ECM – слишком обширная тема, чтобы рассматривать ее как некий монолит. Обязательно нужно погружаться в детали, чтобы составить реальную картину. Если в целом уровень проникновения ECM в бизнес можно оценить как высокий – едва ли найдется организация, где не используются хотя бы элементарные технологии для автоматизации работы с документами, то по отдельным направлениям этот уровень близок к нулевому.

1. Недооцененный потенциал ЕСМ
Станислав Макаров,
журналист-аналитик CNews

2. Ассоциация AIIM ввела термин ECM в 2000 г.
На самом деле, большинство технологий ECM было
представлено на рынке гораздо раньше, с начала 90-х.
Летний форум ТЕЗИС, 2013
ECM — 20 лет на рынке
Подводим итоги? Отнюдь!
Все только начинается...
A “Future History” of
Content Management

3. Летний форум ТЕЗИС, 2013
ECM — 20 лет на рынке
По данным IDC, мировой рынок ECM
растет чуть быстрее мирового рынка ПО в
целом — на 8% в год
против 7%, соответственно.
Согласно Gartner, рынок ECM будет расти
в среднем на 10,1% в год, и к 2014 г.
достигнет $ 5,7 млрд.

4. Летний форум ТЕЗИС, 2013
ECM — 20 лет на рынке
Весь российский рынок ПО растет на 15%, а
ECM – даже на 23% в год. Это почти в 4 раза
выше общемировых показателей.
По мнению экспертов, бурный рост ECM в России
связан с реализацией масштабных программ
информатизации в госсекторе и активным
строительством электронного правительства.

5. Летний форум ТЕЗИС, 2013
«Преодоление пропасти», Джеффри Мур
Джеффри Мур утверждает, что ранний и массовый рынок хай-тек товаров
разделяет "пропасть", на преодоление которой и должны быть направлены
все силы предприятия. Такая "пропасть" обусловлена существенными
различиями между участниками раннего рынка (технологическими
энтузиастами и провидцами) и участниками массового рынка (прагматиками).

6. Летний форум ТЕЗИС, 2013
Hype Cycle
ECM — это стратегия,
а не одна конкретная
технология.
Ее элементы находятся
на разных уровнях
зрелости.
Где место ECM?

7. Летний форум ТЕЗИС, 2013
Трансформация ECM
- Сильно структурированные
склады знаний
- Медленно измененяются
- Транзакционные
- Надежные и стабильные
- Основа бизнеса
- В стороне от социальности
- Свободно структурированные
потоки знаний
- Быстро адаптируются
- Интерактивные
- Динамичны и текучи
- На острие бизнеса
- Основательно социальны
Джеффри Мур
Драйверы
- Более быстые бизнес циклы и малое окно возможностей;
- Движение к человеко-центричным и клиенто-
ориентированным техникам;
- Потребность в адаптивных и быстрых бизнес-процессах;
- Устранение ограничений, чтобы использовать возможности;
- Прежняя излишняя приверженность
системам документирования.
Системы
документирования
Системы
вовлечения

8. Летний форум ТЕЗИС, 2013
Трансформация ECM
Электронная
канцелярия
Управление
бизнесом
ECM сегодня
становится частью
комплексной
системы управления
бизнесом
Только канцелярия —
это вчерашний день
Вы что не знаете,
что сейчас уже
никто в однобортном
не воюет?

9. Спасибо за внимание!
Летний форум ТЕЗИС, 2013
Модель зрелости ECM
Большинство российских заказчиков

10. Летний форум ТЕЗИС, 2013
Россия - Запад
Сегодня отставание
заключается не столько в
технологиях ECM,
сколько в понимании их
назначения и практике
использования.

11. Летний форум ТЕЗИС, 2013
Из чего сделан ECM:
Document Management: 15%
Image Processing: 18%
Workflow/BPM: 22%
Records Management: 13%
WCM: 7%
Social Content: 15%
Extended Components: 10%
Посмотрим вооруженным глазом..

12. Потенциал ECM не используется на 100%
Летний форум ТЕЗИС, 2013
Отсутствие в архитектуре ECM-решений важных
функциональных и технологических блоков снижает
эффективность решения и дискредитирует технологию ECM
в целом — потому что нагрузка на конечных пользователей
увеличивается, а улучшения бизнес-процессов не
происходит.
ECM следует использовать более комплексно — тогда и
эффект будет более ощутим.

13. Летний форум ТЕЗИС, 2013
Почему ECM используется неэффективно?
Причины
Диктатура заказчика
Изобилие технологий
Заказчики не просят продвинутых решений, потому что не знают о
них. Интеграторы не предлагают, потому что не хватает ресурсов
на всё. Плюс стремление разрабатывать собственные решения.
Любовь к разработке

14. Летний форум ТЕЗИС, 2013
Диктатура заказчика
Лозунг «клиент всегда прав»
не всегда работает в пользу клиента.
(но это очень удобно исполнителю.)
Функционал
ьный
заказчик
Эксперт в
ECM
Если заказчик плохо
разбирается в
возможностях
технологии, он не
может
сформулировать
требования к
системе.

