Schaderegistatie met UPLA. Infosessie

Eva Wuyts
Vlaamse Erfgoedbibliotheek
Marijn de Valk
Boekrestauratie De Valk
Antwerpen 2014-07-01
v1.1 - 2014-07-02
Schaderegistratie met UPLA
Infosessie

Doel infosessie
 UPLA - de methode
 UPLA in de praktijk: aanpak & voorwaarden
 Luisteren naar vragen
 Polsen naar interesse
 Verdere afspraken
2014-07-01 2

Agenda
2014-07-01 3
Eigen personeel
Vorming
Deelnemen
UPLA-deskundigen
Voorwaarden
Trajectverloop
Subsidies
Logistiek
Kosten
Registratiebox
Collegagroep
Collegagroep
Schadeatlas
Beoordelingswijze
Eindrapport
Schaderegister
UPLAResultaten

Waarom UPLA?
 Rapport De wet van de remmende achterstand (2012)
 Grote achterstanden
 Weinig kennis
 Inzetten op schaderegistratie
= Eerste stap naar een beter (depot)beleid
= Opstap naar behalen van een Kwaliteitslabel
2014-07-01 4

UPLA – De opdracht
 Opdracht tot ontwikkeling nieuw model voor
erfgoedbibliotheken
 Aanstelling Boekrestauratie De Valk
i.s.m. Hoogduin Papierrestauratoren
 Begeleiding door klankbordgroep met experten
uit Vlaanderen en Nederland
2014-07-01 5

UPLA – De opdracht
 Doelstellingen:
 Kennis van schadebeelden en conserveringsachterstanden
 Beleidsinstrument conservering
 Instelling
 Vlaams beleid
 Sensibilisering bibliotheekmedewerkers
 Voorwaarden
 Met inzet van eigen medewerkers
 Op basis van bestaande en beproefde modellen: UPAA
2014-07-01 6

UPLA samengevat
Universal Procedure for Library Assessment
= Betrouwbare schaderegistratie voor bibliotheken
(0p basis van steekproeven)
 Pragmatisch
 Snel en efficiënt
 Eenvoudig
 Uniform
2014-07-01 7

UPAA versus UPLA
 Aandacht voor papier, leer en perkament,
maar ook voor de boekband
 Net alleen raadpleegbaarheid
 (In)stabiliteit/autonoom verval
 Beoordeling genuanceerder  in twee stappen
2014-07-01 8

2014-07-01 9
UPLA / Universal Procedure for Library Assessment
Digitalisering
Depot
Ontsluiting
Werking

2014-07-01 10
Digitalisering
Depot
Ontsluiting
Werking

2014-07-01 11
Digitalisering
Depot
Ontsluiting
Werking

2014-07-01 12
Digitalisering
Depot
Ontsluiting
Werking

2014-07-01 13
Digitalisering
Depot
Ontsluiting
Werking

2014-07-01 16
Testfase
“Een UPLA-onderzoek is een
enorme meerwaarde en vormt
de sleutel tot inzicht op de lange
termijn”
Erna Van Looveren
Bibliothecaris van het Ruusbroecgenootschap

Werkwijze UPLA-onderzoek
 Registratie bewaaromstandigheden: invullen
checklist
 Steekproef uitzetten: 300 monsters selecteren uit
de collectie
 Schaderegistratie: visueel beoordelen van de
boeken met behulp van de schadeatlas
 Analyse: verwerken van de resultaten
2014-07-01 17

Checklist bewaaromstandigheden
 Opzet: bijkomende informatie inwinnen door
omgeving(sfactoren) in kaart te brengen
 Klimaat, plaatsing van de boeken, verpakking, ….
 In te vullen door collectieverantwoordelijken vóór
de schaderegistratie
 Eventueel aan te vullen door de UPLA-deskundige
 Verwerking in het eindrapport
2014-07-01 18

2014-07-01 19

2014-07-01 20
Digitalisering
Depot
Ontsluiting
Werking

2014-07-01 21
Digitalisering
Depot
Ontsluiting
Werking

Nemen van de steekproef
 Aselecte steekproef
 300 items per collectie
 Betrouwbaarheid van 95%
 Meten van totale planklengte (gevuld met boeken)
 Bepalen van het gemiddelde aantal boeken per plank
 Rekenen
 Uitzetten en markeren
2014-07-01 22

2014-07-01 23
Digitalisering
Depot
Ontsluiting
Werking

2014-07-01 24
Digitalisering
Depot
Ontsluiting
Werking

2014-07-01 25
Digitalisering
Depot
Ontsluiting
Werking

2014-07-01 26
Digitalisering
Depot
Ontsluiting
Werking

2014-07-01 27
Digitalisering
Depot
Ontsluiting
Werking

2014-07-01 28
Digitalisering
Depot
Ontsluiting
Werking

Autonoom verval
2014-07-01 29
Digitalisering
Depot
Ontsluiting
Werking

Beoordelingscriteria
 Een boek is een bewegend object
2014-07-01 30

2014-07-01 31
 Schade band
 Schade constructie
 Schade boekblok
 Algemeen (biologische schade, overige)

