2. Факти про наради
Що таке «нарада», етапи процесу наради
Оцінки наради, підсумки
Корисні поради, правила, «золота» десятка
2
3. Вміти керувати своїм часом та отримувати результат
Менше часу витрачати на нарадах
Організовувати наради (Outlook)
Приймати участь в нарадах
Готувати та використовувати план наради
3
4. • MEETING – цим одним словом у англійській мові визначається
будь-яка зустріч двох або більше сторін з певною ціллю,
включаючи суто ділові відносини. Приблизний аналог в
українській мові для суто ділових відносин – це НАРАДА.
• Нарада це формальна дискусія між двома або більше
сторонами (функціями) для досягнення певної цілі методом
комунікаційного процесу. По іншому, це зустріч однієї сторони
з іншими згідно їх функцій, організації та цілей.
4
5. Дослідження американського бізнесу показали :
На нарадах проходить від 25% до 80% робочого часу керівників (11 мільйонів
нарад в день).
Непродуктивним є біля третини всього часу потраченого на наради, що
коштує бізнесу приблизно $37 біліонів в рік.
Понад 72% від всіх керівників зараз витрачають більше часу на наради ніж
ще п'ять років тому.
Тільки третина всіх керівників мають формальні навчання з ведення нарад.
Якщо про 75% нарад можна сказати що вони “в основному продуктивні” та
мали план, то тільки 50% з них його притримувались та проходили згідно
нього.
Лише 64% всіх нарад досягали їх оголошеної цілі.
5
6. Для пошуку/прийняття рішення, вирішення проблем.
Для складання плану розвитку.
Для знаходження консенсусу, вирішення конфлікту.
Зібрати погляди, інформацію та пропозиції.
Брифінги, оголошення, інформування.
Обмін інформацією.
Навчання, роз'яснення, вивчення реакції.
Генерування ідей, брейнштормінг.
6
7. Те, що відбувається на нараді, тільки вершина цілого
айсберга роботи, що передує нараді та має бути
виконано після завершення наради…
7
10. Визначитись
для чого, яка
ціль… Чи без
наради?
Підготувати
план наради.
Визначитись з
учасниками
Зарезервувати
кімнату для
наради.
Надіслати
запрошення
10
11. Чи можна досягти своєї цілі без наради? (Непотрібні та
непродуктивні наради є даремними затратами та
демотиваторами.)
Чи можна це зробити іншим шляхом?
o Один на один за обідом (чашкою кави)
o Швидкий телефонний дзвінок або email (Непотрібні та
неорганізовані наради справляють негативний ефект та
даремно розтрачають кошти)
Чітко визначити ціль та очікуваний результат наради.
11
12. Вартість наради для певного керівника складає:
(Вартість робочої години) Х (тривалість наради)
(50 грн/год) Х (2 год) = 100 грн
Річна вартість нарад складає:
(Вартість наради) Х (кількість нарад у тиждень) Х 52
(100 грн) Х (5) Х 52 = 26 000 грн в рік !!!!
12
13. 1. Описана причина зібрання наради
2. Ціль наради
3. Пункти для дискусії
4. Презентатор чи лідер дискусії по кожному пункту плану
5. Відведений час для кожного пункту плану
13
15. ALL MANAGEMENT CONSULTANCY
MEETING AGENDA
Date: Tues 3rd November 09
Location: Al Awwal House
Venue: Conference Hall
Timings: 9:00 hrs-12:00 hrs
Dept: Human Resources
Meeting called by: Faisal Anwar
Type of meeting: Monthly Progress meeting
Facilitator: Faisal Khan
Please Bring: Individual Progress
Report
Please Read:
Time Keeper: Kamran Saeed
Minute Taker: Naveed Khan
AGENDA ITEMS
Agenda Topics Presenter Time allotted
Business Overview Faisal Anwar 9:00hrs -10:00 hrs
Recruitment services for Mobilink Faraz Mirza 10:00hrs -11:00 hrs
Open discussion on business issues All Participants 11:00 hrs-13:00 hrs
Attendees: Syed Zohaib, Faisal Anwar,Kamran Iqbal,Saad Khan,Faraz Mirza,
Naveed, liaqat, Rizwan
15
16. 1. Продумати склад учасників наради.
2. Список залучених на нараду повинен випливати з цілі та теми
наради.
3. Записати прізвища потенційних учасників на аркуші.
4. Проаналізувати список, чи присутні всі хто буде мати вплив на
прийняття рішення чи виконання протоколу наради.
