Más contenido relacionado Más de Teeraset Siratananont (15) Sales1. บทที่ 2 : ระบบการขาย
การขายนั้นสามารถแบงออกไดเปน 3 รูปแบบดังนี้
1. การขายสินคาสําเร็จรูป สวนใหญจะเกิดกับกิจการประเภทขายมาขายไป โดยการขาย
สินคาสําเร็จรูปออกไปผานทางหนาราน เว็บไซต หรือสาขา
2. การขายสินทรัพยถาวร จะเกิดกับกิจการทุกประเภททั้งกิจการผลิต กิจการบริการ และ
กิจการขายมาขายไป โดยขายสินทรัพยถาวรที่หมดสภาพ หรือไมตองการใชงานอีกตอไป เชน ที่ดิน
อาคาร เครื่องจักร อุปกรณสํานักงาน เปนตน
3. การขายอื่นๆ เชน ขายเศษวัสดุ เปนตน
1. ลูกคา (Customer)
เปนการสรางรายชื่อลูกคาเพื่อสะดวกในการติดตอซื้อขายสินคาและบริการ
กิจการสามารถแบงลูกคาออกเปน 2 ประเภทคือ
ประเภทขายครั้งเดียว (One Time Vendor) มักจะใชกับการขายเล็กๆ นอยๆ หรือในกรณี
เรงดวน หรือลูกคาที่ตองการซื้อเพียงครั้งเดียว ดังนั้นกิจการไมจําเปนตองสรางลูกคาใหมทุกครั้งที่ขาย
สินคาและบริการ เพราะจะทําใหฐานขอมูลมีชื่อลูกคามากเกินความจําเปน
ประเภทขายเปนประจํา (Recurring Vendor) มักจะใชกับการขายที่เปนประจํา เชน ขาย
สิน คาและบริการตางๆ เปน ตน หากตองการแบง กลุมลูกคาตามประเภทการขายจึง ควรแบงกลุม
ออกเปน ลู กคาขายปลีก ลูกค าขายสง หรือลูกคาในประเทศ ลู กคา ตา งประเทศ เพื่อใหเกิด ความ
สะดวกในการนําไปวิเคราะหการขายกับลูกคาแตละกลุม
1.1 การสรางขอมูลลูกคาใหม (New Customer)
สําหรับการสรางขอมูลลูกคาใหมนั้นมีขอมูลที่ตองบันทึกขอมูลอยู 6 Tabs ดวยกันคือ
General, Contacts, History, Address Book, Payment และ Notes ดังนี้
2. 2 ธีรเสฏฐ ศิรธนานนท
General Tab
ขอมูลการติดตอทั่วไป
Customer ID รหัสลูกคา
Sales GL Account รหัสบัญชีขาย
Sales Rep ID ชื่อผูขาย
Default Price Sheet เลือกตารางราคาขาย
Default Tax เลือกอัตราภาษีเปนภาษีขาย
ขอมูลการสงเอกสาร
Name/Company ชื่อลูกคา
Address1 ที่อยูลูกคา
นอกจากนั้นจะเปนรายละเอียดการติดตอกับลูกคา เชน โทรศัพท โทรสาร เปนตน
ขอกําหนดการชําระเงิน
www.thailandaccount.com
3. บทที่ 1 ระบบการขาย 3
Use Default Terms กําหนดการชําระเงินตามคามาตรฐาน
COD Cash on Delivery ผูขายชําระเงินสดเมื่อไดรับสินคา
Prepaid จายชําระลวงหนา
Special Terms กําหนดเงื่อนไขการชําระเงินเฉพาะลูกคาแตละราย
Due on specified date กําหนดวันครบกําหนดชําระเงินที่ตองการ
Due end of month กําหนดวันครบกําหนดชําระเงินเปนวันสิ้นเดือน
Credit Limit จํากัดวงเงินขาย
Contacts Tab
กด เพื่อโอนขอมูลการติดตอจาก General Tab
