Intranet und Mitarbeiter-App – Wie passt das zusammen?
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SharePoint, Workplace by Facebook, Office 365 oder Slack: die Ansprüche des digitalen Arbeitsplatzes bringen immer neue technische Lösungen für Intranets hervor. Wie aber passt eine Mitarbeiter-App in diesen Mix?
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- 1. Intranet und Mitarbeiter-App - wie passt das zusammen?
- 2. Frank Wolf Co-founder Staffbase The Employee Experience Platform “Wie erreicht man alle Mitarbeiter?” ➜ Gegründet 2014 ➜ 45 Mitarbeiter ➜ Büros in Chemnitz, Dresden und New York ➜ 200+ Kunden ➜ 20+ Partner
- 3. Intranet oder Digitaler Arbeitsplatz? “The collection of all the digital tools provided by an organization that allows its employees to do their jobs.” From The Digital Renaissance of Work
- 4. Warum ist der digitale Arbeitsplatz wichtig?
- 5. Was sind die Anforderungen an einen modernen Digitalen Arbeitsplatz? Welche Technologie bildet das am besten ab? 1 2
- 6. 1. Übersicht der wichtigsten Anwendungsfälle.
- 7. Communicate to Many (EXPLAIN) Corporate (e.g., strategy) news Crisis management Management blog Location + business unit news KPIs and reporting Mandatory updates (e.g., policies) Audience specific updates (e.g. management channel) Topic-specific updates (e.g., safety, HR) Employee recognition Learning and best practices Support employee events and town hall meetings Peer-to-Peer Ask the organization Events (e.g., share pictures) Share your story Blackboard / buy and sell Team coordination Gather Feedback (LEARN) Pulse survey Audience specific surveys Feedback on new products, campaigns, customer questions, pain points, etc. Gather new ideas and assess areas for improvement Workplace-Centric Employee Handbook Phonebook Find experts Safety and emergency rules Contact information HR (benefits, policies, templates, etc.) Learning and onboarding content Domain-Centric Shop-window content — anything that other teams need from a team (e.g., sales deck) Team-internal presentations, how-to guides, process charts, and knowledge base for domains like Sales, Service, Production, Development, etc. Company Level Process documentation and policies Certifications documentation Human Resources Recruiting Performance management HR operations Employee development and learning Employee surveys Employee self-services CRM (Customer Relationship Mgmt.) Marketing Sales Customer Service Channel management ERP (Enterprise Resource Planning) Accounting & controlling Development Production and distribution Supply chain management Quality management Projects (start – end) Document-based collaboration Document repository Manage meetings (calendar, etc.) Manage tasks Share team status Discuss questions Project planning and cost / time estimations Reporting Onboarding Teams (continuously running) Document-based collaboration Document repository Manage meetings (calendar, etc.) Manage tasks Share team status Discuss questions Workflows Ad-Hoc Teams (aka communities) Lightweight document repository Share ideas and best practices Discuss questions User generated knowledge base (wiki) Communication Knowledge Processes Collaboration
- 8. CommunicationKnowledge Processes Collaboration Strategische Top Priorität: Veränderung gestalten. Knowledge Collaboration Modern Organizations Labor division as key source of competitiveness IT is secondary Stable workforce Rationality at work Ethics of duty Postmodern Organisations Knowledge as key source of competitiveness Centralized IT Flexible adjustment of the workforce Innovativeness at work Ethics of virtues Hypermodern Organisations Managing change as key source of competitiveness Decentralised IT Rapid adjustment of the workforce Creativity at work Ethics of perceived responsibility
- 9. Deshalb wird digitale Kommunikation so wichtig. Motivierte Mitarbeiter verstehen Ihren Beitrag zum Erfolg des Unternehmens. Mehr Veränderung Generationen Millennials stellen heute die Mehrheit der Arbeitnehmer. Offline Mitarbeiter Mehr als ⅔ der Mitarbeiter sitzen nicht an einem Schreibtisch . Neue Herausforderungen . . . . . . treffen auf alte Instrumente.
