THL OPER Sosiaalihuollon tiedonhallinnan kansallisen kehittämisen Sontikka V -seminaari 4.10.2017

1. Sontikka V seminaari, Helsinki 4.10.2017
Valas Kanta

2. Ensimmäisiä kokemuksia
käyttöönottoihin valmistautumisesta
Lapsi- ja perhesosiaalityön palvelualuejohtaja Jussi Björninen
IT-pääsuunnittelija/projektipäällikkö Terhi Kahlos

3. Uimataito on kaiken ydin
▪ STT uutisoi 15.4.2015 Valas teki ennätysmatkan - ui 22 000 kilometriä
puolessa vuodessa.
▪ 1.3.2017 lähtien Merenkurkun Valaskanta
on ollut elpymässä. Vaasan aalloilla on nähty
substanssi- , arkisto- ja tietohallintovalaita.

4. Vaasan lastensuojelun
pilotit
▪ Kansa-koulu pilotti 02/2016 – 02/2017
▸ Määrämuotoisen kirjaamisosaamisen kehittäminen
▸ Toiminta- ja tietomääritysten toimenpano
▪ Valas Kanta I-vaiheen käyttöönotto 03/2017 – 02/2018
▸ Liittyminen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon I-vaiheessa

5. Tavoitteet
▪ Lastensuojelun vanhojen sähköisten tietojen siirto Kantaan (vuodesta 2008)
▪ Lastensuojelun uusien tietojen vienti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
(tavoiteaikataulu 1.2.2018)
▪ Keskeisten asiakastietojen haku
▪ Arkistonhoitajan käyttöliittymä
▪ Tietojärjestelmä sertifioidaan Kanta I-vaiheen määritysten mukaiseksi
▪ Kanta viestinvälitys
▪ Korttikirjautuminen (sote-kortti)
▪ Toimintamallien, tietosuojan ja järjestelmän koulutus ja ohjaus

6. Kehittämiskokonaisuudet
▪ Organisaation toiminnallinen valmistelu valtakunnallisen
sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoon
▪ Asiakastietojärjestelmän Kanta-käyttöönottoon
vaatimien toiminnallisuuksien valmistelu, testaaminen ja
toteutus
▪ Muu tekninen valmistelu valtakunnallisen sosiaalihuollon
asiakastiedon arkiston käyttöönottoon

7. Tehtäväkokonaisuudet
▪ Projektin tehtäväkokonaisuudet
▸ Hallinto
▸ Toimintamallit
▸ Viestintä
▸ Varmennekortit
▸ Tietoliikenne
▸ Ohjelmisto
▸ Arkisto
▸ Käyttöönotto

8. Yhteistyö muiden toimijoiden kanssa 1
▪ Vaasan kaupunki
▸ Ohjausryhmän jäsenet
▸ Projektipäällikkö ja projektisuunnittelija
▸ Lastensuojelun työntekijät
▸ Tietohallinnon työntekijät
▸ Tietosuojavastaava ja vastaava arkistonhoitaja
▪ THL (Oper)
▸ Rahoittaa, valvoo, ohjaa ja tukee pilottia
▪ Kela
▸ Huolehtii ympäristöstä ja rajapinnoista
▸ Kela tukee järjestelmien Kanta-liittymiseen valmistautumisessa
▸ Kanta liittymän testaus ja tietovarannon käyttöönotto yhteistyössä

9. Yhteistyö muiden toimijoiden kanssa 2
▪ Oy Abilita Ab, Neotide Oy
▸ toimittaa määrittelyn mukaisen sertifioidun tietojärjestelmän, lokivalvonta
▸ testaus
▪ Medbit Oy
▸ Kela-välittäjä, tietoliikenneyhteydet Medbitin ja Kelan välille
▪ Kansa-koulu hanke & SOnetBOTNIA
▸ Määrämuotoinen kirjaaminen, koulutus
▸ Toimii alueellisena tiedonlevittäjänä
▪ Väestörekisterikeskus
▸ Toimii palvelinvarmenteiden ja sote-korttivarmenteiden toimittajana

