Apostila rotinas administrativa 2013

IDENTIFICAÇÃO
Curso: Auxiliar Administrativo
Professor(a): Antonia Charliane Matos Facundo
Disciplina: Rotinas Administrativas
Carga Horária: 20h
Unidade I
ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Tempo previsto: 4h
OBJETIVO
Definindo nosso ponto de chegada
Esperamos que ao final desta unidade, você seja capaz de:
• Identificar técnicas administrativas para o funcionamento de uma
empresa.
• Entender o conceito de marketing;
• Proporcionar aos participantes orientações quanto à adoção de
procedimentos de classificação e arquivamento de documentos;
• Identificar os tipos de clientes;
1 – ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Nesta disciplina o aluno receberá noções de administração, suas principais
funções e segredos dos sistemas que integram esta área como: Organização
administrativa, Empresa, Departamento pessoal e muito mais. Entender as
rotinas administrativas é conhecer o funcionamento organizacional de uma
empresa, seus processos administrativos, coordenação e controles, o aluno
estará qualificado a trabalhar em qualquer empresa.
1.1– O QUE É ROTINAS ADMINISTRATIVAS
São função ou funções que um profissional realiza dentro de uma empresa
ou escritório, que são as seguintes:
- Realizar entrega de materiais diversos;
- Manter documentos e material organizados;
- Desenvolver e preparar expedientes administrativos sob orientação dos

superiores;
- Controlar a entrega e a saída de materiais;
- Controlar registro de frequências de funcionários;
- Inteirar dos serviços dos setores diversos da empresa visando orientar e
facilitar a função de dados, documentos e outras solicitações dos superiores;
- Atuar como responsável fiscalizador pela manutenção da ordem nos
ambientes;
- Operar equipamentos diversos, tais como: e-mail, fax, máquina de Xerox,
projetor multimídia;
- Realizar e atender chamadas telefônicas;
- Emitir notas fiscais, emitir contra-cheques dos funcionários;
- Realizar depósitos dos salários.
2– ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA
A organização é muito importante nos serviços de apoio administrativo, por
isso, atentemos para os procedimentos executados pelo profissional de apoio
administrativo para uma melhor estruturação das atividades que pretende
realizar. A palavra organização tem um sentido de preparação, de
planejamento de uma atividade de acordo com um método de trabalho.
Mas organização também significa, a forma como os dados e documentos são
arrumados, guardados, dispostos. E isso é muito importante para que eles
não se percam, podendo ser recuperados rapidamente sempre que forem
necessários. Como se pode constatar, organização é uma espécie de
ferramenta utilizada para realizar as tarefas desejadas e alcançar os
objetivos estabelecidos. E a relação entre organização e ferramenta é
muito forte. A organização é necessária em qualquer uma de nossas
atividades, tanto em casa como no trabalho. Não é de estranhar, portanto, que
as empresas, desde as suas origens, tenham procurado organizar, arrumar,
colocar os dados e as informações nos devidos lugares. Já no princípio do
século XX o mundo se via às voltas com inúmeros problemas de
desorganização e falta de métodos nas empresas. Foi então que Frederick W.
Taylor, um norte-americano que viveu de 1856 a 1915, definiu tarefas e
atividades, distribuindo-as entre as pessoas, de modo que aquelas
experiências pudessem ser repetidas depois, servindo de modelo para a
realização de outras. É a Taylor que se deve um sistema de produção baseado
na organização racional do trabalho, buscando o alcance do rendimento
máximo com o mínimo de tempo e de atividade. Para trabalhar de forma

organizada precisa-se planejar e estruturar as tarefas e atividades que serão
desenvolvidas. Agindo dessa maneira, certamente o trabalho se tornará mais
fácil de executar e, consequentemente, se realizará em menos tempos e com
mais qualidade.
2.1 – ADMINISTRAÇÃO NAS EMPRESAS
Ao longo do tempo diversas teorias sobre Administração oscilaram entre
dois pontos diferentes: Arte ou Ciência?
Atualmente, podemos afirmar que cada Administração apresenta seu
estilo, cada qual com suas virtudes e a sua forma ideal de gestão.
Para o sucesso das mais variadas formas de Administração, é preciso
fazer uso da Tecnologia e da Informação, sempre atendendo as necessidades
do mercado.
Administrar é analisar uma situação de forma racional. Desenvolver
estratégias para construir os objetivos, coordenar recursos, direções e
controles precisos, e, finalmente, motivar e compensar as pessoas que fazem
parte deste processo.
Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar são as funções que um
administrador utiliza para dá um bom funcionamento dentro das empresas.
EMPRESAS
Define-se uma empresa como um conjunto de pessoas e meios
materiais cuja atividade é orientada para a produção de bens econômicos, isto
é, bens ou serviços que satisfazem às necessidades humanas.
As Empresas possuem três principais objetivos:
- A satisfação plena do cliente com relação ao produto e/ou serviço;
- O lucro obtido na comercialização do produto e/ou serviço;
- A renumeração do material humano (funcionários, empregados,
colaboradores).
Os administradores em todos os níveis hierárquicos de uma empresa
devem buscar o alcance dos três objetivos, de maneira eficiente e eficaz
atendendo as expectativas de todos os envolvidos.
- Eficiência: Fazer certa coisa (trabalho correto, sem erros e de boa qualidade)
- Eficácia: Fazer a coisa certa (trabalho que atinja totalmente o resultado

esperado)
Podemos afirmar que, toda e qualquer empresa ou organização, sofre
problemas. Dentre as principais, citamos:
- Falta de Comunicação;
- Falta de Coordenação, entre os departamentos;
- Falta de Redefinição de Áreas e responsabilidades;
- Excesso de Burocracia;
- Falta de Iniciativa e Criatividade;
- Falta de Liderança.
TIPOS DE EMPRESAS
As empresas são organizações econômicas privadas, públicas ou mistas
que oferecem bens e ou serviços tendo, em geral, o lucro como objetivos (em
uma visão mais moderna, o lucro é uma consequência, ou retorno esperado
pelas empresas, do processo produtivo e, para as empresas públicas ou
“entidades sem fins lucrativos” é representado pela “rentabilidade social”).
Tipos de empresas:
- Privadas: provinda de uma Firma Individual ou de Sociedade, é aquela que
não é de propriedade do Estado, ou seja, seu proprietário possui todos os
direitos sobre ela. São exemplos de empresas privadas: Bradesco, TAM, etc.
- Publicas: entidade oriunda de órgãos governamentais, podendo ser municipal,
estadual ou federal. São exemplos de empresas publicas: Agespisa, Caixa
Econômica Federal – CEF, etc.
- Sociedades de economia mista: é a junção das Empresas Públicas com as
Empresas Privadas, neste caso, a Empresa Pública, detém a maior parte das
Ações, assumindo o controle Administrativo, cabendo à Empresa Privada, os
serviços de utilidade pública. São exemplos de sociedades de economia mista:
o Banco do Brasil S/A e a PETROBRÁS (Petróleo Brasileiro S/A).
FUNÇÕES BÁSICAS DAS EMPRESAS
- Administrativa: faz com que as operações da organização sejam integradas e,
assim sendo, sincronizam as atividades da empresa, tendo uma influencia
sobre essas funções.
- Comercial: relacionadas com as transações de compra, venda e permutação.
- Técnica: Relacionadas com a produção de Bens, Produtos ou Serviços.
- Contabilidade: Relacionadas com inventários, balanços, custos, registros e
estatísticas.
- Financeira: Relacionadas com a procura (captação) e gerência de capitais

como o bom uso do capital.
- Segurança: Relacionadas com a proteção e preservação de Bens e pessoas.
3 – TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS
É um conjunto de processos fundamentais para o funcionamento da
empresa. As técnicas permitem criar uma padronização das rotinas executadas
pela empresa.
3.1 – MANUAIS DE INSTRUÇÕES X REGULAMENTOS
Os manuais de instruções servem para determinar procedimentos para a
execução de um trabalho. São elaborados por setores específicos a que se
referem e a sua leitura é obrigatória, para que se possa manter a padronização
dos conceitos.
Os regulamentos são importante instrumento para definir diretrizes na
empresa, através do regulamento podemos conhecer as políticas da empresa e
seu objetivo em geral. Os regulamentos são elaborados por líderes de
departamento ou administração.
3.2 – ORGANOGRAMA
É a representação gráfica dos setores e/ou departamento da empresa,
onde podemos visualizar a relação de mando e subordinação.
Representamos os setores ou departamento da empresa através da
figura geométrica de um retângulo, as linhas cheias interligam as figuras,
relacionando-as de acordo com a autoridade, as linhas pontilhadas,
representam órgãos de assessoria ou staff.
OBJETIVO DO ORGANOGRAMA
- Proporcionar a visualização da estrutura funcional da empresa e sua
hierarquia;
- Delegar autoridades e responsabilidade;
- Trajetória de comunicação.
3.3 – FLUXOGRAMA

