Présentation de UGO donnée par le Conseil Général de l'Essonne lors du Salon Solutions Linux pour la conférence Administration et Libre

1. U.G.O.
Urgence Guide Orientation
Le service en ligne de la protection de
l’Enfance en Essonne
17 mars 2010
Jean-Christophe Frachet
Responsable de la Mission T.I.C. - Conseil général de l’Essonne
jcfrachet@cg91.fr - 01 60 91 68 92
V1.0
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2. Programme
1 - Historique et présentation du projet,
2 - Présentation de quelques écrans,
3 - Questions/Réponses.
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3. Chiffres clés pour l’Essonne (1/2)
Par an :
• 2500 à 2660 enfants confiés à l’ASE,
• 1050 à 1200 admissions dans les divers lieux d’accueil
• U.R. : 150 à 180 jeunes,
• M.L.S. : 1050 jeunes,
• Budget DPPE : >140 M€,
80 lieux d’accueil/sites environ,
Une recherche de lieu d’accueil prend en moyenne aujourd’hui entre
2 et 3 heures à l’aide d’un annuaire papier.
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4. Chiffres clés pour l’Essonne (2/2)
900 acteurs environ référencés pour U.G.O.,
‣ Acteurs sociaux :
• Inspecteurs,
• Travailleurs sociaux en M.D.S.,
• Magistrats,
• Protection Judiciaire de la Jeunesse - PJJ,
• Services habilités ASE et PJJ,
• Autres,
‣ Lieu d’accueil :
• Maisons d’enfant à caractère social (MECS),
• Placements familiaux (PF),
• Lieux d’accueil et de vie (LDVA),
• Hébergements diversifiés,
‣ Services- départemental gestionnaire - DPPE, IDEF,
• Service Etablissement Service Enfance (SESE),
• ASE,
• Autres,
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5. Le projet
‣ Par :
• Une volonté d’innovation,
• Une démarche transversale,
• Mode projet (3 directions du Conseil Général),
- Direction Prévention Protection Enfance (IDEF) - Lionel Brunet
- Direction des Systèmes d’Information (DSI) - Alexandre Guyard
- Mission T.I.C. (S.G.) - Jean-Christophe Frachet
‣ Afin de :
• Mettre à disposition une centrale de réservation de lieux d’accueil
immédiats ou différés sécurisée par mot de passe pour traiter les
accueils de l’enfance pour un Service Public plus efficient,
• Faire la différence entre ce que l’on croit et ce que l’on sait,
• Diffuser une information dédiée aux acteurs de la protection de
l’enfance
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6. Les objectifs :
Acteurs sociaux :
Libérer du temps pour les fondamentaux du métier,
Automatiser les tâches répétitives,
Avoir une réponse optimale à la demande,
Lieu d'accueil :
Planification et optimisation des places disponibles,
Suivi de l'activité en temps réel,
Simplification de la relation avec les acteurs sociaux,
Conseil général :
Optimisation des ressources,
Rôle faciliteur pour un Service Public plus efficient,
Département pionnier.
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7. Les phases du projet (1/2) :
‣ Phase 1 : Etude d’opportunité et de faisabilité
• Réflexion sur le service dans son ensemble,
• Pré-maquette des fonctionnalités de la V1 après étude de marché,
• Définition d’un premier périmètre fonctionnel (centrale de suivi de places,
annuaire),
• Réflexion des potentialités et évolutions,
Acteurs : MiTIC, DPPE, utilisateurs potentiels lieux d’accueil et TS.
‣ Phase 2 : Etudes techniques et spécifications
• Analyse des besoins fonctionnels,
• Etude de faisabilité technique,
• Spécification fonctionnelle et complément de périmètre (Cahier des charges),
• Spécifications techniques,
Acteurs : DSI, MiTIC, DPPE.
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8. Les phases du projet (2/2) :
‣ Phase 3 : Développement logiciel
• Développement informatique en interne DSI 91 normalisé ADULLACT pour
contribution en logiciel libre,
• Test en interne et avec un échantillon d’utilisateurs,
• Déploiement et mise en production progressive,
Acteurs : DSI, MiTIC, DPPE, utilisateurs.
‣ Phase 4 : Promotion et suivi du service
• Présentation, promotion et valorisation,
• évaluation,
• adaptation,
• évolution,
Acteurs : DSI, MiTIC, DPPE, utilisateurs.
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9. Les risques identifiés du projet (1/3):
Complexité d’utilisation : Public non informaticien
Nos réponses :
• Avoir niveau bureautique minimum, favoriser l’information plutôt que la formation,
• Définir un graphisme attrayant pour une utilisation quotidienne, ergonomie adaptée,
Réalisation collaborative des écran fonctionnels, parcours de navigation,
utilisation de pictogramme.
Déshumaniser le travail social
Nos réponses :
• Système souple pour s’adapter à chaque situation,
• Simplification des tâches répétitives pour favoriser le contact humain,
Utilisation du téléphone, système ouvert.
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10. Les risques identifiés du projet (2/3):
Obsolescence des informations :
Nos réponses :
• Système de relance et de suivi des transactions par courriel, et tableaux de bord,
• Système ouvert et responsabilisant,
automatisation, simplification, modèle gagnant/gagnant.
Manque d’autonomie des utilisateurs :
Nos réponses :
• Support en ligne,
• Administrateur fonctionnel métier de la DDPE,
Foire aux questions, lettre électronique, information.
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11. Les risques identifiés du projet (3/3):
Système technologiquement fermé :
Nos réponses :
• Technologies ouvertes,
• Standardisation et normalisation, !
• Logiciel libre “Licence CeCill”,
Technologies reconnues.
Non pérennité du logiciel :
Nos réponses :
• Communauté technique,
• Développement communautaire,
Choix de l’ADULLACT.
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12. Ouverture du dispositif en 2 temps (nov 2008) :
‣ 1 - Ouverture d’UGO pour les lieux d’accueil
• Mettre à jour les fiches “lieux d’accueil”,
• Demandes de création de compte pour les collaborateurs,
• Créer les places disponibles,
• Création de tous les comptes utilisateurs.
Sur une durée de 15 jours.
‣ 2 - Ouverture pour les acteurs sociaux
• Recherche de places en Urgence Relais,
• Réservation de places en Moyen/Long Séjours,
T+ 15j.
Pendant la mise en oeuvre : accompagnement des utilisateurs, retour sur les
usages et recueil des remarques.
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13. Points forts - Points faibles
Points faibles :
‣ Nécessite un ordinateur connecté à l’internet,
‣ Nécessite un accompagnement au changement,
‣ Nécessite un responsable et support UGO identifié,
‣ Nécessite des ressources DSI,
‣ Nécessite de suivre et animer la communauté UGO.
Points forts :
‣ Gain de temps, fiabilité et automatisation,
‣ Planification, gestions et tableaux de bord,
‣ Optimisation des recherches et des ressources,
‣ Informations en temps réel et non nominatives,
‣ Innovation dans la méthode et dans l’outil,
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14. En résumé du projet :
Planification, suivi et information en temps réel :
‣ Informer en temps réel :
• Places disponibles (pas de nom d’enfant !),
• Annuaire des établissements,
• Statistiques et chiffres clés,
• Volonté de transparence,
‣ planifier et optimiser :
• Places disponibles et réservations, sans informations nominatives,
• Recherche précise par critères et durée d’accueil,
• Définition spécifique de la proposition d’accueil (âge, sexe, prestations, mode d’accueil,...),
• Planification des offres et des demandes,
‣ Suivre et gérer :
• Suivi des informations en temps réel,
• Courriels de suivi de réservation, de confirmation,
• Notification électronique des opérations sur UGO,
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15. Départements intéressés
•Vaucluse, •Girondes,
•Bouches du Rhône, •Vienne,
•Gard, •Deux Sèvres,
•Hérault, •Val d’Oise,
•Alpes-Maritimes, •Paris,
•Landes, •Val de Marne,
•Haute-Garonne, •...
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16. Une initiative reconnue et récompensée
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‣ Prix Territoria 2009,
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Prix Territoriaux La Gazette/GMF 2009, !
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17. Les rendez-vous
‣ Suivi auprès des acteurs sociaux et aux établissements,
‣ Présentations à d’autres Conseils généraux,
‣ Présentations aux partenaires et aux réseaux,
‣ Communication et promotion,
‣ Lancement du groupe utilisateur,
=> Créer la dynamique du changement, de la mutualisation
et de la réussite,
mardi 16 mars 2010 17

