JABES 2018 - Processus d’implémentation du RDA dans un réseau universitaire
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Le processus d’implémentation du RDA dans un réseau universitaire : l’expérience du Consortium des Services Universitaires de Catalogne (CSUC) Joana Roig, responsable du Catalogue Collectif des Universités de Catalogne, Consortium des Services Universitaires de Catalogne Journées ABES 2018
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- 1. Les journées Abes Le processus d’implémentation du RDA dans un réseau universitaire: l’expérience du Consortium des Services Universitaires de Catalogne (CSUC) Joana Roig Equey Montpellier, le 23 mai 2018
- 2. 1.Qui sommes-nous? 2.Comment avons-nous commencé? 3.Qu’avons-nous fait? 4.Impressions finales
- 3. 1. Qui sommes-nous? Le CSUC: Consortium des Services Universitaires de Catalogne Juin 2012: Accord entre le département des universités et recherches scientifiques du gouvernement catalan et des Universités publiques catalanes pour la création du CSUC Objectifs: Partager ou mettre en commun les services académiques, scientifiques et de gestion des entités affiliées au consortium, afin d'améliorer leur efficience en favorisant les synergies et les économies d'échelles
- 4. 1. Qui sommes-nous? Le département des bibliothèques: Objectif principal: Contribuer à l'amélioration des services des bibliothèques grâce à la coopération
- 5. 1. Qui sommes-nous? Le département des bibliothèques: Nos services: • CCUC: catalogue collectif de 80 institutions catalanes • Prêt entre bibliothèques • Entrepôt pour livres peu utilisés(GEPA) • Une bibliothèque numérique: abonnements communs aux revues ou livres (20.000 revues en ligne, 24.000 livres en ligne et 25 bases de données) • Une bibliothèque de collections spéciales
- 6. 2. Comment avons-nous commencé ? • Décision de la Commission consultative de catalogage • Décision des directeurs du CSUC et création d’un calendrier
- 7. 2. Comment avons-nous commencé ? Les raisons: • Nous croyons aux objectifs du RDA • Notre modèle catalographique a toujours été la norme internationale pilotée par la Library of Congress (AARC2, MARC21, etc.) • Nous voulions impérativement copier des notices d’OCLC, LC , British Library, etc.
- 8. En décembre 2016 2. Comment avons-nous commencé?
- 9. 2013-2014: Étape d’étude • Étudier les RDA • Faire un suivi des projets internationaux, en quoi consistent-ils, comment fonctionnent- ils … • Rédiger des directives pour copier des notices bibliographiques en RDA de la LC, OCLC, … et faire qu’elles soient compatibles avec notre catalogue. 2014-2015: Étape de préparation et diffusion • Adaptation ou rédaction de nouvelles directives de catalogage • Révision des niveaux: Définir quelles étiquettes MARC21 seront obligatoires pour chaque type de matériel (livres, revues, matériel graphique, musique, etc. ) • Organisation de séances de formation d’introduction aux RDA pour les catalogueurs 2015 -2016 : Étape de formation • Publication des nouvelles directives • Déterminer la date de la mise en application • Formation avancée pour les interlocuteurs de catalogage et formation en cascade. 2017 Étape post implémentation • Mise à jour des notices. 3. Qu’avons-nous fait?
- 10. L’étape d’étude: 2013-2014 • Nous avons assisté à des cours: • Cours de planification de l’ALA... • Cours d’introduction par l’association professionnelle de bibliothécaires et documentalistes de la Catalogne donné par la traductrice des RDA en catalan • Nous avons organisé des cours pour les bibliothécaires formateurs des universités donnés par des professeurs de la faculté de bibliothéconomie et documentation. • Nous avons beaucoup lu. • Nous avons participé à la STRDA • Nous avons rédigé des directives pour que les catalogueurs puissent copier des notices de la LC, OCLC (en RDA faire qu’elles soient compatibles avec notre catalogue) • Nous affirmons (le CCUC et les catalogues des universités) notre volonté et la nécessité de faire ce chemin ensemble. 3. Qu’avons-nous fait?