É um recurso que permite visualizar o caminho e o processo de trabalho a
serem executados por um setor e/ou departamento, indicando o próximo passo
a ser seguido. Os símbolos utilizados na elaboração do fluxograma são de
caráter internacional, porém, isso não impede de ser alterado conforme a
necessidade.
Todo fluxograma deve possuir um início, um sentido de leitura ou fluxo, e
um fim, bem como as devidas amarrações.
O processo deve ficar definido da forma mais clara possível, ou seja, de
fácil identificação das ações que devem ser executadas, ou dependendo do
tipo de fluxograma, as alternativas do processo.
OBJETIVO DO FLUXOGRAMA
- Diminui movimentos desnecessários;
- Corrigir erros de processos;
- Facilitar treinamento dos colaboradores;
- Manter o controle de qualidade do trabalho.
OPERAÇÃO
MOVIMENTO/TRANSPOR
TE
PONTO DE DECISÃO
INSPEÇÃO
DOCUMENTO
IMPRESSO
ESPERA
ARMAZENAGEM
SENTIDO DE FLUXO
LIMITES (INÍCIO,PARE, FIM)
SIMBOLO SIGNIFICADO

3.4 – CRONOGRAMA
O cronograma é uma ferramenta de planejamento e controle em que são
indicadas e detalhadas as atividades a serem executadas durante um período
estimado, bem como seu prazo de execução e responsáveis.
Um cronograma é considerado ainda, um importante instrumento para
levantamento dos custos de um projeto e, a partir daí, pode ser feita uma
análise de viabilidade antes da aprovação final.
3.5 – TÉCNICAS DE ARQUIVAMENTO
Esta técnica cresceu muito nos últimos tempos, à medida que se
desenvolveram os conceitos sociais, culturais e econômicos. Para as
empresas, representa um importante papel, pois os documentos requerem
qualidade e funcionalidade. O valor e a importância dos documentos
arquivados devem ser avaliados constantemente, antes de serem destruídos.
Arquivo é o conjunto de documentos recebidos e/ou produzidos, que
devem ser preservados pelas instituições públicas ou privadas, afim de
organização ou consulta.
Os arquivos devem ser organizados de forma que os documentos sejam
armazenados com segurança, precisão e simplicidade. Um arquivo bem
organizado deve permitir que, em sua ausência, outros funcionários encontrem
facilmente os documentos.
- Segurança: os documentos arquivados são de extrema importância, em
virtude disso, os cuidados a serem tomados contra incêndio, roubo, extravio e
deterioração, devem ser prioritários.
- Precisão: os documentos deverão ser de fácil acesso, ou seja, arquivados de
forma que possam ser localizados com precisão.
- Simplicidade: o arquivo deve ser compreendido por todos, pois o mesmo não
se resume em guardar documentos, e sim, uma fonte de informação que tem
como pretensão atender a todos.
TIPOS DE ARQUIVOS
Baseado na definição podemos dizer que existem vários tipos de
arquivos, tudo depende dos objetivos e competências das entidades que os
produzem.
Segundo as Entidades criadoras/mantenedoras os arquivos podem ser
classificados em:
- Públicos (federal, estadual, municipal);
- Institucionais (escolas, igrejas sociedade, clubes, associações);

- Comerciais (empresas, corporações, companhia);
- Pessoais (fotos de família, cartas, originais de trabalhos, etc).
Temos também os arquivos que guardam e organizam documentos
cujas informações são registradas em suportes diferentes do papel: discos,
filmes, fitas e são chamados de Especiais. Estes podem fazer parte de um
arquivo mais completo. Existem aqueles que guardam documentos gerados por
atividades muito especializadas como os arquivos médicos, de imprensa, de
engenharia, literários e que muitas vezes precisam ser organizados com
técnicas e com materiais específicos. São conhecidos como Arquivos
Especializados.
SISTEMA DE ARQUIVO
Sistema é um conjunto de arquivo de uma mesma esfera governamental
ou de uma mesma entidade, pública ou privada, que independentemente da
posição que ocupam as respectivas estruturas administrativas, funcionam de
modo integrado e articulado na consecução de objetivos técnicos comuns.
Exemplo: Sistema de Arquivo da Unicamp.
E Documento?
É a unidade constituída pela informação (elemento referencial ou dado)
e seu suporte (material, base), produzida em decorrência do cumprimento de
uma atividade.
O documento pode ser simples (ofício, relatório, ficha de atendimento)
ou composto (processo).
NATUREZA DOS DOCUMENTOS
Sabemos que as organizações desenvolvem diversas atividades de
acordo com as atribuições e os documentos refletem essas atividades, porque
fazem parte do conjunto de seus produtos.
Portanto, são variados os tipos de documentos produzidos e
acumulados, bem como são diferentes os formatos, as espécies, e os gêneros
em que se apresentam dentro de um arquivo. Vamos conhecê-los:
1. Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com sua
natureza e o modo como foi confeccionado. Exemplos: formulários,
ficha, livro, caderno, folha, cartaz, mapa.
2. Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a
disposição e a natureza das informações nesse contidas. Exemplos: ata,
relatório, carta, ofício, proposta, diploma, atestado, requerimento.

3. Gênero: configuração que assume um documento de acordo com o
sistema de signos utilizados na comunicação de seu conteúdo.
Exemplos: audiovisual (filmes), fonográfico (disco, fitas),
magnéticos/informáticos (disquetes, cd-rom).
4. Tipo de documento: é a configuração que assume um documento de
acordo com a atividade que gerou. Exemplos: ata de posse, boletim de
notas e frequência de alunos, regimento de departamento, precesso de
vida funcional, boletim de atendimento de urgência, prontuário médico,
tabela salarial.
Como organizar um arquivo?
É interessante que o local onde você trabalhe ou venha trabalhar tenho
um plano de classificação para que você possa guardar os documentos dentro
de pastas certas. Classificação é, portanto, a sequencia de operações que, de
acordo com as diferentes estruturas e atividades produtora, visam a distribuir
os documentos de um arquivo.
Ordenação:
É à disposição dos documentos dentro das pastas e destas dentro do
arquivo. A escolha da forma de ordenação depende muito da natureza dos
documentos, veja a seguir alguns métodos básicos:
• Ordenação Alfabética: disposição dos documentos ou pastas de acordo
com a sequência das letras do alfabeto;
• Ordenação Cronológica: disposição dos documentos ou pastas de
acordo com a sucessão temporal;
• Ordenação Geográfica: disposição de acordo com as unidades
territoriais (países, estados, municípios, distritos, bairros e outros);
• Ordenação Temática: disposição de acordo com temas ou assuntos;
• Ordenação Numérica: disposição de acordo com a sequência numérica
atribuída dos documentos. Depende de um índice auxiliar para busca de
dados.
IDADE DOS ARQUIVOS
Você sabia que os arquivos também tem ciclo de vida?
É, este é contado a partir da produção do documento e do encerramento

do ato, ação ou fato que motivou a sua produção e da sua frequência de uso.
Essa fase se diz na Arquivística que tem relação com a vigência do documento
(a razão de ser do documento).
Depois de destituído dessa vigência o documento pode ser guardado em
função da importância das informações nele contidas, para a história da
administração ou mesmo para tomadas de decisões pautadas nas ações do
passado.
O ciclo pode ser categorizado em três fases ou arquivos:
- Arquivo Corrente ou de Gestão – também conhecido como de Primeira Idade
ou Ativo. São conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos objetivos
imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam juntos aos
órgãos produtores em razão de sua vigência e frequência de uso. São muito
usados pela administração.
- Arquivo Intermediário – também conhecido como de Segunda Idade ou Semi-
Ativo. São Arquivos que aguardam em depósitos de armazenamento
temporário, sua destinação final. Apresenta pequena frequência de uso pela
administração.
- Arquivo Permanente – também conhecido como de Terceira Idade ou
Histórico. São os conjuntos documentais custodiados em caráter definitivo, em
função do seu valor. O acesso é público.
Atenção: por descuido e desinformação, muitas vezes o Arquivo é considerado
“morto” ou “inativo”.
TEMPO DE ARMAZENAMENTO DE DOCUMENTOS
São diversos documentos que devem ser mantidos por um certo período
de tempo guardados.
Relacionamos o tempo de armazenagem dos principais documentos
utilizados pelas empresas.
Tipos de Documentos Tempo de Armazenagem Dicas
Água, Luz 05 anos Recomendação
Pagamento de Aluguel 05 anos Recomendação
COFINS 05 anos Determinado por lei
DARF 05 anos Determinado por lei
Duplicados, Carnês e
Recibos
02 anos Recomendação
Imposto de Renda 05 anos Determinado por lei
IPVA, Multas de Trânsito 02 anos Recomendação
Notas Fiscais 05 anos Determinado por lei
GPS, Comprovante 10 anos Determinado por lei