กด เพื่อเพิ่มขอมูลการติดตอ
History Tab
สําหรับดูประวัติการสั่งขาย การออกใบกํากับสินคา และการรับเงิน
www.thailandaccount.com
4. 4 ธีรเสฏฐ ศิรธนานนท
Address Book Tab
สําหรับบันทึกที่อยูในการจัดสง (Shipping Address) และบันทึกที่อยูในการเรียกเก็บเงิน
(Billing Address) เนื่องจากในบางกิจการอาจกําหนดใหสงของที่คลังสินคาที่อยูในตางจังหวัด แตให
เรียกเก็บเงินที่สํานักงานใหญในกรุงเทพ
Payment
Cardholder Name ชื่อผูถือบัตร
Credit Card Number เลขที่บัตรเครดิต
Credit Card Expiration วันที่หมดอายุ
Security Code รหัสความปลอดภัย
www.thailandaccount.com
5. บทที่ 1 ระบบการขาย 5
2.2 แสดงรายชื่อลูกคา (Maintain Customer)
จะแสดงรายชื่อของลูกคาทั้งหมดเพื่อดูในภาพรวมวากิจการมีลูกคาเปนใครบาง นอกจากนี้
ยังสามารถแสดงการจัดเรียงขอมูลลูกคาตามรหัสลูกคา ชื่อ ที่อยูได โดยกดที่ Asc (เรียงลําดับตาม
ตัวอักษรจากนอยไปมาก) และ Desc (เรียงลําดับตามตัวอักษรจากมากไปนอย)
รวมทั้งแกไขและลบขอมูลลูกคาโดยกด หรือ เพื่อแกไข และกด เพื่อลบขอมูล
2. ออกใบเสนอราคา (Sales Quotes)
ในการดําเนินการสั่งขายปกติ กิจการสามารถออกใบสั่งขายไปยังลูกคาไดทันที หากเคย
ติดตอกับลูกคามาแลวและทราบรายละเอียดของสินคาและบริการที่จะสั่งขาย เชน ชื่อ ราคา ระยะเวลา
ชําระเงิน เปนตน แตหากยังไมเคยติดตอซื้อขายกัน กิจการจําเปนตองออกใบเสนอราคาตามที่ลูกคา
ตองการ
2.1 เรียกขอมูลลูกคา
Customer ID รหัสลูกคา
Bill to ที่อยูของลูกคา
Ship to ที่อยูสําหรับสงสินคา
Quote Number ใสเลขที่ใบเสนอราคา
กด เพื่อเลือกลูกคา จะแสดงขอมูลในสวนของ Bill to ซึ่งเปนที่อยูของลูกคา
www.thailandaccount.com
6. 6 ธีรเสฏฐ ศิรธนานนท
หากที่อยูของลูกคาเปนที่อยูเดียวกันในการสงสินคา ใหกด ขอมูลที่อยูของลูกคา
จะมาแสดงในที่อยูสําหรับสงสินคาดวย
หากที่อยูของลูกคาเปนคนละที่กับที่อยูในการสงสินคา ใหใสขอมูลที่อยูในการสงสินคา
2.2 ตรวจสอบขอมูล
Store ID รหัสคลังสินคา (ในกรณีที่มีคลังสินคาหลายคลัง สามารถ
เลือกคลังได)
Terms (Due) กําหนดเงื่อนไขในการชําระเงิน
Expiration Date กําหนดวันที่สิ้นสุดการขอใบเสนอราคา
A/R Account รหัสบัญชีลูกหนี้
2.3 บันทึกใบเสนอราคา
Quantity ปริมาณที่ตองการ
SKU รหัสสินคาที่ตองการ
กด เพื่อเลือกรายการสินคาที่ตองการ
Description คําอธิบาย
GL Account รหัสบัญชี
Unit Price ราคาตอหนวย
Tax Rate อัตราภาษีขาย
Amount ผลรวม
Subtotal ผลรวมยอย