2014-07-01 32
Schade band:
 Stof en oppervlaktevuil
 Conditie bekleding
 Rode rot
 Tapes en schadelijke reparaties
 Losse delen bekleding, lacunes,
scheuren, vouwen
 Ontbrekende delen en onderdelen
 Beschadigde platkernen/hoeken/platkanten
 Beschadigde sluitingen/beschadigd beslag

2014-07-01 33
Schade constructie:
 Vervorming band / boekblok / boekblok te klein
 Schade bindingen en hechting platten
 Schade hechting bladen en / of katernen

2014-07-01 34
Schade boekblok:
 Stof en oppervlaktevuil
 Tapes en schadelijke reparaties
 Lacunes / scheuren / vouwen
 Vervilt papier
 Aan elkaar klevende bladen
 Verzuring schutbladen
 Verzuring boekblok
 Foxing
 Inktvraat/kopervraat

2014-07-01 35
Schade algemeen:
 Schimmelschade
 Plaagdierschade
 Overige schades

Beoordeling in twee stappen
 Schade matig / ernstig
 Raadpleegbaar / niet raadpleegbaar
2014-07-01 36

2014-07-01 37
Beoordeling in twee stappen
Digitalisering
Depot
Ontsluiting
Werking
Matige schade Ernstige schade
OpmerkingenGebruik
geen
probleem
Gebruik
verergert
schade
Gebruik
geen
probleem
Gebruik
verergert
schade
Schade band
1. Stof en oppervlaktevuil op de band en de
boeksneden
2. Rode rot
3. Conditie bekleding
4. Tapes en schadelijke reparaties
5. Losse delen rug en bekleding
6. Ontbrekende delen
7. Beschadigde platkernen/hoeken/platkanten
8. Beschadigde sluitingen/beschadigd beslag

Schadeatlas
2014-07-01 38
Digitalisering
Depot
Ontsluiting
Werking

Schadeatlas
 Publicatie van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek i.s.m.
Bureau Metamorfoze (NL)
 Zusje van Schadeatlas Archieven (UPAA)
 Toelichting in woord en beeld van alle UPLA-
schadebeelden
 Verschijnt najaar 2014
 Wordt gratis verspreid
 Dankzij Prijs voor Cultureel Erfgoed 2012-2013
2014-07-01 39

2014-07-01 40
Screening
Digitalisering
Depot
Ontsluiting
Werking

2014-07-01 41
Digitalisering
Depot
Ontsluiting
Werking

2014-07-01 42
Digitalisering
Depot
Ontsluiting
Werking

2014-07-01 43
Digitalisering
Depot
Ontsluiting
Werking

Eindrapport
 Wat is het niet?
 Conserveringsadvies per boek
 Praktisch conserveringsplan
 Gedetailleerde kostenraming
 Statisch document
2014-07-01 44

Eindrapport
 Wat is het wel?
 Beleidsinstrument
 Betrouwbare analyse van de staat van de collectie
 Aanduiding van de problemen en pijnpunten
 Algemene adviezen die een eerste stap zijn naar:
 Beter conserveringsbeleid
 Verbetering/aanpassing depot
 Conserveringsacties per type schade of collectie
2014-07-01 45

Resultaten
2014-07-01 46
Digitalisering
Depot
Ontsluiting
Werking

2014-07-01 47
Resultaten
Digitalisering
Depot
Ontsluiting
Werking

2014-07-01 48
Resultaten
Digitalisering
Depot
Ontsluiting
Werking

2014-07-01 49
Resultaten
Digitalisering
Depot
Ontsluiting
Werking

2014-07-01 50
Resultaten
Digitalisering
Depot
Ontsluiting
Werking

Schaderegister
 Opzet: alle data van alle UPLA-trajecten in één databank
 Weergave: anoniem
 Nut:
 Bibliotheek: benchmarking
 Vlaamse Erfgoedbibliotheek: beleidsinstrument
 Nog niet operationeel
2014-07-01 51

Algemene voorwaarden
 Erfgoedbibliotheekcollectie
 Intentie tot verbetering
bewaaromstandigheden/depot
 Engagement
 Middelen vrijmaken
 Mensen
 Logistiek
 Planning maken  tijd
 Formele afspraken
2014-07-01 53

Collectie
 Omvang speelt geen rol
 Ouderdom speelt geen rol
 Inhoud: typerende bibliotheekmaterialen
 Boeken
 Banden
 Eenbladdrukken
 Periodieken
 Gehele collectie of deelcollectie
2014-07-01 54

