Workshoppen "Boost dit salg til det offentlige" handler om hvordan man skaber mersalg gennem den gode ansøgning og får stillet de rigtige spørgsmål inden man skriver den endelige ansøgning. Læs mere om hvordan Væksthus Hovedstadsregionen kan hjælpe dig videre her: http://www.startvaekst.dk/vhhr.dk/kunder

1. Boost dit salg til det offentlige
Væksthus Hovedstaden
Den 20. april 2012
www.isingconsult.dk

2. Præsentation og dagens program
• Det offentlige marked - Kend • Find mulighederne
dagsordenen og forstå kunden • Hvordan tjener leverandøren
• Tips til prækvalifikation og penge?
tilbudsgivning
Allerførst: Brug 2 minutter sammen med din sidemand
Hvad vil du gerne gå hjem med efter formiddagen?

3. Det offentlige marked

4. Hvordan er det offentlige marked?
• I har med politisk styrede
organisationer at gøre
• Ordregiverne er meget forskellige
• Der er tunge regler for udbud
• Snævre grænser for dialog
• Småfejl kan føre til udelukkelse
• Udbyderne har ikke nødvendigvis
dyb faglig indsigt i området
• SKI, Statens Indkøb og regionale
indkøbscentraler bruges aktivt
Presales og relationer er vigtige,
men det er firmaets kvalifikationer,
ansøgningen om prækvalifikation
og tilbuddet, der tæller.

5. Hvad kendetegner en god
samarbejdspartner til det offentlige?
• Leverer varen – og lidt mere til
• Skaber værdi for kunden – og
synliggør den
• Leverer varer og ydelser, som
sparer på kundens ressourcer
• Henvender sig ikke uden nærmere
aftale til decentrale institutioner
om varer eller ydelser, der ikke er
på aftalen
• Er synlig og nærværende - aktiv
kundepleje betaler sig
• Holder faglige arrangementer, men
undgår golfturneringer og dyre
gaver
• Bruger e-handel.

6. Værktøj – Find målene hos kunden
Du skal kende den offentlige kundes
mål bedre end kunden selv kender
dem
Værditilvækst = opfyldelse af mål
Lav en beskrivelse af kundens
strategiske og operationelle mål på dit
område:
• Ordregivers hjemmeside
• Budget og årsberegning
• Byråds- og udvalgsdagsordener
• Indkøbspolitik
• Brug kontaktpersoner, også ude i
organisationen.
Brug din kortlægning af mål aktivt
som en del af firmaets salgsstrategi og
presales.

7. Presales er vigtigt – sørg for at
være synlige i markedet
• Afdæk mål og succeskriterier
• Brug kundedatabasen –
nøglepersoner, funktioner
• Spørg til næste udbud og giv
input
• Udnyt key account rollen
• Brug muligheden for kundemøder
• Vis interesse for de decentrale
enheder hos kunden
• Brug relationspleje aktivt – fortæl
om jeres løsninger og hvorfor de
skaber værdi
• Læg vægt på totaløkonomi
• Forstå, hvad der er god og dårlig
skik.

8. Lær spillereglerne ved udbud
• Der er omfattende og komplekse
regler, som ordregivere skal
efterleve.
• Klagenævnets mange kendelser
spiller en meget stor rolle.
• Kundens risikoafdækning betyder
at alt skal være lige ‘efter bogen’.
• Hjælp at hente:
– Dansk Erhverv
– Udbudsportalen.dk
– Ising Consulting
Tilbud trin-for-trin på
Udbudsportalen er en vejledning til
tilbudsgivere (under revidering).

9. Udbudsreglerne – kort fortalt
Tilbudsloven
Forsynings- Det klassiske Afsnit II: ‘Bløde’
virksomheds- udbudsdirektiv tjenesteydelser
direktivet 2004/18/EF over 500.000 kr.
2004/17/EF Ingen øvre
tærskelværdi
Tilbudsloven
Afsnit II: Varer og ‘hårde’ tjenesteydelser over 500.000 kr. ,mindre end 1,5 mio.kr
Afsnit I: Bygge og anlægsopgaver: Krav om licitationsprocedure over 3 mio. kr.

10. Bid Management

11. Prækvalifikation
• Lær at læse og forstå en
udbudsbekendtgørelse
• Begrænset udbud: Ansøgning om
prækvalifikation
– I skal være blandt de bedst
kvalificerede for at kunne deltage
• Offentligt udbud: Mindstekrav og
dokumentation
– I skal leve op til alle mindstekrav og
dokumentationskrav for at tilbuddet
bliver bedømt
Uanset udbudsformen skal I have
grundarbejdet i orden, før I kan gå
efter kontrakterne.

