1. O documento descreve as principais fases da gestão da informação em um arquivo: receção, produção, circulação, incorporação, avaliação, seleção e eliminação. 2. Inclui a caracterização da ESEIG, da Associação de Estudantes da ESEIG e do sistema de arquivo. 3. Apresenta o plano de classificação com funções meio e fim, unidades arquivísticas, critérios para constituição de séries e sub-séries.

1. As fases de gestão da informação:
Receção e Produção – Circulação e Incorporação; Avaliação, Seleção e Eliminação
FASE 1: RECEPÇÃO – AVALIAÇÃO - BD
Projeto de Arquivo
GRUPO 2:
9120426 Ana Santos
9120062 Andreia Carvalho
9120067 Diogo Pinho
9120078 Miguel Lima
9120084 Sílvia Amado
1

2. SUMÁRIO:
2
INTRODUÇÃO:
FASE 1: ARQUIVO
1. Fases da Gestão da informação: Receção e Produção- Circulação e
Incorporação
2. Diagnóstico e análise das necessidades
2.1 Caracterização da ESEIG
2.2 Caracterização da AE ESEIG
2.3 Caracterização do sistema de arquivo
2.4 Identificação de recursos
2.5 Programa de Intervenção
3.Recolha, análise e levantamento da produção documental
3.1 Descrição do fluxo informacional
4.Plano de Classificação
4.1 Funções Meio
4.2 Funções Fim
4.3 Unidades arquivisticas
4.4 Critérios para a constituição de séries e sub-séries
4.5 Classificação para a consituição de séries
4.6 Codificação
4.7Apresentação e implementação do Plano de Classificação
4.8Formulários específicos para todas as fases de gestão da informação
4.9Instrumentos de acesso à informação
4.10 Relatório de metedologias e procedimentos para aprovação
5.Fases da Gestão da informação: Avaliação, Selecção e Eliminação
5.1 Definição de conceitos
6.Levantamento, descrição e análise da documentação
6.1 Critérios de avaliação
6.2 Métodos de amostragem
7.Tabela de Selecção
8.Diagrama Entidade-Relacionamento
9.Diagrama de Relações
CONCLUSÃO:
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS:

3. INTRODUÇÃO:
Fonte: http://pt.wikinoticia.com/mundo-e-economia/Finan%C3%A7as?start=24
3

4. Elaboração do estudo orgânico-funcional da AE ESEIG:
Fases da Gestão da Informação
4
Um documento é todo e qualquer registo de informação, independentemente do tipo de
formato ou suporte que é usado para registá-la.
Os documentos possuem um ciclo vital, ou seja, um ciclo de vida, sendo este composto por
três fases:
Fase Ativa
Fase Semi-
Ativa
Fase
Inativa

5. 5
Além de possuírem um ciclo de vida, os documentos podem ainda ser classificados segundo o seu
valor:
Dependendo do tipo de documentos, existem ainda três tipos diferentes de arquivos:
Valor Primário
(administrativo) Valor Secundário
(testemunho)
Corrente Intermédio Definitivo

6. 6
 Na fase Receção e Produção deverá ser realizado um estudo relativo à produção documental.
Esta Receção deverá respeitar os seguintes procedimentos:
 Abertura e verificação do destinatário;
 Carimbo e Registo;
 Distribuição/Atribuição interna;
 Verificação de antecedentes/Abertura do processo.
Relativamente à Produção, esta diz respeito à documentação que vai surgindo no decorrer das
atividades de uma dada instituição. Tem como objetivo rejeitar a produção de documentos que
não se considerem úteis para a instituição.
.

7. 7
A sua estrutura orgânico-funcional;
Separar e fazer uma distinção dos
diferentes fundos;
Fazer o levantamento das principais
séries, das datas exatas, do número de
documentos e do estado de
conservação do documento.

8. 8
No que diz respeito à fase da Circulação, o principal problema centra-se no facto da
documentação circular de serviço em serviço sem possuir qualquer registo, o que leva a que se
perca muito tempo na procura dos documentos.
Assim, podemos definir Circulação como todo o percurso que o documento percorre
desde a Receção até ao seu armazenamento.

