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Experteninterview mit Markus Bütterhoff: Dokumentenverwaltung in Office 365

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Markus Bütterhoff gibt uns im Interview Informationen über die Dokumentenverwaltung in Office 365.

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Experteninterview mit Markus Bütterhoff: Dokumentenverwaltung in Office 365

  1. 1. Thomas Maier Office 365 Akademie
  2. 2. Office 365 Akademie Office 365 Akademie Experteninterview Dokumenten- verwaltung in Office 365 Thomas Maier
  3. 3. Office 365 Akademie Product Manager Microsoft Solutions bei d.velop AG Die 1992 gegründete d.velop AG mit Hauptsitz in Gescher entwickelt und vermarktet Software zur durchgängigen Digitalisierung von Geschäftsprozessen und branchenspezifischen Fachverfahren und berät Unternehmen in allen Fragen der Digitalisierung. d.velop stellt digitale Dienste bereit, die Menschen miteinander verbinden sowie Abläufe und Vorgänge umfassend vereinfachen und neugestalten. LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/markusbuetterhoff/ Twitter: https://twitter.com/buetti Firmenwebsite: https://www.d-velop.de/ Markus Bütterhoff
  4. 4. Office 365 Akademie Agenda • Welche Möglichkeiten bietet mir Office 365? • Sind Metadaten noch „in“ oder reicht uns künftig eine gute Suchfunktion aus? • Macht der Einsatz von Dokumentmappen Sinn? • Wo sind die Grenzen von Office 365 bzw. SharePoint?
  5. 5. Office 365 Akademie Agenda • Welche Möglichkeiten bietet mir Office 365? • Sind Metadaten noch „in“ oder reicht uns künftig eine gute Suchfunktion aus? • Macht der Einsatz von Dokumentmappen Sinn? • Wo sind die Grenzen von Office 365 bzw. SharePoint?
  6. 6. Office 365 Akademie Welche Möglichkeiten bietet mir Office 365?
  7. 7. Office 365 Akademie Dokumentenmanagement mit Teams
  8. 8. Office 365 Akademie SharePoint Intranet https://lookbook.microsoft.com/
  9. 9. Office 365 Akademie Was war schon „immer“* da? *seit Microsoft Office SharePoint Server 2007
  10. 10. Office 365 Akademie Was war schon „immer“* da? • Metadaten *seit Microsoft Office SharePoint Server 2007
  11. 11. Office 365 Akademie Was war schon „immer“* da? • Metadaten • Inhaltstypen *seit Microsoft Office SharePoint Server 2007
  12. 12. Office 365 Akademie Was war schon „immer“* da? • Metadaten • Inhaltstypen • Ansichten *seit Microsoft Office SharePoint Server 2007
  13. 13. Office 365 Akademie Was war schon „immer“* da? • Metadaten • Inhaltstypen • Ansichten • Versionierung *seit Microsoft Office SharePoint Server 2007
  14. 14. Office 365 Akademie Was war schon „immer“* da? • Metadaten • Inhaltstypen • Ansichten • Versionierung • Check In / Out *seit Microsoft Office SharePoint Server 2007
  15. 15. Office 365 Akademie Was war schon „immer“* da? • Metadaten • Inhaltstypen • Ansichten • Versionierung • Check In / Out • Die Frage: „Ordner oder Metadaten“ *seit Microsoft Office SharePoint Server 2007
  16. 16. Office 365 Akademie Einige Highlights der letzten Erweiterungen • Modernes Layout
  17. 17. Office 365 Akademie Einige Highlights der letzten Erweiterungen • Modernes Layout • Pinnen von Dokumenten
  18. 18. Office 365 Akademie Einige Highlights der letzten Erweiterungen • Modernes Layout • Pinnen von Dokumenten • Besseres Editieren von Metadaten
  19. 19. Office 365 Akademie Einige Highlights der letzten Erweiterungen • Modernes Layout • Pinnen von Dokumenten • Besseres Editieren von Metadaten • Besseres Handling von Pflichtfeldern