- 10. Communicate to Many (EXPLAIN) Corporate (e.g., strategy) news Crisis management Management blog Location + business unit news KPIs and reporting Mandatory updates (e.g., policies) Audience specific updates (e.g. management channel) Topic-specific updates (e.g., safety, HR) Employee recognition Learning and best practices Support employee events and town hall meetings Peer-to-Peer Ask the organization Events (e.g., share pictures) Share your story Blackboard / buy and sell Team coordination Gather Feedback (LEARN) Pulse survey Audience specific surveys Feedback on new products, campaigns, customer questions, pain points, etc. Gather new ideas and assess areas for improvement Workplace-Centric Employee Handbook Phonebook Find experts Safety and emergency rules Contact information HR (benefits, policies, templates, etc.) Learning and onboarding content Domain-Centric Shop-window content — anything that other teams need from a team (e.g., sales deck) Team-internal presentations, how-to guides, process charts, and knowledge base for domains like Sales, Service, Production, Development, etc. Company Level Process documentation and policies Certifications documentation Human Resources Recruiting Performance management HR operations Employee development and learning Employee surveys Employee self-services CRM (Customer Relationship Mgmt.) Marketing Sales Customer Service Channel management ERP (Enterprise Resource Planning) Accounting & controlling Development Production and distribution Supply chain management Quality management Projects (start – end) Document-based collaboration Document repository Manage meetings (calendar, etc.) Manage tasks Share team status Discuss questions Project planning and cost / time estimations Reporting Onboarding Teams (continuously running) Document-based collaboration Document repository Manage meetings (calendar, etc.) Manage tasks Share team status Discuss questions Workflows Ad-Hoc Teams (aka communities) Lightweight document repository Share ideas and best practices Discuss questions User generated knowledge base (wiki) Communication Knowledge Processes Collaboration
- 11. Wer Was Zugang und Geräte (Bsp.) Wie viele genau?Zielgruppe Wissensarbeiter Prozessarbeiter Offline Mitarbeiter Zeitarbeiter Externe und Partner Andere Z.B.: Entwicklung, IT, Marketing, Management Verbringen viel Zeit in Projekten. Voller Zugang zum internen Netzwerk, inkl. E-Mail + persönliche Geräte + Unternehmensgeräte Z.B.: 25% Z.B.: Buchhaltung, Einkauf, Planer Meist wiederkehrende Prozessaufgaben. Z.t. auch Projekte. Voller Zugang zum internen Netzwerk, inkl. E-Mail + persönliche Geräte + Unternehmensgeräte Z.B.: 30% Z.B.: Fahrer, Bauarbeiter, Verkäufer, Bandarbeiter, Service, Krankenpfleger Sehr vielfältige Aufgabengebiete, oft in direktem Kontakt mit Kunden. Kein Zugang zum internen Netzwerk und E-Mail, nur persönliche Geräte Z.B.: 40% Z.B.: Saison-Arbeitskräfte Kein Zugang zum internen Netzwerk und E-Mail, nur persönliche Geräte Z.B.: 5% Z.B: Agenturen, Lieferanten, Berater All types from above. Teilweise Zugang zum internen Netzwerk und E-Mail + teilweise persönliche Geräte/ Unternehmensgeräte Z.B: 200 insgesamt Z.B.: Bewerber, Alumni Basic information about the company and current events. Kein Zugang zum internen Netzwerk und E-Mail, nur persönliche Geräte Z.B.: 3000 Alumni 2. Was sind die wichtigsten Zielgruppen?
- 12. Wissensarbeiter Prozessarbeiter Offline Mitarbeiter Processes Wer benötigt was? ZIELGRUPPE Communication Knowledge Processes Collaboration
- 13. Offline Mitarbeiter Z.B. Fahrer, Bauarbeiter, Verkäufer, Bandarbeiter, Service, Krankenpfleger Sehr vielfältige Aufgabengebiete, oft im direkten Kontakt mit Kunden. Kein Zugang zum internen Netzwerk und E-Mail, nur persönliche Geräte. Communicate to Many (EXPLAIN) Corporate news Explain the strategy - why? Management blog Location + business unit news KPIs and reporting Mandatory updates (e.g., policies) Topic-specific updates (e.g., safety, HR, etc.) Employee recognition Learning and best practices Support employee events and town hall meetings Peer-to-Peer Ask the organization Events (e.g., share pictures) Share your story Blackboard / buy and sell Gather Feedback (LEARN) Pulse survey Audience-specific surveys Feedback on new products, campaigns, customer questions, pain points, etc. Gather new ideas and assess areas for improvement Workplace-Centric Employee Handbook Phonebook Find experts Safety and emergency rules Contact information HR (benefits, policies, templates, etc.) Learning and onboarding content Domain-Centric Team-internal presentations, how-to guides, process charts and knowledge base for domains like Sales, Service, Production, Development, etc. Shop-window content — anything that other teams need from a team (e.g., sales deck) Human Resources Employee development and learning Performance management Employee surveys Employee self-services Communication Knowledge Processes Collaboration
- 14. Auf einen Blick: Strategie für den Digitalen Arbeitsplatz. Wissensarbeiter Prozessarbeiter Offline Mitarbeiter Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Schritt. . .
- 15. Wie sind die Anforderungen an einen modernen Digitalen Arbeitsplatz? Welche Technologie bildet das am besten ab? 1 2
- 16. Technologieauswahl 1: “Best of breed” gewinnt Bessere Nutzer-Experience Besserer Ansatz für die Nutzung privater Geräte Mittel- und langfristig viel flexibler Weniger “Schatten IT”
- 17. Alter Ansatz Was haben wir schon? Was sind präferierte Tool-Anbieter? Welche Tools können die Anforderungen am besten abdecken? Welche Anwendungsfälle sollten gut miteinander verbunden werden? NEUER Ansatz Welche Anwendungsfälle gehören aus Sicht der Mitarbeiter zusammen? Welche Anwendungsfälle müssen für private Geräte verfügbar sein? Welche Anwendungsfälle müssen mobil auf Unternehmensgeräten verfügbar sein? Was haben wir schon und was sind präferierte Tool-Anbieter? Welche Tools können die Anforderungen am besten abdecken? Technologieauswahl II: Nutzerzentrierung gewinnt.