9. 9
Quando se procede à Circulação de um determinado documento, é necessário o preenchimento
de uma ficha de empréstimo que deverá conter os seguintes campos:
 Código da classificação;
 Data de devolução;
 Data do empréstimo;
 Identificação do utilizador e a sua assinatura;
 Número de expediente (registo de entrada);
 Número de páginas.

10. 10
No que toca à Incorporação de documentos, esta fase dá-se de forma totalmente gratuita e a título
definitivo de um arquivo por outro arquivo, sendo que todas as incorporações deverão ser definidas
por via legislativa.
A Incorporação poderá ser realizada de duas formas:
Ordinária Extraordinária

11. Caracterização da ESEIG:
História:
• 1990: fundação da ESEIG, na Póvoa de Varzim (pólos provisórios);
• 2001: mudança da ESEIG para Vila do Conde, definitivamente;
• Licenciaturas implementadas na ESEIG: Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação,
Contabilidade e Administração, Design, Engenharia Biomédica, Engenharia e Gestão Industrial,
Engenharia Mecânica, Gestão e Administração Hoteleira e Recursos Humanos;
• Mestrados implementados na ESEIG: Engenharia e Gestão Industrial, Finanças Empresariais, Gestão
e Desenvolvimento de Recursos Humanos e Informação Empresarial;
• Pós-graduaçãoes implementadas na ESEIG: Design de Mobiliário, Direção Hoteleira, Gestão de
Bibliotecas Escolares, Gestão de Organizações Sem Fins Lucrativos, Gestão de Unidades de Saúde,
Gestão de Unidades de Turismo em Espaço Rural e Tecnologias Educativas Avançadas;
• Além das Licenciaturas, Mestrados e Pós-Graduações existem ainda um Curso Superior para
Seniores, destinado a pessoas com mais de 50 anos e com experiência comprovada ou o 12º ano de
escolaridade.
11

12. Missão:
Desde a sua recente criação que a Escola Superior de Estudos Industriais e Gestão
(ESEIG), tem como missão criar, transmitir e difundir conhecimento, cultura, ciência e
tecnologias de acordo com a ampla diversidade de perfis de profissionais, privilegiando o
saber fazer, sentido empreendedor e a capacidade de permanente adaptação,
investigação orientada e da prestação de serviços á comunidade, graças a excelência
dos seus recursos e relações com o plano económico e social, contribuindo assim para o
desenvolvimento na região na qual esta inserida assim como para o desenvolvimento do
país.
12

13. Organigrama da ESEIG:
Fonte: ESCOLA SUPERIOR DE ESTUDOS INDUSTRIAIS E DE GESTÃO – ESEIG: ORGANOGRAMA [Em linha]. [Consult. 5 Abril. 2015]. Disponível em WWW:
http://www.eseig.ipp.pt/index.php/pt/eseig/organograma
13

14. Caracterização da AE ESEIG:
14
• 1991: Publicação dos Estatutos da AE da ESEIG-VC no Diário da República;
• 1993: Publicação dos Estatutos da AE da ESEIG-PV no Diário da República;
• 2001: Abertura das novas e actuais instalações da ESEIG e adopção de um período transitório, onde
foi criada uma Comissão Directiva constituída por 10 elementos;
• 2002: Surge a AE unificada (VC e PV);
• O fundo da AE - ESEIG é constituído por 55 capas e por 7 botas. Estas sete botas contêm
documentação referentes a catálogos, boletins, revistas, monografias, boletins de movimentos, livros
de faturas, livros de requisições, livros de cheques, disponibilidades, e depósito à ordem e caixa,
livros de recibos e atas. A série de Contabilidade/Tesouraria pertence a todas as associações de
Estudantes e existem no total 9 capas (1991-2001)

15. 15
Este fundo documental divide-se em quatro sub-fundos:
 ESEIG – VC: referente à AE de Vila do Conde 1991-2001 (com os estatutos de 1991);
 ESEIG – PV: referente à AE de Póvoa de Varzim 1991-2001 (com os estatutos de 1993);
 ESEIG PV/VC: referente ao período de transição de Outubro a Dezembro de 2001 (com proposta de
estatutos de 2001);
 ESEIG – VC: referente à AE atual (com os estatutos de 2003).