10. Asiakastietojärjestelmän muutokset 1 –
asiakasasiakirjaversio 12.12.2016
▪ Määritysten mukaiset rakenteiset asiakasasiakirjat
▸ Asiakasasiakirjat (7)
▸ Päätösasiakirja (1)
▪ Uusi syöttönäyttö – puurakenne
▪ Konekieliset asiakasasiakirjarakenteet tulossa
▪ Vanhojen asiakirjojen linkitys palvelutehtäviin ja sosiaalipalveluihin
vastaavuustaulukon avulla
▸ Löytyi asiakasasiakirjoja, joilla ei ollut selkeää asiakirjatyyppiä. Etsittiin tekstistä avainsanoja,
joiden avulla löydettiin sosiaalipalvelu ja sitten palvelutehtävä tai tekstit laitettiin asiakas-
kertomukseen

11. Asiakastietojärjestelmän muutokset 2 –
palvelutehtäväversio 5.5.2017
▪ Kartoitus näyttö jakaantui kahdeksi; asiakkaan perustiedot ja sosiaalihuollon asiakkuus
▪ Sosiaalihuollon asiakkuus näyttö sisältää
▸ Palveluyksiköt
▸ Palvelutehtävät (7)
▹Vastuutyöntekijänä on palvelun järjestäjä, joka vastaa palvelutehtävästä
▸Sosiaalipalvelut (44)
▸Asia
▹Asia on aina nimettävä
▹Palvelutehtävässä voi olla useampi asia
▹Asialiitos määritellään asiakirjassa (vanhoissa asiakirjoissa ei kenttää asialiitokselle)
▸Prosessin vaiheet (5)

12. Asiakastietojärjestelmän muutokset 3 -
palvelutehtäväversio
▪ Roolipohjaiset käyttöoikeudet pohjautuu THL:n määräykseen 1/2017
▪ Ensin määriteltiin roolit ja sitten annettiin oikeudet käyttäjille
▸ Palvelun järjestäjät
▸ Palvelun toteuttajat
▪ Erityinen syy
▪ Yhdellä käyttäjällä voi olla useampia rooleja
▪ Vanhat asiakkuudet jätettiin aluksi voimaan

13. Kanta-valmiuksien
luominen
▪ Toiminnan prosessien yhtenäistäminen kansallisten prosessikuvausten mukaisesti ja uusien
toimintamallien vieminen käytäntöön (tulossa perehdyttämisopas)
▪ Käsitteisiin ja sanastoon tutustuminen
▪ Määrämuotoisen kirjaamisen käyttöönotto ja juurruttaminen
▪ Omavalvontasuunnitelman vaatima dokumentointi
▪ Roolipohjaiset käyttöoikeudet palvelutehtävittäin
▪ OIDit koodistopalveluun ja asiakastietojärjestelmään
▪ Tietosuojaselosteet, rekisteriselosteet, eAMS
▪ Suosikkirekisteröityminen, korttitilaukset, kortinlukijanäppäimistöt, korttikirjautuminen
▪ Koulutus ja koulutuksen seuranta

14. Koulutus, perehdytys, seuranta
Koulutukset Koulutettavat Kesto Vastuu / kouluttaja
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston
verkkokoulu
Sosiaalihuollon ammattilaiset 2 tuntia Esimiehet/
itseopiskelu
Tietoturva ja tietosuoja
Webpropol-kysely
Sosiaalihuollon henkilöstö 1 1/2 tuntia Esimiehet/
Tietosuojavastaava,
itseopiskelu
Asiakastietojen käyttö ja sanasto Sosiaalihuollon ammattilaiset 2 tuntia Esimiehet/
Itseopiskelu + keskustelu
työyhteisössä esimiehen johdolla
Määrämuotoinen kirjaaminen Sosiaalihuollon ammattilaiset ½ pv + ½ pv Esimiehet/ Kirjaamisvalmentajat
Järjestelmäkoulutus Kaikki asiakastietojärjestelmän
käyttäjät
½ pv Esimiehet/
Pääkäyttäjä ja/tai vastuukäyttäjät
Kohti yhtenäistä asiakastietoa -
työpajat yhteistyössä Kansa-koulu
hankkeen kanssa
Sosiaalihuollon ammattilaiset 1 pv Esimiehet/
Sosiaalihuollon ammattilainen

15. Näkyviä toiminnallisia
muutoksia
▪ Koko organisaatio muutettiin uutta sosiaalihuoltolakia ja tulevia palvelutehtäviä mukaillen
1.5.2016 alkaen.
▪ Näppäimistöt vaihtuivat
▪ Kirjaamiskoulutukset koko henkilökunnalle (Kansa-koulu)
▪ Asiakasasiakirjaversio Abilitaan 12.12.2016
▪ Ensimmäiset määrämuotoiset lomakkeet tulivat Abilitaan
▪ Sähköinen rekisteröinti Valviraan aukesi 12/2016
▪ Palvelutehtäväversio Abilitaan 5.5.2017
▪ Roolipohjaiset käyttöoikeudet (THL määräys 1/2017) Abilitaan jo luonnoksen pohjalta
Abilitaan keväällä 2017
▪ SoTe-korttien tilaaminen alkoi 9/2017