12. Er jeres dokumentation klar?
• Virksomhedsprofil
• Registrering af referencer, CV’er og
kompetencer
• Beskrivelse af kvalitetssikring
• Forsikringer og certificeringer
• Personalepolitik, arbejdsmiljø,
miljøtiltag og samfundsansvar
• Tro- og loveerklæringer – gæld og
udelukkelsesgrunde
• Økonomiske nøgletal – kort
præsentation
• Revisorpåtegnede årsregnskaber
• Evt. revisorerklæring, soliditets-
erklæring eller bankerklæring
• Evt. brev fra banken om at de vil stille
bankgaranti.
Se i udbudsbekendtgørelsen eller
udbudsmaterialet, hvad der kræves.

13. Do!
• Det er i orden at sende en mail og
vise interesse for et udbud eller
kvittere for en meddelelse om at
virksomheden er blevet
prækvalificeret – evt. en
telefonopringning, men pas på.
• Stil (begavede) skriftlige spørgsmål
• Er der spørgemøde, så mød op, vis
indsigt og gør et godt indtryk
• Vær konkret og ‘nærværende’ i
forhold til opgaven
• Tjek formalia, og gør det flere
gange
• Tænk på, hvad den offentlige
myndighed er sat i verden for – og
gør kundens mål til jeres.

14. Det professionelle tilbud
Helt enkelt: Svarer på
udbudsmaterialet og hvert enkelt
vurderingskriterium.
• Rammer præcist og er konkret i
forhold til opgaven
• Udstråler seriøsitet og energi – vi
vil have den her kontrakt
• Fagligt fokus - minimum af
salgssnak
• Betænker at kunden har fx 5 eller
10 tilbud, de skal igennem
Skriv kort og præcist, svar på det der
bedes om, brug opdeling med afsnit,
overskrifter, faneblade og bilag. Brug
figurer, billeder, sørg for ‘luft’ i
teksten og overskuelighed.

15. Don’t!
• Undgå personlig kontakt og
telefonsamtaler under
udbudsprocessen
• Salg er ok, men undgå alt for
mange klicheer
• Lad være med at aflevere et rodet
tilbud med mangler – sørg for
professionalisme
• Lad være med at aflevere et
tilbud, hvor der står en anden
kunde i teksten
• Lad være med at tage skjulte
forbehold i form af
forudsætninger m.v.

16. Tjekskema - Tilbuddet
• Har vi besvaret alle
tildelingskriterier og
underkriterier grundigt og
fyldestgørende?
• Vil vi score maks. på hvert
underkriterium?
• Er alle krav til formalia og
dokumentation opfyldt?
• Vil en læser synes tilbuddet er
godt struktureret, interessant og
let læst?
• Har vi vores selling-points på
plads?
• Har vi et godt følgebrev og et
resumé?

17. Hvad er svaghederne i de
tilbud, der bliver fravalgt?
• Svarer ikke på udbudsmaterialet.
• Svarer ikke på alle underkriterier
til tildelingskriteriet.
• Svag besvarelse af nogle af
underkriterierne.
• Dårlig skrivestil, rodet,
uoverskueligt, langt.
• Følger ikke formalia, fx krav til
opbygning af tilbuddet.
• Undersælger eller oversælger.

18. Hvad lægger ordregiver vægt på, når
leverandøren vælges?
Læs tildelingskriterierne og forstå
signalerne i udbudsmaterialet, så
har du svaret
• Kunden læser først tilbudslisten –
så læg vægt på prisafsnittet og
‘total cost of ownership’
• Kvalitet – konkret i forhold til
produktet
• Service, service og mere service
• ”Vi vil gerne have en aftale, hvor
vi ikke skal bruge tid i
administrationen bagefter”
Spørgsmål: Er der uformelle
spilleregler?

19. Hvordan foregår tilbudsvurderingen?
• Tjek af konditionsmæssighed
• Første gennemlæsning – kunden
danner sig et indtryk, markerer
spørgsmål og stærke/svage sider
• Priserne opstilles i et regneark og
der beregnes totalomkostninger for
hvert tilbud
• Pointskema for vurderingskriterierne
• Sammenligningsskemaer- hvad
svarer tilbudsgiverne?
• Anden gennemgang – hvad
indeholder tilbuddene om hvert
underkriterium?
• Pointtildeling
• Tildeling af kontrakt.

