JCR Sudoc PS 2013 - La conservation partagée des périodiques
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La conservation partagée des périodiques : état des lieux, perspectives et propositions Anne-Laurence Mennessier, ABES Journées Sudoc PS 2013
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- 1. Journée des centres régionaux Sudoc-PS 16 mai 2013 Les plans de conservation partagée des périodiques Intervention commune CTLes / ABES
- 2. Côté ABES … • Des initiatives : – GT « signalement des PCP » dans le Sudoc-PS – convention avec la FILL • Projet d’établissement 2012 – 2015 Axe 5.3 : « L’ABES mettra au point des outils de signalement facilitant la conservation partagée et participera à la coordination de cette conservation avec des opérateurs spécialisés tels que le CTLES » note diffusée fin janvier 2013 – Au MESR – Aux CADIST – Aux réseaux Sudoc et Sudoc-PS + Fil Abes en ligne sur le site web de l’ABES
- 3. Un état des lieux • Carte des PCPP existants ou en cours de création - signalés dans le Sudoc (17 codes PCP en production dans le Sudoc à ce jour) ou non - typologie variée de ces PCPP (tableau p. 2)
- 4. Outils ABES : le Sudoc et Colodus • Sudoc : E316 (« note sur l’exemplaire ») Application particulière : permettre la mention détaillée des lacunes dans un état de collection d’un titre de périodique (donnée nécessaire aux PCPP) • Sudoc : 930$z : code PCP – bientôt exporté • Colodus : fin de l’utilisation de WinIBW dans les bibliothèques Sudoc-PS (sauf CR). Objectifs : – Meilleure prise en main, ergonomie – + d’autonomie : réactivité des bibliothèques – Données plus fraîches et plus fiables dans le Sudoc
- 5. Outils ABES : Périscope • Un outil de visualisation / comparaison / aide à la décision / détection d’anomalies – Codes couleur – Frises chronologiques – Barre de synthèse • Ce qu’il ne fait pas : créer, supprimer ou corriger des données (Sudoc : WiniBW / Colodus) ; exporter des listes (SelfSudoc)
- 6. Pistes de collaboration • ABES / CTLes – Aujourd’hui – Demain • CTLes / Etablissements • ABES-CTLes / Etablissements
- 7. Collaboration ABES / CTLes aujourd’hui • Rapport cosigné : Conservation partagée : état des lieux, perspectives et propositions • Réunions à systématiser – Présentation des outils – Communication sur le travail sur le terrain • Récupération des notices biblio en format public et UNM pour PMB
- 8. Collaboration ABES / CTLes demain • Développement de la synergie entre les 2 établissements • Alimentation d’outils utilisés pour les PCP (PMB) – Chargement initial pour les futurs PCP – Mises à jour régulières des états de collection • Exploitation de la mention « pôle de conservation » – 930$z : intéressant mais pas suffisant – distinguer dans le Sudoc les établissements pôle de conservation des autres (un code, dans une sous-zone à adapter ou à créer?)
- 9. Pistes de collaboration ABES-CTLes / Etablissements • Vos suggestions d’évolution des applications • Une boîte à outils PCP sur le site de l’ABES
Notas del editor
- Pas de mission explicite « conservation partagée » dans le décret fondateur de l’ABES. Mais depuis qq temps, qq initiatives, parce qu’on sent une dynamique en ce sens dans le réseau Sudoc-PS : GT signalement des PCP dans le SudocPS (jusqu’au lancement de Périscope environ) Convention cadre avec la Fill : faciliter les relations et la coopération Sudoc-PS en région / agences régionales dans le cadre de PCPP Récemment, intégration de la question des PCP dans le projet d’établissement : 8 axes, dont l’axe 5 : signaler les ressources des universités et des établissements et 5.3 (reprendre texte). Il ne s’agit donc pas pour l’ABES de devenir l’interlocuteur unique sur cette question mais de faciliter (dans ses domaines de compétences) et de participer aux côtés d’autres partenaires, notamment CTLes. ABES et CTLes sont d’ailleurs les co-signataires de la note diffusée fin janvier 2013 : aux tutelles et plus largement à tous. Se veut un document concret d’où son sous-titre : état des lieux (été 2012), perspectives, propositions. Toute remarque ou précision est la bienvenue !
