1. TALLER No. 13
TÍTULO
Trabajando con documentos PDF.
COMPETENCIAS A DESARROLLAR
- Conoce las ofertas que nos proponen los documentos electrónicos y su distribución en la
red.
- Sabe cuáles son sus posibilidades.
- Adquiere experiencia en el manejo de estas herramientas.
- Experimenta sus posibilidades educativas.
EVALUACIÓN DIAGNÓSTICA
¿Qué significa el icono ?
¿Cómo descargo y utilizo el Adobe Acrobat Reader?
FUNDAMENTO TEÓRICO
PDF es un formato portátil para documentos (Portable DocumentFormat) desarrollado
por Adobe Systems y muy usado en Internet debido a su versatilidad, facilidad de uso y
tamaño pequeño.
Según se pregona extensamente en la red, el formato de archivo PDF se ha convertido en el
estándar para la distribución de documentación, tanto en intranets empresariales como en la
Web, y parece igualmente un correcto método de distribución de archivos en pre-impresión.
Los archivos con formato PDF son muy populares en la red por varias razones:
- Un documento PDF tiene la misma apariencia, color, tipo de imprenta, gráficos y
formato que un documento impreso.
- Los documentos PDF no dependen del sistema operativo. Pueden ser leídos por sistemas
operativos de Windows, Unix, Linux y Macintosh.
- Los archivos PDF se pueden ver utilizando el navegador mismo o se pueden almacenar
en la computadora para uso o impresión posterior.
- El programa Lector Acrobat (Acrobat Reader) se puede obtener gratis.
- Si bien el programa Acrobat Reader no se puede usar para editar (modificar) un
documento PDF, permite copiar texto del documento a otro archivo, y también efectuar
búsquedas para localizar una palabra o texto.
- Pueden distribuirse por toda la Web, o mediante e-mails, o estar en CD's; pero este tipo
de archivos es muy utilizado a la hora de compartir información gráfica o de texto, como
por ejemplo, contratos, manuales, y hasta e-books.
- Los documentos PDF se pueden codificar. Nadie puede modificar sus documentos PDF,
son a prueba de falsificación.

2. ¿Para qué se puedes utilizar este formato?
Imagínate el siguiente caso: Acabas de estrenar un computador portátil y éste viene con el
programa Microsoft Word 2007 instalado.
Decides realizar un espectacular documento con tu nuevo procesador de texto, en él se
incluyen gráficos, tablas, dibujos, etc., para poder compartirlo con tus compañeros de
trabajo, alumnos o el resto del mundo a través de Internet.
Una vez terminado el documento y guardado empiezas a distribuirlo al resto de personas,
pero muchas de ellas te indican que no pueden ver tu documento porque no tienen la misma
versión de Microsoft Word, otras personas, simplemente no utilizan el sistema operativo
Microsoft Windows y tampoco pueden ver tu documento.
La mejor opción para solucionar tu problema será tener una copia de tu documento Word
en un formato de archivo que sea más fácil de compartir al resto del mundo, es decir, si
conviertes tu documento a formato PDF cualquier persona podrá ver el documento
independientemente de que tengan o no la última versión de Word, del sistema operativo
que utilicen, incluso si deciden ver el documento en su dispositivo móvil como PDA o
teléfono móvil.
Está claro que el formato PDF resulta útil a la hora de compartir documentos, sabemos que
existen programas gratuitos para poder visualizar este tipo de documentos (Acrobat
Reader, Foxit PDF Reader, etc.) pero el problema es que el programa de Adobe
para crear archivos PDF no es gratuito.
No te preocupes porque vamos a ver otros programas o métodos para poder exportar
cualquier tipo de documento a formato PDF.
¿Cómo se maneja?
Podemos encontrar en Internet una gran variedad de programas gratuitos que permiten
convertir documentos a formato PDF.
Muchos de ellos utilizan el concepto de impresora virtual, es decir, una vez que has
instalado el programa en tu computador, puedes crear un documento con cualquier
programa y si seleccionas la opción de imprimir te aparecerá una impresora nueva que en
realidad no existe físicamente.
Esa impresora es virtual, es decir, es sólo un programa, y es el encargado de convertir tu
documento a formato PDF, para ello nada más sencillo que imprimir el documento
utilizando esa impresora y obtendrás tu archivo PDF.
¿Cómo se instala DoPDF?
Vamos instalar uno de esos programas, en nuestro caso vamos a instalar DoPDF. Para
empezar, descárgate la última versión desde su página oficial: http://www.doPDF.com/es/

3. Haz clic sobre el icono Obtenlo y automáticamente empezará la descarga. Una vez
descargado el archivo doPDF.exe ejecútalo para proceder a su instalación.
Una vez seleccionado el idioma aparecerá la siguiente ventana, hacemos clic en siguiente
En la siguiente ventana aparece el acuerdo de licencia, seleccionamos Acepto el acuerdo y
hacemos clic en siguiente. A continuación se nos pregunta en qué carpeta queremos instalar
el programa, dejamos la opción por defecto y hacemos clic en siguiente.

4. En la siguiente ventana se nos pregunta dónde deseamos instalar los accesos directos,
dejamos la opción por defecto y hacemos clic en siguiente. A continuación, nos preguntan
si queremos que la nueva impresora virtual sea la impresora predeterminada. Podemos
indicar que SI o bien de momento dejarlo tal cual, ya que se podrá configurar más adelante
desde Windows.
El siguiente paso es seleccionar los idiomas que deseamos instalar para la conversión a
PDF, comprobaremos que el idioma Spanish viene marcado y hacemos clic en siguiente.

