1. Copyright © 2010-2013 Бизнес Аспекти 1
Планиране и изпълнение на маркетингови и рекламни
кампании
Успехът на една маркетингова стратегия или рекламна кампания зависи колкото от
творческите идеи и концепции, върху които е изградена, толкова и от добрата организация,
правилното планиране и максималното придържане към първоначалния график. Всяко
отклонение от зададения план често коства не само повече усилия, а и сериозен финансов ресурс.
В динамичния свят на рекламата и бурно развиващия се дигитален маркетинг, доброто планиране,
ясната последователност, гъвкавото изпълнение и адаптацията в реално време са ключови
фактори, от които зависи успешното представяне на всяка агенция на този пазар.
ПРЕДИЗВИКАТЕЛСТВОТО
Организиране работата на рекламна агенция по няколко успоредни проекта
На първо място, разбира се, са идеите! С много такива в главата си разполага Васил Шопов –
мениджър в агенция за маркетинг и комуникации – след срещата си със свой ключов клиент (верига
за бързооборотни стоки АЛДИ). Агенцията обслужва АЛДИ повече от две години, но предстоящият
нов проект ще е най-големият, който са управлявали досега. Става дума за кампания за честване на
10-годишния юбилей на веригата.
Маркетинг отделът на АЛДИ вече имат първоначална идея за празничните активности, с
които Шопов и неговият екип следва да се съобразяват. Същевременно, агенцията движи и други
големи маркетинг кампании, а периодът на годишнината на АЛДИ съвпада и с приоритетен проект на
нов клиент.
Налага се преразпределяне на екипа и задачите с цел подсигуряване на достатъчен ресурс за
обслужване на всички клиенти и проекти.
РЕШЕНИЕТО
Планиране и управление на проектите с Team Aspects
За щастие, в агенцията е внедрена и действаща web базираната система за управление на
проекти и задачи Team Aspects, благодарение на която Шопов с няколко клика може да направи
справка за натовареността на всеки от своите акаунт мениджъри и да възложи новия проект за АЛДИ
на един от тях.
Така той създава проекта „Рекламна кампания за 10-та годишнина на супермаркети АЛДИ“,
като разпределя следните роли:
За възложител посочва собственика на агенцията – Стефан Петров, като целта е последният
да има права на достъп до целия проект и всички негови дейности, и да следи проекта без да е
нужно да бъде включван във всяка отделна дейност.
 Възлага проекта на себе си, като включва още участници със съответните роли:
Управление и отчитане на европейски проект по ОП „Конкурентоспособност“

2. Copyright © 2010-2013 Бизнес Аспекти 2
- Лиляна Петрова (която заема длъжност Account Manager във фирмата) включва с роля
Мениджър проект, с което на практика й възлага оперативното ръководство на проекта.
- Ивелина Тодорова (завеждаща New Media отдела) и ПР-ката на фирмата Теодора Попова
са включени с роля Координатор.
Фиг. 1
Оттук нататък Лиляна поема оперативното планиране и управление на проекта като
разпределя всички задачи по съответните онлайн и офлайн активности на своите колеги, на себе си
или дори на своя пряк ръководител Шопов. Софтуерът не ограничава Лиляна в това на кого може да
възложи задачите, без значение дали е ръководител на съответния служител. Системата позволява
на потребителя да възложи задача дори на своя пряк ръководител, с тази разлика, че последният
разполага с опцията да откаже задачата. Както се вижда на екрана „Моите задачи“ на Лиляна,
повечето задачи в таб „Възложени на мен“ са дейности, възложени й от Шопов.
Управление и отчитане на европейски проект по ОП „Конкурентоспособност“

3. Copyright © 2010-2013 Бизнес Аспекти 3
Фиг. 2
В раздела задачи „Възложени от мен“ се виждат задачи, които Мариана е възложила на свои
колеги от други отдели. Такива например са онлайн маркетинговите дейности като: „Facebook игра
за 10-та годишнина“, „Корпоративно анимирано видео“ и „Редизайн на уебсайта по повод
рекламната кампания“, които възлага на своята колежка Ивелина Тодорова (New Media Manager в
агенцията).
Други, като „Корпоративни папки с празничната визия“, „Химикали за B2B партньорите“,
„Брандирани подаръци за корпоративните клиенти“, възлага на Петя Христова (административен
сътрудник). Трети възлага на счетоводителката, на уеб дизайнера, копирайтъра, SEO специалиста и
т.н. според естеството на дейностите.
Управление и отчитане на европейски проект по ОП „Конкурентоспособност“

