Documenti informatici e conservazione sostitutiva

1. Documenti informatici e
conservazione sostitutiva
Prof. Avv. Giusella Finocchiaro
Studio Legale Finocchiaro
www.studiolegalefinocchiaro.it
www.blogstudiolegalefinocchiaro.it

2. Il quadro normativo
• Percorso lungo e complesso
• normativa sulla firma digitale e sulle firme
elettroniche
• normativa sulla conservazione dei documenti
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3. Il quadro normativo
• l. 15 marzo 1997, n. 59: principio generale
• d.p.r. 10 novembre 1997, n. 513: regolamento
recante criteri e modalità di attuazione della firma
digitale (abrogato)
• d.p.c.m. 8 febbraio 1999: regole tecniche
• direttiva 13 dicembre 1999, n. 93 sulle firme
elettroniche
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4. Il quadro normativo
• d.p.r. 28 dicembre 2000, n. 445: testo unico sulla
documentazione amministrativa
• d.lgs. 23 gennaio 2002, n.10: attuazione della
direttiva sulle firme elettroniche
• d.p.r. 7 aprile 2003, n. 137: coordinamento
• d.p.c.m. 13 gennaio 2004: nuove regole tecniche
(abrogato)
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5. Il quadro normativo
• d.p.r. 11 febbraio 2005, n. 68: posta elettronica
certificata
• d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82, “Codice
dell’amministrazione digitale” in vigore dal 1°
gennaio 2006
• modificato con d.lgs. 30 dicembre 2010, n. 235
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6. Il quadro normativo
• d.p.c.m. 6 maggio 2009 regole tecniche in materia
di rilascio e di uso della casella di posta elettronica
assegnata ai cittadini
• l. 28 gennaio 2009, n.2 di conversione del d.l. 29
novembre 2008
• d.p.c.m. 30 marzo 2009 (nuove regole tecniche
firma digitale), in vigore dal 3 dicembre 2009
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7. Conservazione
dei documenti informatici
• Dall’art. 2, comma 15, della l. 24 dicembre 1993, n.
537 fino a
• d.m. Ministero dell’Economia e delle Finanze 23
gennaio 2004
• deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004
• d. lgs. 20 febbraio 2004, n. 52
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8. Riproduzione e conservazione
dei documenti
• I documenti dei quali è prescritta la
conservazione, possono essere riprodotti su
supporti informatici e sono validi e rilevanti a
tutti gli effetti di legge
• purché riproduzione e conser vazione
avvengano in modo da garantirne la conformità
all’originale, nel rispetto delle regole tecniche di
cui all’art. 71
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9. Requisiti per la conservazione
• Id e n t i f i c a z i o n e c e r t a d e l s o g g e t t o e
dell’amministrazione di riferimento
• Integrità
• Leggibilità
• Rispetto delle misure di sicurezza
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10. Delibera CNIPA
19 febbraio 2004
• Art. 3 conservazione sostitutiva di documenti
informatici
• Art.4 conservazione sostitutiva di documenti
analogici
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11. Delibera CNIPA
19 febbraio 2004
• Conser vazione sostitutiva di documenti
informatici
• apposizione sull’insieme dei documenti
informatici o sull’evidenza informatica che
contiene le loro impronte del riferimento
temporale e della firma digitale del responsabile
della conservazione
• si attesta il corretto svolgimento del processo
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12. Firma digitale
• Firma elettronica avanzata basata su un
certificato qualificato e su un sistema di chiavi
crittografiche
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13. Documento informatico
con firma digitale
• Integra il requisito della forma scritta, anche ad
substantiam, ovvero per la validità dell’atto
• Efficacia probatoria della scrittura privata (art. 2702
c.c.)
• L’utilizzo del dispositivo di firma si presume
riconducibile al titolare, salvo questi dia prova
contraria
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14. Delibera CNIPA
19 febbraio 2004
• Responsabile della conservazione
• designato per garantire la conservazione e la
affidabilità nel tempo del documento
informatico (art. 5)
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15. Delibera CNIPA
19 febbraio 2004
• Conservazione sostitutiva di documenti analogici
• memorizzazione dell’immagine
• apposizione sull’insieme dei documenti
informatici o sull’evidenza informatica che
contiene le loro impronte del riferimento
temporale e della firma digitale del responsabile
della conservazione
• si attesta il corretto svolgimento del processo
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16. Ruolo del pubblico ufficiale
• Documento analogico unico
• Riversamento sostitutivo
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17. Documenti che possono
conservarsi in formato digitale
• Alcuni esempi:
• fatture, lettere e telegrammi ricevuti (art. 2220
c.c.)
• libro giornale e libro degli inventari (art. 2215
c.c. - d.p.r. 600/1973)
• ecc...
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18. D.m. Ministero dell’Economia e
delle Finanze 23 gennaio 2004
• “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali
relativi ai documenti informatici ed alla loro
riproduzione in diversi tipi di supporto”
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19. D.m. Ministero dell’Economia e
delle Finanze 23 gennaio 2004
• Formazione
• Emissione
• Esibizione
• Memorizzazione
• Conservazione
• Riversamento
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20. Provvedimento Agenzia delle
Entrate 25 ottobre 2010
• “Provvedimento attuativo della comunicazione
dell’impronta relativa ai documenti informatici
rilevanti ai fini tributari ai sensi dell’art. 5 d.m. 23
gennaio 2004”
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21. Provvedimento Agenzia delle
Entrate 25 ottobre 2010
• Il soggetto interessato, il responsabile della
conservazione, ovvero il soggetto eventualmente
delegato da quest’ultimo trasmette la
comunicazione
• direttamente
• tramite gli intermediari abilitati
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22. Provvedimento Agenzia delle
Entrate 25 ottobre 2010
• L’Agenzia delle Entrate comprova la ricezione del
file mediante il rila scio di una rice vuta,
identificata da un numero di protocollo
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23. Novità
introdotte nel CAD
• Conservazione dei documenti informatici (art. 44)
• il sistema è gestito da un responsabile che opera
d’intesa con il responsabile del trattamento dei
dati personali
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24. Novità
introdotte nel CAD
• Conservatori accreditati (art. 44 bis)
• il processo di conser vazione può essere
certificato da soggetti pubblici e privati
• i conservatori possono essere accreditati presso
DigitPA
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25. Fine
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