Panduan ini memberikan garis panduan mengenai pengurusan pejabat secara cekap dan teratur dalam 10 bab yang merangkumi pengurusan am, sumber manusia, keperibadian, perhubungan pelanggan, penyampaian perkhidmatan, urusan surat, pengurusan fail, penyelenggaraan rekod, komunikasi dan teknologi maklumat. Panduan ini bertujuan untuk memudahkan agensi kerajaan mengurus urusan pentadbiran pejabat.

1. PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT OLEH:- NAWAL BINTI MOHAMED AMIN AKADEMI IMIGRESEN MALAYSIA

2. PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT

3. TUJUAN PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT DIKELUARKAN PADA 30 APRIL 2007 MENGGANTIKAN ARAHAN PERKHIDMATAN YANG DIKELUARKAN SEMENJAK 01 MAC 1974. PANDUAN INI MEMBANTU AGENSI AWAM MELAKSANAKAN URUSAN PENTADBIRAN PEJABAT DENGAN LEBIH CEKAP, TERATUR DAN BERKESAN.

4. KANDUNGAN BHG I : PENGURUSAN AM PEJABAT. BHG II : PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA. BHG III : KEPERIBADIAN DAN KETERAMPILAN. BHG IV : PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN. BHG V : SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN. BHG VI : URUSAN SURAT KERAJAAN. BHG VII : PENGURUSAN FAIL. BHG VIII : PENYELENGGARAAN PEMELIHARAAN DAN PELUPUSAN REKOD AWAM. BHG IX : PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT. BHG X : INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT.

5. BHG I : PENGURUSAN AM PEJABAT

7. TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN.

8. MENYEMAK SEMULA FUNGSI JABATAN.

9. MENILAI SEMULA AKTIVITI JABATAN.

10. UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN.

11. SENARAI TUGAS.

12. KEMUDAHAN KOMUNIKASI.

13. PERHIMPUNAN BULANAN.

14. RUANG PEJABAT.

15. KEBERSIHAN PEJABAT.

16. KHIDMAT NASIHAT.

17. PENYELARASAN DAN PEMANTAUAN.

20. MAKLUMAT DALAM REKOD PERKHIDMATAN.

21. PENYELENGGARAAN REKOD PERKHIDMATAN.

22. REKOD KEHADIRAN.

23. PENILAIAN PRESTASI.

24. PEMUPUKAN BUDAYA KERJA POSITIF.

25. PEMBANGUNAN MODAL INSAN.

26. SIJIL PENGHARGAAN.

28. TATAKELAKUAN

29. PAKAIAN

31. KEMUDAHAN PELANGGAN

32. PIAGAM PELANGGAN

33. PENGURUSAN ADUAN AWAM

35. PERKHIDMATAN TELEFON BERKUALITI

36. SISTEM DAN PROSEDUR KERJA

37. MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA

38. BORANG PERMOHONAN

39. LESEN DAN PERMIT

42. SETIAP SURAT HENDAKLAH JELAS, TEPAT DAN RINGKAS SUPAYA MESEJ DISAMPAIKAN BERKESAN

44. PENDAFTARAN DAN PENGEDARAN SURAT DITUJUKAN KHUSUS KEPADA KETUA/TIMBALAN. SURAT KETUA JABATAN HENDAKLAH DISERAHKAN KEPADA PA (TANPA DIBUKA), SURAT KEPADA KETUA JABATAN DAN U.P HENDAKLAH DISERAH KEPADA PEGAWAI YANG BERTANGGUNGJAWAB. TINDAKAN SEGERA MEMASUKKAN SURAT KE DALAM FAIL. SURAT DITERIMA HENDAKLAH DIAMBIL TINDAKAN SEGERA. SETIAP SURAT KELUAR HENDAKLAH DIDAFTAR. PENGHANTARAN SURAT BOLEH BERBAGAI CARA.

45. PENGURUSAN SURAT TERPERINGKAT HENDAKLAH DIKAWAL DENGAN SELAMAT MENERUSI PENDAFTARAN RAHSIA SEMASA MENERIMA, MEMPROSES, MENYIMPAN DAN MENGHANTAR MENGIKUT ARAHAN KESELAMATAN.

46. BHG VII: PENGURUSAN FAIL

48. PENGKELASAN PERKARA DAN PENGKODAN (SUBJECT CLASSIFICATION AND CODING) SETIAP PERKARA DIBERI PENGKODAN NOMBOR YANG MANA AKAN MENJADI NOMBOR RUJUKAN FAIL JABATAN DAN AGENSI BOLEH MENDAPAT KHIDMAT NASIHAT KEPAKARAN DARIPADA JABATAN ARKIB NEGARA BAGI PENYEDIAAN PENGKELASAN PERKARA DAN PENGKODAN.