pagamento do INSS
Depósito do FGTS 30 anos Determinado por lei
4 – USO DE EQUIPAMENTOS
Durante toda a vida, nós devemos estar em constante aprendizado, é
necessário atentar-nos para outros conhecimentos e novas tecnologias, que
vão expandindo-se constantemente. Já que a tecnologia evolui a passos largos
e rápidos, para dar contribuição competitivamente adequada ao mundo,
qualquer profissional hoje deve aprender o tempo todo. Para acompanhar o
desenvolvimento e os avanços tecnológicos, que tem se intensificado nos
últimos anos, estando presente em vários estabelecimentos e serviços que
utilizamos, é imprescindível ampliar nossos horizontes, capacitar-nos para o
exercício de atividades que dependem e exigem o domínio de diversos
equipamentos para execução. O auxiliar administrativo para exercer
adequadamente suas atribuições deve ter conhecimento sobre o uso de
determinados equipamentos que fazem parte de seu cotidiano profissional,
como o computador e a internet, o aparelho de fax, a copiadora e o telefone.
Assim, adquirimos noções básicas sobre a utilização desses equipamentos.
4.1 MICROCOMPUTADOR E INTERNET
Os microcomputadores fazem parte do nosso cotidiano. É, sem dúvida,
a ferramenta mais indispensável que temos atualmente. Nas empresas, a
necessidade de lidar com dados e informações é bastante frequente. Afinal,
qualquer decisão tem de estar muito bem fundamentada. E essa
fundamentação vem exatamente da análise dos dados e informações
empresariais. Isso acontece em todas as empresas ligadas ao comércio ou à
prestação de serviços, qualquer que seja o seu tamanho ou o ramo de suas
atividades. Todas elas registram e armazenam os mais variados dados e
informações do seu dia-a-dia de trabalho para usá-los, posteriormente, quando
houver necessidade ou for de seu interesse. Dessa maneira, é indispensável
que o auxiliar administrativo esteja preparado e apto para utilizar um
microcomputador para a realização de diversas atividades que facilitam e
organizam uma empresa. Toda a documentação e dados das empresas são
armazenados na memória de computadores, facilitando que os documentos
circulem pelas várias pessoas e departamentos que têm alguma relação com
aquele assunto, para todos conhecerem. A internet possibilita e facilita
extremante as funções e atividades realizadas dentro de uma empresa, no que

diz respeito ao uso de e-mails e acesso a sites com informações atualizadas e
necessárias para cada empresa.
4.2 – APARELHO DE FAX
Equipamento muito utilizado pelas empresas e organizações em geral.
Todo escritório possui uma linha telefônica para o fax. O que permite a
empresa o envio de documentos e informações a clientes, distribuidora, filiais e
parceiros comerciais. Por meio, do fax pode-se enviar ou receber informações
a qualquer momento, no horário de expediente, ou não, independente de um
aviso prévio. Exemplo de um modelo de fax:
4.3 – COPIADORA
Todo escritório deve possuir uma copiadoraxerox própria, para facilitar
as atividades diárias das empresas, e evitar o desperdícios de tempo de
funcionário no deslocamento até uma papelaria onde possui copiadora para
tirar xerox. . Exemplo de um modelo de copiadora:
4.4 – TELEFONE
O telefonista está presente em órgãos públicos e privados, empresa,
escolas, hospitais, universidades e outros. Receber e transferir ligações,
localizar pessoas, transmitir mensagens e registrar solicitações são algumas
das funções desempenhadas por este profissional. O serviço do telefonista,
indispensável no atendimento ao público, funciona como um cartão de visitas
da empresa, instituição ou organização. Logo, é preciso que o profissional
esteja devidamente preparado para fornecer informações e responder às
dúvidas de quem o procura. Neste sentido, o telefonista deve conhecer o

ambiente de trabalho, saber quem é quem e onde encontrar as pessoas, bem
como ser educado e paciente. Além disso, quando não souber ou não puder
dar uma informação, o profissional deve saber comunicar isso de forma
educada.
Dicas para um bom atendimento telefônico:
• Atender ao primeiro toque –isso demostrará atenção, disposição e
eficiência;
• Evitar a expressão “alô” – dizer sempre o nome da empresa e o seu,
seguidos do cumprimento ‘bom dia, boa tarde ou boa noite’. No caso de
ligações interna informe seu nome e departamento;
• Não confiar na memória – mantenha sempre por perto um lápis e/ou
caneta e papel para anotações.
• Use termos fáceis de serem entendidos –fale com clareza, com boa
dicção e bom português;
• Modo de falar – cuidado também com demonstração excessivas de
simpatia e intimidade, isso pode não ser muito bem recebido;
• Interromper bruscamente a conversação – evite encerrar uma conversa
bruscamente, quando necessário, seja delicado, preservando sua
imagem e a da empresa.
• Evite deixar esperando – se não for possível fornecer informações
rapidamente, consulte se o cliente pode aguardar, ou se prefere ligar
novamente, caso contrário, anote os dados e retorne posteriormente;
• Encerrar a conversa cordialmente – use sempre palavras como:
obrigado (a), às ordens, por favor, desculpe-me, entre outros.
5 – REDAÇÃO COMERCIAL
A redação comercial é um esclarecimento escrito de dentro dos
procedimentos legais, representando uma operação da empresa.
5.1 – TIPOS DE REDAÇÕES COMERCIAIS
- Ofício: é o documento que expõe o assunto de forma clara, usando uma
linguagem formal. É um documento privativo e muito usado em Entidade
Públicas, eficaz na comunicação entre autoridades.

- Memorando: é o documento interno que se estabelece uma comunicação
rápida, sem formalidades.
- Carta: é o documento que transmiti informações em uma linguagem formal,
sem obedecer ao processo rígido do ofício. É um dos documentos comerciais
mais utilizados para a transmissão de informações.
- Atestado: é uma afirmação que têm por finalidade provar alguma coisa. O
atestado afirma o que é de conhecimento do atestado. Exemplos: sanidade,
óbito, bons antecedentes, boa conduta, médico, entre outros.
- Declaração: declara a inexistência ou não acontecimento de fato. Pode ser
feito por pessoas físicas ou jurídicas.
- Aviso: é o documento que têm como finalidade advertir, notificar e
regulamentar disposições. O aviso procura alertar sobre algo que foi liberado
ou proibido, e que deve ser cumprido, é importante definir prazos e níveis
hierárquicos que serão atingidos.
- Procuração: é o documento pelo qual uma pessoa ou outorgante, dá poderes
a outras pessoas para executarem uma operação em seu nome. Os poderes
são mencionados na procuração e assinalados por ambos.
- Edital: é um documento que comunica ao público interessado, condições e
prazos de forma amplamente divulgada, deve ser exposto em local de grande
circulação, como por exemplos, órgãos de imprensa escrita. Edital têm efeitos
jurídicos, que evitam alguém alegar que não estava avisado.
5.2 – FORMAS DE TRATAMENTO
O tratamento Vossa Excelência (por extenso) é usado para:
- O Presidente e Vice-Presidente da República
- O Presidente do Supremo Tribunal Federal
- O Presidente do Congresso Nacional
O Tratamento V.Exª (forma abreviada) é usada para:
- Componentes do Poder Judiciário
- Membros do Poder Legislativo
- Ministros e Secretários do Estado
- Governadores e Prefeitos
- Altas Autoridades
Tratamento para os demais casos:
V.Emª – para Cardeais
V.Remª – para religiosos (reverendíssima)
V. Magnificência – para Reitores

V. Sª – forma geral de tratamento e em cartas
Sr/Sra/Srta. – para Senhor / Senhora / Senhorita
Dr./Dra – para Doutor / Doutora
Prof./Prof.a – para Professor / Professora
5.3 – PADRONIZAÇÃO
Têm como objetivo determinar regras na Empresa, de modo que, todos
os processos internos sigam este procedimento, organizando as rotinas e
técnicas, tornando-o homogêneo.
- Relatório:é a exposição detalhada de fatos e ocorrências. De forma geral, o
relatório deverá conter informações para que a Autoridade Superior possa
tomar decisões. Aspectos que devem ser observados no relatório:
 Abertura: local, data, repartição
 Introdução: indicação do fato a ser relatado
 Texto: relato minucioso do fato
 Conclusão: recomendação de providências a serem tomadas
 Fecho: formas protocoladas
- Formulários: neles são registradas todas as informações necessárias para as
providências sejam tomadas. Podem ser feitas manuscrita ou eletrônica.
Podemos citar como exemplos de formulários: Notas Fiscais, Ficha Cadastral,
Fichas de Controle, entre outros.
6 – ATENDIMENTO AO CLIENTE
A palavra atendimento é derivada do verbo “atender”, e atender é um
verbo transitivo indireto que representa a ideia de dar ouvido ou escutar o que
alguém deseja/precisa e consequentemente lhe retorna com positividade. No
mundo ramo empresarial isto precisa acontecer de maneira dinâmica, isto é,
com prontidão e excelência.
6.1 – CONHECENDO O CLIENTE
São raras as empresas que se preocupam em conhecer as
necessidades de seus clientes, saber qual o seu grau de satisfação, apurar
opiniões, sugestões e críticas. Mas para que essas medidas sejam eficazes é
preciso, primeiramente, sabermos quem são os clientes, a faixa etária e classe
social que pertencem, entre outras informações importantes.
Clientes: quem são eles?

