COntoh ANJAb Sekretarsi

1. 1
INFORMASI JABATAN
1. Nama Jabatan : Sekretaris
2. Kode Jabatan : -
3. Unit Kerja : Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah
Eselon I : -
Eselon II.a : Kepala Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah
Eselon III.a : -
Eselon IV : -
4. Kedudukan Dalam Struktur Organisasi :
5. Ikhtisar Jabatan :
Memimpin dan menyelenggarakan kebijakan teknis pengelolaan urusan kesekretariatan Badan Kepegawaian
dan PengembanganSumberDayaManusia Daerahberdasarkan peraturanyang berlakuagarterciptanyatertib
administrasi yang efektif dan efesien.
6. Uraian Tugas:
a. Merencanakan program kerjakesekretariatan sesuai dengantugaspokokdan fungsi sebagai pedoman
pelaksanaan tugas;
Tahapan :
1) Mempelajari Rencana kegiatan tahun lalu
2) Mensinkronisasi dengan rencana Kepala Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya
Manusia Daerah
3) Merumuskan rencana-rencana kegiatan tiap-tiap bidang
4) Menyusun konsep rencana program sekretariat
5) Mengkonsultasikan konsep rencana program dengan pimpinan untuk mendapatkan pengarahan.
6) Memfinalisasi rencana program sekretariat.
b. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing untuk
kelancaran pelaksanaan tugas sekretariat;
Tahapan :
1) Menjabarkan rencana kegiatan menjadi tugas-tugas yang harus dilaksanakan bawahan
2) Menghimpun saran dan masukan dari bawahan
3) Memberikan petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan
4) Menentukan target waktu penyelesaian.
c. Membimbingpelaksanaantugasbawahan dilingkungan sekretariatsetiapsaatsesuai dengantugasdan
tanggung jawab yang diberikan agar pekerjaan berjalan tertib dan lancar;
Tahapan :
1) Menjelaskan tugas yang akan dilaksanakan bawahan
2) Mengidentifikasi kesulitan yang dialami bawahan
3) Mengkonsultasikan permasalahan kepadakepalaBadanKepegawaiandanPengembanganSumber
Daya Manusia Daerah untuk menentukan solusi terbaik
4) Memberikan arahan kepada bawahan terkait permasalahan yang dialami
d. Melaksanakankoordinasi danpelayananadministrasi kepadasatuanorganisasi perangkatdaerahserta
di lingkupbadan sesuaidengantugaspokokdanfungsi agarterwujudpelayananadministrasi yangefektif
dan efisien;
Tahapan :
Kepala Badan Kepegawaian dan
Pengembangan Sumber Daya Manusia
Daerah
Sekretaris
Kasubag Umumdan
Kepegawaian
Kasubag Keuangan,
Perencanaan, Evaluasi
dan Pelaporan

2. 2
1) Menyusun pedoman kegiatan pelaksanaan tugas
2) Menginventarisir kegiatan dari masing-masing bidang
3) Mengkoordinasikan program dari masing-masing bidang.
e. Melakukan pengendalian program sekretariat dengan cara monitoring dan pemantauan pelaksanaan
kegiatan secara periodik sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.
Tahapan :
a) Menyusun jadwal monitoring dan pemantauan
b) Mengkomunikasikan pelaksanaan program dengan kepala bidang dan PPTK
c) Membuat laporan hasil pengendalian
f. Melaksanakan evaluasi program dengan cara membandingkan rencana dengan kegiatan yang telah
dilaksanakan untuk pelaporan pelaksanaan kegiatan;
Tahapan:
1) Mengklasifikasi kegiatan yang sudah dan yang belum dilaksanakan.
2) Mengidentifikasi masalah-masalah yang terjadi
3) Membuat laporan hasil evaluasi
g. Menganalisis pelaporan program sekretariat sesuai dengan peraturan yang berlaku untuk
pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan dan pengambilan keputusan bagi pimpinan;
Tahapan:
1) Mengklarifikasi laporan pelaksanaan program dari tiap-tiap bidang dan PPTK
2) Mengkompilasi laporan laporan dari tim pelaksana
3) Mengkonsultasikan laporan yang terkumpul dengan pimpinan
4) Memberi arahan untuk perbaikan dokumen hasil laporan.
h. Mengevaluasi pelaksanaan tugas kesekretariatan dengan cara mengidentifikasi hambatan yang ada
dalam rangka perbaikan kinerja dimasa mendatang
Tahapan :
1) Mempelajari laporan pelaksanaan tugas bawahan
2) Menginventarisir permasalahan dalam pelaksanaan kegiatan
3) Mendiskusikan kemajuan pelaksanaan tugas dengan bawahan
4) Memberikan langkah-langkah perbaikan dalam pelaksanaan kegiatan.
i. Melaporkan pelaksanaan tugas kesekretariatan sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku
untuk pertanggungjawaban dan Rencana yang akan datang.
Tahapan :
1) Menganalisis laporan yang diterima dari bawahan
2) Membahas bahan laporan dengan bawahan
3) Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas
4) Mengkonsultasikan konsep laporan kepada atasan
5) Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas.
j. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan baik lisan maupun tertulis.
Tahapan :
1) Mempelajari tugas
2) Menjalankan tugas
3) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas
7. Bahan Kerja :
No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas
1. Rencana kegiatan operasional
Sekretariat.
Penyusunan rencana program sekretariat.
2. Beban kerja Pembagian tugas kepada bawahan
3. Tugas Bimbingan pelaksanaan tugas bawahan
4. Pedoman kerja Pelayananadministrasi
5. Laporan pengendalian Pelaksanaan pengendalian program
6. Laporan pelaksanaan Pelaksanaan evaluasi program
7. Laporan yang masuk Pelaksanaan analisis pelaporan program.
8. Rencana dan realisasi kegiatan Pelaksanaan evaluasi tugas
9. Rencana dan realisasi kegiatan Laporan pelaksanaan tugas
10. Perintah pimpinan Pelaksanaan tugas lain-lain
8. Perangkat/ Alat Kerja:

