente qualificata e specifica;
l’esperienza del fornitore nella conservazione sostitutiva in generale e, in particolare, per la
specifica tipologia di documenti da conservare (nel caso, ad esempio, si tratti di
documenti sanitari da conservare, sarà opportuno verificare la particolare esperienza
del fornitore nella conservazione sostitutiva di tali documenti);
la conoscenza ed il rispetto della normativa privacy, anche in considerazione della nuova
formulazione dell’art. 44 del Codice dell’Amministrazione digitale;
l’ampiezza dei servizi offerti, tra i quali merita di essere attentamente valutata anche
l’offerta di applicazione dei modelli organizzativi nell’azienda di cui al D. Lgs. 231/01;
il possesso di eventuali certificazioni sui servizi proposti;
il prezzo del servizio;
le referenze;

39. Titolo della presentazione
Processo di conservazione (art. 9)
Acquisizione del
pacchetto di
versamento
Verifica
Acc. Vers.
Rifiuto del
acc. Vers.
Generazione del
Rapporto di
versamento
Esibizione
(anche
telematica)
Scarto
(scadenza dei termini
di conservazione)
Generazione del Pacchetto
di distribuzione
Copie informatiche per
Riversamento sostitutivo
Produzione di duplicati
e copie informatiche

40. Titolo della presentazione

41. Titolo della presentazione
La digitalizzazione documentale ha aperto la strada all’avvento di
NUOVE FIGURE PROFESSIONALI deputate a gestire i nostri
documenti informatici.
Tra queste, particolare importanza assume, in ogni moderna
organizzazione pubblica o privata, il Responsabile della
conservazione digitale dei documenti, incaricato di gestire tutti i
flussi informativi e documentali di un ente e tutte le fasi di vita
dei documenti, sino alla loro corretta archiviazione e
conservazione nel tempo.

42. Titolo della presentazione
La figura professionale del Responsabile della
conservazione è obbligatoria per privati e PA che
formano i loro documenti informatici, ma…
Non è l’unica!
Il Responsabile della conservazione deve
necessariamente operare d’intesa con il Responsabile
del trattamento dei dati personali e con gli altri
responsabili descritti, tra cui – per le sole PA – il
Responsabile del protocollo informatico.

43. Titolo della presentazione
• Dematerializzazione e Sicurezza
• Nella Società dell’Informazione la c.d. conservazione della “Memoria
Digitale” è un’esigenza sempre più sentita, in particolar modo a seguito
dell’ormai universale diffusione, impiego e dipendenza dal digitale da parte
delle organizzazioni.
Obiettivi principali:
• 1) Conservare la comprensione, l’attendibilità e la possibilità di impiego dei
dati in un futuro quando le attuali tecnologie hardware e software
potrebbero non essere più disponibili (Logical Preservation).
• 2) Garantire l’accesso alle registrazioni fisiche, ovvero rileggere
correttamente i bit da un supporto che molto probabilmente sarà
differente da quello originario (Bit Preservation).

44. Titolo della presentazione
I requisiti generici di sicurezza delle reti e dei sistemi di informazione
presentano le seguenti caratteristiche interdipendenti:
- Autenticazione: è la conferma dell'identità dichiarata da un organismo o un
utente.
- Disponibilità: è la conferma che i dati sono accessibili e i servizi funzionano
anche in caso di interruzioni.
- Integrità: è la conferma che i dati trasmessi, ricevuti o conservati sono
completi e inalterati (particolarmente importante nel trattamento di dati
sensibili).
- Riservatezza: è la protezione dei dati trasmessi o conservati per evitarne
l'intercettazione e la lettura da parte di persone non autorizzate (necessaria
per la trasmissione di dati sensibili ed è uno dei requisiti che garantiscono il
rispetto della vita privata degli utenti delle reti di comunicazione).

45. Titolo della presentazione
L’obiettivo perseguito
da tali nuove figure professionali è la
Digital Preservation
Titolo della presentazione

46. Titolo della presentazione
Art. 12 - Il nuovo Piano della sicurezza del sistema di conservazione dovrà
essere predisposto dal Responsabile della conservazione, di concerto con il
Responsabile della sicurezza, nell’ambito del Piano generale della sicurezza,
nel rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 del
D.Lgs. n. 196/2003 (Codice privacy) e dal disciplinare tecnico di cui all’allegato
B dello stesso Codice, nonché coerentemente a quanto previsto dagli artt. 50-
bis e 51 del CAD.
Cosa dicono le nuove regole tecniche
sulla conservazione?

47. Titolo della presentazione
E le nuove regole tecniche sul protocollo
informatico?
• In riferimento ai requisiti minimi di sicurezza dei sistemi di protocollo
informatico, si impone di rispettare le misure di sicurezza previste dagli articoli
da 31 a 36 e dal disciplinare tecnico di cui all’allegato B del Codice in materia di
protezione dei dati personali (di cui al D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196);
• il registro giornaliero di protocollo deve essere trasmesso entro la giornata
lavorativa successiva al sistema di conservazione, al fine di garantirne
l’immodificabilità del contenuto. Una previsione simile era contemplata anche
nel DPCM 31 ottobre 2000, tuttavia senza uno specifico riferimento al sistema
di conservazione.

