4. www.taleaconsulting.it
Gestione Fatture Fornitori
Gestione PEC
Verifica Solvibilità Cliente
Gestione Solleciti di Pagamento
Gestione Insoluti e Recupero Crediti
Ambiti di intervento
Gestione Documentazione Tecnica di Prodotto
Gestione Fascicolo di Commessa
Richiesta Fattibilità
Gestione Concept Nuovo Prodotto
Gestione Engineering Change Order
Gestione Curriculum Vitae
Richiesta Nuovo Personale e iter Assunzione
Approvazione Ferie e Permessi
Note spese e Trasferte
Flotte Auto
Gestione documentazione rete commerciale
Servizi post vendita e Ticketing
Gestione Opportunità
Gestione Lead, Prospect, Account
Gestione Attività
Amministrazione Progettazione
HR CRM
5. www.taleaconsulting.it
Gestione RDA
Approvazione/Spedizione ODA
Gestione Gare di appalto
Gestione Contratti di Acquisto
Scadenziario – Piano pagamenti
Acquisti
Modifica/Approvazione Documento Qualità
Gestione Reclami e Non Conformità
Gestione Azioni Correttive e/o Preventive
Controllo Accettazione Entrata Merce
Gestione delle ISO 9001:2015
Qualità
Gestione Ordini Clienti
Gestione Richieste Clienti
Gestione Contratti / Ordini Aperti
Emissione ed Approvazione Offerte
Vendite
Gestione Ticket di Assistenza e Rapporti Elettronici
Archiviazione Licenze Software
Scadenzario Contratti Assistenza
Gestione Progetti di Sviluppo
Gestione GDPR
IT e Organizzazione
Ambiti di intervento
6. www.taleaconsulting.it
Fatturazione Elettronica dalla A alla Z
Oltre l’invio e la ricezione: Gestione FULL-DIGITAL
Strumenti di acquisizione documenti cartacei per la completa
digitalizzazione aziendale: l’esperienza di Fujitsu
I servizi gratuiti e le misure di incentivazione presenti sul territorio per
supportare le Aziende sui temi “Impresa 4.0”
Conclusioni e domande
Programma
8. www.taleaconsulting.it
Niente contanti, solo pagamenti elettronici
Approvato Degreto Legge che rinvia al 1° gennaio 2019 l’entrata in
vigore dell’obbligo della fatturazione elettronica per la vendita di
carburante a soggetti titolari di partita IVA presso gli impianti stradali
di distribuzione.
1 luglio 2018
Non lavoro con la PA,
ma un cliente mi chiede di indicare il CUP in fattura
Questo è subappalto e a partire dal 1° luglio 2018, la fattura a questo cliente deve
necessariamente essere una fattura elettronica.
Quindi tutti coloro che si avvalgono di servizi o prodotti per fornire la PA si sono attrezzati
per ricevere fatture elettroniche e un numero maggiore del previsto si è invece attrezzato
per emettere fatture elettroniche.
10. www.taleaconsulting.it
Scenario tecnologico
CICLO ATTIVO / PASSIVO Prima della FE FE B2B
Formato unico
Canale definito
Firma digitale fattura
Conservazione elettronica
Stampa documento
Lettura file e
preregistrazione (fatture
fornitori)
Formato: lo stesso della fattura PA
1.2
Recapito fattura: PEC o Codice
Destinatario
Invio al sistema di interscambio
(tempi di elaborazione fino a 5
giorni)
Tramite: PEC, portale AdE , altri
intermediari
11. www.taleaconsulting.it
Fattura scartata
Scarto SdI fattura non emessa
Separazione tra regole Fattura PA e Fattura B2B, con
riduzione delle notifiche per quest’ultima a:
Notifica di Scarto
Ricevuta di Consegna
Notifica Mancata Consegna
Sono state eliminare le notifiche di esito e di conseguenza la
decorrenza termini.