• Cliente Externo: é quem adquire os produtos e/ou serviços da
empresa;
• Cliente Intermediário: é quem intermedeia a venda dos produtos
e/ou serviços;
• Cliente Interno: conhecidos também como colaboradores são
pessoas com as quais nos relacionamos no trabalho.
O que afasta um cliente?
• Falta de atenção;
• Falta de flexibilidade;
• Dificuldade de acesso às informações;
• Morosidade;
• Erros;
• Indiferenças;
• Descortesia.
6.2 – CONHECENDO O PRODUTO E/OU SERVIÇO
Devemos conhecer em profundidade tudo sobre os produtos e
processos da empresa onde trabalhamos. As informações precisas darão mais
segurança, firmeza e habilidade para responder as dúvidas dos clientes.
6.3 – VENDAS
“Vender” segundo o dicionário, é o ato de “Alienar ou ceder por certo
preço, troca por dinheiro”. Na prática é onde os vendedores, com a intenção de
obter o maior lucro, interagem com os compradores, que tem interesse em uma
maior satisfação, seja elas primarias ou segundarias. As vendas estão divididas
em venda ativa, que é a parte da venda realizada pelo profissional de vendas,
e a venda passiva que é parte da venda realizada pelo trabalho de marketing
realizado. Muitas vendas são praticamente realizadas por venda passiva,
porque muitos produtos têm um bom plano de marketing e possuem uma
marca forte consolidada.
7 – MARKETING
É o ato de demonstrar ao cliente os produtos de sua empresa, de forma

que o mesmo sinta-se atraído pelo produto. Através do marketing
conseguimos:
• Conhecer as tendências e preferencias dos clientes;
• Compra pelo menor preço e vender por um preço competitivo;
• Manter a imagem do produto e/ou serviço em alto nível.
O marketing busca identificar e satisfazer as necessidades das pessoas
e da sociedade, sem esquecer da questão lucratividade – objetivo dos
proprietários das organizações.
Cabe à gestão de marketing identificar nichos de mercado, traçar
estratégias para reter e fidelizar clientes, desenvolver produtos em conjuntos
com as áreas técnicas, visando gerar valor para seus clientes.
PRINCIPAIS FERRAMENTAS DO MARKETING
- Produto: o produto ou serviços oferecido pela empresa deve buscar atender
um conjunto bem terminado de necessidades e desejos de um certo mercado-
alvo;
- Preço: o preço do produto ou serviço deve ser compatível com as
expectativas dos clientes e com ofertas similares da concorrência;
- Praça: o produto deve ser disponibilizado de forma conveniente para os
clientes, buscando-se equilíbrio entre a disponibilidade do produto e os custos
totais de distribuição;
- Promoção: a empresa deve comunicar, de forma clara e eficaz, as
características de sua oferta de marketing aos clientes-alvo.
ATividades
1. Para você, administração é uma arte ou uma ciência?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
2. Uma empresa reúne quais fatores de produção? Explique cada um
deles.
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_________________________________________________________
3. Explique a diferença entre eficiência e eficácia.

_________________________________________________________
_________________________________________________________
4. Quais os principais problemas que as empresas enfrentam?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
5. Quais as funções básicas de uma empresa?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
6. Qual é a diferença entre manual e regulamento?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
7. Qual a finalidade do organograma e quais os métodos de construção?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
8. O que é um arquivo?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
9. Quais são as dicas para garantimos o sucesso no atendimento
telefônico?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
10.Quais os tipos de clientes?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
11.Na sua opinião, quais os fatores que afastam os clientes da empresa?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
12. Quais as principais ferramentas do marketing?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
13.Qual é a diferença entre atestado e declaração?

_________________________________________________________
_________________________________________________________
14.O que você entendeu por procuração?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
Referências
Capacitação em Rotinas Administrativas / Assistente Administrativo Microlins
http://pt.scribd.com/doc/5/APOSTILA-AUXILIAR-ADMINISTRATIVO
Unidade II
Administração Financeira
Tempo previsto: 4h
OBJETIVO
• Desenvolver habilidades na utilização das ferramentas financeiras;
• Identificar as formas de financiamento para obtenção de recursos para a
empresa;
• Avaliar a importância dos títulos de credito para a empresa.
ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA
Um dos recursos mais importantes a serem administrados em uma
empresa é o financeiro. Uma boa gestão financeira proporciona maior
competitividade e sobrevivência às empresas no mercado. Esta passa a ser
uma questão de sobrevivência para as empresas num ambiente de grande
concorrência, como acontece no mundo globalizado.
A gestão financeira de uma empresa deve considerar em seus trabalhos
a decisão de fazer um investimento ou financiamento, de produzir mais o
produto A ou o B, de ter estratégia de preços mais agressiva ou mais
conservadora. Concluímos assim que a administração financeira está
diretamente ligada à gestão estratégica da empresa.
1 – OPERAÇÕES BANCÁRIAS

As operações bancárias são muito comuns na nossa vida, e não
poderiam ser diferentes na vida de uma empresa. Dificilmente alguma dispensa
o uso de operações com bancos comerciais ou financeiros, em virtude do uso
difundido dos cheques e cartões de créditos, sem falar na necessidade de
financiamento para cobrir eventuais faltas de recursos financeiros.
1.1 – FINANCIAMENTO
É uma quantia de dinheiro adquirida com o objetivo de suprir uma
determinada necessidade, a liquidação pode ser realizada ao longo do tempo,
sempre com encargos financeiros acertados entre o credor e o devedor.
Podemos destinar um financiamento, para:
Capital de Giro – financia a atividade operacional da empresa, este recurso é
destinado à compra de mercadorias, reposição de estoques, despesas
administrativas, etc.
Investimento Fixo – é destinado a gerar o resultado operacional da empresa.
Destinamos este recurso à aquisição de bens e imóveis. Podemos considerar
ativo fixo, máquinas e equipamentos, imóveis, veículos utilitários, entre outros.
Investimento Misto: é a junção do financiamento para investimento fixo com
financiamento para capital de giro.
1.2 – PRINCIPAIS GARANTIAS
Aval – de uso exclusivo para Títulos de Crédito. O avalista torna-se co-devedor,
ou seja, deve tanto quanto o avaliado. O pagamento da obrigação pode ser
imputado diretamente ao avalista.
Fiança – de uso exclusivo para Contratos. O Fiador garante o cumprimento da
obrigação principal.
Penhor Mercantil – Requerimento para uma coisa “Móvel”, que ficará retida
com o objetivo de assegurar o cumprimento do contrato.
Hipoteca – é o direito real da garantia que incide sobre uma coisa “Imóvel”,
permanecendo esta na posse do proprietário.
1.3 – TÍTULOS DE CRÉDITO
Títulos de Crédito, conhecidos como documentos permutáveis por
valores. Podemos considerar os principais títulos de crédito: cheques,
duplicatas, notas promissórias, entre outros.
Os títulos de crédito tem muita importância nos negócios, uma vez que
promovem e facilitam a circulação de crédito e valores a estes inerentes, além
de propiciar segurança no tocante à circulação de valores.
É importante constar nos títulos de crédito, informações do tipo:

 Cedente (credor);
 Sacado (devedor);
 Vencimento;
 Valor Numérico;
 Instruções de Cobrança;
 Identificação do Registro.
Cheque: é uma ordem de pagamento à vista, sacada contra um banco e com
base em suficiente provisão de fundos depositados pelo sacador em mãos do
sacado ou decorrente de contrato de abertura de crédito entre ambos. Os
fundos disponíveis em conta corrente pertencem, até a liquidação do cheque.
A lei do cheque prevê as seguintes modalidades deste título de crédito:
a) Cheque Administrativo: é aquele sacado pelo banco contra um dos seus
estabelecimentos. O cheque só pode ser emitido se for nominativo, ou
seja pago a uma determinada pessoa.
b) Cheque Cruzado: é identificado por dois traços transversais, o cheque
com cruzamento em branco somente poderá ser pago a um banco ou a
um cliente do sacado mediante crédito em conta. O cheque com
cruzamento especial, somente poderá ser pago ao banco cujo nome
conste no cruzamento.
c) Cheque Nominal: com a expressão “à ordem”, são transferíveis
mediante declaração do endossante.
d) Cheque ao Portador: são pagáveis a quem o apresentador no guichê do
banco.
Duplicata: procedente de uma Nota Fiscal, oriunda de uma venda mercantil. As
informações necessárias para a confecção da Duplicata Mercantil, encontram-

se na Nota Fiscal.
Nota Promissória: tem como fundamento a confissão de uma dívida, não tem
necessidade de comprovação de origem.
Para garantir a eficácia do processo financeiro, é importante a utilização
de alguns comprovantes, seja eles de entrada ou saída de operações, como
podemos citar:
 Recibo
 Cópia de Cheque
2 – OPERAÇOES MARCANTIS
2.1 – NOTAS FISCAIS
São documentos de ordem legal, exigidos pelo FISCO da empresa que
vende produtos ou presta serviços das mais diversas naturezas. A Nota Fiscal
deve obrigatoriamente acompanhar os produtos, mercadorias e serviços.
Existem alguns modelos de Notas Fiscais, cada qual para uma
finalidade. A sua utilização dependente do tipo da empresa que irá emitir, e qual
operação esta sendo realizada.
- Nota Fiscal de Venda a consumidor: esta Nota Fiscal é emitida nos casos de
venda a consumidor, tributadas pelo ICMS, quando o cliente retira a mercadoria

diretamente do estabelecimento comercial.
- Nota Fiscal de Prestação de Serviços: emitida para casos exclusivos de
serviços, sendo fundamental a discriminação do serviço prestado. (o modelo
desta Nota Fiscal varia de município para município)
- Nota Fiscal – Fatura: comprova a origem da mercadoria, é necessária a
citação da natureza da operação, a descrição do produto, quantidade, valores,
impostos, entre outros. Emitimos este documento, nos casos de saída ou
entrada de mercadorias.
2.2 – RECIBOS
Os recibos são comprovantes de pagamentos, os quais são emitidos
pelas empresas no momento do recebimento de determinado valor. Podem ser
em forma de impresso formal adquirido em papelarias ou em modelo
desenvolvido pela própria empresa. Serve ainda de controle para efeito fiscal e
contábil pelas empresas para garantir que nenhum valor saia da companhia ou
entre nela sem o devido registro. Este é apenas um dos modelos de
comprovantes de recebimento de valor.
2.3 – ORÇAMENTOS DE VENDAS
Quando é solicitado pelo o cliente um Orçamento para a sua empresa, o
mesmo deve conter informações necessárias e fundamentais para a efetivação
da venda. Informações não citadas podem gerar problemas futuros e o
descontentamento por parte do cliente.
2.4 – ORDEM DE COMPRA
As compras são de vital importância para o andamento de empresa,
mercadorias compradas com eficiência resultam em maior lucro, e os clientes
participam desta economia.
Três fatores influenciam no momento certo de efetuar a compra:
1º - Necessidade da Empresa;
2º - Disponibilidade de Verbas para a compra;
3º - Condições atuais do Mercado.
Organização das Compras:
• Selecionar os fornecedores;
• Negociar com os fornecedores;
• Abrir concorrência;
• Analisar ofertas e preços;

• Expedir ordem de compra;
• Receber os materiais ou serviços adquiridos;
• Procurar novas empresas fornecedoras;
• Manter atualizados: catálogos, listas e dados de mercado.
Planejamento de Compras:
O planejamento de compras refere-se a como a empresa executa sua
programação de compras.
O objetivo da programação de compras é evitar excessos de estoques e
melhorar o fluxo de caixa.
ATividades
1. O que é Financiamento?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
2. Quais os principais tipos de financiamentos mais usados pelas
Empresas?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
3. Quais os principais títulos de crédito?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
4. Quais os principais tipos de notas fiscais existentes?
_________________________________________________________

_________________________________________________________
5. O que são recibos?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
Referências
Administração: guia prático e didático / Paulo Roberto Barsano, Alexandre de
Campus. –1. Ed. – São Paulo: Érica, 2003.
Unidade III
Rotinas do Departamento Pessoal
Tempo previsto: 4h
OBJETIVO
• Executar tarefas realizadas pelo Departamento Pessoal ou de Recursos
Humanos;
• Relacionar a documentação necessária para admissão do empregado;
• Identificar as obrigações da empresa.
1 – ROTINAS DO DEPARTAMENTO PESSOAL
O departamento pessoal ou de recursos humanos é parte da estrutura
organizacional de praticamente todas as empresas, excetuando-se apenas
aquelas de porte muito pequeno. Nesses casos, quase sempre a rotina do
departamento pessoal é executada pelo escritório de contabilidade contratado
pela empresa. Em todos os outro casos, o departamento pessoal ou de
recursos humanos é imprescindível para o bom funcionamento dos negócios.
O departamento pessoal ou recursos humanos executa algumas funções
básicas para o andamento das atividades de uma empresa: recrutamento,
seleção, treinamento, admissão de funcionários, controle de presença,
desligamento, dentre outras.
1.1 – RECRUTAMENTO
Recrutamento é a busca de recursos humanos para suprir as

necessidades da empresa. Antes de iniciar o recrutamento, a empresa precisa
definir as características do empregado que desejar contratar. Entre essas
características, destacam-se: idade, escolaridade, experiência na atividade,
etc.
Tipos de Recrutamento:
Recrutamento interno: é utilizado para preenchimento de vagas, através
de remanejamento dos quadros existentes na organização.
Recrutamento externo: é utilizado para atrair os candidatos que estão
fora da instituição.
Existem vários meios de executar o recrutamento:
 Anúncios em jornais;
 Indicações dos próprios funcionários da empresa;
 Rádio, TV e Internet;
 Cartazes na frente da empresa;
 Utilização de agencias de emprego;
 Procura em escolar e faculdades.
1.2 – SELEÇÃO
Escolha do candidato para a vaga disponível na empresa. Busca entre os
candidatos recrutados aquele mais adequado para preencher a vaga.
Em geral, as empresas utilizam os seguintes instrumentos para selecionar
seus empregados:
 Formulários de solicitação de emprego;
 Entrevistas;
 Testes.
1.3 – TREINAMENTO
O treinamento consiste em transmitir aos empregados os conhecimentos
necessários para o desempenho da sua função.
Os objetivos do treinamento são:
 Preparar o pessoal para a execução da tarefa;
 Desenvolver a capacidade pessoal, não somente para o cargo, mas
também para outras habilidades;

 Aumentar a motivação e tornar o pessoal mais receptivo às técnicas e
cultura da organização.
2 – CONTRATOS DE TRABALHO
O contrato de trabalho é dispositivo legal que regulamenta a atividade
laboral entre empregado e empregador.
Classificação:
- Contrato Indeterminado
Contrato de trabalho por prazo indeterminado é a regra no direito do
trabalho. Atendendo, assim, ao princípio da continuidade da relação de
emprego, em que o empregado passa a integrar de forma definitiva, a atividade
empresarial, contribuindo com seu labor para o crescimento da empresa.
- Contrato determinado
Também conhecido como contrato a termo é o contrato de trabalho cuja
a vigência depende de termo prefixado ou da execução de serviços
especificados, ou ainda da realização de certo acontecimento suscetível de
previsão aproximada. Nesse tipo de contrato as partes já sabem, desde o
início, a data do término, ou uma previsão aproximada de término.
3 – ADMISSÃO DE EMPREGADOS
Após serem realizadas todas as etapas referentes ao recrutamento e
seleção, a empresa terá o candidato apto para assumir o cargo, com isso
procede a sua contratação.
Para que se faça possível a admissão de empregados, torna-se
indispensável que ele possua e apresente, no Departamento de Pessoal, toda
a sua documentação, que é obrigatória, conforme normas do Ministério do
Trabalho.
Documentos Obrigatórios:
- CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social);
- RG (Cédula de Identidade);
- Título de Eleitor;
- Certificado de Reservista (sexo masculino);
- CPF (Cadastro de Pessoa Física);
- Foto 3x4;

