1. Communauté d’Agglomération de l’Aéroport du Bourget
Drancy - Le Bourget - Dugny
Les ateliers informatiques
TABLEUR
avec Excel 2007
Atelier 3 : Tableur avancé
Edition 2010-2011

2. Médiathèques de la Communauté d’Agglomération de l’Aéroport du Bourget
I.
Les liens hypertexte (hyperliens)
A.
B.
C.
II.
3
Créer des hyperliens vers des sites internet
Créer des hyperliens vers une autre feuille du même classeur
Créer un hyperlien vers une adresse mél
3
4
4
Les formats de cellule
4
Format personnalisés
III.
4
La mise en forme conditionnelle
A.
B.
IV.
Mettre en place une mise en forme conditionnelle
Supprimer ou modifier des conditions ou des règles de mise en forme
9
Rappels
9
1.
2.
3.
V.
Créer des formules
Priorité des opérations dans la formule
Syntaxe
Les références absolues
VI.
A.
B.
C.
D.
E.
Créer des liens
Les liaisons entre classeurs
11
11
12
Les bases de données
12
Créer une base de données
Les points à respecter
Insérer ou modifier des noms de champs
Trier les données
Filtrer les données
1.
Filtres automatiques
2.
Filtres avancés (élaborés)
a)
Filtrer les données sur place
b)
Extraire les données vers un autre emplacement
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Les liaisons entre feuilles et classeurs
A.
B.
5
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Les formules
A.
B.
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3. Médiathèques de la Communauté d’Agglomération de l’Aéroport du Bourget
Cet atelier a pour objectif d’aborder quelques notions et fonctions plus avancées du tableur Excel.
I.
Les liens hypertexte (hyperliens)
Excel permet d’insérer, dans ses feuilles de calcul, différents types de liens permettant d’accéder
rapidement à des pages internet, des feuilles de calcul ou des adresses de messagerie électronique.
A. Créer des hyperliens vers des sites internet
Excel (à partir de la version 97) s'est ouvert à Internet en permettant de lier des adresses de sites ou
de pages internet à une feuille de calcul. Ceci lance automatiquement le navigateur installé et fait
une requête pour la page web liée.
En activant le bouton
hypertexte.
, dans l’onglet insertion vous ouvrez la boîte de dialogue Insérer un lien
Elle permet de créer un lien vers un fichier ou une page Web existant(e), Dans notre exemple nous
avons créé un lien vers la page d'accueil du Portail des Médiathèques.
Voici le résultat après avoir confirmé notre lien.
Le lien apparaît en bleu souligné.
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4. Médiathèques de la Communauté d’Agglomération de l’Aéroport du Bourget
B. Créer des hyperliens vers une autre feuille du même classeur
Pour créer un lien vers une autre feuille d'un même classeur il faut choisir l'option Emplacement
dans ce document à gauche dans le menu après Insertion de lien. Choisissez Référence de cellule
pour indiquer la feuille et la cellule que vous aimeriez lier.
C. Créer un hyperlien vers une adresse mél
Pour de créer un lien hypertexte vers une adresse de messagerie électronique, il faut choisir adresse
de messagerie. Il est possible de préciser l’objet du message.
Voici le résultat du lien vers un mél :
Cette fonction ne fonctionne que si vous disposez d’un logiciel de messagerie activé et paramétré sur
votre ordinateur. Elle ne fonctionne pas si vous n’accédez à votre boîte mél que par le biais du site
internet de l’hébergeur de celle-ci (webmail).
II. Les formats de cellule
Format personnalisés
Excel possède de nombreux formats prédéfinis pour l’affichage de certaines données comme les
dates, les n° de tel, etc. Si l’affichage par défaut ne vous convient pas vous pouvez en choisir un autre
parmi les formats prédéfinis ou créer vos propres formats personnalisés.
Onglet Accueil – Cellules ► Format ► Format de cellule
Les formats disponibles sont classés par rubrique (colonne de gauche).
Choisissez un format proche de celui qu’on veut obtenir puis cliquez dans la catégorie personnalisée
en bas de liste. Modifiez votre format comme désiré. Un aperçu est disponible au-dessus de la case
de saisie si vous avez sélectionné auparavant une cellule.