NB: l’abolizione del rifiuto / approvazione fatture
riguarda solo il B2B , e non la PA
12. www.taleaconsulting.it
I tempi di elaborazione da parte di SDI vanno da pochi minuti fino a 5 gg per
recapitare la fattura
La consegna della Fattura è sempre garantita, in quanto SDI o riesce a recapitare la
Fattura al Destinatario effettuando 6 tentativi o la mette a disposizione del
Destinatario nell’Area autenticata e informa il mittente con Notifica mancata
consegna.
FE non consegnabile (es. PEC piena o sistema ricevente non
disponibile): notifica di mancata consegna fattura risulta emessa e
depositata nell’Area Riservata del cliente, il cedente / prestatore deve
subito comunicare al cliente la presenza della fattura.
Recapito Fattura –
Fattura Non Consegnata
14. www.taleaconsulting.it
Date
• La Data di Emissione coincide con la data presentata nell’xml nei Dati Generali ed è
obbligatoria.
• La fattura si considera emessa quando arriva la Ricevuta di Consegna da parte del SdI.
Entro 5 giorni se la fattura è regolarmente recapitata viene inviata al trasmittente la
Ricevuta di Consegna che contiene l’informazione della Data di Ricezione da parte del
destinatario. La fattura si considera emessa.
• Consegna corretta: la Data di Ricezione è la data in cui il documento viene ricevuto sul
sistema scelto per il recapito.
• Mancata consegna: la Data di Ricezione è la data in cui il documento viene visualizzato
dal ricevente nella propria Area Riservata nel portale AdE.
15. www.taleaconsulting.it
Fatturazione B2B
verso i privati e estero
• Fatture emesse nei confronti di soggetti privati o in regime dei minimi codice
Destinatario «0000000».
• Nel caso di privato il fornitore è comunque tenuto a consegnare copia analogica della
fattura al proprio cliente.
• La fatturazione elettronica è obbligatoria solo per le operazioni effettuate in territorio
statale: per le operazioni transfrontaliere resta obbligatorio lo spesometro.
• Le fatture emesse verso imprese estere si possono inviare a SdI con il tracciato Fattura
B2B utilizzando codice destinatario «XXXXXXX», oltre all’invio della fattura in modalità
«normale».
16. www.taleaconsulting.it
Conservazione Elettronica
Le fatture elettroniche emesse (e ricevute) per obbligo normativo devono
essere conservate elettronicamente a norma
fatture ricevute per carburanti o subappalti PA dal 1 luglio 2018.
NB: altro sezionale per le fatture ricevute in formato elettronico dal 1 luglio
18. www.taleaconsulting.it
Servizi AdE
• Servizio Web per generare un QR code con i
dati fiscali del cessionario committente e suo
indirizzo telematico.
"anag":{"naz":"IT","cf":"02480040399","piva":"02480040399",
"denom":"TALEA CONSULTING SRL",
"domFisc":{"prov":"RA","cap":"48018","com":"FAENZA","ind":"
VIA OSSANI 18", "naz":"IT"}},"dtGenQr":"2018-06-15T
09:53:18.862+0200","SDI":{"pec":"","cod":"A4707H7"}}
https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/
19. www.taleaconsulting.it
Servizi AdE
• Le fatture emesse sono consultabili nell’ Area Riservata di AdE.
NB: solo fino al 31 dicembre dell’anno successivo all’emissione
• Servizio gratuito di conservazione delle fatture emesse e ricevute.
• Servizio di registrazione dell’indirizzo telematico
a cui recapitare la Fattura elettronica.
21. www.taleaconsulting.it
PEC
• Poco automatizzabile
• Monitoraggio richiesto
• Alto rischio di perdita
dati (casella piena,
Spam, cancellazioni
accidentali)
• Alti tempi di gestione
INTERMEDIARI
• Automatizzabile
• È accreditato e utilizza
canali informatici
interattivi
• Non richiede
monitoraggio
• Nessun rischio di
perdita di dati
• Bassi tempi di gestione
WEB PORTAL
• Gestione manuale
• Alti tempi di gestione
Scenario normativo
23. www.taleaconsulting.it
IXFE e IXCE
Servizio di intermediazione che consente
l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche
e la loro conservazione
• Servizio accreditato
• Integrabile a ERP
• Già integrato con i più diffusi software
gestionali
Servizio in outsourcing per la
conservazione elettronica a norma
che assicura valore legale dei
documenti informatizzati
24. www.taleaconsulting.it
INTEGRABILE
Si integra perfettamente a
gestionali e sistemi ERP in uso per
una gestione della fattura in un
unico flusso!