- Certidão de Nascimento;
- Certidão de Casamento;
- Comprovante de Residência;
- Exame médico admissional(expedido por médico do trabalho).
FICHA DE REGISTRO DE EMPREGADO
Após o recebimento dos documentos do novo empregado a empresa
tem por obrigação legal, além, de outros procedimentos, efetuar o seu
respectivo registro. Esse registro pode ser feito em livros, fichas ou por
sistemas eletrônicos, conforme prescreve o art. 41 da CLT.
4 – EXIGÊNCIAS LEGAIS
LIVRO DE INSPEÇÃO DO TRABALHO
As empresas sujeitas à inspeção do trabalho são obrigadas a possuir
livro denominado “Inspeção do Trabalho”, a fim de que nele seja registrada,
pelo agente de inspeção, sua visita ao estabelecimento, declarando a data e a
hora do início e término desta, assim como o resultado da inspeção.
No livro serão registradas, ainda, se for o caso, todas as irregularidades
verificadas e as exigências feitas, como os respectivos prazos para
atendimento. Devem ser anotados, também, pelo agente da inspeção, de modo
legível, os elementos de sua identificação funcional.
Havendo mais de um estabelecimento, as empresas deverão possuir
tantos livros quantos forem esses estabelecimentos, devendo permanecer cada
livro no estabelecimento respectivo, proibida sua centralização.
QUADRO DE HORÁRIO DE TRABALHO
O quadro de horário de trabalho é obrigatório, podendo a empresa optar
pelo modelo simplificado, devendo afixá-lo em local bem visível.
Com relação aos empregados menores (de 14 a 18 anos), a empresa
deve relacioná-los em quadro de horário especial adquirido em papelarias
especializadas (Quadro de Horário de Trabalho de Menores).
LIVRO DE PONTO
Para estabelecimento com mais de 10 (dez) empregados, é obrigatória a
marcação do “Ponto”, com a anotação da hora de entrada e saída, devendo ser
assinalados os intervalos para repouso.
A marcação do ponto pode ser feita em registros mecânicos ou
eletrônicos, isto é, mediante relógio de ponto, ou manuscrita em livro ou cartão-
ponto.
CAGED – CADASTRO GERAL DE EMPREGADOS E DESEMPREGADOS

Cumprindo as determinações da Lei nº 4.923-65, os estabelecimentos
que registrarem movimentos de empregados (admissão e desligamento)
deverão informar ao Mistério do Trabalho até o dia 07 (sete) do mês seguinte a
movimentos havidas.
Para cumprir a exigência, enviam-se a exigência internet os dados por
meio do ACI – Aplicativo do CAGED Informatizado, disponível na pagina
www.caged.gov.br
5–SALÁRIO
É a remuneração devida pelo empregador ao empregado pela prestação
de serviços do último, em decorrência de um contrato de trabalho, sendo
inadmissível sua redutibilidade. É permitido que o salário seja pago em parte,
num percentual máximo de 70% (setenta por cento).
FOLHA DE PAGAMENTO
É um documento onde registra e controla todos os proventos e
descontos de um funcionário no mês, e se divide em duas partes distintas.
Proventos:
 Salários;
 Horas extras;
 Adicionais de insalubridade, periculosidade e noturno;
 Salário família;
 Diárias de viagens;
 Ajuda de custo;
 Gratificações;
Descontos:
 INSS;
 IRRF;
 Contribuição Sindical;
 Faltas;
 Vale-Transporte;
 Adiantamentos;

 Seguros.
6 –13º SALÁRIO
A gratificação de Natal, ou gratificação natalina, popularmente conhecida
como décimo terceiro salário (13º salário), é uma gratificação instituída no
Brasil, que deve ser paga ao empregado em duas parcelas até o final do ano,
no valor correspondente a 1/12 (um doze avos) da renumeração para cada
mês trabalhado. O pagamento do 13º deverá ser efetuado da seguinte forma:
50% (cinquenta por cento), quando houver solicitação do empregado por
escrito, no mês de janeiro, para ser pago quando da concessão de suas férias,
ou quando não solicitado, até o dia 30 de novembro, a título de adiantamento
da gratificação natalina. Os outros 50% (cinquenta por cento) deverão ser
pagos até o dia 20 de dezembro, quando, então, sofrerá todos os descontos
devidos, levando-se em consideração o total da gratificação.
7 – FÉRIAS
As férias são um direito constitucional do trabalhador ao qual ele terá
direito após cada período de 12 meses de trabalho.
DIREITO A FÉRIAS
Todo empregado adquire o direito a férias após 12 meses de vigência do
contrato de trabalho.
Nos primeiros 12 meses, o empregado adquire o direito a 30 dias de
férias. Nos 12 meses seguintes o empregador deve, obrigatoriamente,
conceder estes dias de folga remunerada ao empregado. Mas quem escolhe
quando o empregado tira férias é o empregador.
PERDA DO DIREITO A FÉRIAS
Não terá direito a férias o empregado que, no curso do período aquisitivo:
 Permanecer em licença remunerada por mais de 30 (trinta) dias;
 Deixar de trabalha por mais de 30 (trinta) dias, com percepção de
salários, em decorrência de paralisação total ou parcial dos serviços da
empresa;
 Pedir demissão e não for readmitido dentro de 60 (sessenta) dias
subsequentes à sua saída;
 Permanecer recebendo auxílio-doença da Previdência Social, por mais
de 180 (cento e oitenta) dias.

ÉPOCA DE FÉRIAS
A concessão de férias deverá ser comunicada ao empregado, por
escrito, com antecedência de, no mínimo, 30 (trinta) dias.
Dessa comunicação, o empregado deverá dar o recibo.
O “aviso de férias” deve ser feito em duas vias, mencionando-se o
período aquisitivo a que se referem às férias. O empregado dá o ciente no
documento.
A concessão das férias deverá ser anotada na CTPS do empregado em
local próprio e na ficha ou folha do livro ou fica de Registro de Empregados.
ABONO PECUNIÁRIO
O empregado tem direito de converter um terço de suas férias em abono
pecuniário. Assim, por exemplo, aquele que tiver direito a 30 (trinta) dias de
férias poderá optar em descansar todo o período, ou apenas durante 20 (vinte)
dias, recebendo os dias restantes (1/3 de trinta dias) em dinheiro.
O abono deverá ser requerido pelo empregado, por escrito, até 15
(quinze) dias antes do término do período aquisitivo. Após esse prazo, a
concessão do abono ficará a critério do empregador.
ABONO DE 1/3 (UM TERÇO) CONSTITUCIONAL
Em seu artigo 7º, inciso XVII, a Constituição de 1988 dá ao trabalhador
um adicional de 1/3 (um terço) sobre a remuneração de férias, por ocasião
dessas.
Aplica-se o pagamento deste dispositivo também sobre as férias
indenizadas, nas rescisões de contrato de trabalho.
8– DEMISSÃO DE EMPREGADO
A demissão significa rescisão de contrato de trabalho entre o empregado
e o empregador.
CAUSA DA DEMISSÃO
A demissão sempre ocorrerá por manifestação da vontade:
Da Organização:
 Sem justa causa;
 Por justa causa.
Do Empregado:
 A pedido.
Por término de contrato.

AVISO PRÉVIO
O aviso prévio é a comunicação que o empregador (a Organização na
demissão sem justa causa) deverá fazer ao empregado, ou o empregado (no
pedido de demissão) ao empregador, se quiser encerrar o contrato de trabalho
sem motivo justo.
O aviso será dado com antecedência mínima de 30 (trinta) dias. Se o
aviso prévio não for feito, a parte (empregado ou empregador) terá o direito a
exigir a indenização pelo prazo correspondente.
Quando é a Organização que é efetua a demissão sem justa causa, o
empregado receberá o aviso prévio e terá o direito, durante os 30 (trinta) dias
que se seguem a reduzir sua jornada de trabalho em 02 (duas) horas diárias,
sem prejuízo do seu salário integral, ou mesmo faltar ao serviço por 07 (sete)
dias corridos.
RESCISÃO DE CONTRATO DE TRABALHO
A rescisão de contrato de trabalho deve ser efetivada mediante o Termo
de Rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT), documento padronizado e
obrigatório, de acordo com a legislação em vigor.
O Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho é o comprovante de
quitação das verbas de um empregado e é também, autorização para o
levantamento do saque do FGTS, administrado atualmente pela Caixa
Econômica Federal.
HOMOLOGAÇÃO
A homologação é obrigatória no caso de empregados com mais de 12
(doze) meses de serviços prestados quando de sua rescisão de contrato de
trabalho. A homologação compreende a assistência, por parte do sindicato de
classe do empregado ou órgão do Ministério do Trabalho, no ato rescisório.
SEGURO-DESEMPREGO
O empregado demitido sem justa causa que permanecer desempregado
após o saque do FGTS encaminhará a sua CD (Comunicação de Dispensa) ao
órgão do SINE ou ao Ministério do Trabalho.
O seguro-desemprego poderá ser recebido em até 05 (cinco) parcelas
mensais, caso o trabalhador permaneça desempregado por todo esse período,
podendo ser estendido em até 06 (seis) parcelas em casos especiais.
Não terá direito ao seguro-desemprego o trabalhador que estiver
aposentado ou que não tiver vínculo empregatício, no mínimo por seis meses,
com a contratante, bem como tiver sido demitido por justa causa.