5. Проаналізувати список ще раз, чи не є включені у нього ті, хто
ніяким чином не дотичний до цілі та мети наради, чи можна у
когось з них отримати (або йому надати) інформацію швидше та
простіше не залучаючи його на нараду. 16
17. 1. Добре освітлене просторе приміщення (доступна та
відчинена перед нарадою)
2. Комфортна температура
3. Хороша вентиляція
4. Наявні всі необхідні робочі інструменти (проектор,
дошка, маркери, фліп чарти …)
5. Зручно розміщені місця для сидіння
17
18. 1. Запрошення на нараду необхідно розсилати заздалегідь
2. Використовуючи OUTLOOK, перевірити помічником з планування чи у
запрошених учасників немає інших запланованих дій у той же час
3. Якщо нарада екстренна, необхідно переконатись чи всі учасники
ознайомились з запрошенням (наприклад телефоном).
4. Дати час на підготовку до наради (приготувати презентацію, інформацію,
аналіз, тощо).
5. Вважається правилом хорошого тону, коли кожен запрошений через
OUTLOOK підтвердить, заперечить свою участь у нараді.
6. Правилом хорошого тону вважається також, коли у випадку неможливості
бути присутнім на нараді присилається замісник з такими ж повноваженнями
18
20. • Завдання для шести груп:
– Група 1. Скласти перелік нарад на яких Ви присутні. Оцінити, які
наради зайві та досягнути результату можна по іншому.
– Група 2. Скласти перелік нарад на яких Ви присутні. Оцінити, які
наради зайві та досягнути результату можна по іншому.
– Група 3. Вибрати одну з Ваших регулярних нарад та скласти її план.
– Група 4. Вибрати одну з Ваших нерегулярних нарад та скласти її план.
– Група 5. Вибрати одну з Ваших регулярних нарад та проаналізувати
склад її учасників.
– Група 6. Вибрати одну з Ваших нерегулярних нарад та проаналізувати
склад її учасників. 21
22. • Врівноваженість
• Сприйнятність
• Справедливість
• Почуття такту
• Почуття гумору
• Правильні судження
• Вміння вислухати
• Залучити кожного
• Створювати атмосферу
відкритості
• Підсумовувати, робити висновки
• Вміння переключати увагу
• Задавати питання
• Перевіряти можливість рішення
• Тримати дискусію у руслі
• Працювати над консенсусом
• Складати план для майбутніх дій
23
23. (Facilitator) Організатор – Це особа, що прийняла рішення про проведення
наради, керує поведінкою учасників для досягнення цілі наради. Організатор
забезпечує участь всіх запрошених, веде процес та підводить підсумки дискусії,
аналізує результати, робить висновки та створює умови для консенсусу. Чим
більше пунктів наради, тим більша відповідальність організатора.
Timekeeper Володар часу – Це один з учасників який має задачу контролювати
час згідно плану та інформувати всіх про перебіг часу.
Minute Taker Створювач протоколу – Цьому учаснику ставиться задача фіксувати
та поширювати рішення наради, це як мінімум це хто, що та до коли має зробити.
Scribe Секретар – Інший учасник, який записує ключові ідеї та проблеми, фрази на
фліпчарті та вивішує їх на стіна у кімнаті нарад, щоб група могла концентруватись
над ними та посилатись на них.
24
24. • Розпочати вчасно
• Запросити групу у кімнату нарад
• Встановити дружню атмосферу
• Встановити основні цілі: час завершення наради, що повинні зробити учасники, що очікується та
правила
• Оголосити ціль та очікуваний результат від наради
• Ввести в курс справи, пояснити поточну ситуацію чи проблему
• Утримувати фокус наради згідно плану. Не давати відхилятись та непродуктивно радитись.
• Повертати кожного до роботи
• Акцентувати увагу на ключових речах
• Демонструвати цінність ідей, переконань та питань
• Записувати ідеї, зображати їх на фліпчарті
• Керувати наступними кроками наради.
25
25. «Дев'ять годин
ранку» означають
саме дев'ять годин
ранку!
Організатор не
має права
розпочинати ні
хвилини пізніше!
Якщо ви завжди
розпочинаєте
вчасно, то
учасники знають,
що приходити
потрібно вчасно
Ніколи не
повторюйте для
тих, хто
запізнився!
Чому повинні
бути
«оштрафовані»
всі, коли
запізнюється
один?
Ті хто запізнились
можуть
почерпнути
пропущене з
протоколу,
стенографії чи від
присутніх після
зустрічі.