INVIO
Invia la fattura XML al SDI
Gestisce notifiche e ricevute del Sistema di
Interscambio associandole in automatico
alla relativa fattura inviata
RICEZIONE
Riceve, invia notifiche di
accettazione/rifiuto e gestisce le
fatture elettroniche che arrivano
tramite Sistema di Interscambio
CONSERVAZIONE
Conservazione a norma per 10 anni delle
fatture elettroniche inviate e delle relative
notifiche
Siamo accreditati AgiD e certificati ISO
27001
27. www.taleaconsulting.it
Unica interfaccia per diverse funzionalità
Dashboard semplice ed intuitiva
Consultazione documenti, relative notifiche e stato di
avanzamento
Il portale IXFE
31. www.taleaconsulting.it
IXFE – Fatture emesse
1.Invio fattura XML a Invoice Xchange.
2.Verifica e controllo del file XML e dei campi obbligatori
3.Firma e trasmissione della fattura al SdI tramite canale
accreditato
5.Gestione ricevuta di consegna fattura
6.Conservazione a norma
Integrazione diretta dai sistemi gestionali ERP attraverso
web API e web service
ERP Cliente
1
2
3
Controllo
Firma
Trasmissione
Gestione
ricevute/notific
he
4
5
6
Sdi
Intermediario
IXFE
Mittente Destinatario
Conservazione
a Norma
Gestione notifiche
Notifica di scarto
Mancata consegna
35. www.taleaconsulting.it
IXFE – Fatture ricevute
1.Ricezione fattura XML dal SdI
2.Accettazione/rifiuto delle fatture con inserimento relativa annotazione
3.Connettore diretto con gestionale per inserimento automatico della Fattura
4.Salvataggio in ARXivar dei dati contabili (Protocollo iva)
Integrazione diretta dai sistemi gestionali ERP attraverso web API e web service
Fornitore ERPSdi
1
2 Ricezione
Controlli
Accettazione
Consultazione on-
line
3
Intermediario
IXFE
ARXivar
4
Conservazione
a Norma IXCE
Accettazione / Rifiuto
Approvazione pagamento
Preregistrazione
automatica
Protocollo
A4707H7
38. www.taleaconsulting.it
Soluzioni a confronto per la conservazione
elettronica
Agenzia delle Entrate (AdE) IX-CE
CONSULTAZIONE
Solo tramite cassetto fiscale quindi con
credenziali Entratel
Tramite browser, smartphone, tablet e Arxivar
TIPOLOGIE DI DOCUMENTI
Solo fatture emesse e ricevute e transitate per SdI in formato
XML
Tutti i documenti (libri contabili, liquidazioni IVA, registri IVA,
ecc.)
CONTROLLO NUMERAZIONE
I documenti caricati non sono controllati da AdE nella loro
completezza
Controllo e segnalazione di eventuali “buchi”, prima della
conservazione elettronica
IN CASO DI CONTENZIOSO
I documenti restano a disposizione di AdE I documenti vengono estratti dall’azienda e consegnati
DIGITALIZZAZIONE
Solo conservazione elettronica Possibilità di integrare la conservazione
all’interno della digitalizzazione di processi e documenti
39. www.taleaconsulting.it
Modellazione grafica
dei workflow aziendali
Monitoraggio processi e Analisi KPI
Interfaccia guidata utenti
Firma
Grafometrica
Collaborazione e Mobilità
Condivisione
Informazioni
Integrazione
con applicativi esterni
41. www.taleaconsulting.it
50%
Circa la metà delle imprese italiane
vede nell’obbligo della Fatturazione
Elettronica tra privati un’opportunità
per ottimizzare i processi aziendali.
