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JBUG 東京 #18 少人数チームの大量案件＆タスク管理の効率化 試行錯誤し生み出したティップス紹介
- 1. JBUG 東京 # 18 #オンライン 〜かつての⾃分に伝えたいコト〜 JBUG静岡 栗原由加⾥ 2020.10.8 少⼈数チームの ⼤量案件＆タスク管理の効率化 試⾏錯誤し⽣み出したティップス紹介
- 2. ©Yukari Kurihara ⾃⼰紹介 栗原 由加⾥ ガス会社 IT関連会社に新卒⼊社（⽂系SE） • システムエンジニア ‒ 資材系システム（⼊出庫管理・棚卸） ‒ 総務系システム（申請ワークフロー・⼊館管理） 輸送機メーカー IT関連会社に転職 • B2C/B2B WEBサイト運⽤担当 ‒ WEBサイトコンテンツ品質管理・マネジメント全般 ‒ CMS（コンテンツマネジメントシステム）運⽤ ‒ インフラ管理（AWSで環境構築〜運⽤）
- 4. ©Yukari Kurihara JBUG静岡もよろしくお願いします JBUGが楽しい︕ 職種・業種関係なし プロジェクト管理の学びの場が全国に展開︕
- 5. どんなお仕事しているの︖ WEBサイトの運⽤とは…︖ WEBサイト • サイト制作ルールの徹底 制作会社への指導 • 制作会社やユーザからの問い合わせ • 突発的なリリース・緊急公開対応 CMS・インフラ • システム＆インフラ運⽤ • メンテナンス対応 • 外部ベンダーとのコミュニケーション • トラブルシューティング ©Yukari Kurihara
- 7. ©Yukari Kurihara ひとりで“まわしていた”頃 • ⼿順書は⾃分の頭の中 • 「優先順位付け」と「納期」は⾃分の中で決める • 誰も助けてはくれない…すべて⼀⼈で捌く ⇒いかに効率よく⼤量の業務をこなすか …“職⼈の域”へ メンバーが加わったことによる悩み • 新メンバーがスピード重視のWEBサイト運⽤に携わることが初 • 新⼈育成 OJTで⼝頭伝授したノウハウは異動に伴い消える （次に新⼈来たらやり直し） 運⽤メンバーが増えたのは嬉しいが 悩みが次々と…
- 11. ©Yukari Kurihara 意思疎通ができたつもりになってない︖ • 伝えたつもりが正確に伝わっていない • 受け取った側が間違って受け取る インプット アウトプットが曖昧 • 何がインプット︖ 何がアウトプット︖ 流れゆくインプット • あとでやろうとすると流れさるインプット（電話・メール・チャット・⼝頭指⽰） ⼝頭でお願いすることのリスク お願いする⽅は楽だけど 受ける⽅は実はとっても⼤変
- 12. ©Yukari Kurihara 作業指⽰＆議事メモの⼯夫を重ねる 必ず事前にメモを作成 + 課題やWikiへリンク設定 参加者にURL送付 ⇒画⾯共有 その場で内容アップデート 同時に議事メモを取る 指⽰を出す側がWiki＆チケットをつくる ①聴覚だけではなく視覚で得られる圧倒的情報量 ②後から誰でも読み返せる ③会議後議事録作成不要⇒業務効率UP ④後からテキストで横断検索できる ⑤他案件でそのまま流⽤出来る Wiki チケット
- 13. ©Yukari Kurihara ⼿順書 “誰がやっても同じことが再現できる”⼿順書を⼼がける 「サルでもわかる⼿順書」 実際に運⽤するメンバーに作らせる 学習も兼ねてより効果的 途中の⼿順を省略しないこと︕ コマンドレベルで詳細に記述 コピペでコマンド実⾏ 確実な再現性 GUIもキャプチャーを貼る
