bitbone AG - Einfache Gestaltung von Mailsignaturen über die Maildisclaimer App
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Kurzvorstellung der Maildisclaimer App der bitbone AG, welche zur Vereinfachung der Gestaltung von Mailsignaturen unter Beachtung von rechtlichen Aspekten mit vertretbarem Aufwand dient.
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bitbone AG - Einfache Gestaltung von Mailsignaturen über die Maildisclaimer App
- 1. Maildisclaimer App im Univention App Center Einfach - integriert - compliant Mailsignaturen anlegen und verwalten für UCS Mailserver Thomas Sprickmann Kerkerinck bitbone AG sprickmann@bitbone.de
- 2. Maildisclaimer / Signatur / E-Mail-Footer Was ist was? Signatur meint technisch etwas anderes als es in diesem Mailzusammenhang gebraucht wird. Ein Disclaimer ist aus dem englisch/amerikanischen ein rechtlicher Hinweis Wir sagen E-Mail-Footer oder E-Mail-Fußzeile
- 3. Warum brauche ich so etwas? Rechtlicher Hintergrund Verwaltungsaufwand Marketinginstrument
- 4. Rechtlicher Hintergrund der E-Mail-Signatur § 37a Abs.1 HGB (Handelsgesetzbuches) Auf allen Geschäftsbriefen des Kaufmanns gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen seine Firma, die Bezeichnung nach § 19 Abs. 1 Nr. 1, der Ort seiner Handelsniederlassung, das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist, angegeben werden.
- 5. Rechtlicher Hintergrund der E-Mail-Signatur § 35 a GmbHG und §80 AktG … alle Geschäftsführer und, sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat, der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen angegeben werden.
- 6. Was gehört in einen E-Mail-Footer ? Pflichtangaben für Gewerbetreibende, Einzelunternehmen GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) GmbHs (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) AGs (Aktiengesellschaft)
- 7. Rechtlicher Hintergrund Disclaimer Brauche ich einen „Disclaimer“ unter meiner E-Mail? Viele E-Mail Versender verwenden „unter“ ihrer E-Mail einen Disclaimer, z.B.: „Diese E-Mail kann vertrauliche und/oder rechtlich geschützte Informationen enthalten. Wenn Sie nicht der beabsichtigte Empfänger sind oder diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, informieren Sie bitte sofort den Absender telefonisch oder per E-Mail und löschen Sie diese E-Mail aus Ihrem System. …...“ Ein solcher „Disclaimer“ ist nicht notwendig, sein Nutzen fragwürdig und ggf. Ursache für eine Abmahnung Dieser Zusatz wird von den E-Mail-Versendern gern als „Haftungsvereinbarung“ gesehen. Eine Haftungsvereinbarung wäre jedoch ein Vertrag und der kann nach den Regeln des Vertragsrechts nicht einseitig entstehen. Ein solcher „Disclaimer“ steht meist am Ende einer E-Mail. Also ist die Mail gelesen!
- 8. Wie arbeitet der Maildisclaimer? Postfixbasierte E-Mailsysteme Univention Corporate Server (UCS) Zarafa, OpenExchange, Kolab, …. Administration auf Basis von Vorlagen, die nach folgenden Kriterien gesetzt werden können Benutzerbezogen Gruppen-basiert Domänenweit Global
- 9. Voraussetzungen für den Einsatz Installation über das App Center Einrichten von Templates Zuordnung von Templates zu Benutzer, Gruppe und /oder Domäne Testlizenz für 30 Tage kostenlos einmaliger Lizenzerwerb über die bitbone AG für die genannte Version
- 10. Weitere Funktionen Template-Verwaltung Template-Syntax für Verwendung von Variablen Blacklists (Ausschluss von Anfügen von E-Mail-Footern) auf Basis der Ziel-Adresse auf Basis des MIME-Types auf Basis der Absenderadresse Umgang mit Verschlüsselten / signierten E-Mails (PGP, S/MIME) Umgang Outlook-RTF-Mails (Rich-Text)
- 11. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Kontakt Thomas Sprickmann Kerkerinck bitbone AG sprickmann@bitbone.de www.bitbone.de
Notas del editor
- §37a HGB (Handelsgesetzbuches) Absatz (1): „Auf allen Geschäftsbriefen des Kaufmanns gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen seine Firma, die Bezeichnung nach § 19 Abs. 1 Nr. 1, der Ort seiner Handelsniederlassung, das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist, angegeben werden.“ §35A GmbHG und §80 AktG Aufführung „alle Geschäftsführer und, sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat, der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen angegeben werden.“
- §37a HGB (Handelsgesetzbuches) Absatz (1): „Auf allen Geschäftsbriefen des Kaufmanns gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen seine Firma, die Bezeichnung nach § 19 Abs. 1 Nr. 1, der Ort seiner Handelsniederlassung, das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist, angegeben werden.“ §35A GmbHG und §80 AktG Aufführung „alle Geschäftsführer und, sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat, der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen angegeben werden.“
- Brauche ich einen Disclaimer unter meiner E-Mail? Wohl kaum … Viele E-Mail Versender verwenden am Ende ihrer E-Mail einen Disclaimer, der als Haftungsausschluss unter jede geschäftliche E-Mail gesetzt wird. z.B.: Dieser Disclaimer ist nicht notwendig, sein Nutzen ist fragwürdig, ggf. kann er zu Abmahnungen führen. Dieser Zusatz wird von den Versendern der Mails gern als Haftungsvereinbarung gesehen. Eine solche Vereinbarung ist jedoch ein Vertrag und kann nach den Regeln des Vertragsrechts nicht einseitig entstehen. Meist befindet sich der „Disclaimer“ am Ende der E-Mail befindet. Der Hinweis auf vertrauliche Informationen, erweist sich somit als unsinnig.