Ex : date
Code
format
j
jj
jjj
jjjj
Le 02/01/2010 : jjjj j mmmm aaaa = samedi 2 janvier 2010
affichage
2
02
sam
samedi
Code
format
m
mm
mmm
mmmm
affichage
1
01
janv
janvier
Code
format
affichage
aa
10
aaaa
2010
Les formats de n° de téléphone, de n° de sécurité sociale, et de code postal se trouvent dans la
catégorie Spécial.
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5. Médiathèques de la Communauté d’Agglomération de l’Aéroport du Bourget
III. La mise en forme conditionnelle
Une option très pratique de l’onglet Accueil est la mise en forme conditionnelle. Elle permet de faire
adopter un format particulier à des chiffres, des cellules dès qu'ils remplissent une condition
déterminée.
A. Mettre en place une mise en forme conditionnelle
Pour activer une mise en forme conditionnelle il faut d'abord sélectionner les cellules concernées et
aller dans l’onglet Accueil ► Style ► Mise en forme conditionnelle
La liste de menus suivante apparaît :
Vous pouvez définir des mises en forme en fonction de valeurs contenues dans des cellules ou par
rapport à des formules.
Ce menu permet aussi de gérer et de supprimer les règles de mise en forme conditionnelles
appliquées au document.
Pour les Règles de mise en surbrillance des cellules et Règles des valeurs plus/moins élevées, une
liste de conditions (ou règles) apparaît (ex : Supérieur à…).
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6. Médiathèques de la Communauté d’Agglomération de l’Aéroport du Bourget
Une fois la condition choisie, cette boîte de dialogue apparaît :
Elle permet de définir une valeur de référence pour laquelle la condition est vraie (1ère case). Puis de
choisir parmi les formats de mise en forme proposés (2ème case : menu déroulant).
Si aucun format prédéfini ne vous convient, il est possible de créer votre propre mise en forme en
choisissant : format personnalisé…
La boîte de dialogue Format de cellule s'ouvre et vous pouvez procéder à la mise en forme de la
Police, des Bordures et du Remplissage à votre convenance.
Il est possible de définir plusieurs conditions (ou règles) de mise en formes se rapportant aux
valeurs contenues dans une même plage de cellules. Il suffit de répéter la manipulation autant de
fois que de conditions souhaitées.
Les menus Barres de données, Nuances de couleurs et Jeux d’icônes offres d’autres formats de
mises en forme prédéfinis.
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7. Médiathèques de la Communauté d’Agglomération de l’Aéroport du Bourget
B. Supprimer ou modifier des conditions ou des règles de mise en forme
Pour supprimer les règles : aller dans l’onglet Accueil ► Mise en forme conditionnelle ► Effacer les
règles.
Effacer les règles de la feuille entière : supprime toutes les mises en forme conditionnelles
de la feuille.
Effacer les règles des cellules sélectionnées : supprime toutes les mises en forme
conditionnelles des cellules sélectionnées au préalable.
Pour modifier ou ne supprimer que certaines règles (ou conditions) : aller dans l’onglet Accueil ►
Mise en forme conditionnelle ► Gérer les règles.
Le gestionnaire des règles de mise en forme conditionnelle s’ouvre.
Dans le premier menu déroulant vous pouvez choisir afficher les règles de mise en forme pour :
-
Sélection actuelle : les cellules sélectionnées,
Cette feuille de calcul : toute la feuille Excel qui contient le tableau,
Feuille : une autre feuille du classeur Excel.
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8. Médiathèques de la Communauté d’Agglomération de l’Aéroport du Bourget
Voici des exemples avec une mise en forme en fonction des valeurs contenues dans
des cellules :
Condition : Signaler par une mise en forme particulière si le Stock disponible d'un produit
descend en-dessous de 100 unités, s’il est supérieur à 1000 ou bien s’il se situe entre ses
deux valeurs.
Colonnes Stock disponible après la mise en forme conditionnelle :
Dans la colonne E (règle de surbrillance des cellules ► Format personnalisé) :
40 = rouge gras, 1500 = vert gras et 90 = rouge gras.