3. 3
No Perangkat Kerja Digunakan Untuk Tugas
1. Rencana Operasional Menyusun Rencana Program sekretariat
2. SOTK Membagi tugas kepada bawahan
3. Juklak dan Juknis Membimbing pelaksanaan tugas bawahan
4. Juklak dan Juknis Melaksanakan pengendalian
5. Juklak dan Juknis Mengevaluasi kegiatan sub bagian
perencanaan
6. Juklak dan Juknis Melaksanakan koordinasi dan pelayanan
administrasi
7. Juknis dan Peraturan Menganalisis pelaporan program
sekretariat
8. Rencana kegiatan Mengevaluasi pelaksanaan program
kesekretariatan.
9. Rencana kegiatan Melaporkan pelaksanaan program
kesekretariatan.
10. Surat Perintah/Surat Tugas Melaksanaan tugas lain-lain
9. Hasil Kerja:
No Hasil Kerja Satuan Hasil
1. Rencana Kegiatan Sekretariat Dokumen
2. Tugas Kegiatan
3. Bimbingan pelaksanaan tugas Kegiatan
4. Pelayanan administrasi Kegiatan
5. Laporan Pengendalian Dokumen
6. Laporan evaluasi Dokumen
7. Laporan hasil analisis Dokumen
8. Laporan evaluasi Dokumen
9. Laporan pelaksanaan tugas Dokumen
10. Tugas lain-lain Kegiatan
10. Tanggung Jawab:
a. Kelancaran dalam pelayanan administrasi
b. Keberlangsungan penyelenggaraan kegiatan
c. Kelancaran pendampingan pelaksanaan program sesuai rencana
11. Wewenang:
a. Mengendalikan pelaksanaan program sekretariat
b. Memastikan terwujudnya koordinasi antar unit dan antar instansi
c. Memantau pelaksanaan koordinasi dengan para stakeholder
d. Menegur, memotivasi dan menilai bawahan
12. Korelasi Jabatan:
No Jabatan Unit Kerja/ Instansi Dalam Hal
1. KepalaBadan BKPSDMD Koordinasi, konsultasi dan laporan
2. Eselon III dan IV Intansi terkait Koordinasi
3. Eselon III dan IV Dinas BKPSDMD Kerjasama

4. 4
13. Kondisi Lingkungan Kerja:
No Aspek Faktor
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Tempat kerja
Suhu
Udara
Keadaan Ruangan
Letak
Penerangan
Suara
Keadaan tempat kerja
Getaran
Di dalam ruangan
Dingin dengan perubahan
Sejuk
Cukup
Datar
Terang
Tenang
Bersih
Tidak ada
14. Resiko Bahaya:
No Fisik / Mental Penyebab
1. -
2. -
3. -
15. Syarat Jabatan:
a. Pangkat/Gol. Ruang : Penata Tingkat l - III/d
b. Pendidikan : S1 Administrasi/ Manajemen/ Sosial/ Hukum
c. Kursus/Diklat
1) Penjenjangan : Diklat Pim III
2) Teknis : Diklat Penyusunan Perencanaan
Diklat Manajemen Kepegawaian
d. Pengalaman kerja : Pernah 2 kali memangku jabatan eselon IV
e. Pengetahuan kerja : Pengadministrasian, pengelolaan kepegawaian, keuangan, dan
perencanaan.
f. Keterampilan kerja : Komunikatif
Manajemen konflik.
g. Bakat Kerja
1) G; Inteligensia
2) V; Bakat Verbal
3) Q; Bakat Ketelitian
h. TemperamenKerja
1) D: Kemampuan memimpin
2) M: Kemampuan mengambil keputusan
3) P : Kemampuan menyesuaikan diri dalam berhubungan dengan orang lain.
i. Minat Kerja
1) 1.a : pilihan melakukan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan benda dan objek
2) 3.a : pilihan melakukan kegiatan rutin, konkrit dan teratur.
3) 4.a : pilihan melakukan kegiatan yang dianggap baik baik bagi orang lain
j. Upaya Fisik
1) Duduk
2) Berdiri
3) Berjalan
k. Kondisi Fisik
1) Jenis Kelamin : Pria/Wanita
2) Umur : -
3) Tinggi badan : -
4) Berat badan : -

5. 5
5) Postur badan : -
6) Penampilan : -
l. Fungsi Pekerja :
1) D.1: Mengkoordinasikan
2) O.0: Menasehati
3) B
16. Prestasi Kerja Yang Diharapkan
No Satuan Hasil
Jumlah Hasil
( dalam 1 th)
Waktu Penyelesaian
1. Dokumen
2. Kegiatan
3. Kegiatan
4. Kegiatan
5. Dokumen
6. Dokumen
7. Dokumen
8. Dokumen
9. Dokumen
10. Kegiatan
17. Butir Informasi
................................................................................................................................................................................
Muara Bulian,
Mengetahui Atasan Langsung, Yang membuat,