15. • Фокус на традиционных сферах применения:
– Делопроизводство, письма граждан,
управление договорами...
• Недостаточное внимание юзабилити:
– Заказывают и принимают систему одни люди, а
пользуются совсем другие.
• Неэффективное расходование средств:
– «Любой каприз за ваши деньги».
Летний форум ТЕЗИС, 2013
Диктатура заказчика - последствия

16. Разговаривать на одном языке,
причем учить его обязаны обе стороны —
и поставщики, и клиенты.
Летний форум ТЕЗИС, 2013
Как преодолеть влияние этого фактора?
Функционал
ьный
заказчик
Эксперт в
ECM

17. Летний форум ТЕЗИС, 2013
Изобилие технологий ECM
Базовые сервисы ECM
Бизнес-ECM
Транзакционные ECM
Мотивирующие ECM
Нельзя объять необъятное!

18. По мнению Forrester, время интегрированных
ECM-пакетов прошло. Наступает эпоха
контенто-центрированных приложений.
Фрагментация рынка ECM возрастет.
Поставщики специализированных решений
смогут успешно конкурировать с глобальными
вендорами.
Технологий станет только больше.
Летний форум ТЕЗИС, 2013
Прогноз: проще не станет!

19. Многие технологии стали привычными для
заказчиков и широко используются в проектах:
• Управление документами (Document Mgmt.)
• Управление записями (Records Mgmt.)
• Управление потоками работ (Workflow)
• Хранение документов (Storage)
• Безопасность
Летний форум ТЕЗИС, 2013
Классические технологии — все хорошо!
Но это было уже 20 лет назад!

20. Летний форум ТЕЗИС, 2013
Карта ECM
Постер формата А1 от AIIM по ссылке

21. Летний форум ТЕЗИС, 2013
Использовать инструменты по назначению
Профессионал отличается от любителя
как правило тем, что у него больше
инструментов и он их активно
использует.

22. Только некоторые из «редких» технологий:
• Электронные формы (e-Forms)
• Сборка документов (Document Composition)
• Ввод документов (Document Capture)
• Коллективная работа (Collaboration)
• Социальные инструменты (Social Tools)
• Управление цифровыми правами (DRM)
• Таксономия (Taxonomy)
• ПО промежуточного слоя (Middleware)
Летний форум ТЕЗИС, 2013
Обратить внимание!

23. Летний форум ТЕЗИС, 2013
Российская специфика ECM
О хорошем:
- Соответствие стандартам и традициям
- Работа с ЭЦП
- Готовность к модификации решений
О плохом — следующий слайд

24. Летний форум ТЕЗИС, 2013
Российская специфика ECM
УВАЖАЕМЫЕ ПОСЕТИТЕЛИ!
В связи с внедрением в 2013 г.
электронного
документооборота
возможно некоторое
увеличение времени
ожидания оформления
консультации.
Приносим извинения за
временные трудности и
благодарим за понимание.
Администрация

25. • Слабая связь показателей документооборота с KPI -
показателями эффективности.
«Контроль исполнения» может оказаться демотивирующим
фактором. В более широком контексте: нужна интеграция
ECM с BI по многим аспектам.
• Разность подходов к автоматизации бизнес-процессов.
С точки зрения теории BPM, вообще не может быть
«процесса обработки входящих документов» и «процесса
обработки исходящих».
• Невнимание к «малой механизации» – множество
рутинных операций пользователи продолжают делать
вручную даже после внедрения ECM.
• Недостаточное использование управления знаниями, в
первую очередь, корпоративного поиска (Enterprise Search),
построения таксономий и др.
Летний форум ТЕЗИС, 2013
Наиболее существенные упущения

26. • Отсутствие типовых механизмов интеграции с другими
бизнес-приложениями.
Документооборот существует обособленно, обмен
данными с ERP происходит редко.
• Перегруженность пользовательского интерфейса.
Явная диспропорция между относительной простотой
предметной области и сложностью интерфейсов СЭД.
• Мобильные решения только для руководителей – между
тем, iPad давно перестал быть символом высокого статуса.
Летний форум ТЕЗИС, 2013
Наиболее существенные упущения (2)
Тем временем,
бумажный документооборот
продолжает доминировать

27. Летний форум ТЕЗИС, 2013
Найти место ECM на BSC
ECM
ERP
Статистика по движению
документов и контролю
исполнения не показывает
насколько хорошо или плохо
идет бизнес.
Данные из ECM должны
быть связаны с
экономическими
показателями.
BI