- 18. ©Yukari Kurihara 親課題 - ⼦課題を活⽤ 「終わり」をきちんとチーム内で決める • 何をもってこのチケットはクローズとなるか • ⼦課題のタスクは細分化すればするほどよい 作業はシンプルな単位が理想 納期よりも優先度順がうまくいく • 『期限が明らかに決まっているもの』以外 あえて締め切りを設けない • タスクに取り組む側は「この順番にやろう」のほうが 分かりやすい＆取り組みやすい チケット管理の注意すべきポイント チームメンバーで粒度を合わせて 運⽤ならではの⼯夫 システム開発プロジェクトなどは 明確な締め切り設定と進捗管理は必須
- 19. ©Yukari Kurihara カンバンボード ⼤量のタスク進捗管理に最適︕ 親課題独⾃のステータス 【親】未対応/【親】処理中 親課題ステータスを⾒れば 全体進捗把握しやすい ⾼ 優 先 度 低
- 20. ©Yukari Kurihara （⾒直し前）週次ミーティング 1時間 • あれ、このチケットの内容、先週の状況ってどうだったっけ︖ • チケットを⾒直していたらタイムオーバー また来週… （⾒直し後）毎朝 10分〜20分 この3点だけ確認 • 昨⽇やろうとしてできなかったチケット • 今⽇やるチケット • 困っていること 相談したいこと 進捗共有会の頻度・内容の⾒直し 我がチームはこれがベストプラクティス ⽇次単位のタスクコントロール 不明点も即キャッチアップ
- 21. ©Yukari Kurihara 「⾒える化」推進が円滑なリモートワークコミュニケーションにつながる • 場所が会社から⾃宅に変わっただけ やることは何も変わらない • チームメンバーもこの運⽤に慣れた後の在宅勤務開始 コツコツの積み重ねが効を奏し… 突然の在宅勤務開始でも問題なし
- 22. ©Yukari Kurihara Backlogに助けられたこと プロジェクト管理ツールとしてのBacklogの特⻑をフル活⽤ 痒い所に全部⼿が届く • チケット・Wiki（アンカーリンク）・ファイル がパーマネントリンク化 ⇒チャットでURLを送ってシェア • インターネット+ブラウザだけでアクセスできるのはありがたい ※業務システムは社内ネットワークへVPN接続必須 • 画⾯が軽い パソコンのCPU＆メモリを⾷わない 動きがサクサク ※全社標準のとあるコラボレーションツールは重すぎてアプリが固まる （重すぎて仕事にならないことも…）
- 24. ©Yukari Kurihara ドキュメント引継ぎ • マニュアルと⼿順書、設計資料はすべてWikiに集約 • インデックスも作って引継ぎ者が迷わないように 課題引継ぎ • チケットの内容説明⇒担当者切り替え で完了 • 異動後の引継ぎ者からの問い合わせもほとんどなし 実は今年の9⽉に他部署へ異動 引継ぎもサクサク ただ…異動後の部署がBacklogなどのPJ管理ツールを使⽤せず EXCELとPowerPointがそこかしこに散らばった“魔の巣窟” 異動後まだ1か⽉ですが 正直じんましん出そう（苦笑）
- 25. ©Yukari Kurihara 「⾒える化」に⼿間暇は惜しまない 必ずチーム皆が楽になる︕︕ • 成果物は必ずあとから役に⽴つ • 他⼈が読んで分かりやすいドキュメントを作り説明することは ⾃分⾃⾝のアウトプット⼒の強化にもつながる • 在宅勤務ならではの“⾮同期コミュニケーション”にも有効 タスク管理は “ちっちゃい”単位で • 運⽤業務は⼤量のタスクをいかに効率よく捌くか • でも欲張らず⼀つ⼀つを着実にこなすことが⼤事 • いろんなスキルセットや業務習得度のメンバーがいることを配慮 • 在宅勤務ではどうしても効率が落ちてしまいがち 遅れに⽬くじら⽴てない まとめ 『かつての⾃分に伝えたいコト』