4. Copyright © 2010-2013 Бизнес Аспекти 4
Фиг. 3
Във всяка от тези задачи Лиляна може спокойно да включи представител и на клиента АЛДИ
като външно лице с ограничени права на достъп, с цел избягване препредаването на информация и
включването на клиента в изпълнението на неговия проект. Team Aspects предоставя сигурна
платформа за комуникация между клиент и изпълнител чрез размяна на съобщения и файлове по
проекта в web среда, от всяка точка на света и по всяко време, като клиентът има достъп в
програмата ограничен единствено до това да следи дейностите, в които е изрично включен, да пише
коментари по тях, както и да прикача файлове.
Всяка от задачите има определени начална и крайна дата, приоритет и напредък на
изпълнението, като има възможност за отчитане на отработеното време от различните служители
ангажирани по нея. Например, Шопов е отчел по проекта 2 часа отработено време по дейност
„Дизайн на концепциите в презентацията“, което е прекарал в обсъждане с дизайнера и оперативка с
колегите.
Управление и отчитане на европейски проект по ОП „Конкурентоспособност“

5. Copyright © 2010-2013 Бизнес Аспекти 5
Фиг. 4
След разпределянето на задачите, Лиляна, както и нейният пряк ръководител Шопов, а така
също и собственикът на рекламната агенция, могат да следят прогреса на проекта по няколко начина.
Първият е чрез Списъка с проекти или Структура на проекта, където на един екран се вижда цялата
структура на проекта с всички негови дейности и поддейности, техния приоритет, статус и напредък.
Управление и отчитане на европейски проект по ОП „Конкурентоспособност“

6. Copyright © 2010-2013 Бизнес Аспекти 6
Фиг. 5
Освен това, всеки от участниците в проекта получава вътрешни (системни) уведомления за
по-важните промени по проекта или конкретна дейност, в която той е включен. Потребителят може
да настрои Team Aspects за какви промени да бъде известяван по съответния проект. Възможно е
инсталирането и на десктоп приложението на Team Aspects за известия на работния екран, което
известява потребителя за настъпили промени по неговите задачи, дори когато не е отворил браузъра
си. Допълнителна опция са и външните уведомления по e-mail, активирането на която изпраща
копие до имейл адреса на посочения участник.
За всичко случващо се по проекта всеки от участниците може да се усведомява и от
допълнителния таб „Новини“ по проекта. Там се записва всяка промяна, извършена от който и да е
от участниците по дейност от проекта. Така се осигурява пълна прозрачност за действията на
членовете на екипа, видима е активността на всеки от тях, както и обратното – липсата на действия
по изпълнението на проекта.
Управление и отчитане на европейски проект по ОП „Конкурентоспособност“

7. Copyright © 2010-2013 Бизнес Аспекти 7
Фиг. 6
Както за проджект мениджъра Лиляна, така и за маркетинговия директор Шопов, огромно
улеснение в работата им се оказва наличието на мобилна версия на системата за управление на
задачи Team Aspects. Така те могат да следят статуса на проекта докато са извън офиса, на среща или
в командировка. Могат да актуализират информацията в системата, да отчитат свършената работа,
да пишат съобщения и да прикачат файлове директно от своя смартфон или таблет.
Фиг. 7
Управление и отчитане на европейски проект по ОП „Конкурентоспособност“

8. Copyright © 2010-2013 Бизнес Аспекти 8
РЕЗУЛТАТЪТ
По-ефективно и организирано управление на рекламните проекти
С включването на софтуера за управление на проекти Team Aspects в работата на една
рекламна или маркетингова агенция, планирането и изпълнението на проекти се улеснява и
организира, което позволява по-ефективното ползване на човешките ресурси и капацитета на
организацията.
Дори и след приключването му, всеки проект остава архивиран с всички негови дейности,
прикачени файлове и цялата комуникация между членовете на екипа. Веднъж създаден, проектът
играе ролята на шаблон за следващ подобен проект и може да бъде копиран изцяло с всички
дейности и поддейности към него, като разбира се могат да се редактират по желание.
АКО ЖЕЛАЕТЕ ДА ТЕСТВАТЕ TEAM ASPECTS С ОПИСАНИЯ ПО-ГОРЕ ПРАКТИЧЕСКИ ПРИМЕР В РОЛЯТА
НА МЕНИДЖЪРА НА ПРОЕКТА ЛИЛЯНА, МОЖЕТЕ ДА ГО НАПРАВИТЕ ОТТУК:
Адрес: https://help.teamaspects.com
Потребителско име: Lilyana
Парола: lilyana
ИЛИ СЕ РЕГИСТРИРАЙТЕ ЗА 30-ДНЕВНА БЕЗПЛАТНА ВЕРСИЯ , ЗА ДА ТЕСТВАТЕ TEAM ASPECTS В
СОБСТВЕНАТА СИ ПРАКТИКА.
Team Aspects
+359 70011040
sales@teamaspects.com
www.teamaspects.com
Управление и отчитане на европейски проект по ОП „Конкурентоспособност“