18. Un peu de prospective...
- Adaptation évolutive à partir des usages,
- Une connexion inter-départementale,
- Un développement mutualisé inter collectivités,
- Le portail de l’enfance départemental ?
- ...
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19. U.G.O.
Urgence Guide Orientation
Le service en ligne de la protection de l’Enfance en Essonne
Présentation
mardi 16 mars 2010 19

20. ESPACE «Lieu d’accueil»
Créer une place
Créer une place adaptée au contexte du lieu d’accueil
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21. ESPACE «Lieu d’accueil»
Gérer les places
Visualiser l’ensemble des places proposées
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22. ESPACE «Lieu d’accueil»
Voir les demandes
Sélectionner une demande en fonction du dossier
mardi 16 mars 2010 22

23. ESPACE «Lieu d’accueil»
Traiter la
réservation
Les demandeurs sont tous informés de la décision du lieu d’accueil de prise en charge
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24. ESPACE «Acteur Social»
Rechercher un accueil
Un formulaire facilitant une recherche ciblée
mardi 16 mars 2010 24

25. ESPACE «Acteur Social»
Voir le résultat
Visionner tous les lieux d’accueil ayant une place en fonction des critères demandés
mardi 16 mars 2010 25

26. ESPACE «Acteur Social»
Contacter
Consulter les informations sur le lieu d’accueil
mardi 16 mars 2010 26

27. ESPACE «Acteur Social»
Valider la demande
- Pour l’Urgence Relais, la réponse est immédiate,
- Pour les Moyens et Longs Séjours, la validation de l’établissement se fait après étude du dossier
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28. ESPACE «UGO»
Un suivi de l’activité
mardi 16 mars 2010 28

29. ESPACE «UGO»
A chacun son espace d’information
mardi 16 mars 2010 29

30. ESPACE «UGO»
Un annuaire mis à jour par les structures
mardi 16 mars 2010 30

31. ESPACE «UGO»
Un annuaire mis à jour par les structures
mardi 16 mars 2010 31

32. ESPACE «UGO»
Un annuaire mis à jour par les structures
mardi 16 mars 2010 32

33. ESPACE «UGO»
Une aide en ligne à chaque étape
mardi 16 mars 2010 33

34. U.G.O.
Urgence Guide Orientation
Le service en ligne de la protection de l’Enfance en Essonne
Questions/Réponses
Merci de votre attention
mardi 16 mars 2010 34

35. U.G.O.
Urgence Guide Orientation
Le service en ligne de la protection de l’Enfance en Essonne
Merci de votre attention
Jean-Christophe Frachet
Responsable de la Mission T.I.C.
Conseil général de l’Essonne
jcfrachet@cg91.fr - 01 60 91 68 92
mardi 16 mars 2010 35