Fonte: Osservatorio sulla Fatturazione Elettronica - nuovo
impulso per il Digital B2B – Osservatori.net - giugno 2018
Opportunità
18% vs 23%
Il 18% delle Grandi Imprese e il 21% delle PMI dichiara di effettuare digitalizzazione spinta
dalle normative, mentre 23% e 21% si digitalizza
per aumentare l’efficienza interna.
Fonte: Osservatorio sulla Fatturazione Elettronica - nuovo impulso per il Digital B2B – Osservatori.net - giugno 2018
5,5€-8,2€
Risparmiati per ogni Fattura Elettronica
25€-65€
Risparmiati per ogni ciclo passivo digitalizzato
Fonte: Osservatorio sulla Fatturazione Elettronica - nuovo impulso per il
Digital B2B – Osservatori.net - giugno 2018
42. www.taleaconsulting.it
La razionalizzazione del ciclo passivo e l’automazione dei processi di comunicazione e di scambio
documentale comportano diversi vantaggi:
Agevole e tempestivo accesso alle informazioni
Eliminazione degli errori di trasmissione
Riduzione dei tempi di fatturazione passiva
Riduzione dei tempi dei pagamenti
Condivisione informazioni/documenti interna ed esterna
Supply Chain Collaboration
Digitalizzazione Ciclo Passivo
43. www.taleaconsulting.it
Quali sono le caratteristiche che bisogna tenere a mente nel momento in cui si decide di avviare un
progetto innovativo di Supply Chain Collaboration?
• Coinvolgimento e collaborazione delle diverse funzioni aziendali
• Scalabilità e profondità
• Condivisione organizzata delle informazioni
• Integrazione dei sistemi aziendali
• Misurazione delle performance, per monitorare e correggere le azioni.
Digitalizzazione Ciclo Passivo
44. www.taleaconsulting.it
Dalla catalogazione dei fornitori …
… alla gestione completa del ciclo passivo in modalità paperless
Qualifica
nuovi
fornitori
Vendor
Managemen
t
Richiesta
d’acquisto
Ordini
d’acquisto
Ingresso
Merce
Fatturazione Reporting
ARXivar
45. www.taleaconsulting.it
Registrazione manuale
da filiale
Stampa automatica
Barcode
Apposizione Barcode
sul documento
Scansione massiva per
associazione Barcode/profilo
Bolle Entrata Merce
Archiviazione automatica
documento da mail
Registrazione su ERP
Passaggio automatico
informazioni ad ARXivar
ERP
www.taleaconsulting.it
55. www.taleaconsulting.it
Dalla catalogazione dei fornitori, alla gestione completa del ciclo passivo in
modalità paperless
Qualifica
nuovi
fornitori
Vendor
Management
Richiesta
d’acquisto
Ordini
d’acquisto
Ingresso Merce Fatturazione Reporting
ARXivar
56. www.taleaconsulting.it
• Creazione del fascicolo ordine
• Autorizzazione Ordine
• Invio e Condivisione dell’Ordine
• Gestione puntuale delle revisioni e
di allegati tecnici
• Predisposizione, redazione e
validazione contrattualistica
Approvazione ODA 3124 – Talea Consulting
Gestione Ordini di Acquisto
57. www.taleaconsulting.it
• Creazione RDA a partire dai fabbisogni inviati dal
gestionale
• Selezione fornitori a cui mandare la RDO in base
alla classe merceologica
• Invio automatico e raccolta delle offerte dei
fornitori
• Confronto tra le offerte ricevute per identificare il
fornitore migliore
• Invio automatico dell’ordine di acquisto al
fornitore selezionato
RDO e RDA
58. www.taleaconsulting.it
L’albo fornitori permette di gestire una procedura per
la qualificazione e categorizzazione permanente dei
fornitori e della loro capacità di offerta, sulla base di
informazioni e valutazioni formalizzate ed oggettive.
