1. Integratie van het DSH in de eigen website Gasparina de Laat Jaan Bartholomees
2. Overlegcomité gemeente - OCMW Gunstig advies aan volgende beslissing (01/02/2010): Aankoop en exploitatie van het digitaal sociaal huis van VERA. De kostprijs zal elk voor de helft ten laste worden genomen door gemeente en OCMW. Waarom? Past binnen het lokaal sociaal beleid Beantwoordt aan de eigen doelstelling voor de verwezenlijking van een sociaal huis Ook makkelijker voor burger. + beantwoordt aan doelstelling Sociaal Huis: alles op één plek Delen van kostprijs Delen van kennis
3. Uitgangssituatie OCMW was net aan het zoeken naar een leverancier voor een nieuwe website. Oude website was HTML gebaseerd Beperkt budget Nood aan de mogelijkheid om het DSH te integreren Gemeente had een bestaande website bij leverancier Anaxis Content management systeem (CMS) Mogelijkheid tot uitbreiding met deelsite OCMW
4. Start bouw nieuwe website OCMW met integratie DSH OCMW kiest voor een deelsite via de gemeente bij Anaxis Goedkoper Mogelijkheid van deelsite was reeds voorzien Voordeel bij de integratie DSH (technisch makkelijker dan wanneer elk een aparte site bij een ander bureau) Efficiënt samenwerken door kennisuitwisseling tussen gemeente en OCMW DSH als enige site niet als optie weerhouden want evenementiële info of info voor raadsleden kon hier niet worden ondergebracht. Aandachtspunten Vereist goede samenwerking tussen gemeente en OCMW Financiële afspraken (gebruik van modules)
5. Integratie DSH in bestaande website van de gemeente DSH krijgt aparte plek in website gemeente Info uit DSH wordt maximaal hergebruikt door bestaande pagina’s te vervangen door hyperlinks naar de pagina’s van het DSH (integratie nog bezig)
6. Voorbereidingsfase Gebruikersdagen VERA Onderlinge afstemming gemeente / OCMW (werkgroep diensthoofden) Stappenplan Anaxis overlopen LDSH = Jaan & Gasparina producten toegewezen aan diensten + timing vooropgesteld voor het aanvullen van de productfiches verantwoordelijken aangeduid (PV, DV) Voorbereidende vergadering VERA / Anaxis / OCMW / Gemeente verwachtingen praktische afspraken uitklaren van een aantal vragen Opleiding door VERA: Gebruikersbeheer en DSH (later dan initieel voorzien). Tip!: Contract loopt vanaf moment opleiding VERA. Alles wat dus al voorbereidend gebeurd is, is “winst”.
7. Praktische uitvoering Gebruikersbeheer: aanmaken PV en DV door LDSH vallen bij ons samen. Probleem ondervonden met e-mailadressen VERA (OCMW): mailgroepen kunnen geen deel uitmaken van een groep “PV” of “DV”. Dit kan wel met “externe” e-mailadressen (gemeente).Opgelet: de “naam” die bij het aanmaken van de “DV” gekozen wordt, verschijnt op de website. Nadien veranderen is moeilijk. Diensten uitleg geven over hoe ze productfiches moeten bewerken generieke gedeelte aanvullen met lokale info + contactgegevens toevoegen vanuit gebruikersbeheer
8. Praktische uitvoering 3. Diensten maken productfiches aan LDSH geeft uitleg hoe dit moet Genoeg tijd voor voorzien (enkele maanden)! 4. Aanmaak van content (lokale informatie) Gemeentelijke site was up-to-date = copy-paste van informatie in de productfiches (Nu het DSH online is moet de bestaande informatie nog vervangen worden door de productfiches van het DSH.) OCMW kon slechts gedeeltelijk informatie recupereren wegens verouderde informatie op de website 5. LDSH via e-mail verwittigd dat productfiches zijn aangemaakt bekijken goedkeuren of weigeren wanneer goedgekeurd = publiceren.
18. Conclusies Goed contact tussen gemeente en OCMW onderling en tussen VERA en AnaXis en klanten is noodzakelijk. Het werk is nooit af: constant bijwerken en up-to-date houden Project heeft theoretische meerwaarde maar moet zich nu in de praktijk bewijzen.
