Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management)

1. MANFAAT IMPLEMENTASI, PROSES-
PROSES SERTA LANGKAH-LANGKAH
PENERAPAN MANAJEMEN PENGETAHUAN
Oleh : Asep Jalaludin,S.T.,M.M.
1
AsepJalaludin,S.T.,M.M.

2. Menurut Lumbantobing (2011), keunggulan kompetitif
diperoleh dari dampak implementasi KM terhadap
berbagai bidang seperti :
a. Bidang Operasi dan Pelayanan
b. Bidang pengembangan kompetensi personil
c. Bidang pemeliharaan ketersediaan knowledge
d. Bidang inovasi dan pengembangan produk
2
AsepJalaludin,S.T.,M.M.

3. a. Bidang operasi dan pelayanan
Perusahaan yang memiliki knowledge worker merupakan
perusahaan yang memiliki customer knowledge yang dikelola
dengan baik. Customer knowledge ini dapat diakses oleh
pekerjanya serta dapat membantu mereka dalam memberikan
pelayanan terbaik kepada konsumennya. Knowledge worker
sangat mengenal pelanggannya, mereka mengetahui
permasalahan yang dihadapi pelanggan dan solusi yang sudah
terbukti efektivitasnya serta mengetahui secara proaktif
kebutuhan pelanggannya karena semuanya itu tersaji dalam
basis customer knowledge perusahaan yang dikelola dengan
prinsip-prinsip KM. Akibat logis dari kondisi tersebut adalah,
knowledge worker dapat memberikan respons yang lebih cepat,
penaganan klaim pelanggan yang lebih baik serta pelayanan
yang lebih proaktif.
3
AsepJalaludin,S.T.,M.M.

4. b. Bidang pengembangan kompetensi personil
Knowledge transfer/sharing sebagai salah satu proses
utama dalam KM, pada hakikatnya adalah penciptaan
kesempatan yang luas untuk belajar (learning) bagi
seluruh anggota organisasi sehingga dapat
meningkatkan kompetensi mereka secara mandiri.
Namun demikian, tersedianya bahan ajar atau
knowledge yang disimpan di dalam memory perusahaan,
belum tentu akan mendorong minat karyawan. Hal ini
dapat terjadi karena dua faktor yaitu, pertama,
knowledge yang tersedia kurang relevan dengan tugas
sehari-hari dari para pekerja. Kedua, para pekerja
memang tidak memiliki motivasi dan daya yang
memadai untuk belajar secara mandiri.
4
AsepJalaludin,S.T.,M.M.

5. c. Bidang pemeliharaan ketersediaan knowledge
Skill dan knowledge yang dimiliki oleh para karyawan dalam
sebuah perusahaan perlu dikelola oleh perusahaan untuk
menjamin tidak terjadinya knowledge loss. Knowledge loss
adalah suatu kondisi di mana perusahaan kehilangan knowledge
yang dibutuhkannya, walaupun knowledge tersebut sebenarnya
sudah pernah dimiliki dan digunakan oleh perusahaan tersebut.
Knowledge loss dapat terjadi ketika seorang pekerja keluar dari
perusahaan, baik karena alasan pension atau pindah ke
perusahaan lain, sementara knowledge yang dimiliki pekerja
tersebut belum ditransfer kepada memory perusahaan atau
pekerja lainnya di dalam perusahaan. Knowledge loss dapat
mengakibatkan terganggunya operasi perusahaan, bahkan dapat
mengakibatkan gangguan yang lebih serius jika perpindahan
atau keluarnya pekerja tersebut diikuti dengan berpindahnya
beberapa pelanggan ke perusahaan lain atau ke perusahaan
dimana pekerja tersebut bergabung.
5
AsepJalaludin,S.T.,M.M.

6. d. Bidang inovasi dan pengembangan produk
Salah satu produk dari KM adalah proses pembelajaran yang
berimplikasi pada peningkatan kemampuan inovasi, yaitu
dengan terciptanya knowledge baru. Inovasi yang
dikombinasikan dengan kebutuhan pelanggan akan menjadi
solusi atau produk yang efektif dalam mengatasi permasalahan
yang dihadapi pelanggan. Proses pengembangan produk
merupakan proses yang bersifat kolaboratif dan lintas fungsi.
Artinya, produk baru tidak dihasilkan oleh unit atau fungsi
tertentu dalam perusahaan tetapi melibatkan berbagai unit
untuk menjamin bahwa produk yang dihasilkan tidak sekedar
baru tetapi juga harus laku dan dapat diproduksi dengan
semestinya. Rancangan produk baru biasanya dihasilkan oleh
unit riset dan pengembangan, kemudian unit marketing
melakukan uji coba apakah rancangan produk tersebut dapat
diterima pasr, kemudian baru dievaluasi bagaimana cara
memproduksinya oleh unit rekayasa atau operasi (Davenport,
1998). KM dapat mengakselerasi proses pengembangan produk
baru, karena KM sendiri mempromosikan dan menyediakan
media untuk kolaborasi (Lumbantobing, 2011).
6
AsepJalaludin,S.T.,M.M.