• Manutenzione automatica delle informazioni in
scadenza
• Gestione della raccolta di certificazioni dei
fornitori
Albo fornitori
59. www.taleaconsulting.it
Analisi statistiche dei processi in corso
e conclusi:
• Numero di documenti e
informazioni gestite
• Tempistiche di gestione di
ciascuno step
• Colli di bottiglia
• Attività gestite da ogni utente
• Distribuzione delle attività in
un arco temporale
Reporting – Kpi Processi
60. www.taleaconsulting.it
Il Ministero dello sviluppo economico ha avviato “Piano Nazionale
Impresa 4.0” con lo scopo di:
- promuovere la diffusione della cultura e della pratica digitale nelle MPMI
- accrescere la consapevolezza delle imprese sulle soluzioni offerte dal digitale e sui loro
benefici
- sostenere economicamente le iniziative di digitalizzazione implementate in ottica Impresa
4.0 stimolando la domanda di servizi per il trasferimento di soluzioni tecnologiche per
realizzare innovazioni tecnologiche e implementare modelli di business applicando
tecnologie I4.0.
Incentivi per Impresa 4.0
62. www.taleaconsulting.it
Valutazione del grado di digitalizzazione delle aree aziendali:
• Vendita
• Assistenza e servizi post vendita
• Gestione informazioni e Sistemi informativi
• Progettazione, Ricerca e Sviluppo
• Gestione del personale
• Gestione Fornitori
• Acquisti
• Logistica
• Gestione dei processi
• Gestione e controllo della qualità
• Manutenzione
Self Digital Assessment
63. www.taleaconsulting.it
Bando Voucher Digitali I4.0 - 2018
PMI con sede nella provincia di riferimento della Camera di Commercio che ha
stanziato il finanziamento, ad esempio in Emilia Romagna:
• Camera di Commercio di Modena – scadenza domande 15/09/2018
• Camera di Commercio di Bologna – scadenza domande 03/10/2018
• Camera di Commercio Romagna (Forlì-Cesena e Rimini) – scadenza domande 17/10/2018
• Camera di Commercio di Ravenna – scadenza domande 15/11/2018
• Camera di Commercio di Ferrara – scadenza domande 23/11/2018
A chi sono rivolti
64. www.taleaconsulting.it
per…
• progetti indirizzati all’introduzione delle tecnologie tra cui rientrano quelle abilitanti
per la fatturazione elettronica e la gestione automatizzata di processi (ad es.
gestione della supply chain)
• servizi di formazione e consulenza finalizzati all’introduzione di nuove competenze
e tecnologie digitali
Voucher Digitali I4.0 – 2018 - Ravenna
Dotazione Finanziaria 220.000€
MISURA A
100.000€
Importo max 10.000€
Copertura 70%
Da 3 a 20 imprese
MISURA B
120.000€
Importo max 6.000€
Copertura 50%
1 impresa
65. www.taleaconsulting.it
Elenco 1: tecnologie abilitanti (allegati A e B L.
232/2016 s.m.i.):
• soluzioni per la manifattura avanzata
• manifattura additive
• realtà aumentata, realtà virtuale e
ricostruzioni 3D
• integrazione verticale e orizzontale
• Industrial Internet e IoT
• cloud
• cybersicurezza e business continuity
• big data e analytics
• soluzioni tecnologiche per supply chain
• applicazioni per la logistica avanzata
Tecnologie oggetto di intervento
Elenco 2: tecnologie complementari (limitate ai
servizi di consulenza):
• sistemi di e-commerce
• sistemi di pagamento mobile e/o via Internet
e fatturazione elettronica
• sistemi EDI, electronic data interchange
• geolocalizzazione
• tecnologie per l’in-store customer experience
• system integration applicata all’automazione
dei processi
Formazione
Specialistica
Consulenza
Fatturazione elettronica:
- 01/01/2017 Fatturazione elettronica opzionale per privati
- 01/07/2018 Imprese che operano nel settore della cessione di benzina e gasolio (chi importa e distrubuisce) e per subappalti nell’ambito di appalti pubblici. Le aziende coinvolte sono molte più di quelle che si pensa. Per chi possiede veicoli aziendali no scheda carburante dal 1 luglio 2018 solo fatture elettroniche.