Inzet eigen personeel
1. Meerwaarde?
2. Wie?
3. Wat?
4. Hoe?
5. Vorming?
2014-07-01 55

Meerwaarde?
 Hernieuwde kennismaking met de eigen collectie
en magazijnen  een andere blik
 Expertise verhoogt én blijft in huis
 Sensibilisering van eigen medewerkers
 Kostenbesparend
 Teambuilding
2014-07-01 56

Wie?
 Geen specifieke voorkennis vereist
 Gewenst profiel:
 Affiniteit met behoud en beheer
 Routinematig werken
 Nauwkeurig werken
 Plichtsbewust
 Opmerkzaam
 Fit
 Niet noodzakelijk magazijnmedewerkers
2014-07-01 57

Wat?
 Taken
 Invullen checklist (halve dag)
 (Hulp bij) uitzetten van steekproef
(2 à 3 dagen)
 Beoordelen en registreren van de schades
(2 à 3 dagen)
 Tijdsbesteding
 Circa 11 mandagen
 Verdeeld over twee personen
2014-07-01 58

Hoe?
 In een team van twee personen
 Eventueel bijgestaan door UPLA-deskundige
 Bij voorkeur:
 Vast personeel
 Steeds dezelfde personen
 Taken gedurende de dag afwisselen
 De steekproef: volle dagen
 De registratie: halve dagen
 Rustdag(en) tussen steekproef en registratie
2014-07-01 59

Vorming?
 Inhoud
 Materiaalkennis
 Terminologie
 Schadebeelden herkennen
 Gebruik van de schadeatlas en formulieren
 Bewaaromstandigheden
 Hanteren van boeken
2014-07-01 60

Vorming?
 Praktisch
 Verplicht: voor alle medewerkers aan het traject
 Duur: twee dagen
 Locatie en datum: te bepalen in overleg
 Vorm: samen met alle bibliotheken die in eenzelfde
periode starten
 Kost: vriendenprijs
2014-07-01 61

Hulp van UPLA-deskundigen
1. Meerwaarde?
2. Wie?
3. Wat?
4. Hoe?
5. Kost?
6. Verplicht?
2014-07-01 62

Meerwaarde?
 Ervaring met uitzetten steekproeven
= Tijdsbesparing
= Minder risico op fouten
 Ervaring met meerdere bibliotheken
 Hulplijn en steun tijdens het traject
 Uniformiteit
= Betere benchmarking
= Voorwaarde voor opname resultaten in schaderegister
2014-07-01 63

Wie?
 Conserveringsdeskundigen met affiniteit op
collectieniveau
 Zelfstandigen en werknemers
 Geselecteerd door een jury
 Deelgenomen aan een vorming en stage
 Geaccrediteerd door de Vlaamse Erfgoedbibliotheek voor
drie jaar
 Gecontroleerd door de Vlaamse Erfgoedbibliotheek
= Vaste pool van beperkt aantal mensen
2014-07-01 64

Wat?
 Intakegesprek, met o.a. (hulp bij) registratie
bewaaromstandigheden (0,5 à 1 dag)
 Uitzetten steekproef (2 à 3 dagen)
 Begeleiding / feedback tijdens de registratie
(0,5 à 3 dagen)
 Opmaak eindrapport (1 dag)
 Verwerking resultaten schaderegistratie
 Verwerking checklist bewaaromstandigheden
2014-07-01 65

Hoe?
 Werknemer: moet vorming gevolgd hebben
 Zelfstandige: idem
 Vlaamse Erfgoedbibliotheek verspreidt namenlijst
met geaccrediteerde deskundigen (eind 2014)
 Bibliotheek neemt zelf contact op interessante
deskundigen
 Bibliotheek stelt naar eigen keuzen zelf een
deskundige aan volgens hun eigen procedures
 Vlaamse Erfgoedbibliotheek komt niet tussen
2014-07-01 66

Kost?
 Afhankelijk van
 De onderhandelingen tussen opdrachtgever en -nemer
 Aantal taken (en dus dagen)
= keuze van de opdrachtgever
 In principe één deskundige voor hele traject
2014-07-01 67

Verplicht?
 Tijdens UPLA: warm aanbevolen
 Zie: Meerwaarde?
 Na UPLA: geen verdere verplichtingen
 Accreditatie geldt enkel voor UPLA-traject!
 Bijv. aanpak van schade mag met
eigen werknemers of andere opdrachtnemers
2014-07-01 68

Logistiek
 Vlaamse Erfgoedbibliotheek: registratiebox
 Eigen instelling: beperkte bijdrage
 Provincie: uitleendienst
2014-07-01 69

Registratiebox
 Kist met materiaal voor
 Registratie van de bewaaromstandigheden (checklist)
 Uitzetten steekproef
 Schaderegistratie
 Bevat o.a.
 Leeskussens & loodlint
 Meetlint en post-its
 pH-pen
 Broedstoof en schimmelmonsters
 …
2014-07-01 70

