Presentatie van Glenn Hoens en Sarah Van Steen op de VVBAD-workshop over het gebruik van de OCMW-selectielijsten op 23 maart 2010 in het Provinciehuis Boeverbos in Brugge.

1. Twee samenwerkingsvormen
inzake archiefbeheer voor
OCMW’s

2. Welzijnsband Meetjesland

3. Voorstelling
 Ontstaan
 Doelstellingen
 Financieel plaatje
 Organisatiestructuur
 Archivering Meetjeslandse OCMW’s
 Voordelen samenwerking
 Conclusie

4. Ontstaansgeschiedenis
 2003: informele samenwerking
tussen 7 Meetjeslandse OCMW’s:
 Aalter
 Evergem
 Knesselare
 Maldegem
 Nevele
 Sint-Laureins
 Zomergem

5. Ontstaansgeschiedenis
 Juriste  dossiers schuldbemiddeling
 Delen van de kosten
 Oprichten Vereniging Welzijnsband
Meetjesland
 Zelfstandig publiek rechtspersoon
 Artikel XII organieke OCMW-wet
 Titel 8 van het OCMW-decreet
 Belangrijke data

6. Ontstaansgeschiedenis
 Belangrijke data:
 2 september 2004: goedkeuring statuten
 24 november 2004: eerste Algemene
Vergadering
 1 januari 2005: effectieve start
 1ste kwartaal 2005: informaticus + extra
jurist in dienst
 April 2005: Vereniging draait op volle
toeren

7. Ontstaansgeschiedenis
 Samenwerkingsverband tussen 12 OCMW’s:
Aalter Maldegem
Assenede Nevele
Eeklo Sint-Laureins
Evergem Waarschoot
Knesselare Zelzate
Lovendegem Zomergem
 2005: toetreden van OCMW Kaprijke

8. Doelstellingen
 Leveren van volgende diensten:
 Veiligheidsconsultatie voor de
Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid
(KSZ)
 Dienst juridische informatie en advies
 Dienst schuldbemiddeling en de dienst
collectieve schuldenregeling
 Dienst kwaliteitszorg (o.a. archivering)

9. Doelstellingen
 Projecten voor gespecialiseerd personeel
 Hoge loonkost
 Geen fulltime tewerkstellingen
 Welzijnsband biedt oplossing
 Stimulans vanuit hogere overheid
 Verplichting veiligheidsconsulent
 Welzijnsband biedt oplossing
 OCMW’s kiezen zelf van welke dienst ze
gebruik willen maken

10. Financiën
 Kosten worden verdeeld over de
deelnemende OCMW’s:
 in verhouding tot het inwonersaantal van
de gemeenten
 in verhouding tot de omvang van de
dienstverlening waarop men beroep doet

11. Organisatiestructuur
 Algemene Vergadering
 Minstens 2 maal per jaar
 4 afgevaardigden van de 4 grootste
OCMW’s en 3 afgevaardigden van de
andere 9 OCMW’s
 Bevoegdheden
 Voorgezeten door voorzitter

12. Organisatiestructuur
 Raad van Bestuur
 4 maal per jaar
 1 lid per OCMW + plaatsvervanger
 Bevoegdheden
 Kiest voorzitter
 Richt directiecomité op
 Oprichten van adviescommissies en
werkgroepen
 Adviescommissie van secretarissen
 Secretaris en ontvanger Welzijnsband

13. Organisatiestructuur
 College van commissarissen
 3 leden
 bevoegdheden
 Mandaten (raadsleden) en functies
(secretaris en ontvanger): op
vrijwillige basis
 Zetel Welzijnsband: OCMW Eeklo

14. Archivering Meetjeslandse OCMW’s
 Aanvankelijk: archivering valt buiten
takenpakket
 2007: eerste archivaris in dienst
 Plaatselijke secretaris 
archiefbeheer
 Plaatselijke voorzitter  archiefzorg
 Secretaris Welzijnsband  praktische
organisatie

15. Archivering Meetjeslandse OCMW’s
 Takenpakket archivaris
 Statisch archief
 Dynamisch archief
 Digitaal archief
 Wetgeving opvolgen
 Opleiding genieten

