Praktikum 1 membahas pengenalan Microsoft Access untuk membuat dan mengedit objek database, mengimpor file spreadsheet dari Excel, menyimpan database, dan konvensi penamaan objek database. Terdapat cara membuat database baru, menggunakan wizard, dan membuka database yang ada.

1. Praktikum 1
Pengenalan Microsoft Access
A. TUJUAN
• Dapat membuat dan mengedit obyek database
• Memahami database window dan isinya
• Mengetahui cara mengimport file spreadsheet dari Excel
• Dapat menghapus dan memberi nama baru pada obyek database
• Mengetahui cara menyimpan database yang dapat menghemat tempat
• Memahami konvensi penamaan untuk obyek database
B. DASAR TEORI
PENDAHULUAN
Microsoft Access adalah salah satu dari relasional Database Management System
(DBMS). DBMS adalah sebuah program yang memiliki fasilitas penyimpanan dan
pemanggilan struktur informasi pada sistem komputer. Relasional DBMS yang termasuk
skala besar meliputi : • Oracle • Microsoft SQL Server • IBM DB2
Sedangkan pada skala PC (“desktop”) a.l. : • Microsoft Access • Microsoft FoxPro
Pada Access berisi elemen-elemen berikut :
• sistem database relasional yang mendukung dua bahasa queri berstandar industri
yaitu : Structured Query Language (SQL) dan Query By Example (QBE);
• bahasa pemrograman prosedural - yang pada dasarnya merupakan sub himpunan
dari Visual Basic,
• bahasa macro language yang bersifat sederhana dan unik.
• rapid application development environment yang dilengkapi dengan form visual
yang lengkap dan tools pengembangan serta reporting.
• bermacam- macam wizards dan builders yang mempermudah pengembangan
sebuah aplikasi.
Pengertian dari istilah “database” adalah kumpulan dari tabel- tabel data yang saling
berelasi. Sedangkan database pada Access lebih dari sekedar data. Selain tabel, sebuah
file database Access juga berisi bermacam- macam obyek database yang lain diantaranya:
• queri untuk mengorganisasi data,
• forms untuk berinteraksi dengan data pada layar,
• reports untuk mencetak hasil,
• macros dan program Visual Basic untuk memperluas fungsionalitas dari aplikasi
database.
Semua obyek ini disimpan dalam file <filename>.mdb.
Istilah “database” mengandung arti berbeda tergantung pada tipe DBMS yang digunakan.
Sebagai contoh dalam dBase IV, sebuah file database (<filename>.dbf) berisi tabel
tunggal. Forms dan reports juga disimpan dalam satu file dengan ekstensi yang berbeda.
Sedangkan pada Access, sebuah database dapat berisi lebih dari satu tabel.

2. Access juga menyimpan semua obyek database (tables, queries, forms, reports, dll) dalam
satu file aplikasi tunggal yang memiliki ekstensi *.mdb.
PEMBUATAN DATABASE BARU
Dalam Access, ada 3 (tiga) cara untuk membuat database :
1. Membuat database baru
Membuat database sendiri, mengisinya dengan tabel-tabel, dan komponen lain yang
didefinisikan sendiri. Pilihan yang digunakan adalah : Blank Access database
2. Menggunakan database wizard
Artinya menggunakan database yang sudah dirancang oleh Access. Kita tinggal
memakai dan memodifikasinya.
Pilihan yang digunakan adalah : Access database wizard, pages and projects.
3. Menggunakan database yang sudah pernah dibuat
Pilihan yang digunakan adalah : Open an existing file
IMPORT DATA DARI APLIKASI LAIN
Access bisa mengimport data dengan mudah dari aplikasi lain. Berikut ini akan
dicontohkan import data yang berasal dari Excel spreadsheet. Langkah- langkahnya
sebagai berikut :
• Dari main menu, pilih File > Get External Data > Import, kemudian pilihan file
depts.xls, dan masukkan sebagai tabel baru ke dalam database dengan nama tabel
Departments.
KONVENSI PENAMAAN UNTUK OBYEK DATABASE
Ada beberapa batasan penamaan untuk suatu obyek dalam Access. Tidak boleh ada
obyek yang bernama sama dalam Access. Semisal nama tabel BackOrders sama dengan
nama queri BackOrders. Kita bisa memberi nama yang lain untuk queri tersebut, semisal
qryBackOrders, untuk membedakan tabel dan queri.Berikut ini memberi saran contoh
penamaan untuk obyek database dalam Access :

3. PENGEMBANGAN APLIKASI DALAM ACCESS
Pada umumnya, terdapat dua pendekatan dasar untuk mengembangkan suatu
sistem informasi :
• Analisa sistem, desain dan implementasi
• Pembuatan prototype (dimana analisa, desain dan implementasi dikerjakan secara
iteratif)
Access menyediakan sejumlah fitur (semisal tools untuk mendesain grafik, wizards,
dan bahasa makro tingkat tinggi) yang memfasilitasi pengembangan prototype secara
cepat. Jika sistem yang dibangun tidak terlalu besar dan waktu pengembangan terbatas,
maka kita bisa menggunakan pendekatan rapid prototyping untuk membangun suatu
aplikasi. Pengembangan suatu prototipe dengan menggunakan Access sebagai berikut :
1. Buat model informasi dalam bentuk entiti-entiti dan relasi diantara entiti tersebut
2. Buat tabel untuk masing- masing entiti
3. Tentukan relasi diantara tabel- tabel yang ada
4. Organisasikan informasi dalam tabel dengan menggunakan queri
5. Buat forms dan reports untuk mendukung transaksi input dan output
6. Lakukan pengembangan pada form dengan memasukkan kontrol input
7. Buat action queries, makro, atau program Visual Basic untuk membentuk fungsi
pengolahan transaksi dari suatu aplikasi
8. Buat “triggers” (prosedur yang diletakkan dalam suatu event) untuk melakukan
otomasi suatu tindakan yang berulang (repetitive tasks)
C. PERCOBAAN
Kerjakan soal berikut berdasarkan dasar teori yang ada sebelumnya.
1. Buat database dengan menggunakan database wizard, catat setiap langkah yang
diperlukan dalam pembuatan database dengan database wizard.
2. Buat database kegiatan yang menyimpan data tentang contact (daftar
alamat+telpon teman), jadwal (jadwal/appointment yang dibuat).

4. D. LAPORAN RESMI
1. Berikut pilihan database wizard :
Gambar : Pemilihan Database Wizard
Pilih salah satu pilihan Database wizard yang tersedia, misal pilih Expenses, kemudian
perhatikan object database yang dibuat (tabel, form,report). Buat dokumentasi dari
database tersebut.
• Kegunaan dari database tersebut
• Tabel-tabel yang ada dan relasi antar tabel
• Pilihan menu pada switchboard
• Object database yang lain seperti form dan report