Registratiebox
 Gratis
 Wel waarborg
 Wel verzendkosten volgens estafettesysteem
2014-07-01 71

Andere
 Eventueel ondersteuning door de provincie
 Aanbod en voorwaarden verschillen per provincie
 Beknopt overzicht: zie infomap
 Eigen materiaal:
 Tafel (op wieltjes)
en stoelen
 Laptop
 Schrijfgerei
2014-07-01 72

2014-07-01
Kostprijs traject
 Gratis
 Betalend
 Gesubsidieerd?
73

Gratis
 Diensten van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek
 Coördinatie
 Gebruik van UPLA-methodiek & -formulieren
 Exemplaren van de Schadeatlas Bibliotheken
 Gebruik van de registratiebox
 Geen factuur, enkel waarborg
2014-07-01 74

Betalend
 Vriendenprijs: vorming van bibliotheekmedewerkers
 Circa 100 euro / pp voor 2 dagen
 Factuur van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek
 Marktprijs: diensten van de UPLA-deskundige
 Optioneel – niet verplicht
 Zelf te onderhandelen
 Bv. 630 euro (incl. BTW) / dag
 Factuur van deskundige
2014-07-01 75

Gesubsidieerd?
 Tip: onderzoek (vooraf!) mogelijkheden voor
subsidies
 Vlaams niveau: geen middelen
 Provincie: misschien in het kader van hun depotbeleid
 Andere: Lokaal niveau? Erfgoedcel? Boekensteun? …
 Opgelet: vaak is een eigen inbreng vereist!
2014-07-01 76

Afspraken
 Vóór de start van een UPLA-traject:
goedkeuring en ondertekening contracten
tussen de partijen
2014-07-01 77
Vlaamse
Erfgoedbibliotheek
vzw
Bibliotheek UPLA-deskundige
optioneel

Bibliotheek  Vlaamse Erfgoedbibliotheek
 Vorm
 Afsprakennota
 Te ondertekenen vóór de aanvang van UPLA-traject
 Inhoud
 Respecteren van methodiek
 Aanleveren van de resultaten voor schaderegister
 Timing
 Gebruik van de registratiekoffer
 …
 Nog niet beschikbaar
2014-07-01 78

Vlaamse Erfgoedbibliotheek  UPLA-deskundigen
 Vorm
 Afsprakennota
 Te ondertekenen vóór aanvang stage
 Inhoud
 Respecteren van methodiek
 Deontologie
 Uitwisselen van ervaringen met collega-deskundigen
 Informeren van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek
 …
2014-07-01 79

UPLA-deskundigen  Bibliotheek
 Enkel indien van toepassing
 Vorm en inhoud te bepalen door bibliotheek
 Vlaamse Erfgoedbibliotheek is geen betrokken
partij
2014-07-01 80

Collegagroep
 Bundeling van maximaal 5 bibliotheken in één
collegagroep
 Doorlopen hun traject allemaal in dezelfde
periode
 Volgen samen op hetzelfde moment dezelfde
vorming
 Voeren opeenvolgend de registratie uit
 Komen na afloop samen om te evalueren
2014-07-01 81

Trajectverloop
 UPLA-traject: 1 à 2 weken
 Ervoor: enkele maanden voorbereiden
 Middelen (geld en personeel) vrijmaken
 Afsprakennota ondertekenen met Vlaamse Erfgoedbibliotheek
 Eventueel: aanstellen UPLA-deskundige
 Deelname aan vorming bibliotheekmedewerkers
 Erna
 Korte termijn: dringende ingrepen
 Langere termijn: uitstippelen / bijstellen conserveringsbeleid
2014-07-01 82

Trajectverloop
 Eerste ronde (onder voorbehoud):
 Najaar 2014
 Publicatie Schadeatlas Bibliotheken
 Vorming UPLA-deskundigen
 Afsluiten afsprakennota’s
 Vorming bibliotheekmedewerkers
 Vroege voorjaar 2015
 Eerste UPLA-trajecten
 Met hulp van stagiairs
 Tweede ronde: najaar 2015?
2014-07-01 83

Interesse?
 Koppel intern terug over de infosessie
 Geef ons een seintje indien u interesse heeft
 Laat ons weten in welke periode u van start wil
gaan
upla@vlaamse-erfgoedbibliotheek.be
2014-07-01 84

Contactgegevens
Vlaamse Erfgoedbibliotheek
www.vlaamse-erfgoedbibliotheek.be
upla@vlaamse-erfgoedbibliotheek.be

Schaderegistatie met UPLA. Infosessie

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

Más de Vlaamse Erfgoedbibliotheken

Más de Vlaamse Erfgoedbibliotheken (20)

Schaderegistatie met UPLA. Infosessie