- 11. 3. Qu’avons-nous fait? Étape de préparation et diffusion 2014-2015 • Organisation de groupe de travail pour la révision et la rédaction des directives catalographiques du CCUC: RDA monographiques /textuelles RDA autorités FONCTIONS 1. Définir la méthodologie et la bibliographie à suivre 2. Définir les niveaux de qualité 3. Rédiger des directives/aides 4. Définir quels changements automatiques ou manuels 5. Modèles de notices bibliographiques 6. Préparation de matériel pour les formations, ppt, exemples, etc 7. Formation en cascades des directives du CCUC 8. Informer et guider les autres groupes Groupe des revues Groupe de la musique Groupe du matériel graphique Groupe de matériel antérieur l’imprimerie Modifications des notices existantes et adaptations. BC Groupe du matériel cartographique
- 12. 3. Qu’avons-nous fait? Étape de préparation et diffusion 2014-2015 Réunions mensuelles avec le groupe central de monographies textuelles: Une personne de l’UB, BC, UPC et CSUC _ 1. Décider la méthodologie et la bibliographie à suivre: 2. Révision des niveaux: Définir quelles étiquettes MARC21 seront obligatoires pour chaque type de matériel (livres, revues, matériel graphique, musique, etc. ) • Suivant les documents créés par la LC i la STRDA 3. Rédiger les directives du CCUC
- 13. 3. Qu’avons-nous fait? Étape de préparation et diffusion 2014-2015 http://pautes.csuc.cat/
- 14. 3. Qu’avons –nous fait? Étape de préparation et diffusion 2014-2015 http://pautes.csuc.cat/ http://pautes.csuc.cat/
- 15. 3. Qu’avons-nous fait? Étape de formation: 2015-2016 • Publications des nouvelles directives • Déterminer la date de la mise en application : 1 décembre 2016 • Organiser la formation
- 16. 3. Qu’avons-nous fait? Étape de formation: 2015-2016 Cronograma per la implementació de les RDA 2016 1 setembre de 2016 A1CCUCRDA16Implementació1609CronogramaImplementacióRDA.xlsx Juny Juliol Agost Setembre Octubre Novembre Desembre Gener 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Reunió de CATS (28 de juny) Acabar la revisió de les pautes del CCUC RDA (publicació a la web setmana del 12 de setembre) Comentaris a les pautes del CCUC RDA per part dels CATS Reunió amb els col·laboradors del CCUC (no consorciats) (13 de setembre) Formació de formadors (BC) Bibliogràfics (3, 4, 5 i 7 d'octubre) Preparació i formacions per col·laboradors del CCUC i CVA i plantilles ( a partir del 10 d'octubre)* Preparació i formacions internes en cascada (RDA i pautes CCUC) (a partir del 10 d'octubre) Formació de formadors (BC) autoritats (22,23,25 i 29 de novembre) Formació pràctica UB CSUC (13, 14 i 15 de desembre) ** Inici de catalogació en RDA Canvis globals: marcar els RA compatibles amb RDA Canvis globals als registres d'autoritats i encapçalaments Canvis globals als registres d'autoritats i encapçalaments als catàlegs locals (si s'escau) Formacions pautes CCUC a col·laboradors del CCUC i CVA's CSUC INSTITUCIONS BC
- 17. 3. Qu’avons-nous fait? Étape de formation: 2015-2016 1. Cours théorique RDA fait par la BC: Formation pour les catalogueurs formateurs: RDA-monographies: octobre 3, 4, 5 i 7 RDA-autorités: novembre 22, 23, 25, 28 i 29 2. Cours RDA du CSUC pour collaborateurs du CCUC: nouvelles directives du CCUC, exemples, etc. + vidéos (groupes de 50 personnes, 3 sessions de 4 heures) 3. Cours pratiques RDA du CSUC pour les collaborateurs du CCUC (groupes de 50 personnes, 3 sessions de 4 heures) 4. Cours dans chaque université fait par les catalogueurs formateurs
- 18. 3. Qu’avons-nous fait? Étape de formation: 2015-2016
- 19. 3. Qu’avons-nous fait? Étape post-implémentation: 2017 1. Changement massif des autorités afin de les adapter aux RDA 17.854 notices d’autorités modifiées: bible, ou abréviations $dm. Changé par $d mort , ou s. par Siècle. Répercussion sur 158.437 notices bibliographiques. 2. Création de mécanismes de contrôle / apprentissage Notices bibliographiques sans 336/337/338 ou sans $e a la 040 ou sans $e aux 1XX, etc.