48. Titolo della presentazione
Da tali norme emerge chiaramente come,
anche alla luce del CAD, nelle pubbliche
amministrazioni il Responsabile della
conservazione debba necessariamente
operare d’intesa con e il Responsabile per
il trattamento dei dati personali e, nelle
PA, anche con il Responsabile della
gestione documentale (o Responsabile del
servizio per la tenuta del protocollo
informatico, della gestione dei flussi
documentali e degli archivi).

49. Titolo della presentazione
Il responsabile del Trattamento dei dati personali
 definisce e implementa le procedure per il controllo, l'accesso, il trattamento e la
comunicazione dei dati personali;
 vigila sulla corretta applicazione di tali procedure;
 garantisce in termini organizzativi e tecnici il raggiungimento del maggior livello
possibile di riservatezza e sicurezza dei dati personali, con strumenti elettronici e
non;
 coopera per la definizione di precise procedure aziendali per il trattamento dei dati
personali e per la gestione dei flussi documentali digitalizzati;
 garantisce la trasparenza delle informazioni;
 prescrive istruzioni specifiche al fine di responsabilizzare chi tratta dati all’interno
dell’organizzazione aziendale o dell’ente;
 garantisce, su determinati sistemi e banche dati, la tracciabilità di ogni operazione;
 appura che sia mantenuto sempre il controllo costante sui sistemi aziendali o
dell’ente.

50. Titolo della presentazione
Il responsabile del Trattamento dei dati personali
 Il Responsabile sovraintende il trattamento dei dati personali a lui affidato
affinché sia garantita la scelta dei mezzi tecnici e organizzativi più adeguati
ai fini di una corretta raccolta, registrazione, organizzazione,
conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione,
estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione,
diffusione, cancellazione e distruzione di dati personali (comuni, sensibili
e/o giudiziari) contenuti negli archivi elettronici o cartacei.
 deve avere cura che l'accesso agli stessi sia consentito solo ai soggetti
autorizzati e deve garantire un efficace riscontro a eventuali richieste di
accesso ai dati personali da parte degli interessati al trattamento;
 Il Responsabile del trattamento, inoltre, coordina e verifica che la struttura
del Titolare abbia adottato determinati adempimenti.

51. Titolo della presentazione
Tip. responsabilità Responsabile del trattamento
Culpa in eligendo
Se il responsabile era una
persona palesemente
inaffidabile
Culpa in vigilando
RESPONSABILITÁ PRIVACY
Se il Titolare non ha vigilato
sul corretto trattamento che il
responsabile ha fatto dei dati
personali forniti

52. Titolo della presentazione
RESPONSABILITA’ CONTRATTUALE DEL FORNITORE
Responsabilità ex art. 1218 c.c.
(responsabilità contrattuale
del debitore)
Responsabilità ex art. 1710 c.c.
(rapporto di mandato, per
violazione obbligo di diligenza)
Il Titolare deve nominare
la società fornitrice esterna Responsabile "in
outsourcing" (art. 29 d.lgs. 196/2003) del
processo di conservazione o del trattamento dei
dati

53. Titolo della presentazione
Collaborazioni tra le due figure professionali
Il Responsabile del trattamento dei dati personali deve coordinarsi con tutti coloro che
operano nella gestione dei documenti informatici e degli archivi digitali al fine di garantire
la gestione delle misure di sicurezza che siano idonee (articolo 31 del Codice), minime
(articolo 34 e allegato B del Codice) e necessarie (articolo 154, comma 1, lett. c) e d) del
Codice) alla tutela del dato personale oggetto del trattamento.
Il Responsabile della conservazione digitale opera d’intesa con il Responsabile del
trattamento dei dati personali e, ove previsto, con il Responsabile del servizio per la tenuta
del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi per garantire
politiche corrette di classificazione, fascicolatura e archiviazione digitale e, in ogni caso, si
coordina con altre figure individuate come possibili interlocutori proattivi alla gestione
documentale, come il Responsabile dei sistemi informativi.
La trasversalità della professione consente a queste due figure un dialogo costante
all’interno di contesti diversi

54. Titolo della presentazione
● È PREPOSTO DAI VERTICI AZIENDALI ALLA
GESTIONE, SUPERVISIONE E CONTROLLO DELLA
PRIVACY
● DEFINISCE E IMPLEMENTA IL MODELLO DI
GESTIONE PRIVACY
● DEFINISCE MODALITA’ E STRUMENTI PER IL
TRATTAMENTO
● NOMINA E IMPARTISCE ISTRUZIONI AGLI
INCARICATI
● NOMINA E DELEGA COMPITI E FUNZIONI A
RESPONSABILI ESTERNI
● DEFINISCE E ADOTTA LE MISURE DI SICUREZZA
● REDIGE O AGGIORNA IL DOCUMENTO
PROGRAMMATICO SULLA SICUREZZA
(facoltativo, ma consigliato)
● REFERENTE IN CASO DI ACCESSI, ISPEZIONI,
CONTROLLI
Le 2 figure a confronto:
Il Responsabile privacy Il Responsabile della conservazione
● È PREPOSTO DAI VERTICI AZIENDALI ALLA
GESTIONE, SUPERVISIONE E CONTROLLO DEL
SISTEMA DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
● DEFINISCE E IMPLEMENTA IL MODELLO DI
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
● DEFINISCE MODALITA’ E STRUMENTI PER IL
TRATTAMENTO
● NOMINA E IMPARTISCE ISTRUZIONI AGLI
INCARICATI
● NOMINA E DELEGA COMPITI E FUNZIONI A
RESPONSABILI ESTERNI
● DEFINISCE E ADOTTA LE MISURE DI SICUREZZA
● REDIGE O AGGIORNA IL MANUALE DELLA
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
● REFERENTE IN CASO DI ACCESSI, ISPEZIONI,
CONTROLLI