Freight คาขนสง (โดยการเลือกวิธีการขนสงใน Carrier)
Sales Tax จํานวนเงินภาษีขาย
Invoice Total ยอดรวม
www.thailandaccount.com
7. บทที่ 1 ระบบการขาย 7
กด เมื่อตองการเพิ่มรายการที่จะขอใบเสนอราคาเพิ่ม เมื่อดําเนินการเสร็จแลว ใหกด
เพื่อบันทึกรายการ
3. ออกใบสั่งขาย (Sales Orders)
กิจการสามารถจัดทําใบสั่งขายไปยังลูกคาได 2 กรณีคือ
3.1 กรณีที่กิจการมีกระบวนการขอใบเสนอราคาจากลูกคา
ใหเขาไปที่ Sales Quotes Manager เพื่อดูรายการใบเสนอราคาทุกใบ
เลือกใบเสนอราคาที่ผานการพิจารณา โดยกดเลือกใบเสนอราคาที่ตองการ หรือกด จะ
แสดงรายละเอียดในใบเสนอราคา
โดยในที่นี้เลือก SQ01 ซึ่งจะสังเกตเห็นไดวา ชอง Close ยังไมไดกาเครื่องหมาย x นั่น
หมายความวาใบเสนอราคาใบนี้ยังมีสถานะเปดอยู หากมีเครื่องหมาย x แสดงวาใบเสนอ
ราคาใบนี้ไดรับการพิจารณาและเปลี่ยนไปเปนใบสั่งขายแลว หรือ อาจจะยกเลิกก็ได
กด เพื่อเปลี่ยนใบเสนอราคาไปเปนใบสั่งขาย
www.thailandaccount.com
8. 8 ธีรเสฏฐ ศิรธนานนท
ใสเลขที่ใบสั่งขายแลว กด เพื่อบันทึกรายการ
และเมื่อกลับไปที่ Sales Quotes Manager แลวจะมีคําวา Yes แสดงในบรรทัดของใบเสนอ
ราคาที่เปลี่ยนไปเปนใบสั่งขายแลว และใบเสนอราคาในชอง Close จะมีเครื่องหมาย x
นอกจากนี้ ร ะบบจะสร า งใบสั่ ง ขายที่ เ ปลี่ ย นมาจากใบเสนอราคา มาแสดงอยู ใ น SO
Manager เพื่อใหเรียกขอมูลใบสั่งขายนั้นขึ้นมาพิมพและลงนาม สงไปใหลูกคา
3.2 กรณีที่กิจการจัดทําใบสั่งขายโดยตรง
ใหเขาไปที่ Sales Orders จะแสดงรายละเอียดที่ตองบันทึกขอมูล
เรียกขอมูลลูกคา
Vendor ID รหัสลูกคา
Bill to ที่อยูของลูกคา
Ship to ที่อยูสําหรับสงสินคา
SO Number ใสเลขที่ใบสั่งขาย
www.thailandaccount.com
9. บทที่ 1 ระบบการขาย 9
กด เพื่อเลือกลูกคา จะแสดงขอมูลในสวนของ Bill to ซึ่งเปนที่อยูของลูกคา
หากที่อยูของลูกคาเปนที่อยูเดียวกันในการสงสินคา ใหกด ขอมูลที่อยูของลูกคา
จะมาแสดงในที่อยูสําหรับสงสินคาดวย
หากที่อยูของลูกคาเปนคนละที่กับที่อยูในการสงสินคา ใหใสขอมูลที่อยูในการสงสินคา
ตรวจสอบขอมูล
Store ID รหัสคลังสินคา (ในกรณีท่ีมีคลังสินคาหลายคลัง สามารถ
เลือกคลังได)
Terms (Due) กําหนดเงื่อนไขในการชําระเงิน
Expiration Date กําหนดวันที่สิ้นสุดการขอใบเสนอราคา
A/R Account รหัสบัญชีลูกหนี้
บันทึกใบสั่งขาย
Quantity ปริมาณที่ตองการ
SKU รหัสสินคาที่ตองการ
กด เพื่อเลือกรายการสินคาที่ตองการ
Description คําอธิบาย
GL Account รหัสบัญชี
Unit Price ราคาตอหนวย
Tax Rate อัตราภาษีขาย
Amount ผลรวม