Dans la colonne F (règle de surbrillance des cellules) :
40 = remplissage rouge clair avec texte rouge foncé, 1500 = remplissage vert clair avec texte
vert foncé vert, 850 = remplissage jaune clair avec texte jaune foncé et 90 = remplissage
rouge clair avec texte rouge foncé.
Dans la colonne G (jeux d’icônes) :
40 = flèche rouge vers le bas, 1500 = flèche verte vers le haut, 850 = flèche jaune remontante
et 90 = Flèche rouge vers le bas.
Dans la colonne H (nuances de couleurs) :
40 = remplissage rouge foncé, 1500 = remplissage vert foncé, 850 = remplissage vert clair et
90 = remplissage rouge foncé.
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9. Médiathèques de la Communauté d’Agglomération de l’Aéroport du Bourget
IV. Les formules
A. Rappels
1.
Créer des formules
Sélectionnez la cellule qui va contenir le résultat.
Pour indiquer à Excel qu'il s'agit d'une formule, il faut commencer la saisie par
le signe = .
Dans une formule vous pouvez utiliser des références de cellules ou des constantes (chiffres).
L'utilisation de références rend les formules dynamiques, c’est-à-dire que le résultat se met à
jour automatiquement dès qu'on change le contenu des cellules représentées dans la
formule.
L'utilisation de références permet aussi la recopie de formules pour le calcul d'autres
données.
2.
Priorité des opérations dans la formule
Excel calcule les opérations dans l'ordre de priorité décroissant (des plus prioritaires aux moins
prioritaires) suivant :
les opérations entre parenthèses
l'exponentiation
la multiplication et la division
l'addition et la soustraction
Pour valider la formule, taper sur la touche Entrée.
3.
Syntaxe
Toujours commencer par = indique à Excel qu’on va saisir une formule.
( ) indique à Excel le calcul à faire en priorité.
:
pour sélectionner une plage de cellules contigües
ex : SOMME(A3:A5) = A3 + A4 + A5
"" pour insérer une chaîne de texte dans une formule.
;
pour séparer les arguments d’une formule.
ex : fonction SI
syntaxe : SI(test logique;valeur si vrai;valeur si faux)
SI(A10<101; "Cadre dans le budget";"Dépasse le budget")
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10. Médiathèques de la Communauté d’Agglomération de l’Aéroport du Bourget
B. Les références absolues
Excel permet de recopier facilement des formules. En recopiant la formule, Excel tient compte du
déplacement effectué et adapte les références de la formule pour tenir compte des nouvelles
données.
Parfois, il est nécessaire qu'Excel ne modifie pas une ou plusieurs références contenues dans la
formule. Dans ce cas, il faut transformer les références en références absolues.
Exemple : Une table pour calculer les montants équivalents en USD (Dollar américain) à partir de
montants en EUROS.
Le taux de change se trouve dans une cellule unique C4 (1,3718).
Référence
ABSOLUE
Références
RELATIVES
Pour le calcul des montants en USD correspondants il suffit de multiplier chaque
montant en EURO par le taux de change.
Pour recopier la formule il sera nécessaire de transformer la référence C4 (taux de change) en
référence absolue.
Pour le faire, cliquez dans la formule sur la référence C4 et utilisez la touche de Fonction F4. Ce qui
donne $C$4.
La touche F4 transforme d'abord une référence relative en référence absolue. En appuyant encore
sur la touche F4, la référence se transforme ensuite en références mixtes (colonnes ou lignes
absolues) et finalement de nouveau en référence relative.
Voici les différentes possibilités :
C4
$C$4
C$4
$C4
=
=
=
=
référence relative
Référence absolue (Constante)
Référence mixte (ligne constante)
Référence mixte (colonne constante)
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11. Médiathèques de la Communauté d’Agglomération de l’Aéroport du Bourget
V. Les liaisons entre feuilles et classeurs
Une des particularités d'une feuille de calcul est celle de pouvoir insérer dans une cellule une
référence qui pointe vers une donnée située dans une autre feuille ou dans un autre classeur
(référence externe).
Il est également possible d'intégrer dans une formule une référence externe. On parle alors de liens
ou liaisons entre feuilles ou classeurs.