16. ”Näkymättömiä” toiminnallisia
muutoksia
▪ Rekisteriselosteet päivitetty
▪ Vastaavuustaulukko
▪ Roolipohjaiset käyttöoikeudet määritelty ja käyttöoikeuksien hakulomake uusittu
▪ Omavalvontasuunnitelma laadittu
▪ Jatkuvuus- ja toipumissuunnitelma päivitetty ja liitteeksi lomakkeet paperilla
▪ Opas asiakastietojen käsittelyyn laadittu
▪ Kirjalliset ohjeet / perehdytys tulossa

17. Tulossa olevia toiminnallisia
muutoksia
▪ Korttikirjautuminen Abilitaan alkuvuosi 2018
▪ Lisää määrämuotoisia lomakkeita
▪ Testausta
▪ Koulutusta

18. Huomioita muutoksista 1
▪ Kyseessä on todella toiminnan muutos – ei vain asiakastietojärjestelmän tai tietohallinnon
muutos.
▪ Arvioimme aluksi, että emme pysty ennakoimaan kaikkia vaikutuksia paperilla. Otimme
strategiaksi ajaa kaiken nopeasti tuotantoon ja korjata sekä säätää sitten havaittujen
ongelmien mukaan. Raskas, mutta tehokas strategia.
▪ Olemme olleet koko ajan eturintamassa tai jopa linjojen takana tiedustelemassa. Se on ollut
välttämätöntä, koska kaikki liittyy kaikkeen ja emme ole voineet jäädä odottelemaan jotain
palaa. Tämä on aiheuttanut kuitenkin paljon jatkuvaa korjaamista ja hienosäätöä toiminnan
pyöriessä täysillä.
▪ Muutosprosessi näyttäytyy työntekijöille vaativan asiakastyön päälle tulevalta ylimääräiseltä
kuormitukselta. Kiitos seisoo vasta lopussa. Tavoitteen kirkastaminen ja motivointi on tärkeää.

19. Huomioita muutoksista 2
▪ Vaikka pilotoimme vain yhtä palvelutehtävää, vaikutukset ulottuvat kaikille
asiakastietojärjestelmää käyttäville.
▪ Eritahtisuus on haastavaa. Niin koulutuksen, osaamisen, toteutuksen ja esim. kielellisten
asioiden osalta. Ruotsinkielisiä määrämuotoisia asiakirjoja ole vielä.
▪ Muutoksiin liittyy useampi muuttunut laki ja määräys. Työntekijöiden on ollut vaikea
hahmottaa, mikä on meidän organisaation oma valinta ja mikä tulee annettuna.
▪ Tiedon tiivistäminen ja suodattaminen tärkeää. Tietoa ja tiedotusta toivotaan enemmän,
mutta kukaan ei voi ottaa loputtomasti tietoa vastaan.
▪ Kanta tulee vaikuttamaan sosiaalityöhön tavoilla, joita emme vielä tiedä.

20. Tavoite / Lopputulos
▪ Parempaa tietoturvaa
▪ Parempaa tietoa
▪ Helpompaa konvertointia
▪ Yhdenmukaiset ja tasalaatuiset asiakirjat
▪ Asiakastyötä tukeva asiakastietojärjestelmä
▪ Siirrettyjen tietojen sähköinen pysyväisarkisto

21. Palvelualueilla aloitetaan
▪ Päivittämään omia prosesseja nykytilaan ja verrataan niitä kansallisiin
prosessikuvauksiin (myös SHQS laatujärjestelmän käyttöönoton vuoksi)
▪ Organisaation isoin haaste on sisäistää uudet toimintatavat
▪ Tutkimaan sosiaalihuollon tiedonhallinnan sanastoa 3.0, jotta kaikki
kansallisesti ja paikallisesti puhuisivat samoista asioista samoilla nimillä
▪ Varata käyttöönottoon riittävästi resursseja
▪ Kannustaa/kouluttautua määrämuotoisen kirjaamiseen

22. Kiitos!
Kysyttävää?
Etunimi.sukunimi@vaasa.fi
Terhi Kahlos 040-537 0292
Jussi Björninen 0400-860096