5. A continuación nos preguntará sobre qué lenguaje se utilizará por defecto para el programa,
comprobaremos que viene marcado Spanish y hacemos clic en siguiente.
Por último, tendremos una ventana con un resumen de las opciones indicadas. Hacemos
clic en Instalar y pasados unos segundos tendremos nuestra impresora virtual instalada, es
posible que nos pida reiniciar el sistema para terminar la configuración de la impresora, por
lo que reiniciaremos el computador.
Si nos dirigimos, dentro de Windows, a Inicio > configuración > Panel de Control >
Impresoras y faxes nos aparecerá una nueva impresora llamada DoPDF, si queremos que
sea la impresora predeterminada de nuestro computador, hacemos clic con el botón derecho
sobre el nombre de la impresora y seleccionamos la opción Establecer como impresora
predeterminada.

6. ¿Cómo generamos un PDF con DoPDF?
Vamos a comprobar que podemos generar fácilmente documentos en formato PDF.
Creamos un archivo nuevo con Microsoft Word
Cuando tengamos el documento redactado le daremos a imprimir, aparecerá una ventana
para elegir las opciones de impresión así como la impresora:
Una vez comprobado que tenemos seleccionada la impresora DoPDF, hacemos clic
sobre Propiedades:

7. En esta ventana podemos comprobar lo sencillo que es DoPDF debido al número reducido
de opciones que tiene, aun así disponemos de las suficientes opciones para generar nuestros
PDF. Primero, podremos seleccionar el tamaño de la página seleccionando un tamaño
normalizado de los disponibles en el desplegable (como el habitual formato A4), o
podemos personalizarlo indicando nosotros mismos las dimensiones de la página en
función de la Unidad de medida indicada. Más abajo indicamos la orientación de la
página: vertical, por defecto, u horizontal. Por último, como cualquier impresora, podemos
seleccionar la resolución con la que queremos obtener los gráficos del documento,
pudiendo elegir una escala desde 72ppp (resolución de pantalla) hasta 2400ppp y elegir
la escala (100% por defecto) que nos permite ampliar o reducir el documento antes de la
impresión. Una vez configurado hacemos clic sobre Aceptar y volvemos a la ventana
anterior. De nuevo, hacemos clic sobre Aceptar y, pasados unos segundos, aparecerá la
siguiente ventana:
Sólo tendremos que indicar en qué carpeta queremos que se genere y guarde nuestro
documento PDF. Una vez seleccionada la carpeta (podemos hacer que el programa siempre
utilice la misma carpeta seleccionando la opción Always use this folder), hacemos clic

8. sobre Aceptar y automáticamente se iniciará nuestro lector de documentos PDF con el
archivo recientemente creado.
Es importante que tengas en cuenta que al ser una impresora virtual, de ahora en adelante,
podrás convertir cualquier documento a formato PDF siempre y cuando el programa que
utilices para crear el documento tenga la opción de imprimir.
¿Cómo convertimos un archivo PDF a formato Word?
En primer lugar, tenemos que buscar el programa Free PDF to Word utilizando Google, o
accediendo a la web oficial: http://www.helloPDF.com. Una vez descargado el programa
lo instalamos, el proceso no tiene ninguna dificultad por lo que nos saltaremos los pasos a
seguir, ya que será suficiente con hacer clic en el botón siguiente unas cuantas veces sin
tener que modificar nada. Una vez instalado, lo ejecutamos y aparece la ventana principal
del programa:

9. Su modo de empleo es sencillo, se procede de la siguiente forma:
- Pulsar el botón Browse de la izquierda para abrir el archivo con formato PDF que
queremos convertir.
- Por defecto, en el cuadro de texto superior derecho nos aparecerá la misma carpeta con
el mismo nombre que el archivo PDF pero con extensión .DOC. Si queremos elegir otro
nombre o carpeta pulsaremos el botón Browse de la derecha para elegir el nombre del
documento Word que queremos crear y la carpeta donde queremos que se almacene el
archivo.
- En General Options se pueden seleccionar las opciones que se quieran utilizar
(convertir todas las páginas del PDF, convertir únicamente un intervalo de páginas,
conservar la forma y las imágenes, formatear el texto para conservar la disposición de la
página y, por último, elegir el tipo de letra, fuente, utilizada por defecto).
- En la parte inferior podemos marcar la casilla de verificación para indicar al programa
que una vez terminada la conversión abra automáticamente el archivo para ver el resultado.
Podemos elegir entre abrir el documento con wordpad o bien con Microsoft Word (opción
por defecto)
- Finalmente, pulsar sobre Convert to Word Document para realizar la conversión.
- Debemos saber que a veces puede ocurrir que el archivo PDF no se vea idéntico en
formato Word una vez realizada la conversión, en algunos casos será necesario tener que
editar el documento Word para modificar su aspecto, pero está claro que es una gran
ventaja disponer del archivo en un formato distinto a PDF, ya que, a la hora de tener que
editarlo y modificarlo es más sencillo en formato Word.
ACTIVIDADES PRÁCTICAS
- Descarga la última versión de DoPDF desde la web oficial y realiza la instalación.
- Crea un documento con el Bloc de notas o Microsoft Word y conviértelo a PDF
utilizando una impresora virtual y luego utilizando un servicio online. Compara los PDF
obtenidos.
- Instala el programa Free PDF to Word y convierte de nuevo el documento PDF del
ejercicio 2 a formato Word. Intenta hacer lo mismo utilizando un servicio web
como Zamzar (Recuerda que con este último método la conversión no es inmediata y
tendrás que esperar a recibir un correo electrónico con la URL donde puedes descargarte el
archivo convertido).
EVALUACIÓN DEL TALLER
¿Qué es un PDF?
¿Cuáles son las principales características del formato PDF?