GSF a mis en place son intranet sous SharePoint Online. Retrouvez le retour d'expérience de la mise en place de cet intranet. Les succès, mais aussi les echecs afin d'enrichir votre expérience Technologies utilisés : Microsoft 365, SharePoint Online, PnP Search

1. #aMSMarseille
aMS Aix Marseille
21/06/2022
REX
Déployer un Intranet
pour 4000 personnes
Fiona FRUHINSHOLZ
Jeff ANGAMA
Jean-Rémy GALLAPONT
Qu’est ce qui est le plus important pour vous ?
26% Les écueils / 9% les technos / 30% les étapes / 35% la conduite du changement

2. ◦ MERCI A NOS SPONSORS
SPONSORS
DIAMOND
SPONSOR
PLATINIUM
#aMSMarseille

3. ANGAMA Jeff
ArchitecteM365 chez GSF
Expertise technico fonctionnelle
Microsoft 365 à 365°
Organisateur aMS Monaco 2019 / Nice 2020
Co-organisateur Power Platform French Summit
Connect
https://about.me/jeff.angama
@jeffangama
Blog : https://www.collabmania.com
LinkedIn : Jeff ANGAMA
#aMSMarseille

4. Fiona FRUHINSHOLZ
ConsultanteMicrosoft 365 & Adoption
Expertise fonctionnelle & Conduite du changement
@FionaFruh
LinkedIn : Fiona FRUHINSHOLZ
#aMSMarseille

5. Jean-Rémy GALLAPONT
Product Owner Low Code & M365 chez GSF
Consultant Microsoft 365, Power Platform & Digital Workplace
@JGallapont
LinkedIn : Jean-Rémy GALLAPONT
#aMSMarseille

6. Faisons connaissance :
quel est votre rôle ?
QUI A…
✓ Un profil fonctionnel ?
✓ Un profil technique ?
✓ Les 2 ?
✓ Un profil décideur ?
#aMSMarseille

7. GSF en quelques chiffres
• Spécialisée dans le nettoyage, tertiaire et industriel
• 40 000 employés dont environ 4 000 avec un ordinateur
• 141 établissements
• L’innovation comme stratégie d’appui au terrain
• Les référents Nouvelles Technologies en relais de la DSI
#aMSMarseille

8. Quel était le constat ?
« On a toutes les informations
dont on a besoin,
peut-être même trop.
Le problème c’est qu’elles sont
dispersées un peu partout. »
#aMSMarseille

9. ✓ Retrouver des informations
et des contenus
✓ Se tenir informé des
actualités de l’entreprise
✓ Rendre facilement accessible
du contenu à la production :
centralisation des
documents de référence
Notre cible en termes d’usages ?
L’intranet sera
majoritairement
utilisé pour…
#aMSMarseille

10. Pourquoi ce projet ?
#aMSMarseille
Face à : multiplication des contenus, difficultés à trouver la bonne info, sécurité par exceptions
Stratégie : classification, rôles, responsabilités et processus éditoriaux »
Data - Tout est là,
pourquoi ranger et
gouverner ?
Applications - Notre point de
départ pour les services les
mieux organisés
La cible : une GED focalisée sur
les contenus de référence

11. DE QUOI ALLONS-NOUS PARLER ?
❖ Démo & statistiques
❖ Choix techniques
❖ Notre démarche
❖ Quelle organisation ?
❖ Le bilan
#aMSMarseille

12. #aMSMarseille
Démonstration
Statistiques
& Usages

13. L’intranet en quelques chiffres
OUVERTURE EN
FÉVRIER 2022
1500 VISITES
UNIQUES PAR MOIS
44 133
PAGES VUES
#aMSMarseille

14. GSF – Tous droits réservés © #aMSMarseille

15. #aMSMarseille
Et, comment ça
fonctionne ?