- 20. Impressions finales • Ce processus doit avoir lieu calmement. Marqué par des dates bien définies mais respectueuses avec les différents rythmes des différentes bibliothèques. Il est donc très important de pouvoir compter sur des directives pour pouvoir concilier les notices AACR et les notices RDA. • Beaucoup d’aide, beaucoup de directives, beaucoup de formation, FAQS, exemples de notices, etc.. • On est vivants, c’est pas grave !! And cataloging in RDA
Notas del editor
- Bonjour. Chez nous c’est l’heure de la sieste, désolée!! J’essaierai de pas parler trop fort. D’abord je tiens à remercier le directeur de l’ABES, M. David Aymonin ainsi que toute son équipe pour nous avoir donné l’occasion de parler d’autre chose que du processus d’indépendance. Le processus d’implémentation des RDA.
- Pendant une petite demi heure je vais vous expliquer comment on a implémenté les RDA en Catalogne, Je dis toute la catalogne parce les universités dans notre cas sont les institutions qui marquent la tendance et sont l’exemple de toutes les autres, bibliothèques publiques, spécialisées, qui nous ont suivi inconditionnellement
- D’abord qui sommes-nous. Le CSUC, consortium des services universitaires de Catalogne crée en 2012 grâce a l’acord entre le département des universités et de la recherche scientifiques du gouvernement de la Catalogne et les universités publiques catalanes avec l’objectif de partager et mettre en commun donc coopérer. Par exemple: On offre des services comme l’achat commun d’électricité pour toutes les universités, ainsi que des projets d’administration électronique, des services informatiques communs, etc…
- Dans le cadre du consortium, le département des bibliothèques a pour objectif de contribuer à l’amélioration des services des bibliothèques grâce à la coopération. Nous coopérons dans notre cas, pour le catalogage de ressources électroniques, les bibliothèques peuvent copier toutes les notices de notre catalogue collectif, nous rédigeons des directives de catalogage pour faciliter cette tâche à nos bibliothécaires, nous coopérons pour la création de notices d’autorité, etc, nous comptons avec des groupes spécialisés pour le matériel cartographique ou le matériel ancien , etc.
- Le département des bibliothèques a comme service principal: Un catalogue collectif avec les documents de quatre-vingt institutions. 9 universités publiques, la bibliothèque nationale de Catalogne et autres centres de recherches, d’enseignements, académies, etc. comme l’école supérieur de musique, ou le musée Picasso o le Musee nacional ou l’institut du théâtre o l’institut cartographique, etc etc. Ce catalogue a plus de 5 millions de notices bibliographiques, plus de 800.000 notices d’autorité et plus de 400 catalogueurs On offre des accords pour le prêt de document entres les bibliothèques du CCUC et un service de messagerie. On compte sur un entrepôt de livres peu utilisés et où les universités peuvent garder leurs documents. Nous gérons des abonnements à des revues en ligne, à des prix très compétitifs pour toutes les universités afin de former notre bibliothèque numérique. Et nous avons aussi une bibliothèque numérique de collections spéciales permettant la consultation en ligne des ouvrages et des documents originaux
- Voici nos ingrédients pour commencer à cuisiner un gâteau, appelé RDA. A partir de la décision de la commission consultative de catalogage qui est un groupe de bibliothécaires représentants des bibliothèques catalanes (publiques, universitaires, spécialisés, etc. ) qui décide des tendances et des lignes à suivre en ce qui concerne le catalogage en Catalogne. Cette commission communique en 2013 que la Catalogne doit adopter RDA. En conséquence les directeurs des universités du CSUC décident de suivre la décision et se mettent à l’ouvrage en 2016
- Et ces deux groupes prennent cette décision surtout parce que évidement on croit aux objectifs des RDA (que je ne vais pas expliqué parce que je sais que vous les connaissez … ) Mais aussi et trois raisons plus pratiques: Notre modèle catalographique a toujours été la norme de la LC. On a pas trop de personnel dédier à l’analyse de la réglementation. On a pas le temps ni la capacité d’étudier ou d’envisager un sondage pour savoir si cette nouvelle normative nous conviendra ou non. Simplement on est fidèle à notre modèle. D’autre part on a plus de 400 catalogueurs qui veulent copier les notices d’OCLC, la LC ou la British entre beaucoup d’autre et ne sont pas trop disposés à réadapter aux AACR, les notices copier en RDA.