Subtotal ผลรวมยอย
Freight คาขนสง (โดยการเลือกวิธีการขนสงใน Carrier)
Sales Tax จํานวนเงินภาษีขาย
www.thailandaccount.com
10. 10 ธีรเสฏฐ ศิรธนานนท
Invoice Total ยอดรวม
กด เมื่อตองการเพิ่มรายการที่จะขอใบเสนอราคาเพิ่ม เมื่อดําเนินการเสร็จแลว ใหกด
เพื่อบันทึกรายการ
4. การรับของ (Receive)
เมื่อกิจการไดส่งขายสินคาไปแลวขั้นตอนตอไปก็คือการออกใบกํากับสินคา
ั
ใหเขาไปที่ SO Manager เพื่อดูรายการขอใบสั่งขายทุกใบ
กด เพื่อเปลี่ยนแปลงวันที่ไดรับสินคา จะแสดงหนาตางเพื่อใหแกไขวันที่
จากนั้นใหแกไขวันที่ท่ตองการแลวกด
ี เพื่อบันทึกรายการ
กด เพื่อออกใบกํากับสินคา
ใสปริมาณสินคาในชอง Quantity แลวกด เพื่อออกใบกํากับสินคา
www.thailandaccount.com
11. บทที่ 1 ระบบการขาย 11
5. การออกใบวางบิล ()
หลังจากสั่งขายสินคาและออกใบกํากับสินคาแลว กิจการจะนําใบกํากับสินคามาวางบิลเพื่อ
เรียกเก็บเงินคาสินคา
ใหเขาไปที่ออกใบวางบิล โดยระบบจะแสดงรายชื่อลูกคามาใหเลือก
เลือกลูกคาที่ตองการออกใบรับวางบิล
กด เพื่อแสดงใบกํากับสินคาที่ไดรับทั้งหมดของลูกคารายนั้นๆ
เลือกใบกํากับสินคาที่ตองการวางบิล แลวกด Submit เพื่อบันทึกการวางบิล ซึ่งใบกํากับ
สินคาที่รับวางบิลนี้จะถูกสงไปรอเรียกเก็บเงิน
6. การเรียกเก็บเงิน (Pay Bills)
เมื่อครบกําหนดระยะเวลาการเรียกเก็บเงิน ใหเขาไปทําการเรียกเก็บเงินที่ ระบบการเงิน แลว
เลือกชําระเงินตามใบแจงหนี้
www.thailandaccount.com
12. 12 ธีรเสฏฐ ศิรธนานนท
กด เพื่อเลือกลูกคาที่จะจายเงิน ระบบจะแสดงขอมูลลูกคาและยอดเงินที่มีกําหนดตอง
รับเงิน
เมื่อเลือกลูกคาแลว ระบบจะแสดงรายการใบกํากับสินคาที่ไดวางบิลไวใหเลือกวาจะเก็บเงิน
ใบกํากับสินคาใบไหน และจํานวนเงินเทาไร
ใสจํานวนเงินที่เรียกเก็บ (สามารถแบงเก็บเงินเปนบางสวนได) แลวใหกาเครื่องหมาย x ใน
ชอง Pay
กด เพื่อบันทึกรายการรับเงิน
7. การรับเงินมัดจํา (Customer Deposits)
ในกรณีที่การขายสินคาหรือบริการนั้น ผูขายตองการใหลูกคาวางเงินมัดจําไว
www.thailandaccount.com
13. บทที่ 1 ระบบการขาย 13
กด เพื่อเลือกลูกคา ระบบจะแสดงขอมูลลูกคาเมื่อเลือกลูกคาแลว ใหใสเหตุผลพรอม
จํานวนเงินที่มัดจํา
และเมื่อไดรับชําระคาสินคาและบริการแลว สวนที่เหลือจากเงินมัดจํา ใหเลือกจายเงินมัดจํา
คืน (Customer Refunds)
เลือกลูกคาที่ตองการรับเงินมัดจําคืน
ใสจํานวนเงินที่ตองการคืนเงินมัดจํา แลวใหกาเครื่องหมาย x ในชอง Pay
กด เพื่อบันทึกรายการรับเงินมัดจําคืน
www.thailandaccount.com