O documento discute a administração do tempo, identificando fatores que podem atrapalhar uma boa organização como depressão, ansiedade, dificuldade de delegação e procrastinação. Apresenta também tipos de atividades e a importância de planejamento para uma melhor gestão do tempo.
Sistema de Bibliotecas UCS - Cantos do fim do século
Aula aux. administrativo 7.
1.
2. CURSO DE AUXILIAR ADMINISTRATIVO COM
INFORMÁTICA
Profº FABRÍZIO BARONI
COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
3. Profº Fabrizio Baroni
Aux. Adm. 8
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
4. Conteúdos Abordados
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
O que pode atrapalhar uma boa organização do tempo
Outras situações que também podem atrapalhar sua gestão do tempo
Tipos de atividades
A organização das atividades
COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
5. ficamos tanto tempo ocupados com uma
tarefa que acabamos esquecendo algum
compromisso ou trabalho.
Nestas horas nos perguntamos como
podemos dar conta de tantas obrigações
ou porque o dia não tem mais horas além
daquelas vinte quatro normais?
COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
6. Todas estas perguntas tem uma resposta direcionada para a
gestão do tempo, uma forma de organização do tempo onde
você descreve suas atividades do dia a dia e depois cria
prioridades para cada uma.
COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
7. O que pode atrapalhar uma boa
organização do tempo?
O que pode atrapalhar uma boa
organização do tempo?
Muitos dos papéis guardados são
desnecessários. O truque para se livrar deles é
observá-los cuidadosamente e escolher entre
tratar do assunto, transferi-lo, arquivá-lo ou
jogá-lo fora.
COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
8. Além dos papéis que se utiliza, na mesa
deverá estar apenas o indispensável:
monitor, teclado, mouse, telefone e
material em uso. Todos os outros objetos
deverão ser arrumados em gavetas ou
prateleiras
COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
9. Depressão e ansiedade
Uma pessoa depressiva não consegue
administrar o tempo de forma eficiente
ela terá dificuldade de concentração,
por outro lado a ansiedade prejudica,
pois a pessoa quer fazer tudo ao mesmo
tempo, acreditar dar conta de várias
tarefas e pode não conseguir realizá-las.
COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
10. Dificuldade de delegação
Uma pessoa com dificuldade de delegar tenta
fazer tudo sozinha e pode acabar não tendo
tempo pra realizar tudo.
COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
11. Distração
As distrações podem ser internas e
externas. As internas têm por base a
preocupação exagerada e o sonhar
acordado e as externas têm por base os
barulhos intensos, a desarrumação, a
desordem do material, a televisão, a
internet, etc.
COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
12. Cansaço
O cansaço desconcentra as pessoas, as torna menos eficientes.
Falta de flexibilidade
Surge quando um problema inesperado perturba o calendário
cuidadosamente organizado e não há capacidade para resolver
esse problema.
• Falta de objetivos
Não definição de objetivos/metas e nem de prioridades.
COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
13. Perfeccionismo exagerado
O perfeccionismo é um obstáculo à
gestão do tempo porque existem
pessoas que estabelecem objetivos
pouco realistas.
COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
14. Adiantamento
Procrastinar é adiar sucessivamente o que se tem para fazer,
sentindo-se simultaneamente culpado pelo adiamento, havendo
também uma incorreta ordenação de prioridades, colocando em
1º lugar aquela de menor importância. Quando a adiantamento
surge com intensidade e frequência perde-se energia e tempo.
COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
15. A decisão de adiar leva a um alívio temporário imediato, mas a
médio ou longo prazo conduz a uma baixa sensação de auto
eficácia, sentimentos de culpa, inadequação, depressão e
ansiedade.
COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
16. Receio do insucesso
Algumas pessoas tem tanto medo de errar ou de não ser
capaz de realizar uma tarefa que acaba não fazendo-a para
não se frustrar.
COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
17. Excesso de Interrupções
A maior parte das pessoas não consegue trabalhar por um
período razoável de tempo sem interrupções de colegas ou de
estranhos - exceto, talvez, aquelas pessoas que, pela sua posição
e estilo de trabalho, ou por terem uma secretária ciente de seus
deveres, conseguem controlar o acesso à sua sala.
COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
18. Outras situações que também podem
atrapalhar sua gestão do tempo
• Interrupções telefônicas constantes;
• Reuniões excessivas e inconclusivas;
• Visitas “casuais” sistemáticas;
• Interrupções frequentes para atender a “urgências”;
• Cálculos irrealistas do tempo;
• Deficiente triagem da informação recebida e transmitida;
Serviços atrasados;
COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
19. • Responsabilidade e autoridade confusas;
• Dificuldade em dizer não;
•Administração Geral Administração Geral
• Não existência de estímulo à criatividade;
• Trabalhos de qualidade inferior.
COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
20. Tipos de atividades
• Positivas: Contribuem marcadamente para atingir os objetivos.
Geralmente, são importantes.
• Reativas: Relacionam-se com a gestão do dia-a-dia. Podem ser
urgentes, mas muitas vez- es não são importantes.
• Importantes: Contribuem eficazmente para os resultados.
Tendem a refletir a longo prazo.
• Urgentes: Podem ou não relacionar-se com os objetivos.
Acarretam consequências a curto prazo.
COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
21. Devemos na hora de organizar o tempo e utilizar a classificação
acima avaliar os objetivos, para tanto deve-se fazer as
seguintes perguntas:
1. Para onde quero ir?
2. O que quero realizar? O que devo evitar?
3. Qual é o resultado final que quero alcançar?
4. Em que prazo pretendo atingi-lo?
5. Que condições tenho que respeitar?
6. De que apoios necessito?
COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
22. A organização das atividades
Um dos grandes vilões da improdutividade humana é a
mania que as pessoas têm de guardar o que deve ser feito
na cabeça, pois isso gera esquecimentos e urgências.
COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
23. Não se esqueça de que, em relação às coisas que você
planeja fazer, há sempre quatro possibilidades:
• Elas são importantes e urgentes;
• Elas são importantes e não-urgentes;
• Elas são não-importantes e urgentes;
• Elas são não-importantes e não-urgentes.
COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
24. Saiba que o tempo não é um bem material: não pode ser visto,
tocado ou apalpado; pode apenas ser sentido. Ele está sempre
presente. Não pode ser interrompido e nunca deixa de existir. O
tempo é uma das poucas coisas que o homem nunca conseguiu
controlar, e é por isso que ele sempre exerceu tanto fascínio
sobre o ser humano.
COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
25. Atividade
1 – Selecione abaixo o que não caracteriza a gestão do tempo:
a)Identificar o que é mais importante.
b)Definir objetivos
c)Organizar horários
d)Dar prioridade as tarefas atrasada
COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
26. 2 - Selecione o que caracteriza receio do insucesso:
a)Não definir objetivos
b)Medo de errar
c)Excesso de atividades
d)Medo de organização
3 - Selecione o que caracteriza situações que atrapalham a gestão
do tempo:
a)Organizar as tarefas
b)Dificuldade em dizer não
c)Agendar as tarefas
d)Utilizar agenda
COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
27. 4 – Ferramenta que pode auxiliar no planejamento do tempo:
a)Manual
b)Jornal
c)Agenda
d)Dicionário
5 – O que não pode fazer parte de uma boa gestão do tempo:
a)Desorganização
b)Planejamento
c)Objetivos
d)Flexibilidade
COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com