- En décembre 2016 on a un calendrier aménagé en diférentes étapes que je vais vous expliquer par la suite.
- Les quatre étapes, d’une année chacune, sont une étape d’étude, une étape de préparation et diffusion, la troisième de formation et une étape post implémentation.
- Pendant la première année nous avons assister à un cours organisé par l’ALA pour l’implémentation des RDA qui nous a donné des idées comme la formation en cascade par exemple. On a aussi demandé à la traductrice des RDA au catalan qui était à ce moment là, la personne la plus qualifiée dans ce domaine en Catalogne de nous donner un cours d’initiation Nous avons aussi organisé pour les formateurs un cours donné par des professeurs de la faculté de bibliothéconomie et documentation. On a beaucoup lu, articles, expériences, etc. , On a participé à la STRDA, c’est à dire une sous commission de travail organisé par la Biblioteca de Catalogne avec des personnes représentantes des bibliothèques publiques, spécialisées, des universités, afin de faire des documents d’aide et de prendre des décisions ensemble. Par exemple cette sous commission a créé des documents avec les différences entre AACR et RDA, ou des exemples en catalan de multiples matériel en RDA, livres, vidéos, etc… entre autres. Dans cette première étape nous avons aussi rédigé des directives pour que les catalogueurs du CCUC puissent copier des notices en RDA sans avoir à les réadapter. Et la chose la plus importante qu’on a fait pendant notre volonté et la nécessité de faire ce chemin ensemble cette étape, c’est affirmer notre volonté et la nécessité de faire ce chemin ensemble.
- Ensuite on a commencé l’étape de préparation et diffusion et afin de rédiger ou de réédiger toutes nos directives de catalogage pour le CCUC, qui sont suivis par toutes les bibliothèques du CSUC et beaucoup d’autres qui nous imitent, nous avons organisé le travail par typologie de matériel. Nous avons créé un groupe de travail central qui a travaillé les documents base et ensuite des groupes de travail spécialisés pour chaque matériel. Actuellement on a fini le travail avec les monographies textuelles, le matériel antérieur a l’imprimerie, et les revues. Ils nous manque Les groupes de musiques et matériels cartographiques et graphiques que nous n’avons pas encore formé. Pour les notices d’autorités on a tout laissé en main de la Bibliothèque nationale, qui nous a planifié les changements que nous devions faire. On y reviendra un peu tout à l’heure.
- Le groupe central, dans lequel a participé une personne de l’université de Barcelona, la Biblioteca nacional de Catalunya, l’université polytechnique et le consortium, on s’est réuni une fois chaque mois afin de: Décider la méthodologie et la bibliographie à suivre Décider quelles seraient les étiquettes indispensables pour les notices bibliographiques du CCUC en RDA, en nous basant évidemment sur les documents créés par la Library of Congress et la souscomission de la Bibliothèque nationale de Catalogne Et finalement rédiger les directives catalographiques à suivre pour la création des notices du CCUC en RDA Ce groupe a proposé la démarche à suivre pour tous les autres groupes, de revues, etc… Chaque groupe doit aussi créer le matériel de formation: ppt, exemples, exercices pratiques etc. pour les formation à suivre.