7. Menurut Probst et al (2000), menyatakan bahwa terdapat enam proses
lokasi-lokasi pengetahuan dan pemiliknya secara transparan kepada
seluruh anggota organisasi.
1. Knowledge Acquisition, proses penyediaan knowledge, skill, expertis
yang berasal dari luar organisasi
2. Knowledge Development, Proses yang dilakukan dalam membangun
kepakaran dan kapabilitas baru yang belum dimiliki didalam maupun
diluar.
3. Knowledge Sharing/Distribution, Proses yang dilakukan untuk
menyebarkan knowledge dengan cara, waktu dan kepada orang yang
tepat.
4. Knowledge Utilization, Proses yang dilakukan untuk mendorong dan
memfasilitasi organisasi untuk memanfaatkan knowledge yang sudah
dimiliki.
5. Knowledge Retention, Proses seleksi, penyimpanan dan pemutakhiran
knowledge dan expertis agar dapat dimanfaatkan pada masa
mendatangKM, yaitu:
6. Knowledge Identification, proses yang dilakukan dalam menunjukkan.
Proses-proses Knowledge Management
7
AsepJalaludin,S.T.,M.M.

8. Sedangkan menurut Tiwana (2000), proses KM terdapat hanya
lima proses, yaitu:
1. Knowledge Creation and Capture, Penciptaan dan
penangkapan pengetahuan melalui proses operasional.
Explicit knowledge di-capture dalam bentuk dokumen yang
dihasilkan oleh siklus operasional serta dari dokumen
eksternal publikasi, situs web dan seminar.
2. Knowledge Sharing and Enrichment, Merupakan proses
dimana knowledge yang sudah diperoleh dibagikan kepada
peer group, kemudian knowledge tersebut didiskusikan,
didebat dan direlevansikan sebelum akhirnya disimpan dan
didistribusikan.
3. Information Storage and Retrieval, Proses yang dilakukan
untuk memastikan bahwa knowledge yang diperoleh dapat
diakses orang lain sesudah dikategorikan
4. Knowledge Dissemination, Proses diseminasi knowledge
melalui publikasi, presentasi, situs web, perpustakaan dan
learning centre.
Proses-proses Knowledge Management
8
AsepJalaludin,S.T.,M.M.

9. Manfaat yang sangat banyak dari penerapan
Knowledge Management tidak berbanding lurus
dengan keberhasilan penerapannya. Hal ini
disebabkan berbagai macam factor, salah satunya
adalah masih adanya keengganan seorang individu
untuk menuliskan pembelajaran dari aktivitas yang
telah mereka lakukan. Dalam membangun
Knowledge Management pada perusahaan, hal-hal
yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut:
Langkah-langkah Penerapan Knowledge Management
9
AsepJalaludin,S.T.,M.M.

10. •Bangun infrastruktur dengan teknologi yang tepat
Teknologi yang tepat, bukan berarti teknologi yang digunakan
adalah teknologi tinggi. Tepat berarti sesuai dengan
kebutuhan, sesuai dengan usaha yang anda lakukan sekarang
dan tidak membuang-buang biaya. Teknologi ini bisa saja
seperti komputer dan jaringan internet, lihat kembali di alat-
alat pengetahuan.
•Bangun sebuah infrastruktur konseptual dengan
tulang punggung kompetensi
Teknologi yang tepat juga tidak akan berguna apabila anda
tidak mempunyai konsep atau visi yang sesuai dengan tujuan
perusahaan. Dan tulang punggung yang kompeten adalah
orang-orang yang mempunyai ilmu, keahlian, pengalaman,
kecepatan bertindak, dan bersosialisasi.
10
AsepJalaludin,S.T.,M.M.

11. •Buat suatu tempat penyimpanan dan hal-hal yang
menyangkutnya
Tempat penyimpanan bisa saja berupa gudang, perpustakaan,
arsip, database, file. Dan dibantu dengan alat-alat atau
teknologi yang mempermudah pencarian.
•Ciptakan standar tinggi untuk kualitas dan
kegunaannya
Buatlah suatu aturan, yaitu hanya ilmu yang berguna sajalah
yang akan anda disimpan di gudang pengetahuan anda, jangan
sampai sampah informasi juga anda masukkan kedalamnya.
Dan pastikanlah kalau aturan ini sesuai dengan kebutuhan
penggunanya.
11
AsepJalaludin,S.T.,M.M.

12. Maka yang diperlukan dalam penerapan Knowledge
Management adalah Sumber Daya Manusia (People),
Proses (Process) dan Teknologi (Technology).
Disamping individu-individu yang berperan dalam
berbagi pengetahuan, diperlukan pula seseorang yang
menjadi pengatur Knowledge Management, hal ini
sangat diperlukan untuk kelancaran proses
penerapan Knowledge Management. Sedangkan
peran teknologi di sini adalah untuk mendukung
terciptanya suatu system dan proses Knowledge
Management yang baik.
12
AsepJalaludin,S.T.,M.M.