  20. 20. Office 365 Akademie Einige Highlights der letzten Erweiterungen • Modernes Layout • Pinnen von Dokumenten • Besseres Editieren von Metadaten • Besseres Handling von Pflichtfeldern • Einfaches Editieren von Ansichten
  21. 21. Office 365 Akademie Einige Highlights der letzten Erweiterungen • Modernes Layout • Pinnen von Dokumenten • Besseres Editieren von Metadaten • Besseres Handling von Pflichtfeldern • Einfaches Editieren von Ansichten • Verbesserte Spaltenformatierung
  22. 22. Office 365 Akademie (Externe) Zusammenarbeit • Gemeinsames Bearbeiten
  23. 23. Office 365 Akademie (Externe) Zusammenarbeit • Gemeinsames Bearbeiten • Inhalte mit Teilen
  24. 24. Office 365 Akademie (Externe) Zusammenarbeit • Gemeinsames Bearbeiten • Inhalte mit Teilen • Inhalte anfordern
  25. 25. Office 365 Akademie Compliance Funktionen • Vertraulichkeitsbezeichnungen (sensitivity labels)
  26. 26. Office 365 Akademie Compliance Funktionen • Vertraulichkeitsbezeichnungen (sensitivity labels) • Aufbewahrungsbezeichnungen (retention labels)
  27. 27. Office 365 Akademie Weitere Tools wenn es um Prozesse geht • Power Automate • Planner • Power Apps
  28. 28. Office 365 Akademie Agenda • Welche Möglichkeiten bietet mir Office 365? • Sind Metadaten noch „in“ oder reicht uns künftig eine gute Suchfunktion aus? • Macht der Einsatz von Dokumentmappen Sinn? • Wo sind die Grenzen von Office 365 bzw. SharePoint?
  29. 29. Office 365 Akademie Sind Metadaten noch „in“ … • Ja
  30. 30. Office 365 Akademie Sind Metadaten noch „in“ … • Ja • Bessere Metadatenverwaltung in über Teams
  31. 31. Office 365 Akademie Sind Metadaten noch „in“ … • Ja • Bessere Metadatenverwaltung in über Teams • Neuer Term Manager
  32. 32. Office 365 Akademie Sind Metadaten noch „in“ … • Ja • Bessere Metadatenverwaltung in über Teams • Neuer Term Manager • Neue Content Type Gallery
  33. 33. Office 365 Akademie Sind Metadaten noch „in“ … • Ja • Bessere Metadatenverwaltung in über Teams • Neuer Term Manager • Neuee Content Type Gallery • Extraktion von Metadaten per AI Builder Forms processing
  34. 34. Office 365 Akademie Agenda • Welche Möglichkeiten bietet mir Office 365? • Sind Metadaten noch „in“ oder reicht uns künftig eine gute Suchfunktion aus? • Macht der Einsatz von Dokumentmappen Sinn? • Wo sind die Grenzen von Office 365 bzw. SharePoint?
  35. 35. Office 365 Akademie … oder reicht uns künftig eine gute Suchfunktion aus? • Ja
  36. 36. Office 365 Akademie … oder reicht uns künftig eine gute Suchfunktion aus? • Ja • Suche und künstliche Intelligenz
  37. 37. Office 365 Akademie … oder reicht uns künftig eine gute Suchfunktion aus? • Ja • Suche und künstliche Intelligenz • Microsoft Search
  38. 38. Office 365 Akademie … oder reicht uns künftig eine gute Suchfunktion aus? • Ja • Suche und künstliche Intelligenz • Microsoft Search • Custom Search Seite in SharePoint
  39. 39. Office 365 Akademie Project Cortex Automatically connect and organize knowledge Connect, manage and protect your content Empower people with just-in- time knowledge
  40. 40. Office 365 Akademie interested SME authoritative File content Meeting content, people, outcome Communications Q&A Person getananswer answers Site relevant Acronym, definition Non-digital knowledge Knowledge network in action
  41. 41. Office 365 Akademie Agenda • Welche Möglichkeiten bietet mir Office 365? • Sind Metadaten noch „in“ oder reicht uns künftig eine gute Suchfunktion aus? • Macht der Einsatz von Dokumentmappen Sinn? • Wo sind die Grenzen von Office 365 bzw. SharePoint?