55. Titolo della presentazione
Stakeholders per conservazione e privacy
 Aziende del settore che operano sul mercato per conto della
domanda e dell’offerta;
 Professionisti;
 Enti e Pubbliche Amministrazioni.
Tutti coloro che si occupano di conservazione digitale, gestione
documentale e trattamento dei dati, nei diversi settori del
pubblico e del privato.

56. Titolo della presentazione
In tale contesto è ormai imprescindibile
valorizzare le figure professionali del
Responsabile della conservazione e del
Responsabile privacy, titolari di compiti, poteri
e funzioni fondamentali per una PA o
un’azienda, che ricoprono ruoli chiave nella
gestione dei processi digitali delle pubbliche
amministrazioni, figure alle quali è necessario
garantire, dunque, un’adeguata preparazione,
un costante aggiornamento e il
riconoscimento delle competenze.

57. Titolo della presentazione
Sì … ma come?

58. Titolo della presentazione
In quest’ottica, la qualificazione della professione, come di ogni
altra attività economica, non è basata solo su norme cogenti
come nel caso degli Ordini professionali ma anche su strumenti
(certificazioni, marchi, attestati etc.) di carattere volontario, a
volte anche con controllo pubblico ma più spesso lasciati
all’autoregolamentazione dei privati.
LEGGE 14 gennaio 2013, n. 4
Disposizioni in materia di professioni
non organizzate

59. Titolo della presentazione
Le nuove norme definiscono "professione non organizzata in ordini o collegi" l'attività economica, anche
organizzata, volta alla prestazione di servizi o di opere a favore di terzi, esercitata abitualmente e
prevalentemente mediante lavoro intellettuale, o comunque con il concorso di questo, con esclusione delle
attività riservate per legge a soggetti iscritti in albi o elenchi ai sensi dell'articolo 2229 c.c., e delle attività e
dei mestieri artigianali, commerciali e di pubblico esercizio disciplinati da specifiche normative.
Si introduce il principio del libero esercizio della professione fondato sull’autonomia, sulle competenze e
sull’indipendenza di giudizio intellettuale e tecnica del professionista.
Si consente inoltre al professionista di scegliere la forma in cui esercitare la propria professione
riconoscendo l’esercizio di questa sia in forma individuale, che associata o societaria o nella forma di lavoro
dipendente.
I professionisti possono costituire associazioni professionali (con natura privatistica, fondate su base
volontaria e senza alcun vincolo di rappresentanza esclusiva) con il fine di valorizzare le competenze degli
associati, diffondere tra essi il rispetto di regole deontologiche, favorendo la scelta e la tutela degli utenti nel
rispetto delle regole sulla concorrenza.
Le associazioni possono costituire forme aggregative che rappresentano le associazioni aderenti, agiscono in
piena indipendenza ed imparzialità e sono soggetti autonomi rispetto alle associazioni professionali che le
compongono, con funzioni di promozione e qualificazione delle attività professionali che rappresentano,
nonché di divulgazione delle informazioni e delle conoscenze ad esse connesse e di rappresentanza delle
istanze comuni nelle sedi politiche e istituzionali.

60. Titolo della presentazione
Proprio per dare regolamentazione e il giusto riconoscimento a queste due
figure che operano in maniera complementare, è da poco nata
l’associazione ANORC Professioni, prima associazione italiana che ha aperto
per i Responsabili della conservazione e i Responsabili del trattamento due
registri nazionali, istituendo un percorso virtuoso di formazione e
aggiornamento a loro dedicato
http://www.anorc.it/anorc_professioni/
Grazie ad ANORC Professioni queste due figure, spesso sottovalutate e
poco conosciute, vedono finalmente certificate le loro competenze
attraverso l'iscrizione a un registro nazionale, in ottemperanza a quanto
stabilito dalla Legge del 14 gennaio 2013 n. 4 sulle professioni non
organizzate in Ordini o Collegi.

61. Titolo della presentazioneStudio Lisi Copyright 2014 -Vietata diffusione e duplicazione
Grazie per l’attenzione
…e per contatti o ulteriori
informazioni:
Avv. Sarah Ungaro
Digital&Law Department
www.studiolegalelisi.it
Avv. Simonetta Zingarelli
Tesoriere Anorc
www.anorc.it