16. 16
SUB-FUNDO AE - ESEIG - VC: referente a 1991-2001
Órgãos da AE:
- Reunião Geral de Alunos (RGA)
- Direção
- Departamentos
- Conselho Fiscal

17. 17
Organigrama de 1998:
Fonte: CARVALHO, Milena; OLIVEIRA, Lino – Enquadramento da AEESEIG [Em linha]. [Consult. 4 Abril 2015]. p.13 . Disponível em WWW:
http://www.eseig.ipp.pt/moodle1415/mod/resource/view.php?id=2322

18. 18
SUB-FUNDO AE - ESEIG - PV: referente a 1991-2001
Órgãos da AE:
- Assembleia Geral
- Direção
- Departamentos
• Departaamento recreativo/cultural;
• Departamento desportivo;
• Departamento social-pedagógico;
• Departamento de saídas profissionais;
• Departamento de saídas profissionais;
• Departamento de tradições académicas;
- Mesa da Assembleia
- Conselho Fiscal

19. 19
Organigrama representativo de todas as fases daAE –
ESEIG – PV (1991-2001)
Fonte: CARVALHO, Milena; OLIVEIRA, Lino – Enquadramento da AEESEIG [Em linha]. [Consult. 5 Abril 2015]. p.14 . Disponível em
WWW: http://www.eseig.ipp.pt/moodle1415/mod/resource/view.php?id=2322

20. 20
SUB-FUNDO AE - ESEIG – VC/PV 2001:
Órgãos da AE-VC:
- Direção
- Conselho fiscal
- Reunião geral de alunos
- Mesa da reunião geral de alunos
Órgãos da AE-PV:
- Direção
- Assembleia-geral
- Mesa da Assembleia-geral
- Mesa da RGA
- Conselho fiscal

21. 21
SUBFUNDO ESEIG-VC (2001-2003):
Órgãos da AE ESEIG-VC:
- Assembleia Geral
- Conselho Fiscal
- Direção
• Departamento Cultural e Departamento
Relações Públicas
• Departamento Informativo
• Departamento Desportivo
• Departamento Comercial e de Marketing
• Departamento Recreativo
• Departamento Pedagógico
• Departamento Saídas Profissionais
• Departamento Relações Externas

22. 22
Organigrama de 2003
Fonte: CARVALHO, Milena; OLIVEIRA, Lino – Enquadramento da AEESEIG [Em linha]. [Consult. 5 Abril 2015]. p.21 .
Disponível em WWW: http://www.eseig.ipp.pt/moodle1415/mod/resource/view.php?id=2322

23. 23
Caracterização do sistema de arquivo:
Para caracterizar um sistema de arquivo é essencial ter conhecimento sobre o Arquivo e
sobre como é usado.
Existem três sistemas de arquivo:
Centralizado Descentralizado Misto

24. 24
Caracterização do sistema de arquivo:
O Repositório em estudo, o Arquivo da Associação de Estudantes da ESEIG, é um
sistema de arquivo centralizado, reunindo toda a documentação num só espaço.
Este é o sistema mais adequado, visto que, a instituição é de dimensões reduzidas,
permitindo centralizar o arquivo, possuindo um único depósito, onde reúne toda a sua
documentação, possibilitando assim um maior rigor no seu plano de classificação e melhorando a
sua operabilidade e serviços.

25. 25
Identificação de recursos:
Recursos
Humanos
Recursos
Materiais
Recursos
Financeiros

26. Recolha, análise e levantamento da produção
documental:
26
Plano de Classificação
O Plano de Classificação é um documento que regista o sistema de classes concebido para a
organização de um arquivo corrente e as respectivas notas de aplicação.