Prestazioni rese da soggetti subappaltatori e subcontraenti della filiera delle imprese nel quadro di un contratto di appalto di lavori, servizi. Chi ha clienti che chiedono di indicare CIG e CUP in fattura e che poi venderanno il materiale a ufficio pubblico.
- 01/01/2019 tutti i privati esclusi i contribuenti che rientrano nel regime dei minimi e nel regime forfettario e le cessioni di beni e servizi da e con soggetti esteri
In particolare, il provvedimento rinvia al 1° gennaio 2019 l’entrata in vigore dell’obbligo della fatturazione elettronica per la vendita di carburante a soggetti titolari di partita IVA presso gli impianti stradali di distribuzione.
Regime dei minimi, negozi ed artigiani verso l’esenzione (verso la Legge di Bilancio 2019)
Presentazione della manovra 15 ottobre 2018
Formato unico : lo stesso della fattura PA 1.2
Canale definito: Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle entrate che veicola la fattura elettronica in base alla compilazione dei campi PECdestinatario o CodiceDestinatario : ogni azienda può trasmettere e ricevere le fatture attraverso un intermediario ( ad esempio il nostro portale IX) che è accreditato e incanala tutto il flusso di fatture in ingresso o in uscita NB: portale di registrazione dal 6/06 per indicare canale predefinito
Firma digitale : NON OBBLIGATORIA o del mittente o del terzo intermediario soggetto emittente cioè dell’intermediario che adottiamo
Conservazione elettronica: tutti le fatture in formato digitale che ricevevamo o inviavamo potevano esser conservate elettronicamente tramite apposizione della firma digitale sui doc. Le fatture elettroniche emesse DEVONO essere conservate elettronicamente, mentre le fatture elettroniche ricevute dovranno essere conservate elettronicamente quando entrerà in vigore l’obbligo di fatturazione elettronica B2B.
Stampa
Lettura file e preregistrazione: l’obbligo di fatturazione elettronica B2B e quindi l’adozione di un formato unico e standard per tutte le fatture permetterà di avere una totale integrazione con i sistemi gestionali che dovranno essere in grado di interpretare i tag della fattura e preparare già una preregistrazione dei dati letti.
cassetta postale che ogni partita iva /CF può Consultare per scaricare la sua fattura
Anche le note di credito devono essere inviate tramite SdI
La trasmissione dello spesometro è facoltativa se è stata però emessa bolla doganale.
quindi bisogna mq prevedere un altro sistema di archiviazione e gestione per la visualizzazione
quindi bisogna mq prevedere un altro sistema di archiviazione e gestione per la visualizzazione
Vediamo adesso nel concreto i passaggi per gestire la fatturazione elettronica attiva e passiva utilizzando il portale per la fatturazione elettronica IX e per la conservazione elettrnica IXCE , integrati con la piattaforma Arxivar.
Nel ciclo passivo, infatti, rientrano tutti i processi e i workflow che s’instaurano tra l’azienda/ente, i fornitori e il magazzino. determinando uscite economiche per l’azienda
la razionalizzazione del ciclo passivo e l’automazione dei processi di comunicazione e di scambio documentale comportano diversi vantaggi:
Riduzione dei tempi di fatturazione passiva;
Riduzione dei tempi dei pagamenti;
Eliminazione degli errori di trasmissione;
Agevole e tempestivo accesso alle informazioni e ai dati.
Quali sono quindi le caratteristiche che bisogna tenere a mente nel momento in cui si decide di avviare un progetto innovativo di Supply Chain Collaboration?
1. Coinvolgimento e collaborazione dei fornitori2. Scalabilità e profondità3. Condivisione organizzata delle informazioni lungo la catena di fornitura e i dipartimenti aziendali4. Integrazione di tutti i sistemi aziendali (ERP-MRP)5. Misurazione delle performance, per monitorare e correggere le azioni.
Molte persone ci chiedono di spiegare più dettagliatamente chi siamo. In breve:
"PFU è una società presente sul mercato da oltre 50 anni, specializzata nel mondo della scansione facente parte della famiglia Fujitsu".
Da anni il mercato ci ha riconosciuto come leader nel mondo degli scanner documentali professionali, grazie al continuo investimento in R&D , che si traduce in offerta di tecnologia avanzata, software intelligente e servizi di consulenza".