16. Les catégories de contenus dans l’Intranet
ACCÈS À L'INFORMATION
DOCUMENTS
Organisationnels
Les documents de référence de
l’organisation, qui ont suivi des processus de
relectureetde validation
CONTENU ÉDITORIAL
• Pages froides
• Actualités
Courants
Documents spécifiques à un service, ne
passent pas forcément par un circuit de
validation,
MÉDIAS
Des images, des vidéos, de l’audio ou livre
interactif
ÉVÉNEMENTS
Annonces de rendez-vous, réunions et
conférences
Pas de processus d’approbation intégré pour le
moment, relectures avant publication ou audits
qualité post publication (mais en discussion)
#aMSMarseille

17. Métadonnées : informations communes à tout contenu
Thématiques
• Quel est le sujet principaltraitépar ce contenu ?
• Exemples : Gouvernance etManagement#Mesure, analyseet évaluation #Règlementation #Innovation
# SST # RSE # Environnement / Energie #Commerce…
Typede contenu
• A quoicorrespond ce contenu ou document dans l’organisation de l’entreprise ?
• Exemples : Politique/ charte, Processus, Mode opératoire,Formulaire, Tutoriel, Organigramme,Information,Compterendu / rapports, Tableau de
bord, Certificat, Règlementation, Autre...
Direction ou
service
• Quelle est l’entité organisationnellequi est à l’origine de ce contenu ?
• Exemples : Achats, Administratif, SMI, DG, CSP, DIID, RFT, Personnel, DJAS, Communication,Contrôle de gestion,
DND, R&D, Support à la production,Bâtiments, Non applicable...
Secteurs
d'activités client
• Quels sont les secteurs d’activités concernés par ce contenu ?
• Exemples :Agroalimentaire, Construction, Hébergement restauration, Industrie, Logistique, Loisirs, Santé,
Surfaces des ventes, Tertiaire, Tous secteurs, Transports
Types de
prestations GSF
• Quelles sont les prestationsde GSF concernées par ce contenu ?
• Exemples :Service au processus (déménagement, nettoyage, manutention…), Service auxoccupants (sûreté, accueil, conciergerie…),
Service aux bâtiments (Déneigement, Espacesverts…)
Confidentialité
• Quel est le niveau de confidentialité du contenu ?
• Exemples : Publique, InterneGSF, Confidentiel GSF
Saisie
optionnelle
Sélection
obligatoire
d’une
valeur
Ne dispense pas de définir les
permissions sur les documents à
ne pas diffuser à tout le monde
Valeur par défaut :
le service
contributeur
Mots clés / Tags
• Mots clefs libres venant enrichir la description du contenu et sa recherche
• Exemples :Auto laveuse, repas, nucléaire,…
Valeur par défaut :
Tous secteurs
Valeur par défaut :
à définir avec le
service
M
M
M
M
Ce champ peut avoir
plusieurs valeurs de
sélectionnées
M
Titre du
document
• Quel est le titredu document ?
• Exemples : par défaut vos documents ont un nom de fichier mais souvent leTitren’est pas renseignéou reprend le « nom technique » du fichier sans
son extension. Il est donc importantde définir un titre de documentclair etcompréhensiblepour l’utilisateur

18. PnP Webparts
Et Metadonnées
Employés sur PC
Azure AD
MDM
Infos des profils
SharePoint Online
Teams
HubSite Entreprise Images
Library
Applications
/
Paramétrages
Infrastructure
Architecture de l’Intranet
Employés sur Mobile
Groupes de sécurité
#aMSMarseille

19. #aMSMarseille
Quelle démarche
a-t-on choisi ?

20. Audit & Objectifs
Interviews
utilisateurs
Définition de
la cible
Création de
Persona
#aMSMarseille

21. La méthodologie
#aMSMarseille
Création de
persona

22. Audit & Objectifs
Priorisation
des usages
Interviews
utilisateurs
Définition de
la cible
#aMSMarseille
Création de
persona

23. Comment a-t-on délivré ?
Accompa-
gnement
individualisé par
service
#aMSMarseille
Répartition des
19 services
en 3 itérations
Identification des 7 services les plus motivés pour démarrer
Paramétrage
global de
l’intranet
Groupe
Définition d’un modèle de gouvernance initial

24. Comment a-t-on délivré ?
Présentation de la
gouvernance et de
la structure
Remplir sa fiche
de gouvernance
Formation à la
contribution SPO
Bac à sable pour
s’approprier SPO
Modèle de site
pré configuré
Ajustements selon
les besoins
Insertion des
contenus
Ouverture aux
utilisateurs
#aMSMarseille
Accompa-
gnement
individualisé
par service
◦ Les remarques enrichissentla gouvernance
◦ On affine la structure des données communes / Termstore
◦ On inclutces améliorations dans la présentation au service suivant
Accompagnement individualisé par service
1h30