27. 27
Funções-Meio/Funções-Fim
 As funções-meio consistem num conjunto de actividades desenvolvidas por um organismo ou
instituição no quadro da gestão interna.
 As funções-fim consistem num conjunto de atividades especificas desenvolvidas por um
organismo ou instituição no quadro da gestão de projeto. Ou seja, as funções-fim estão interligadas
com os objetivos das instituições.

28. 28
Unidades arquivisticas
Unidade arquivistica é um documento simples ou conjunto de documentos do mesmo arquivo.
Processo Série SubSérie Coleção

29. 29
Critérios para a constituição de séries e sub-séries
Para avaliar uma série existem duas opções:
• Conservar na íntegra;
• Fazer uma selecção documento a documento.
Contudo, ambas têm desvantagens: a primeira opção, tem como desvantagem a ocupação de
espaço com informação, por vezes, sem importância; e a segunda representa um trabalho mais
demorado.

30. 30
Classificação por conjuntos de séries
Classificar consiste em agrupar por conjuntos, neste caso, agrupar as séries entre si, no que
respeita o tema, tipo de acção e tramitação em conjuntos próprios. A classificação deve ser feita
em 2 ou 3 níveis: uma classe e uma série, ou duas classes e uma série. Caso a classificação,
possua mais de 3 níveis, significa que os são extensos e a arrumação será mais demorada

31. 31
Codificação
Aquando da conclusão das séries e sub-séries, procedemos á sua codificação.
Existem 2 tipos de códigos:
Numéricos
Alfanuméricos

32. 32
Apresentação e implementação do Plano de
Classificação (PDF)

33. 33
Instrumentos de acesso à informação
Os instrumentos de acesso à informação utilizados foram a Base de Dados em access
e o Plano de Classificação, ambos criados pelo grupo.

34. 34
Fases da Gestão da informação: Avaliação,
Selecção e Eliminação
Avaliação
Seleção
Eliminação

35. 35
Levantamento, descrição e análise da documentação
Critérios de avaliação:
Os critérios de avaliação relativamente à identificação do valor primário dos documentos e a
determinação dos prazos de conservação são estabelecidos pela entidade produtora, já a identificação
do valor secundário dos documentos e a determinação do seu destino final são estabelecidos pelo
IAN/TT.
• Critérios para atribuição de valor secundário
• Critério de aplicação excecional – o critério da importância

36. 36
Métodos de amostragem
Métodos de
Amostragem
Exemplar
Seletiva
Sistemática
Aleatória

37. 37
Tabela de Selecção (PDF)

38. 38
Diagrama Entidade-Relacionamento

39. 39
Diagrama de Relações

40. Conclusão:
40

41. WIKISPACES
41
http://pa1415-g2.wikispaces.com/

42. 42
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS:
CARVALHO, Milena; OLIVEIRA, Lino – Enquadramento da AEESEIG [Em linha]. [Consult. 5 Abril 2015]. Disponível em WWW:
http://www.eseig.ipp.pt/moodle1415/mod/resource/view.php?id=2322
ESCOLA SUPERIOR DE ESTUDOS INDUSTRIAIS E DE GESTÃO – ESEIG: Apresentação [Em linha]. [Consult. 14 Abril 2015].
Disponível em WWW: http://www.eseig.ipp.pt/index.php/pt/eseig/apresentacao
ESCOLA SUPERIOR DE ESTUDOS INDUSTRIAIS E DE GESTÃO – ESEIG: Estatutos [Em linha]. [Consult. 14 Abril. 2015].
Disponível em WWW: http://www.eseig.ipp.pt/index.php/pt/eseig/estatutos
ESCOLA SUPERIOR DE ESTUDOS INDUSTRIAIS E DE GESTÃO – ESEIG: ORGANOGRAMA [Em linha]. [Consult. 5 Abril. 2015].
Disponível em WWW: http://www.eseig.ipp.pt/index.php/pt/eseig/organograma
PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos. Lisboa: IAN/TT. 1998.
ISBN 972-8107-38-2
PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo – Avaliação da documentação acumulada. Lisboa: IAN/TT,
1998. P.9-11