  42. 42. Office 365 Akademie Metadaten vs. Folder • Frage ist so alt wie SharePoint selber • Metadaten: • Flexibel da keine Hierarchie • Einfach zu erweitern • Strukturierte Suche / Suche nach Metadaten • Ordner • Einfache Einrichtung und Flexibilität • Kennt jeder Windows Nutzer • Hilfreich beim Sync per OneDrive • Einfaches hochladen ohne Verschlagwortung
  43. 43. Office 365 Akademie Dokumentmappen • Dokumentmappen sind modernisiert worden • Ordner und Metadaten • Vorgegebene aber flexible Struktur • Vorlagenverwaltung • Vererbung von Metadaten
  44. 44. Office 365 Akademie Agenda • Welche Möglichkeiten bietet mir Office 365? • Sind Metadaten noch „in“ oder reicht uns künftig eine gute Suchfunktion aus? • Macht der Einsatz von Dokumentmappen Sinn? • Wo sind die Grenzen von Office 365 bzw. SharePoint?
  45. 45. Office 365 Akademie Content services updates seit der Ignite 2018 Document management Bulk check-in/check-out, approvals Modern document sets Column management Document templates for libraries Organization assets 100GB maximum file size Unified, intelligent file experiences across SharePoint, Teams, Outlook, Office Microsoft Search Intelligent search across Microsoft 365 Information governance Label analytics Metadata-driven automatic labels Collaboration label lock/unlock Hierarchical file plans Immutable labels Publishing Page templates Improved page authoring Page approvals
  46. 46. Office 365 Akademie faster downloads performance file typesfaster indexing Turbocharged SharePoint file storage
  47. 47. Office 365 Akademie Grenzen • SharePoint limits • https://docs.microsoft.com/de-de/office365/servicedescriptions/sharepoint-online-service- description/sharepoint-online-limits • Verwalten umfangreicher Listen und Bibliotheken in SharePoint • https://support.office.com/de-de/article/verwalten-umfangreicher-listen-und-bibliotheken-in- sharepoint-b8588dae-9387-48c2-9248-c24122f07c59 • Grenzen der Datenstrukturen: Verteilte Daten in verschiedenen Teamsite, Bibliotheken, … • Lücken: Import von Dokumenten • ERP Systeme • Scanning • Outlook • …
  48. 48. Office 365 Akademie Anfrage Lieferanten- angebot Bestellung ggf. Korrespondenz zur Bestellung Wareneingangs- dokumente Rechnung ? Wie können E-Mail in SharePoint abgelegt werden? Wie können Dokumente aus dem ERP-System in SharePoint überführt werden? Wie können Metadaten schneller vergeben werden? Wie werden Beziehungen zwischen den vielen Dokumenten erkennbar? Wie werden Wareneingangs-dokumente digitalisiert? Wie kann der Gesamtvorgang nachträglich nochmals eingesehen werden? Welche nachträglichen Recherchemöglichkeiten über Metainformationen gibt es? Typischer Geschäftsprozess – typische Herausforderungen Scan Scan ERP ERP
  49. 49. Office 365 Akademie Agenda • Welche Möglichkeiten bietet mir Office 365? • Sind Metadaten noch „in“ oder reicht uns künftig eine gute Suchfunktion aus? • Macht der Einsatz von Dokumentmappen Sinn? • Wo sind die Grenzen von Office 365 bzw. SharePoint?
  50. 50. > 2.400.000 ANWENDER > 700 KOLLEGEN 300 PARTNER 10.000 KUNDEN 35 AZUBIS 28JAHRE ECM ERFAHRUNG
  51. 51. 51 d.velop for Microsoft 365 Vertrags- management Eingangsrechnungs- verarbeitung Digitales Aktenmanagement Microsoft 365
  52. 52. 52 d.velop for Microsoft 365 Vertrags- management Eingangsrechnungs- verarbeitung Digitales Aktenmanagement Metadatensuche Scan Outlook-/Office- Integration Vorlagen- management ERP-/CRM- Schnittstellen Aktenpläne Microsoft 365
  53. 53. 53 d.velop for Microsoft 365 Vertrags- management Eingangsrechnungs- verarbeitung Metadatensuche Outlook-/Office- Integration Vorlagen- management ERP-/CRM- Schnittstellen Aktenpläne Microsoft 365 • https://www.d-velop.de/blog • https://www.d-velop.de/events • https://www.d-velop.de/o365
  54. 54. Office 365 Akademie Fragen? LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/markusbuetterhoff/ Twitter: https://twitter.com/buetti Firmenwebsite: https://www.d-velop.de/ Markus Bütterhoff

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