Questo significa che facciamo molto di più della semplice vendita di scanner.
"Siamo impegnati a rendere possibile il flusso di conoscenze del mondo". Questo è lo scopo che si trova nel cuore di ciò che facciamo come azienda. È ciò che ci sveglia al mattino e ci guida in termini di valore che creiamo per clienti e partner.
Ma quali sono le motivazioni che ci spingono verso la digital transformation?
Aspettative elevate da parte di utenti esigenti, ovvero con aspettative di soluzioni tecnologiche, in grado di soddisfare le loro esigenze in modo fluido e continuativo.
Competizione – Le aziende con DNA digitale si trovano in una posizione avvantaggiata grazie alla capacità di reagire velocemente alle richieste del mercato e dei propri clienti.
Standard di conformità sempre più rigorosi e processi più trasparenti richiedono un impegno maggiore in termini di costi e risorse.
Cloud e Remote Working Il Cloud nelle sue forme (Multi Cloud e Hibrid Cloud) e le nuove tecnologie stanno disegnando nuovi modelli lavorativi, la cui chiave di successo sarà l’accesso tempestivo alle informazioni a tutti i livelli, consentendo di raggiungere la massima efficienza e livelli di redditività più alti.
Questo ha introdotto nuove sfide per le aziende, che devono garantirsi la giusta agilità, tecnologica e organizzativa, per rispondere ai cambiamenti.
Il Cloud sta entrando in una nuova era di maturità, le aziende ne percepiscono il valore di abilitatore dell'innovazione digitale e sempre più consapevolmente disegnano il proprio percorso di trasformazione. I Sistemi Informativi sono diventati complessi e tecnologicamente eterogenei, evolvendo verso ambienti Hybrid e Multi Cloud.
La Trasformazione Digitale crea opportunità di guadagno per le aziende che approntano questo processo , mentre per gli alri c’è un elevato rischio di obsolescenza e perdità di competitività nel breve periodo.
Semplificazione di tutta una serie di processi che, in precedenza, venivano gestiti “manualmente” e venivano affidati ai differenti reparti di un’azienda.
La trasformazione digitale non prescinde dai seguenti processi:
Tra questi vantaggi si possono menzionare i seguenti:
Maggiore efficienza nello svolgimento di molte operazioni;
Aumento della produttività;
Miglioramento dell’operatività in diversi reparti;
Riduzione dei costi.
Prendendo in considerazione questi vantaggi legati alla trasformazione digitale diventa opportuno integrare alcuni dei sistemi che le nuove tecnologie possono offrire per migliorare le attività aziendali.
Riassumendo i vantaggi derivanti da essa sono :
AUTOMAZIONE DEI PROCESSI
MAGGIORE EFFICIENZA – COINCIDENZA CON LA REVISIONE DEI PROCESSI IN ESSERE
AUMENTO DELLA PRODUTTIVITA’ E INTERSCAMBIO TRA REPARTI – FONDAMENTALE L’INTEGRAZIONE TRA I SISTEMI PRESENTI IN AZIENDA
COST REDUCTION
Quando guardiamo al grande tema della Digital Transformation, è possibile distinguere diversi fattori come fattori abilitanti fondamentali: la capacità di acquisire informazioni e quindi la capacità di utilizzarlo per ulteriori interessi commerciali.
Una delle sfide della digital trasformation è rappresentata dall’eliminazione delle problematiche derivanti dalle informazioni cartacee quali:
Duplicazione delle attività : dover verificare manualmente se le attività sono state completate può aggiungere ore di manodopera aggiuntive, spesso se la verifica non può essere confermata l'attività viene ripetuta inutilmente.
Tipi di documenti multipli: le informazioni vengono create e condivise in molti formati diversi, che possono essere archiviati in molti posti diversi. La classificazione manuale (senza verifiche lunghe in termini di tempo) aumenta questa variabilità; i file cartacei possono essere archiviati in un unico posto mentre, e-mail e altri file elettronici possono essere visualizzati nelle unità condivise, sui desktop, ecc. Basti solamente pensare alla duplicazione dei file in un singolo PC.