16. Archivering Meetjeslandse OCMW’s
 Wie?
 Archivaris
 Archiefverantwoordelijke
 Art. 60
 Administratieve krachten

17. Archivering Meetjeslandse OCMW’s
 Tijdverdeling archivaris
 Voorbeeld:
Week 1 Week 2 Week 3
Maandag Aalter Maldegem Evergem
Dinsdag Zomergem Kaprijke Extra dag
Woensdag Lovendegem Assenede Sint-Laureins
Donderdag Waarschoot Extra dag Zelzate
Vrijdag Extra dag Nevele Eeklo
 Aanpassingen mogelijk

18. Archivering Meetjeslandse OCMW’s
 Kosten archivering
 Inhoud archieven:
 Zeer recente documenten
 Neerlegging in Rijksarchief Gent
 In bewaring geven aan Stadsarchief
Eeklo

19. Voordelen samenwerking
 Voor de OCMW-besturen
 Betaalbaar gespecialiseerd personeel
 Taken niet meer op lange baan schuiven
 Vaker onderling overleg
 Ontsloten archief
 Voor de mensen op de werkvloer
 Snelle en nauwkeurige antwoorden
 Efficiënter werken
 Tijdverlies tot minimum beperkt
 Andere
 Meetjeslandse OCMW-archieven uniform ontsloten
 Voordelen voor lokale geschiedschrijvers

20. Conclusie
 Mooie samenwerking
 Betaalbaar gespecialiseerd personeel
voor kleinere lokale besturen, bv.
archivaris
 Nog veel werk voor de boeg
 Doelstelling zal gerealiseerd worden

21. Contactgegevens:
 Glenn Hoens
 Archivaris@welzijnsband.be

22. Bedankt voor uw aandacht!

23. Samenwerking gemeente en
OCMW
Het voorbeeld van Langemark-
Poelkapelle

24. Algemene voorstelling Langemark-
Poelkapelle
 Fusie 3 gemeenten:
 1971: fusie Bikschote met Langemark
 1976: fusie Langemark met
Poelkapelle
 7700 inwoners

25. Voorgeschiedenis
samenwerkingsovereenkomst
 gemeentebestuur: aanwerving halftijdse
archivaris via tijdelijke subsidiëring van het
lokale archiefbeheer provincie West-
Vlaanderen
-> mogelijkheid om een
archiefbeheersoverdracht te sluiten met
andere lokale besturen

26. Voorgeschiedenis
samenwerkingsovereenkomst
 Eerder aanvaarde overdracht van
OCMW-archief naar gemeentehuis
 Bezorgdheid OCMW-secretaris

27. Inhoud overeenkomst
 archiefbeheersoverdracht: OCMW-archief
onder beheer gemeentearchivaris in de
gemeentelijke archiefbewaarplaats,
aanvaarding van bijkomende overdrachten
 beheren als een goede huisvader volgens
de archivistische regels van selectie,
ordening, beschrijving, bewaring en
promotie

28. Inhoud overeenkomst
 toegankelijk voor onderzoek in de leeszaal
van het gemeentehuis
 advies omtrent alle documentvorming in de
kantoren, ook elektronische documenten
 archivaris rapporteert aan OCMW-secretaris
en voorzitter

29. Inhoud overeenkomst
 OCMW blijft eigenaar van de overgedragen
documenten en behoudt het volle recht om
de archiefzorg uit te oefenen
 OCMW-personeelsleden kunnen de
documenten ter plaatse raadplegen of voor
maximum één maand uitlenen
 kosten gedragen door het gemeentebestuur

30. Inhoud overeenkomst
 overeenkomst voor 3 jaar waarna
stilzwijgend verlengbaar
 indien opzegging: mogelijkheid om kosten
aan te rekenen

31. Inhoud bewaarde OCMW-archief
 20e eeuws
 4 grote bestanden
1. Langemark voor fusie
2. Bikschote voor fusie
3. Poelkapelle voor fusie
4. Langemark-Poelkapelle na fusie

32. Ervaringen en voordelen
 Ervaringen
 Voordelen
 voor de gemeente
 voor het OCMW
 voor de onderzoeker

33. Conclusie
 Met steun van de provincie en via
archiefbeheersoverdracht slaagt een
kleine gemeente als Langemark-
Poelkapelle er in een lokale
archiefwerking uit te bouwen

34. Contactgegevens:
 Sarah Van Steen
 archief@langemark-poelkapelle.be

35. Bedankt voor uw aandacht!