25. Répartition des
19 services
en 3 itérations
Comment a-t-on délivré ?
Ouverture en
bêta pendant
3 semaines
puis
complète
Paramétrage
global de
l’intranet
Groupe
Accompa-
gnement
individualisé
par service
#aMSMarseille

26. Comment a-t-on délivré ?
ACCÈS À L'INFORMATION
A disposition des
contributeurs
pour faire des
tests
Bac à sable
De nouvelles
formations
SharePoint
Support
de la DSI
Canal Teams
contributeurs
« SharePoint »
Un canal Teams
avec tous les
contributeurs
formés
En cas de
problème ou de
demande d’aide /
d’évolution
Au moins une
session par
trimestre pour les
nouveaux venus
#aMSMarseille
Dispositif en place après l’ouverture du service

27. #aMSMarseille
En termes
d’organisation ?

28. L’équipe / les rôles
UX / UI Architecte
Consultant
SharePoint /
Change
Product
Owner
« Définir une vision
fonctionnelle du
produit et impliquer
les acteurs »
#Epics #Stories #MVP
#Planning
#Engagement
« Comprendre,
exposer et illustrer
les besoins et
problématiques des
utilisateurs »
#IHM #Persona
#Maquettes
« Co construire avec les
contributeurs et guider
les utilisateurs dans
l’adoption du produit »
#Formation #Change
#Configuration
#Implémentation
« Choix techniques
combinant intégration au
SI, maintenabilité et
possibilités fonctionnelles »
#CohérenceTechnique
#Composants #RGPD
#Sécurité #Usages
#aMSMarseille

29. Les rôles liés à la contribution dans l’intranet
Toute personneayant
un besoin de publier et
d’informer
Au sein du service, service
processus d’entreprise,
Communication…
Formé à SharePoint
et à la structure de
l’intranet
#aMSMarseille
Récolte des
contenus
Approuve les
contenus
Créé les
contenus

30. Les rôles liés à la contribution dans l’intranet
DSI DSI Anime la communauté
#aMSMarseille
Administration
Technique
Anime la
communauté
Gouverne la
donnée

31. #aMSMarseille
Si on devait faire un
bilan ?

32. Ce qui à
fonctionné

33. Ce qui a fonctionné
Une bonne sélection des
contributeurs sur la première
itération
#aMSMarseille

34. Ce qui a fonctionné
Une bonne communication
avec l’ensemble des services
(canaux, relances, transparence)
#aMSMarseille

35. Ce qui a fonctionné
Itération et amélioration
continue lors de la co-
construction de la gouvernance
et de la structure des contenus
#aMSMarseille

36. Ce qui a fonctionné
Les services contributeurs
étaient prêts / demandeurs
à pousser leurs contenus
#aMSMarseille

37. Ce qui a fonctionné
Avoir un Product Owner
connaissant comment
configurer le produit
SharePoint Online
#aMSMarseille

38. Ce qui a fonctionné
Avoir défini avant
l’implémentation,
l’architecture de l’information
#aMSMarseille

39. Ce qui a fonctionné
Coller le plus possible au
standard du produit
(et s’y tenir)
#aMSMarseille

40. Ce qui a moins
marché
#aMSMarseille

41. Ce qui a moins bien marché
Le manque de temps de
certains services pour se
consacrer à la contribution
#aMSMarseille

42. Ce qui a moins bien marché
La volonté du service
« processus d’entreprise » de
mettre en place trop de
workflows d’approbation
#aMSMarseille

43. Ce qui a moins bien marché
Les multiples changements
d’équipiers au fil des mois
#aMSMarseille

44. Ce qui a moins bien marché
On n’a pas assez anticipé la
mise à disposition des
chantiers techniques pour les
audiences / droit d’accès
globaux
#aMSMarseille

45. #aMSMarseille
REX
Si c’était à refaire

46. Quelques enseignements
✓ Cibler une population plus large dans les persona
✓ Faire le ménage au plus tôt, des données
✓ Avoir TOUS les managers des services et directions impliqués
dans la démarche
✓ Faire plus d’efforts pour impliquer les services les moins
motivés / disponibles à pousser leur contenu
#aMSMarseille

47. #aMSMarseille
MERCI DE VOTRE ATTENTION !