Rischi per la sicurezza: le informazioni conservate su carta possono essere più difficili da mantenere sicure (non ultimo per la loro natura fisicamente singolare), le persone lasciano documenti sulle loro scrivanie, nel loro caso breve e anche in aree pubbliche come bar e negozi.
Spesso capita di lasciare sulla propria scrivania documenti che potrebbero contenere dati sensibili, tema caro al GDPR.
Costi di stoccaggio e smaltimento: La carta occupa spazio sia in ufficio che in un magazzino e tutto questo si traduce in un costo
Tutto questo porta ad INEFFICIENZA: quando si considerano i problemi sopra elencati, c'è molto spazio per migliorare il processo intorno a documenti e dati
Una delle sfide della digital trasformation è rappresentata dall’eliminazione delle problematiche derivanti dalle informazioni cartacee quali:
Un processo di data capture si riassume in tre passaggi fondamentali:
Scansione – Estrazione del Dato – Rilascio e condivisione
Carta eterogenea in qualità, formato e spessore come scontrini , bolle , fatture e carte plastiche introducono ,
durante il processo di scansione, problematiche di trascinamento , pulizia delle immagini, leggibilità delle informazioni che impattano negativamente sul processo di OCR, dimensione immagini .
Ruolo fondamentale , viene espletato dallo scanner Fujitsu, che consente di convertire i documenti dal cartaceo , al digitale nel miglior modo e qualità possibile, garantendo all’intero processo fluidità e affidabilità grazie all’elevata qualità del sistema di trascinamento unita alla tecnologia di Image Processing Fujitsu chiamata Paperstream
Cito una sola peculiarità fra le tante, il sistema di protezione carta che, in caso di inceppamento, interviene a garanzia dell’integrità degli originali cartacei.
With this in mind, let’s take a closer look at exactly how that happens:
- By providing better information on a timely basis, we can streamline workflows through process automation. This can lead to increased efficiency and also help to answer compliance demands more cost-effectively.
It also provides better visibility into many areas of operation, can thus enable greater agility in terms of adjustments to business processes and tactics. All of this contributes to being able to deliver a customer experience that is both more relevant, effective and enjoyable.
Con questo in mente, diamo un'occhiata più da vicino esattamente a quello che succede:
- Fornendo informazioni migliori in modo tempestivo, possiamo semplificare i flussi di lavoro attraverso l'automazione dei processi. Ciò può portare a una maggiore efficienza e anche a rispondere alle richieste di conformità in modo più economico.
Inoltre, offre una migliore visibilità in molte aree operative, consentendo così una maggiore agilità in termini di adeguamento ai processi e alle tattiche aziendali. Tutto ciò contribuisce a fornire un'esperienza cliente più rilevante, efficace e piacevole.
So, now that we’ve seen PaperStream Capture Pro’s capabilities and benefits it offers, the last question is one for you to answer: which path will you take?
Quindi, ora che abbiamo visto le capacità e i vantaggi offerti da PaperStream Capture Pro, l'ultima domanda è una per la tua risposta: quale percorso sceglierai?
Creazione del fascicolo ordine che arricchisce con altri documenti creati o acquisiti lungo tutto il processo di acquisto
Autorizzazione Ordine: processo che coinvolge diversi utenti in base al tipo di prodotto trattato e all’importo ordinato
Riconciliazione Conferma d’Ordine: il legame tra i documenti è interrogabile in qualsiasi momento da entrambi i documenti collegati
Predisposizione, redazione e validazione contrattualistica
A carico di IUNGO
Con ARXivar è possibile implementare un processo per la gestione delle Gare di Appalto:
Raccolta della documentazione necessaria alla partecipazione alla gara
Certificazione del momento di ricezione delle richieste di partecipazione
Gestione step approvativi delle richieste
Quantificazione durata processo di gestione della gara
Tracciabilità costante delle attività da svolgere e di quelle svolte
Coinvolgimento di diverse aree funzionali contemporaneamente con task indipendenti