28. Летний форум ТЕЗИС, 2013
Настоящий BPM
Бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных
мероприятий или задач, направленных на создание
определенного продукта или услуги для потребителей.
Существуют три вида бизнес-процессов:
Управляющие —
Корпоративное управление и Стратегический менеджмент...
Операционные —
Снабжение, Производство, Маркетинг и Продажи...
Поддерживающие —
Бухгалтерский учет, Подбор персонала, Техническая поддержка...
ECM BPM+ = Правильное решение

29. ECM система, как правило, ничего не знает о внутренней
структуре документа, она видит только его карточку.
Летний форум ТЕЗИС, 2013
Перейти на уровень документа
ECM
Документ
?
«Как есть»
ECM
Документ
Управляет созданием,
заполнением и
структурой документа.
Черный
ящик
«Как должно быть»
e-Forms,
Document Composition
Сборка договоров из готовых
фрагментов, заполнение форм
вместо сложных карточек в СЭД.

30. Летний форум ТЕЗИС, 2013
Зачем нужна таксономия?
Человек мыслит структурами, а не SQL-запросами.
В ECM нужны средства
навигации по смыслу
документов.

31. Летний форум ТЕЗИС, 2013
Интеграция «как есть»
Каждый отдельный коннектор
написать просто.
Поддерживать такую систему —
нереально.

32. Летний форум ТЕЗИС, 2013
Типовые средства интеграции ECM
ECM живут не в вакууме.
Им надо общаться друг с
другом и с прочими
бизнес-приложениями.
Программировать
коннекторы —
вчерашний день.
Решение —
универсальный движок
для управления
потоками данных.

33. Летний форум ТЕЗИС, 2013
Безопасность: зона особого внимания
Традиционно, безопасности и разграничению доступа
уделяется много внимания и на это выделяются
внушительные бюджеты.
Увы, часто картина такова:
мощная дверь и хилый забор.
Парадокс — решения
по безопасности
одновременно
избыточны и
недостаточны.

34. Летний форум ТЕЗИС, 2013
Политики доступа — нужен аудит

35. Contract
Летний форум ТЕЗИС, 2013
Digital Rights Management
User
Cre a te d b y Trial
Ve rs i on
Cre a te d by Trial
Ve rsion
Cre a te d b y Trial
Ve rs ion
ECM
e-mail
Contract
DRM
Контролирует функции
- редактирования
- копирования
- печати
- просмотра
Даже за периметром ECM документ
может быть защищен.

36. Летний форум ТЕЗИС, 2013
Мобильные ECM-решения
«Планшет руководителя»
Исполнителям не надо
Внимание разработчиков сосредоточено
на мобильных решениях для руководства.

37. Летний форум ТЕЗИС, 2013
Мобильные ECM-решения
«Планшет руководителя»
Мобильные решения
для всех сотрудников
Клиентская база мобильных решений на
самом деле значительно шире.

38. Летний форум ТЕЗИС, 2013
Мобилизация неизбежна
В 2011 число
смартфонов и
планшетов
превысило число ПК
В 2016 – превысит в
3-4 раза!
Вы все еще думаете:
Мобильная ECM — только руководителям
или всем сотрудникам?

39. Летний форум ТЕЗИС, 2013
Использовать потенциал ECM:
Не изобретать велосипед,
применять готовые решения.
В палитре ECM много красок.
Строить новые сценарии использования.
Забыть о документообороте!
Интегрировать ECM в ИТ-ландшафт.
Лучше использовать типовые решения,
поменьше программирования.
Развивать мобильные решения.
Мобильных пользователей гораздо
больше, чем кажется.

40. Летний форум ТЕЗИС, 2013
ECM — что выбрать?
Отечественное или импортное?

41. Летний форум ТЕЗИС, 2013
Объем продаж — не критерий выбора
Статистика продаж автомобилей в России в 2012 году
Место Марка Кол-во
1 Lada 537625
2 Chevrolet 205042
18 BMW 37515
19 Mercedes-Benz 37436
20 Audi 33512
21 Citroen 32859
При выборе ECM нужно учитывать
множество факторов, не только
положение на рынке и объем продаж.

42. Летний форум ТЕЗИС, 2013
Магический квадрат ECM 2012
Не стоит
зацикливаться только
на лидерах.
Есть много
интересных решений.

43. Летний форум ТЕЗИС, 2013
Российские ECM на мировом фоне
1) Годовой оборот
не менее 10 млн. $
2) Активное присутствие на рынке хотя
бы в двух глобальных регионах
3) Коммерчески доступный ECM-
продукт и наличие доступных
внедрений
4) Интегрированный набор
приложений, хотя бы 4 из
компонент ECM
Критерии Gartner:
Российские ECM вполне
могут претендовать на
место в Магическом
квадрате Gartner.
Но надо развивать
международные продажи.

44. Спасибо за внимание!
Летний форум ТЕЗИС, 2013
Остались вопросы?
Станислав Макаров
журналист-аналитик
smakarov@cnews.ru
+7 (985) 769 7356