- Et voici le résultat de tout ce travail. Les niveaux: liste d’étiquettes obligatoires pour les notices du CCUC , selon le matériel L’explication étiquette par étiquette Et d’autres méthodes de travail par exemple comment s’installer le programme de gestion bibliothécaire du CCUC, etc. rien avoir avec les RDA
- On a profité pour changer l’ordre les directives du CCUC, Avant l’ordre suivait la norme. Directive sur le point 2.2.10 des RDA par exemple. Et maintenant l’ordre suit la création logiques d’etiquetes MARC21.
- Pendant la 3ème étape nous avons publié les nouvelles directives tel comme je viens de vous montrer. Nous avons décidé la date de la mise en application sur le catalogue collectif. A partir du 1 décembre et plus ou moins en mars toutes les bibliothèques étaient déjà en route. et surtout nous avons organisé les formations.
- Tout cela a été présenté à tous nos collaborateurs avec un chronogramme détallé donnant les dates d’implémentation. notamment celle de la présentation des directives, nous avons prévu après un temps prudentiel pour les commentaires, puisque nous voulions que les directives soient suivis par toutes les bibliothèques elles ont eu droit de proposer des changements. Ensuite on a proposé la date de formation pour les formateurs, puis un long espace de temps pour les formations internes. Et finalement la date de la mise en marche et celle des modifications des notices existantes que nous avons décidé de faire après la mise en marche des RDA, parce que de toute façon nous avons jamais eu l’intention de faire des grandes modificacions sur les notices bibliographique, que les indispensables sur les notices d’autorité.
- Pour la formation des 400 catalogueurs du CCUC Nous avons d’abord assisté à des cours RDA que nous a offert la Bibliothèque nationale de Catalogne pour former des formateurs. C’étaient des sessions pour une ou deux personnes maximum de chaque université. C’était 4 matin pour les monographies et 5 matins pour les autorités. Ces nouveaux formateurs ont été les responsables de former tous les catalogueurs des universités. Chacune a préparer des différents cours a leurs manière et selon leur convenances. Ensuite depuis le CSUC on a préparé des cours que sur les nouvelles directives du CCUC pour tous les catalogueurs des institutions non-universitaires. Pour eux Nous avons organisé des cours théoriques et des cours pratiques de 4 heures chacune.
- Après tous ça, nous avons mis a disposition de tout le monde tout le matériel préparé par le consortium et par les universités.
- A partir du moment que tout le monde catalogue en RDA, on commence à partager le gâteau, on a procédé à des modifications sur 17.854 notices d’autorités qui étaient nécessaire pour l’unification des auteurs. Ces modifications ont répercuté automatiquement sur 158.437 bibliographiques. Mais comme j’ai déjà dis nous avons pas envisager faire des modifications que sur les notices bibliographiques comme par exemple rajouter les 336/337/338 ou autres. Et en plus nous avons créé les mécanismes de révision permettant de signaler les erreurs: Par exemple les notices sans les nouvelles étiquettes RDA 336/337/338, ou sans $e a la 040 ou sans informations de la fonction aux 100, etc… que nous envoyons chaque semaine aux institutions pour qu’elles ait la possibilité de les corriger. C’est la façon d’éviter des mauvaises habitudes dès le début.
- Et voila on digère tous ces gâteaux: On a appris que ce processus doit se faire calmement, bien structurer et très bien informer afin de minimiser la sensation de panique. Et respectant les différents rythmes des différentes bibliothèques. Toutes les aides sont très bienvenues surtout pour les centres ou bibliothèques où il y a peu de personnel, qui se sent généralement peu accompagné pour envisager un changement d’une telle envergure. Et maintenant, après une année de fonctionnement, on croit vraiment que tout le monde peut changer sans trop de problème.