Ces liens permettent de relier un certain nombre de documents (feuilles de calcul, graphiques, bases
de données, etc.).
A. Créer des liens
En fait, chaque fois que vous créez une formule en y insérant des références, vous établissez des liens
entre différentes cellules. Mais on ne parle pas de liens en tant que tels, car les différentes
références se trouvent sur la même feuille.
Lorsque vous commencez une formule (avec le signe =) et que vous pointez sur une cellule se situant
dans une autre feuille (en sélectionnant la feuille avec l'onglet), le lien est crée automatiquement.
La différence constatée dans la formule, est l'apparition du nom de la feuille qui à été liée (feuille
source) à côté de la référence.
Exemple : =B9*Taux de change!$B$4.
Cette formule est un lien entre deux feuilles d’un même classeur Excel.
Dans ce classeur il y a 2 feuilles : Table de change et Taux de change.
Dans la feuille Taux de change il y a un tableau contenant le taux dans la cellule B4.
Dans la feuille Table de change nous avons crée une formule en utilisant directement le taux
contenu dans la cellule B4 (transformée en référence absolue $B$4) qui se trouve dans la feuille Taux
de change.
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12. Médiathèques de la Communauté d’Agglomération de l’Aéroport du Bourget
L'image suivante illustre la formule.
La feuille Taux de change est dans ce cas la feuille source et la feuille Table de change est la feuille
destination.
B. Les liaisons entre classeurs
Vous pouvez également lier des données qui se trouvent dans des classeurs différents. Le principe
pour la création d'une liaison entre classeurs et le même que pour les feuilles. Vous pouvez voir les
liaisons actives de votre fichier dans Connexions existantes... dans l’onglet Données.
Cette commande ouvre une boîte de dialogue qui permet d'ouvrir le fichier source, de modifier la
source de la liaison ou de la mettre à jour.
Faites attention lorsque vous déplacez un classeur Excel contenant des liaisons sur un autre
support, pour que les liaisons ne soient pas perdues, il faudra également déplacer tous les fichiers
sources correspondants.
VI. Les bases de données
Excel n’est pas seulement un tableur, il peut être également utilisé pour créer et gérer des bases de
données ou Tables (listes d’adresses de clients, des inventaires de produits etc.).
Il est capable de gérer et organiser des masses considérables de données car les limites ne sont
déterminées que par la largeur et la longueur des feuilles de calcul.
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13. Médiathèques de la Communauté d’Agglomération de l’Aéroport du Bourget
A. Créer une base de données
La création d'une base de données sous Excel est très simple, il suffit de créer un tableau en insérant
les données en lignes et colonnes.
Chaque colonne contiendra les données se référant au même critère (ex : tous les noms dans la
même colonne, tous les prénoms dans la colonne suivante etc.).
Plus les données sont détaillées, plus la base de données pourra être exploitée ultérieurement.
Voici un tableau contenant une liste d'adresses :
Titre
Nom
Prénom
Rue
Code Postal
Ville
Monsieur Depardieu
Gérard
Rue des Mousquetaires 30
8000
Versailles
Madame
Roberts
Julia
Av. Des jolies filles 10
1203
Beverly Hills
Madame
Bullock
Sandra
Blvd du Net 23
5000
Cyberia
Brad
Rue des Singes 12
6500
Los Angeles
Monsieur Pitt
Pour utiliser Excel comme base de données il suffit de respecter quelques critères lors de la saisie des
données.
B. Les points à respecter
Libellés des colonnes (Noms de champs).
La première ligne contient pour chaque colonne les noms de champs (Titre, Nom, Prénom,
etc.) Excel utilise la première ligne du tableau comme libellé pour chaque colonne.
Chaque ligne du tableau représente un enregistrement.
A partir de la deuxième ligne du tableau, chaque ligne doit contenir les différentes données
par rapport à une même entité. Ex : Nom, Prénom, Adresse etc. pour une personne. Ces
lignes représentent les enregistrements.
Chaque cellule (Champ) contient les données relatives aux colonnes.
Le contenu de chaque cellule d’une base de données contient les données respectives de
chaque entité par rapport aux libellés (Noms de champ) des différentes colonnes.