9 – TRABALHO DO ESTAGIÁRIO
CONTRATO DE ESTÁGIO
Estágio é o período de tempo em que o estudante exerce sua profissão
mediante a prática e o aperfeiçoamento de ensinamentos teóricos ministrados
na escolar. A lei que regula os estágios remunerados de estudante de 2º
(segundo) e 3º (terceiro) graus é a Lei nº 6.494 de 07 de dezembro de 1997,
Revogada pela Lei nº 11.788, de 25 de setembro de 2008.
A revisão do estágio remunerado não acarretará vínculo empregatício de
qualquer natureza.
A comprovante da inexistência de vinculo empregatício é a celebração
do “Termo de Responsabilidade”, entre o concedente (empresa), interveniente
(instituição de ensino) e o estagiário (estudante).
Sobre a remuneração paga ao estagiário não incidem encargos
previdenciários, sendo, no entanto, obrigatório ao concedente contratar apólice
de seguro para garantias ao estagiário durante o período de estágio.
10 – ENCARGOS SOCIAIS
Taxa e contribuições pagas pelo empregador para financiamento das
políticas públicas que beneficiam de forma indireta o trabalhador.
10.1 – INSS (Instituto Nacional de Seguro Social)
GPS (Guia de Recolhimento da Previdência Social)
É um documento preenchido pelo empregador para recolhimento das
receitas previdenciárias descontadas dos empregados e à parte do
empregador no que se refere ao INSS.
OBRIGAÇÕES DAS EMPRESAS PARA COM O INSS
- Manter a contabilidade em dia, não podendo exceder a 06 (seis) meses o
atraso, quando da fiscalização da previdência.
- Manter toda a documentação referente ao pessoal em dia e disponível para a
verificação, bem como as folhas de pagamentos dos empregados, folha de
pagamentos dos pró-labores dos sócios e dos pagamentos a terceiros.
10.2 – FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço)
GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS)
Documento preenchido pelo o empregador para efetuar o depósito em
conta vinculada dos empregados referente aos 8% pagos sobre a
remuneração, a qual deve ser recolhida até o dia 07 de cada mês, podendo ser
alterado a data e é um documento fornecido pela Caixa Econômica Federal e
preenchido pelo empregador para distribuição dos valores constantes na GIFP

em conta vinculada dos empregados.
10.3 – PIS/PASEP
O Programa de Integração Social (PIS) e o Programa de Formação do
Patrimônio do Servidor Público (PASEP), mas conhecido pela sigla PIS/PASEP,
são contribuições sociais de natureza tributária, devidas pelas pessoas
jurídicas, como objetivo de financiar o pagamento do seguro-desemprego,
abono e participação na receita dos órgãos e entidades para os trabalhadores
públicos e privados.
10.4 – DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais)
É um formulário preenchido pelo empregador para recolhimento dos
tributos de Imposto de Renda retido na fonte dos empregados.
10.5 – GRCS (Guia de Recolhimentos da Contribuição Sindical)
Fornecida pelas entidades sindicais para recolhimento das contribuições
descontadas dos empregados, no mês de março, a qual deverá ser recolhida
até o último dia útil do mês seguinte ao desconto.
11 – ENCARGOS ANUAIS
11.1 – RAIS (Relação Anual de Informações Sociais)
É o documento fornecido pela Caixa Econômica Federal ou adquirido em
papelarias, para informações dos rendimentos anuais de todos os empregados
da empresa, ou mesmo de empresas que não tenham empregados.
11.2 – DIRF (Declaração de Imposto de Renda na Fonte)
É o documento preenchido pelo empregado onde são informados, à
Receita Federal, o rendimento anual e o imposto retido na fonte de cada
funcionário que sofreu desconto. É um documento obrigatório exigido por lei e
o não cumprimento por parte do empregado cabe sanção penal sujeita a
multas.
ATividades
1. Cite cinco documentos obrigatórios para o registro de um empregado.
_________________________________________________________
_________________________________________________________
2. Por qual órgão público é expedida a CTPS (carteira de Trabalho), e
quais os documentos necessários?
_________________________________________________________

_________________________________________________________
3. Defina de uma forma prática o que é folha de pagamento.
_________________________________________________________
_________________________________________________________
4. Quando é que o empregado tem direito a tirar férias?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
5. Quando é que o empregado perde o direito a tirar férias?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
6. Quando e como é feita a solicitação do 13º salário antecipado em
ocasião do gozo de férias?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
7. Quais as causas de demissão
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_________________________________________________________
8. O que é um aviso prévio?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
9. Quando é obrigatória a homologação pela rescisão de contrato de
trabalho?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
10. Quando o trabalhador tem direito ao Seguro Desemprego?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
11. O que é o PIS/PASEP?
_________________________________________________________
_________________________________________________________

Referências
Administração: guia prático e didático / Paulo Roberto Barsano, Alexandre de
Campus. –1. Ed. – São Paulo: Érica, 2003.
Capacitação em Rotinas Administrativas /Auxiliar de Depto Pessoal Microlins
http://pt.scribd.com/doc/2/FUNCAO-DO-DEPARTAMENTO-DE-PESSOAL
http://estudode direitoadministrativo.blogspot.com.br
Unidade IV
Características do Profissional
Tempo previsto: 4h
OBJETIVO
• Enumerar os requisitos necessários para ser um bom profissional de
apoio administrativo;
• Despertar nos participantes a importância da ética e postura
profissional, para o crescimento pessoal e da empresa.
1 – O QUE É SER UM ASSISTENTE ADMINISTRATIVO
O auxiliar administrativo é um trabalhador que auxilia nas mais variadas
funções e serviços de uma empresa privada ou pública, apoiando áreas de
recursos humanos, finanças e logística. Presta suporte nas administrações em
geral, seja em escritórios de contabilidade ou hospitais. O funcionamento de
uma empresa depende direta ou indiretamente do que chamamos de rotinas
administrativas, que são desempenhadas por este profissional.
Quais as tarefas mais demandadas para o auxiliar administrativo?
 É responsável por arquivar documentos;
 Fazer fotocópias;
 Coletar assinaturas em documentos;
 Rever processos e conferir dados em documentos ou notas fiscais;
 Pode ser responsável pela compra de materiais;

 Preparar relatórios, formulários e planilhas;
 Acompanhar processos administrativos;
 Atender clientes;
 Prestar apoio logísticos;
 Executar rotinas de apoio na área de recursos humanos;
2 – CARACTERISTICAS DO PROFISSIONAL
Existem hábitos e competências reconhecidamente necessárias para
obtermos resultados na busca do sucesso profissional. A pessoa de sucesso é
reconhecida de longe. Não porque tenha um símbolo estampada em si mesma,
mas porque suas atitudes refletem o sucesso. E essas atitudes incluem o
andar, o olhar, as maneiras, os gestos, a fala etc.
3 – REQUISITOS PARA SER UM BOM PROFISSIONAL
A seguir veja algumas características de um bom profissional.
1. Habilidades Necessárias: boa habilidade de comunicação escrita e oral,
habilidade em resolução de problemas, planejamento e organização,
saber trabalhar sob pressão, priorizar e honrar compromissos de datas
términos de serviços, saber manter informações confidenciais.
2. Conhecimentos Necessários: conhecer métodos, sistemas,
procedimentos, equipamentos de trabalho, saber o que cada pessoa da
empresa faz, saber elaborar orçamentos e elaborar relatórios, saber
manter registros e controles.
3. Qualidades Pessoais: ter iniciativa, bem organizados, pacientes,
habilidade de relacionar-se com pessoas diferentes, saber adaptar-se a
novas tarefas, assiduidade e pontualidade.
4 – ÉTICA PROFISSIONAL
A palavra ética é de origem grega, ethos, e significa costume, ética deve
ser entendida como um conjunto de princípios básicos que visa disciplinar e
regular os costumes, a moral e a conduta das pessoas.
O que é ser ético?
Ser ético nada mais é do que agir direito, proceder bem, sem prejudicar
outros. É ser altruísta, é estar tranquilo com a consciência pessoal. É cumprir
com os valores da sociedade em que vive, ou seja, onde mora, trabalha,