49. PEMBUKAAN FAIL FAIL YANG DIBUKA HENDAKLAH DIDAFTARKAN. KERTAS MINIT DAN KANDUNGAN SURAT DAN DOKUMEN LAMPIRAN DISUSUN MENGIKUT TARIKH TRANSAKSI. KERTAS MINI ADALAH PENTING BAGI MENCATAT SEGALA ARAHAN DAN KEPUTUSAN. SURAT RASMI YANG DIDAFTAR ATAS KERTAS MINIT TIDAK BOLEH DIKELUARKAN DARI KANDUNGAN FAIL. FAIL MENGANDUNGI 100 KANDUNGAN / KETEBALAN 4 SENTIMETER HENDAKLAH DITUTUP.

51. DIMASUKKAN KEMBALI KE FAIL ASAL.

53. SIMPAN DALAM PERHATIAN KAEDAH SDP, DIGUNAKAN BAGI MEMUDAHKAN TINDAKAN SUSLAN (FOLLOW UP) KE ATAS SURAT DALAM TEMPOH MASA DAN TARIKH YANG DITETAPKAN.

54. FAIL TIMBUL (FLOAT FILE) DIGUNAKAN BAGI MEMAKLUMKAN KETUA JABATAN, PENYELIA MENGENAI SESUATU TINDAKAN YANG TELAH DIAMBIL.

55. SISTEM PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD ELEKTRONIK SELARAS DENGAN PERKEMBANGAN ICT, JABATAN DIGALAKKAN MEMBANGUNKAN APLIKASI BAGI MENGURUSKAN MAKLUMAT DAN REKOD. SISTEM MAKLUMAT DAN REKOD ELEKTRONIK MEMBOLEHKAN PENYIMPANAN DAN CAPAIAN MAKLUMAT DAN REKOD SECARA MAYA (VIRTUAL)

56. BHG VII: PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN PELUPUSAN REKOD AWAM

58. PENYELENGGARAAN DAN PEMELIHARA REKOD AWAM KETUA JABATAN PERLU MENGAMBIL TINDAKAN MENYELENGGARA DAN MEMELIHARA REKOD AWAM DARI SEBARANG KEROSAKAN, KEMUSNAHAN DAN KEHILANGAN.

59. PEMBAIKAN KECIL HENDAKLAH DIBAIKI DENGAN MENGGUNAKAN BAHAN PELEKAT YANG DIBUAT DARIPADA UBI KAYU, GAM CECAIR ATAU PITA SELOFAN TIDAK SESUAI DIGUNAKAN KERANA KANDUNGAN ASIDNYA BOLEH MENCACATKAN KERTAS. REKOD YANG BASAH HENDAKLAH DIKERINGKAN MENGGUNAKAN KERTAS SERAP AIR DAN KIPAS ANGIN.

60. BILIK REKOD BILIK REKOD HENDAKLAH SENTIASA BERSIH, TIDAK BERHABUK DAN MEMPUNYAI PEREDARAN UDARA YANG BAIK.

61. PENYEDIAAN JADUAL PELUPUSAN REKOD KETUA JABATAN/KETUA AGENSI HENDAKLAH MENYEDIAKAN JPR FUNGSIAN (FUNCTIONAL RECORDS) DAN MENDAPATKAN KELULUSAN DARI KETUA PENGARAH ARKIB NEGARA. BAGI KUMPULAN REKODD URUSAN AM/HOUSEKEEPING RECORDS) TINDAKAN PELUPUSAN HENDAKLAH MENGIKUT JPR AM YANG DISEDIAKAN OLEH JABATAN ARKIB NEGARA.

62. PROGRAM REKOD PENTING KETUA JABATAN/KETUA AGENSI HENDAKLAH MENGENAL PASTI REKOD PENTING (VITAL RECORDS)DAN MEMBUAT PERANCANGAN UNTUK MEMELIHARA REKOD. SALINAN KESELAMATAN (BACKUP COPIES) BAGI REKOD YANG TELAH DIKENALPASTI SEBAGAI REKOD PENTING HENDAKLAH DIBUAT DAN DISIMPAN DILOKASI BERASINGAN. KHIDMAT NASIHAT BOLEH DIDAPATI DARI JABATAN ARKIB NEGARA.

63. PELAN TINDAKAN BENCANA KETUA JABATAN AGENSI HENDAKLAH MENYEDIAKAN PELAN TINDAKAN BENCANA YANG MELIPUTI ASPEK-ASPEK PERSEDIAAN MENGHADAPI BENCANA DAN TINDAKAN PEMULIHAN REKOD AKIBAT BENCANA.

64. BHG IX:PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

67. BHG X:INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT

70. SEKIAN TERIMA KASIH