- 18. Private + Unternehmens- geräte Communicate to many (EXPLAIN) Corporate (e.g. Strategy) news Crisis management Management blog Location + business unit news KPIs and reporting Mandatory updates (e.g. policies) Audience specific updates (e.g. Management channel) Topic specific updates (e.g. Safety, HR,..) Employee recognition Learning and best practises Support employee events and town hall meetings Peer to peer Ask the organization Events (e.g. share pictures) Share your story Blackboard / buy and sell Team coordination Gather feedback (LEARN) Pulse survey Audience specific surveys Feedback on new products, campaigns, customer questions and pain points,... Gather new ideas and areas for improvement Workplace centric Employee Handbook Phonebook Find experts Safety and emergency rules Contact information HR (benefits, policies, templates,...) Learning and onboarding content Domain centric Shop-window content - anything that other teams need from a team (e.g. sales deck) Team-internal presentations, how-to guides, process charts and knowledge base for domains like Sales, Service, Production, Development,.. Company level Process documentation and policies Certifications documentation Human Resources Recruiting Performance management HR operations Employee development and learning Employee surveys Employee self services CRM Marketing Sales Customer Service Channel management ERP Accounting & controlling Development Production and distribution Supply chain management Quality management Projects (start - end) Document-based collaboration Document repository Manage meetings (calendar,..) Manage tasks Share team status Discuss questions Project planning and cost/time estimations Reporting Onboarding Teams (continuously running) Document-based collaboration Document repository Manage meetings (calendar,..) Manage tasks Share team status Discuss questions Workflows Ad-hoc teams (aka communities) Lightweight document repository Share ideas and best practises Discuss questions User generated knowledge base (wiki) Communication Knowledge Processes Collaboration Was ist für private Geräte verfügbar? Unternehmens- geräte und internes Netzwerk
- 19. Verteilung über öffentliche App-Stores App im CI/CD des Unternehmens Kein wiederkehrendes Login nötig - nur initiale Anmeldung Für Mitarbeiter interessante Inhalte Personalisierung in Abhängigkeit vom Standort, Bereich oder Stellenprofil Push-Nachrichten für wichtige Informationen Was bedeutet “einfach verfügbar” für persönliche mobile Geräte? “Responsive” Intranets funktionieren nicht. Einfacher mobiler Zugriff ist herausfordernd. Es gibt die EINE zentrale App.
- 20. EmailKnowledge Base Team chat + conferencing Teamrooms + documents + workflows HR, CRM, ERPCommunities + networking Custom solutions Technologieübersicht für den Digitalen Arbeitsplatz. Front door intranet/communication hub Workplace- centric knowledge Few to many comms Peer-to- peer comms Gather feedback Domain- centric knowledge HR services + ERP link Private und Unternehmens- geräte Company devices and internal network Einfacher Zugang ist eine Kernfunktion der Plattform.
- 21. Teams Projektarbeit für Wissensarbeiter Hohe Frequenz an Nachrichten Sehr einfach Wenig Kontrolle Integrationen in Tools für Wissensarbeiter Häufige Benachrichtigungen Kommunikation - was braucht man dafür? Unternehmensweit + bestimmte Zielgruppen Branding Mittlere Frequenz an Nachrichten Verlässliche Anzeige auf Startseite Findbar Rollen für zentrale und lokale Redakteure Mehr Kontrolle (z.B.Push -Nachrichten) Automatische Personalisierung Communities Mittlere Frequenz an Nachrichten Besser find- und teilbar Besser für Diskussionen Mittlere Kontrolle Häufige Benachrichtigungen
- 22. Nicht nur eine (Mitarbeiter) App - Kommunikations-Hub und “front door intranet”.
- 23. Beispiel: Viessmann 7200 Nutzer ▪ 17 Standorte ▪ 8 Sprachen ▪ 40 News Kanäle ▪ 3000 Beiträge pro Jahr
- 24. Front door intranet/communication hub Workplace- centric knowledge Few to many comms Peer-to- peer comms Gather feedback Domain- centric knowledge HR services + ERP services
- 25. Lernen und Veränderung gestalten – viele Unternehmen sehen das aktuell als größte Herausforderung. Kommunikation und Zusammenarbeit werden deshalb zu zentralen Themen des Digitalen Arbeitsplatzes. Wer alle Mitarbeiter erreichen will, kommt an privaten mobilen Geräten nicht vorbei. Diese Anforderung ist tiefgreifend. Mobil ist kein Feature, es ist eine Strategie. Digitale Kommunikation mit hoher Reichweite in verteilten Organisationen hat hohe Anforderungen an Zugänglichkeit, Personalisierung, Einfachheit und redaktionelle Kontrolle. Eine Mitarbeiter-App ist viel mehr als eine App. Sie ist ein Kommunikations-Hub und “front door intranet” für den Digitalen Arbeitsplatz. Zusammenfassung