estuda.
Ética é tudo que envolve integridade, é ser honesto em qualquer
situação, é ter coragem para assumir seus erros e decisões, ser tolerante e
flexível, ser humilde.
O que é ética profissional?
A Ética profissional se inicia com a reflexão. Quando escolhemos a
nossa profissão, passamos a ter deveres profissionais obrigatórios. Os jovens
quando escolhem sua carreira, escolhem pelo dinheiro e não pelos deveres e
valores. Ao completar a formação em nível superior, a pessoa faz um
juramento, que significa seu comprometimento profissional. Isso caracteriza o
aspecto moral da ética profissional. Mesmo quando você exerce uma carreira
remunerada, não está isenta das obrigações.
Sabemos que existem vários tipos de Ética: ética social, do trabalho,
familiar, profissional. Especialmente, Ética profissional é refletir sobre as ações
realizadas no exercício de uma profissão e deve ser iniciada antes da prática
profissional. Se você já iniciou a sua atividade profissional fora da área que
você gosta não quer dizer que você não tenha deveres e obrigações a cumprir
como profissional.
Como ser um profissional ético?
Ser um profissional ético nada mais é do que ser profissional mesmo nos
momentos mais inoportunos. Para ser uma pessoa ética, devemos seguir um
conjunto de valores.
Ser ético é proceder sem prejudicar os outros. Algumas das
características básicas de como ser um profissional ético é ser bom, correto,
justo e adequado.
Além de ser individual, qualquer decisão ética tem por trás valores
fundamentais, como:
• Ser honesto em qualquer situação – é a virtude dos negócios;
• Ter coragem para assumir as decisões – mesmo que seja contra a
opinião alheia;
• Ser tolerante e flexível – deve-se conhecer para depois julgar as
pessoas;
• Ser íntegro – agir de acordo com seus princípios;
• Ser humilde – só assim conseguir reconhecer o sucesso individual.

Comportamento eticamente adequado e sucesso continuado são
indissociáveis.
5 – APRESENTAÇÃO PESSOAL
5.1 – ELABORAÇÃO DO CURRÍCULO
Ele é a porta de entrada para uma nova rotina de vida. Não há vagas de
emprego que passe por um currículo. Por isso, quanto mais bem feito o seu
resumo profissional, maiores as chances se recolocar (ou começar) no
mercado de trabalho.
O currículo é um documento que resume a sua trajetória profissional, sua
formação escolar, as principais atividades e funções exercidas, cursos e
estágios, além de dados pessoais como endereço, telefone e data de
nascimento.
Quem busca vaga no mercado de trabalho precisa preparar um currículo
eficiente, objetivo, colocando apenas o que é realmente necessário que o
contratante precisa saber sobre você, ou seja, informações sobre a sua vida,
além dos seus contatos.
DICAS PARA ELBAORAÇÃO DE UM BOM CURRÍCULO
 Dados Pessoais
É fundamental que seus dados pessoais como nome completo, idade,
endereço, telefone e e-mail apareçam logo no topo do documento, para facilitar
a comunicação da empresa com você. Demais documentos não são
necessários nesta fase.
 Objetivo
Seja direto e da forma mais sucinta possível declare qual a área ou setor
que você busca uma oportunidade. Ex: Setor de Produção.
 Formação Acadêmica
Relacionar nesta parte do currículo sempre da maior formação para
menor, como por exemplo Pós-Graduação, Graduação, e mencionar cursos
técnicos que estejam relacionados com a vaga pretendida. Se você candidato
não ter uma formação Superior relacione a vontade sua formação Técnica,
sempre com o nome da Instituição e o ano da conclusão.

 Idiomas
Mencionar apenas aqueles aos quais você realmente tem o domínio ou
se estiver estudando deixar claro em qual nível está. Esta pode ser uma
oportunidade de chamar a atenção do selecionador para você, pois você está
estudando e buscando conhecimento.
 Experiência Profissional
Relacione sempre as 3 últimas empresas em que trabalhou, da última ou
atual até a terceira, sempre descrevendo o cargo ocupado, o tempo em cada
função e também o trabalho que era exercido, tentando chamar a atenção de
quem está lendo seu currículo para todas as suas qualificações.
 Cursos e Informática
Relacione apenas os cursos de Qualificação Profissional que tenham
relação com a vaga pretendida e no item Informática destaque qual seu nível
de conhecimento e quais programas e ferramentas você domina.
COMO SE COMPORTAR EM UMA ENTREVISTA DE EMPREGO
Atitudes Físicas
A atitude física está intimamente ligada à postura, já que ambas são
formadoras da imagem que você transmite. Estas dicas servem para o
ambiente profissional e para qualquer tipo de situação em que você se
encontrar.
- Cumprimento: quando nos encontramos com alguém, dentro de um ambiente
de trabalho ou não, é comum o aperto de mão. Este aperto de mão deve ser
dosado, nem forte nem franco, apenas a ponto de transmitir segurança.
- Forma de Andar: mesmo enfrentando problemas, você andar com a postura
de um vencedor, olhando para frente, queixo ligeiramente levantado, ombros
para trás, passos firmes, cumprimento efusivos (mas sem intimidades),
transmitindo credibilidade.

- Como sentar-se: procure sempre manter-se ereto na cadeira, não invadindo o
espaço do outro, não mexer em objetos que estão na mesa, ou mesmo
colocando seus pertences pessoais sobre a mesa.
 TEXTO
Use a postura para conseguir o emprego desejado por Cristina Amorim
Você está na entrevista daquele emprego que procura há meses. Gostou da
empresa, fala tudo o que treinou em casa. Quando você já está certo que o lugar é
seu, o entrevistador levanta-se, agradece sua presença e o dispensa.
Onde está o erro? O mais provável é que você não tenha prestado
atenção em quem estava à sua frente, ou seja, "ouvia", mas não "via". Isto quer
dizer que você estava tão envolvido com o discurso que esqueceu da sua
postura.
A linguagem do corpo diz muito sobre como a pessoa está reagindo a
uma situação. Você pode ter pistas se o entrevistador está gostando ou não de
você, e tentar reverter a situação. Por outro lado, a linguagem do corpo é mais
uma maneira de você passar sua mensagem: "me contrate!"
De acordo com o livro "O Corpo Fala: a Linguagem Silenciosa da
Comunicação Não-Verbal", o corpo humano é dividido em três partes: Águia
(cabeça - controle), Leão (tórax - emoção) e Boi (abdômen - desejos
instintivos). Então, uma pessoa com a cabeça (controle) baixa, curvada para a
frente (tórax e abdômen reprimidos), passa uma imagem de submissão total.
Ao contrário, cabeça ereta e coluna reta mostram que você é uma pessoa
segura de si.
Tendo isso em mente, alguns truques de postura podem ser úteis para
obter aquela vaga tão sonhada. Confira abaixo:
1. Ao cumprimentar alguém, se a mão dá um forte aperto, é sinal de que
não há restrições. A mão frouxa é sinal de que a pessoa tem medo de ser
envolvida;
PLANEJAMENTO DE CARREIRA
A cada dia torna-se mais importante para o profissional a condução de
sua própria carreira. Não é mais possível que apenas as empresas se
preocupem com a carreira de cada colaborador, uma vez que as competências
de cada indivíduo devem ser desenvolvidas de acordo com a sinalização do
mercado e a aplicabilidade dessas competências poderão ser colocadas em
várias organizações. É preciso criar e manter a empregabilidade. O

desenvolvimento da especialidade (cursos de graduação e pós-graduação)
deve ser seguido por conhecimentos ecléticos que permitam a atuação em
várias atividades e frentes de trabalho, tanto técnico como gerencial.
Todo o esforço despendido para a obtenção de novos conhecimentos
somente terá validade quando estes puderem efetivamente ser utilizados nas
atividades desenvolvidas pelo indivíduo. Sendo assim, o planejamento e a
gestão de carreira torna-se um fator preponderante na condução da trajetória
profissional e estimula o indivíduo a fazer uma análise de suas competências e,
principalmente, a entender a si próprio, tornando mais fácil a condução de seus
ideais, facilitando o encontro do trabalho certo e, conseqüentemente,
aumentando seu nível de satisfação.
ATividades
1. O que é Ética?
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2. O que é ser ético?
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3. O que é ética profissional?
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Referências

Apostila rotinas administrativa 2013

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