Pour créer votre base de données, vous pouvez aussi copier des listes de données en provenance
de Word :
Copier les données dans le document Word puis les coller dans une feuille Excel. Cela fonctionne très
bien si les champs de la liste dans le document Word sont séparés par des tabulations.
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14. Médiathèques de la Communauté d’Agglomération de l’Aéroport du Bourget
Ex :
Madame
Madame
Monsieur
Monsieur
Monsieur
Madame
Bellucci
Bullock
Depardieu
Di Caprio
Hanks
Moore
Monica
Sandra
Gérard
Léonardo
Tom
Demi
100 Rue de la Beauté
23 Blvd du Net
30 Rue des Mousquetaires
1912 Rue du Port
1 Chemin de la course
10 Rue des Juges
2365
5000
8000
8500
6200
4000
Rome
Cyberia
Versailles
Titania
Forest
New York
Il ne reste plus qu’à ajouter la ligne contenant les noms de champs (colonnes), et à ajuster la taille
des colonnes pour obtenir le tableau précédent.
Une fois les données organisées par colonne, et si la base de données comporte beaucoup
d’enregistrements (lignes), Excel offre la possibilité de vérifier que celle-ci ne comporte pas de
doublons. Sélectionnez le tableau entier puis, dans l’onglet Données, choisissez Supprimer les
doublons.
C. Insérer ou modifier des noms de champs
Pour insérer un nouveau Nom de champs il suffit simplement d'insérer une colonne supplémentaire
à l'endroit voulu et d'y saisir le nom. La modification d'un nom de champs se fait par simple
modification du nom dans la cellule.
D. Trier les données
Avec Excel il est très facile de trier toutes les données par rapport à n'importe quelle colonne.
Pour trier par rapport à une colonne déterminée il suffit de cliquer sur le titre de la colonne et de
cliquer sur les boutons
(tri croissant)
(tri décroissant) dans l’onglet Données.
Attention ! Ne sélectionnez pas une partie du tableau sinon vous risquez de mélanger les données.
Excel vous avertit dans le cas où vous auriez sélectionné une plage de données.
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15. Médiathèques de la Communauté d’Agglomération de l’Aéroport du Bourget
Vous pouvez aussi utiliser, de la même façon, la commande Trier dans l’onglet Données.
Après avoir sélectionné une cellule du tableau ou tout le tableau cliquez sur Données…/Trier...
Excel sélectionne par défaut tout le tableau sauf la première ligne qui contient les titres des
colonnes.
Dans la boîte de dialogue Trier il est possible de trier d'abord par rapport à un champ principal
(exemple Code Postal) et ensuite Ajouter un niveau de tri supplémentaire.
Ex : base triée par Code Postal puis dans chaque code postal, par Nom (niveau de tri supplémentaire)
puis dans chaque Nom, par prénom (niveau de tri supplémentaire).
Ceci s'avère très utile lorsque la base de données contient plusieurs fois le même Code Postal et le
même Nom.
Le choix entre du plus petit au plus grand ou du plus grand au plus petit permet de trier les données
numériques par ordre croissant ou décroissant.
Le choix entre de A à Z ou de Z à A permet de trier les données de type texte par ordre alphabétique
ou inverse.
Dans les options de tri, vous pouvez aussi demander de trier de gauche vers la droite en fonction de
l'orientation de votre tableau.
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16. Médiathèques de la Communauté d’Agglomération de l’Aéroport du Bourget
E. Filtrer les données
1.
Filtres automatiques
Excel permet de filtrer facilement les données, c’est-à-dire de n’afficher temporairement qu’une
partie des données selon les critères de votre choix, avec possibilité d’afficher ensuite une autre
sélection ou tout le tableau.
Cliquez dans une cellule de la base de données et choisissez dans l‘onglet Données/Trier et filtrer la
commande Filtrer.
De nouveaux boutons apparaissent alors dans la partie droite des cellules contenant les noms de
champs (titres des colonnes).
Cliquez sur un de ces boutons. Une liste déroulante
s’affiche, qui répertorie les différentes valeurs présentes
dans la colonne en question.
Pour faire apparaître uniquement les données recherchées
il suffit alors de cocher sur la valeur correspondante dans
cette liste.