- Typologie : Généralistes, thématiques ou les 2 ES seul ou établissements hors ES Gestion CR ou SRL ou co-gestion (ex. : Aquitaine)
- Le Sudoc évidemment, parce que c’est là que sont produites et gérées les données. 2 zones développées suite au GT sur le signalement des PCP dans le Sudoc : E316 : pas créée exprès pour les PCP mais a été amenée à évoluer pour permettre la saisie en détail des lacunes (habituellement données de façon concise en 955 $7 parce que la 955 a une limitation du nombre de caractères qu’elle peut contenir). La zone E316 va alors venir s'afficher sous l'état de collection et avec un nouvel intitulé : Lacunes. MAIS : E316 : certaines informations utiles / nécessaires à un PCP n’y figurent pas : état physique du document, reliure ou non… [E316 exportée en 316 $5RCR] [E316 indexée – index RPC- mais avec beaucoup d’autres sous-zones Zones E012, E316, E317, E318, E702, E712, et E722: risque de bruit] 930$z : code contrôlé autorisé, introduit dans le système sur demande d'un responsable de plan de conservation partagée. Export de cette sous-zone vers les SIGB été 2013 (à confirmer). Bref descriptif Colodus : application web professionnelle (donc accessible après authentification seulement) qui permet la gestion des exemplaires des notices bibliographiques du Sudoc (création, modification ou suppression). Pour l’instant, en production seulement pour les responsables CR et les bibliothèques de leur réseau. La mise à jour de la base Sudoc est instantanée.
- afficher et évaluer les états de collection des périodiques signalés dans le Sudoc conçue particulièrement pour les besoins des gestionnaires de plan de conservation partagée, mais peut intéresser tout professionnel spécialisé dans la gestion de périodiques référencés dans le Sudoc Retour des gestionnaires de PCP : outil utile
- Principe général : chacun a son domaine de compétences : ABES : outils « Sudoc » (le Sudoc proprement dit, Colodus, Périscope) et les données CTLes : ingénierie des PCP (outils dédiés ou adaptés à la gestion de PCP, logistique…) Etablissements (CR) : connaissance du réseau, des collections, des partenaires locaux… Ne pas refaire ce que d’autres partenaires font déjà mais s’appuyer sur les compétences de chacun, développer ce qui peut l’être pour faciliter le travail ensemble.
- Développement de la synergie : immersion / réunions régulières, transmission des comptes-rendus… Chargement initial : déjà possible, c’est un export à la demande. Mises à jour : sur le principe des transferts réguliers d’un établissement déployé Avantage pour le PCP et l’outil de gestion : une seule source d’alimentation (format stable et documenté, pas de paramètres divers à prendre en compte – encodage des accents, etc…). Mais il faut que les données Sudoc soient à jour (Colodus peut y contribuer) Pôle de conservation : Aujourd’hui, on mentionne dans le Sudoc un PCP mais sans pouvoir distinguer les RCR pôles de conservation d’un titre des autres. Un développement ABES à envisager = Créer un code (par ex : 1 = pôle de conservation / 0 = pas pôle de conservation), à injecter dans une sous-zone (930$???) La donnée pourrait être exportée vers PMB (ou autre outil) : à l’heure actuelle, les gestionnaires de PCP ajoutent cette information à la main. Répercussions à envisager dans Périscope ? Dans le catalogue public Sudoc ? PB du paiement : Il faut bien distinguer 2 cas : - les exports à la demande (payants) - la mise en place d'exports réguliers, qui, elle, est gratuite, qu'il s'agisse d'établissements déployés ou non. Il peut paraître bizarre de faire payer un service à la demande alors que le service courant (transferts réguliers) est gratuit. Mais il faut retenir que les TR, une fois la phase de mise en place passée, sont des procédures automatisées, moins chronophages en personnel. C'est l'explication à donner. A ce "tableau" se greffent deux exceptions de gratuité des exports : - pour le CTLes, parce qu'entre partenaires, ce serait mal vécu de faire payer (alors oui, les PCP pilotés par le CTLes ont un intérêt en nature...) - pour Liège, parce qu'il est important de faire entrer une bibliothèque étrangère dans le réseau, conformément à ce qu'a validé le CA en fin 2011.
- Suggestions d’évolution des appli : au sens large (outils, affichage, données…). Périscope a été développé selon les recommandations d'un groupe de travail de spécialistes PCP / pério, dont des CR (Fr. Labrosse notamment). Colodus aussi Attention cependant, le Sudoc n’est pas et n’a pas vocation a être un outil de gestion des PCP. Tout ce qui est utile à la gestion d’un PCP et entre dans le format Unimarc /Sudoc peut éventuellement être intégré, en revanche, on ne va pas tordre le format pour tout intégrer. Boîte à outils sur le site de l’ABES : interventions, modèle de documents etc. élaborés par l’ABES, le CTLes, les établissements, d’autres partenaires (cf la convention avec la FILL). Modèles à adapter à votre situation locale.