20. Hvordan foregår en pointgivning?
Tilbud på håndtering af daglige bankforretninger
Bank A Bank B Bank C Bank D
Vægt (pct.) Point Score Point Score Point Score Point Score
Forrentning 50,00 7,00 350,00 6,00 300,00 8,00 400,00 10,0 500,00
Serviceydelser 30,00 9,00 270,00 7,00 210,00 7,00 210,00 8,00 240,00
Betalings- og
informationssystemer 20,00 9,00 180,00 6,00 120,00 7,00 140,00 8,00 160,00
I alt 800,00 630,00 750,00 900,00

21. Do! – når kontrakten er vundet
• Ring og fortæl, hvis der er
kommet et bedre og billigere
produkt, som kan erstatte noget
der er på aftalen.
• Husk, at I er ambassadører for
indkøbsfunktionen ude i kundens
organisation.
• Tag en dialog om optimering af
økonomien i kontrakten - til gavn
for begge parter.
• Hold statusmøder – giv statistik,
følg op på incidents, spørg til
fremtiden.

22. 10 min. pause

23. Hvordan finder du mulighederne – og
udnytter dem?
Markedet for den offentlige sektor i EU har en værdi på 2000 milliarder
euro hvert år. 17 pct. af alle kontrakter tildeles de små og mellemstore
virksomheder, der udgør 99 pct. af alle virksomheder i Europa.

24. Hvordan holder virksomheden sig
informeret om mulighederne?
• Udbudsvagten, Mercell m.fl. giver
overblik over alle aktuelle udbud,
målrettet information og services.
• Udbud.dk – fra den 1. april
• ted.europa.eu
• Udbudsmedia.dk
• IKA/SKI/Statens Indkøb
• Licitationen (bygge- og anlæg)
• Køberprofiler og
forhåndsmeddelelser
• Ordregiveres hjemmesider.

25. Hvem får kontrakterne?
Følg med i, hvem der vinder
kontrakterne på jeres område, og
interessér jer for, hvorfor de vinder.
• Ordregiver skal indsende en
bekendtgørelse om indgået
kontrakt til EU’s
publikationskontor.
• Bekendtgørelserne findes på TED.
• Udbudsvagten, Mercell og Nohr-
con informerer om vundne
kontrakter.
• Lav en analyse af succeskriterier
og konkurrenter.

26. Konsortier, hvad er det?
Vælg mellem at være eneudbyder,
konsortiedeltager eller underleverandør.
• Et konsortium betyder at I slutter jer
sammen med en eller flere andre
firmaer for i fællesskab at vinde en
kontrakt, som ellers ville have været
for stor at klare enkeltvis.
• Konsortier giver bredde i kompetencer
og kan give mulighed for at vinde
udbud, som ellers normalt kun
tilfalder de store virksomheder i
branchen.
• Virksomhederne bør supplere
hinanden, så ordregiver kan se, at der
er mening i at skrive kontrakt med et
konsortium i stedet for at vælge en
større virksomhed.

27. Opsummering af fordele ved
det offentlige marked
• Nye forretningsmuligheder
• Man er sikker på at blive betalt
• Ser godt ud på CV’et og
værdifulde referencer medfølger
• Åbner nye døre
• Stabil – selv i nedgangstider.

28. Opsummering af ulemper ved
det offentlige marked
• Tidskrævende
• Meget papirarbejde
• Indviklede og forvirrende regler
• Hyppig brug af fagsprog – ord og
udtryk som er svære at forstå
• Kan være dyrt at byde
• Man skal finde udbuddene
• Stramme, krævende deadlines.

29. Og så til det allervigtigste:
Hvordan tjener leverandøren penge?
• Sørg for profitabilitet i kontrakten.
• Se på hele kundens organisation – en
kommune kan have 4000 ansatte og
300 indkøbsenheder.
• Udnyt salgsvolumen - sælgernes rolle.
• Elektroniske indkøb.
• Udnyt data på kundens indkøb.
• Reklamer og information til
indkøbere.
• Hvordan modtages bestillinger? Er
der mulighed for mersalg/krydssalg?
• Videresalg – til nye kunder.

30. Undgå de 10 klassiske fejl
• Starte lige før deadline.
• Tilbudsgiver har ikke sat sig ordentligt
ind i opgaven.
• Ansvaret for tilbuddet deles op på
flere hænder.
• Uerfarne folk sættes på
tilbudsopgaven.
• Der tages let på formelle krav.
• Tilbuddet fra sidste udbud genbruges.
• Der skrives fristil, om hvor fantastiske
produkterne er.
• Spørge til fakta uden at tjekke
udbudsmaterialet først.
• Stavefejl og manglende korrektur.
• Glemme at tjekke spørgsmål-svar.

31. Hvad skal der til fremover – i dit firma?
1. Nævn de udfordringer I har med
offentlige kunder.
2. Hvad skal I hjem og gøre
anderledes fremover for at
vinde det offentlige marked?
Lav en liste, som efter workshoppen
fremsendes til deltagerne

32. Farvel og tak for denne gang
Jakob Scharff
jsc@danskerhverv.dk
33 74 64 04
Stefan Ising
Stefan@isingconsult.dk
Mobil 61 31 48 48

33. Sandwiches og networking