Par exemple : pour faire figurer sur la liste seulement les
dames, cliquer sur Madame dans la liste du Filtre sur la
colonne Titre.
Les lignes contenant les enregistrements des Messieurs sont
alors masquées.
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17. Médiathèques de la Communauté d’Agglomération de l’Aéroport du Bourget
Notez la coloration des numéros des lignes en bleu ainsi qu’un changement dans l’aspect du
bouton du filtre.
Pour revenir à l’affichage initial du tableau, il suffit de cliquer une nouvelle fois sur
Cela désactive la fonction filtrer, donc tous les filtres appliqués au tableau.
Il est possible d’appliquer plusieurs filtres successifs, pour cela il suffit de cliquer sur le bouton filtre
d’un autre champ.
Ex : Pour n’afficher que les dames dont le nom commence par la lettre B.
Cliquer sur le bouton filtre, choisir le menu filtres textuels puis filtre personnalisé…
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18. Médiathèques de la Communauté d’Agglomération de l’Aéroport du Bourget
Ce filtre s’ajoute au premier et donne l’affichage suivant :
Pour annuler seulement un filtre sur plusieurs activer : cliquer sur le bouton du filtre à annuler puis
Effacer le filtre de…
2.
Filtres avancés (élaborés)
Il est très facile de filtrer des données à l'aide des Filtres automatiques. Cependant il se peut que le
nombre de critères pour filtrer les données soit trop important pour obtenir les filtres voulus avec les
Filtres automatiques, il faudra donc recourir aux filtres avancés.
a)
Filtrer les données sur place
Pour utiliser un filtre avancé il faut d'abord créer une zone de critères personnalisée.
Il s'agit simplement de reproduire sur une partie libre de la feuille les Noms de champs en prévoyant
en-dessous une ou plusieurs lignes de contraintes. Dans les lignes de contraintes, insérer les critères
ou contraintes pour filtrer la liste des données.
Dans l'exemple suivant nous aimerions filtrer notre liste selon les critères :
Titre = Monsieur; Nom commençants par D ou P ou S.
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19. Médiathèques de la Communauté d’Agglomération de l’Aéroport du Bourget
Ceci nous donne la zone de critères suivante :
Dés que la zone de critères est définie et qu'elle contient les critères voulus, cliquer dans une cellule
du tableau puis sur la commande avancé dans l’onglet Données/Trier et filtrer.
La base de données est sélectionnée automatiquement et une boîte de dialogue s’ouvre :
La rubrique Plages : contient la sélection de la base de
données.
Il faut maintenant cliquer dans la case Zone de critères et
sélectionner sur la feuille toute la Zone de critères.
Cliquer sur l'icône de réduction pour réduire la boîte de
dialogue afin de mieux accéder aux données :
Sélectionner la zone de critères en faisant glisser la souris puis valider avec la touche Entrée. La Zone
de critères contient maintenant les références des cellules sélectionnées.
En laissant l'option Filtrer la liste sur place les lignes ne correspondant pas aux critères de filtrages
seront masquées comme avec le filtre automatique.
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20. Médiathèques de la Communauté d’Agglomération de l’Aéroport du Bourget
b) Extraire les données vers un autre emplacement
A l'aide du filtre avancé il est aussi possible d'extraire les données filtrées et de les copier sur un
autre emplacement de la feuille.
A cet effet il faudra prévoir aussi, en plus de la zone de critères, une zone de destination (ou
d'extraction).
Comme pour la zone de critères il suffit de copier les noms de champs correspondant aux rubriques
qu'on aimerait extraire.
Par exemple :
Nous aimerions extraire de notre liste tous les noms et prénoms des Messieurs et les copier ailleurs
sur la feuille.
La procédure est similaire à celle du filtrage sur place. Après avoir sélectionné la zone de critères il
faudra choisir l'option Copier vers un autre emplacement et sélectionner la zone d'extraction.
Les données filtrées seront copiées dans la zone de destination selon les critères choisis :
Pour finir, sachez que vous pouvez trouver beaucoup de trucs, astuces, réponses à vos questions sur
Excel grâce à un moteur de recherche comme Google, Bing…
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