26
27. • Розпочинається завершується вчасно
• Створено запрошення заздалегідь як мінімум
• Розміщення по колу (всіх видно)
• Відомий план наради та часові рамки для кожного пункту
• Заохочення учасників
• Не дозволяти нікому домінувати
• Використовувати сигнали руками
• Можна використовувати їжу
• Вимкнені мобільні телефони та ніяких SMS
• Без «перекурів»
28
28. • Коротко нагадати для чого зібрались
• Старатись закінчувати нараду вчасно та на позитивній ноті
• Кожну дію прийняту на нараді переглянути
• Оголосити час для висновків
• Коли необхідна наступна нарада, група повинна погодити час та місце наступної
наради
• Підсумувати нараду
• Акцентувати увагу на прийнятих рішеннях
• Інформувати про досягнення
• Подякувати групі за роботу
29
29. • Завдання для шести груп:
– Скласти свій перелік вимог до наради (регулярної чи не регулярної)
– Скласти план «ідеальної» наради.
30
32. ТАК 5
СУМНІВАЮСЬ 2
НІ 4
1 Нарада розпочалась вчасно? ТАК
2 Всі необхідні учасники присутні? ТАК
3 Нарада проходила згідно плану? СУМ
4 Створений план дій (протокол)? НІ
5 Учасники наради підготовлені? ТАК
6 Учасники наради були сфокусовані (телефони, плеєри, навушники… користувались)? СУМ
7 Організатор керував часом, дотримувались визначеного часу? НІ
8 Відкрита та відверта дискусія? ТАК
9 Проблеми вирішувались конструктивно? ТАК
10 Нарада завершилась вчасно? НІ
11 Ціль наради досягнута? НІ
33
33. Види записів:
Стенографічний (дуже детальний)
Резолюція (постанова, рішення)
Описовий (про що йшлося)
План дій (протокол, план дій)
34. • Це короткий але точний письмовий звіт наради
• Зручно мати в письмовий формі звіт про нараду, та завжди
нагадати собі, що вирішили робити і хто це буде робити
• На пам’ять не варто покладатись: згадати все згодом просто
нереально!
• Це практично, навіть якщо зустріч дуже коротка чи неформальна
• Добре надати тим, хто не зміг бути присутніми на зустрічі, але
повинен бути в курсі про те, що відбувалось
35
36. THE ART OF CONDUCTING EFFECTIVE MEETINGS
Name:
ACTION BENEFIT TIMINIG REVIEW DATE
37
37. • Завдання для шести груп:
– Група 1. Скласти резолюцію однієї з Ваших регулярних нарад.
– Група 2. Скласти резолюцію однієї з Ваших нерегулярних нарад.
– Група 3. Дати оцінку однієї з Ваших регулярних нарад.
– Група 4. Дати оцінку однієї з Ваших нерегулярних нарад.
– Група 5. Скласти протокол однієї з Ваших регулярних нарад.
– Група 6. Скласти протокол однієї з Ваших нерегулярних нарад.
38
39. 40
Ціль наради не зрозуміла.
Відсутні учасники, що є ключовими у прийнятті
рішення.
Відсутній план чи організація наради.
Лідер вимагає надто багато.
Нарада надто затягується.
Дуже багато учасників наради.
Лідер наради втрачає контроль.
Один з учасників домінує на нараді.
Відхилення від цілі наради або переплигування
між пунктами плану
Ціль наради не досягнута або незрозуміло що
вирішили.
Ціль відома та зрозуміла для всіх учасників
Всі хто потрібні для прийняття рішення
залучені та тільки ті хто потрібні залучені
Учасники наради підготовлені
Час наради використовується ефективно
Учасники приймають активну участь
Головна ціль наради досягнута та не
проводиться нарада з іншою ціллю
Результат наради відповідає затратам
Дії, відповідальності та механізми проведення
зрозумілі
40. 1. Нарада призначається тільки тоді, коли вона дійсно необхідна.
2. Нарада повинна мати часовий графік, розпочинатись та завершуватись вчасно.
3. Наради повинні скликатись тільки тоді, коли неможливо обійтись спілкуванням чи телефоном.
4. Нарада повинна мати чіткий план до кожного пункту та підпункту.
5. Нарада повинна мати чітку та прозору ціль.
6. Час повинен бути обмеженим для кожного пункту та підпункту.
7. Повідомлення про нараду відсилайте завчасно, підготовлений учасник більш ефективний.
8. Підсумки наради повинні бути підсумованими тек, щоб кожен їх зрозумів.
9. Всі прийняті дії повинні бути відображеними в резюме (протоколі) та розповсюджені.
10. Нараду потрібно закривати на позитивній ноті.
41
