AgoraDMS - Registratura electronica, Managementul documentelor si al fluxurilor de lucru

2. AgoraDMS
Sistem integrat de:
managementul documentelor
organizarea fluxurilor de lucru
registratură electronică

3. De ce AgoraDMS ?
Con ine pe lângă un sistem al depozitul de documente i o registratură electronică facilă,ț ș
adaptată institu iilor publiceț
Permite definirea unor fluxuri de lucru simplificate, pornind de la Registratură dar i fluxuri deș
lucru complexe, în func ie de fiecare departamentț
Permite definirea de tipuri de documente, atribute specifice fiecărui tip de document sau termene
de solu ionare impliciteț
Permite de definirea de drepturi pe fiecare folder sau sertar de documente, la nivel de utilizator
sau departament, definirea de cuvinte cheie după care se pot regăsi documentele sau referin eț
către acestea
Generează rapoarte privind documentele înregistrate sau statistici de lucru privind activită ileț
curente sau restante la nivel de utilizator, departament sau institu ieț
Este o aplica ie pe tehnologie WEB astfel încât nu necesită instalare pe sta iile de lucru în afarăț ț
de server
AgoraDMS – sistem integrat de management al
documentelor

4. Este o structură arborescentă de sertare, foldere i documente ce se pot versiona, luându-se în lucruș
de către un utilizator
Pe fiecare folder sau document se pot defini cuvinte cheie, referin e, atribute speciale sau se potț
defini drepturi de vizualizare, modificare sau tergereș
Documentele digitale se pot trimite direct pe flux de lucru sau trimise către Registratură
AgoraDMS – sistem integrat de management al
documentelor
Depozitul de documente

5. AgoraDMS – sistem integrat de management al
documentelor
Registratura – Înregistrare documente la intrare

6. AgoraDMS – sistem integrat de management al
documentelor
Registratura – Înregistrare documente la ie ireș
Orice nomenclator se poate defini din sec iunea Administrare, se pot precompleta câmpurile sauț
defini dosare implicite în care să se adauge documentele după înregistrare
Se pot folosi numere rezervate
Se pot trimite documentele direct pe flux de lucru încă de la Registratură

7. AgoraDMS – sistem integrat de management al
documentelor
Registratura – Documente înregistrate
În imaginea de mai sus se poate observa modul de vizualizare a documentelor i dosarelorș
înregistrate, filtrate după registratură, utilizator, dată sau con inutț
De asemenea se mai pot filtra după termen de solu ionare sau după ultimul status de lucru setat peț
document
Asupra fiecărei înregistrări se poate ac iona prin editare/ tergere, dacă este ultima înregistrare, sauț ș
confirma de primire
Fiecare document înregistrat prezintă unui istoric al traseului parcurs până la finalizare, istoric ce se
poate vizualiza pe scurt tot din coloana de Ac iuniț

8. AgoraDMS – sistem integrat de management al
documentelor
Registratura – Raport
În această imagine putem vizualiza modul de interogare i printare a unei registraturi pentru a fiș
păstrată i în format tipărittș
Se poate observa filtrarea după departament, după tip documente sau după termen de solu ionareț

9. AgoraDMS – sistem integrat de management al
documentelor
Statistici de lucru
În această imagine putem vizualiza modul de interogare i printare a unei registraturi pentru a fiș
păstrată i în format tipărittș
Se poate observa filtrarea după departament, după tip documente sau după termen de solu ionareț

10. AgoraDMS – sistem integrat de management al
documentelor
Rapoarte pe activită iț
Din acestă sec iune se pot urmări activită ile ce sunt în lucru, cele efectuate sau cele restanteț ț
Se pot filtra în func ie de utilizator i departament, status, număr zile până la finalizare etcț ș
O anumite activitate se poate accepta sau refuza de către un utilizator, traseul acestui
document/sarcină putându-se audita ulterior

11. AgoraDMS – sistem integrat de management al
documentelor
Administrare
În imaginea de mai sus se poate vedea sec iunea Administrare de unde se poate adaptaț
implementarea pe specificul insitu iei dvs.ț
Se pot defini Nomenclatoare ca tipuri de dosare, tipuri de documente i câmpuri precompletate,ș
statusuri de lucru, atribute i grupuri de atribute etcș
Se pot defini utilizatori, departamente i drepturi individuale sau la nive de grupș
Se pot defini fluxuri de lucru, activa i dezactivaș