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Project sponsorship - Bridging the Gap. APM event - 21 July 2015

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Project sponsorship - Bridging the Gap. APM event - 21 July 2015

Publicado en: Empresariales
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Project sponsorship - Bridging the Gap. APM event - 21 July 2015

  1. 1. 15/07/2015 1 January,Proms G Presentation 2015 1 1 APM Project Sponsorship Bridging the Gap  By Ron Rosenhead Your thoughts… 2 So what is project sponsorship like in your organisation? Who am I? • International trainer consultant & coach  • Professional speaker • Personally trained over 12,000 people  • Author:  Strategies for Project Sponsorship   Deliver That Project • Blogger • Tweeter 3 Order of play • Research on project sponsorship • What sponsors should be doing • Group work….what can we do to bridge gap…..? • Some ideas…..what we can do…. • Q&A 4 Overall objective Increase the probability of project  success “I hit so many walls, people did not support the change and  there was no budget. A project with no structure which fizzled  out.  I learned a valuable lesson; never attempt to deliver a  project without a sponsor” Anon PM 5 6
  2. 2. 15/07/2015 1 January,Proms G Presentation 2015 2 7 All reports point to the  importance of sponsor role Standish  “66% of executive sponsors do a poor job &  shirk their responsibilities…. However, it is not their fault, because no  one has educated them about their roles &  responsibilities.” Standish, The Chaos Manifesto  8 • 85% of organisations had sponsors in place • 83% of organisations don’t train or support or guide sponsors • 100% of respondents believed that having a good sponsor was key to project success BIG stats  9 • 79% of high-performing organisations enjoy active project sponsors; • compared to less than half (43 percent) at low-performing organisations’ PMI Pulse Report (2013) 10 Active sponsorship makes a difference 11 from PMI’s Pulse of the Profession Webinar on Project Governance – What gives you most problems from 14 different criteria (March 2013) Project Sponsorship – top problem 12
  3. 3. 15/07/2015 1 January,Proms G Presentation 2015 3 From APM Webinar – accelerated delivery &  performance GlaxoSmithKline 13 Success will come if you obtain: Executive Management  Support:  ‘The most important  person in the project is  the executive  sponsor….. is  ultimately responsible  for the success and  failure of the project’ 14 From: PMI Executive Guide 2012 15 Wasted time, wasted money? 16 PMI Pulse of Profession 2013  There was a +29% variance with good sponsorship in place but when there wasn’t good project sponsorship there was a ‐13% variance of ‘Project Failure’ that is there was a 13% more likely chance  of the project not delivering what was expected £100m portfolio 17 New cost: with poor project sponsorship ‐ £113m  New cost: with active project sponsorship ‐ £71m The 9 sponsor ‘types’ + 1! 1. The absent sponsor 2. The busy sponsor 3. The uninterested sponsor 4. The inexperienced sponsor 5. The sponsor who wants to be the project manager 6. The sponsor who gets involved too late 7. The untrained sponsor 8. The sponsor who is part of a committee of sponsors 9. The saboteur or just plain bad sponsor + 1: The effective project sponsor 18
  4. 4. 15/07/2015 1 January,Proms G Presentation 2015 4 Question….. 19 Is your company missing an opportunity to be more effective & impact the bottom line? Summary • Statistics make grim reading • Sponsor is a key role in project management  • Many sponsors are:  not trained  not effective • Active projects sponsorship makes a big difference – (bottom line difference) 20 …trying to deliver a project without a sponsor is like playing football without a:  rule book  a coach  any funds for new players or even   a referee If trying to manage a project without project management is  like trying to play football without a game plan…. 21 What should the sponsor be doing? How was it developed? 22 • Researched what sponsor  supposed to do – NEW! • Experience • Stories sent to us (20‐1) • Spoke to sponsors  • Looked at ‘JD’s’ • Field test Checklist for project sponsors • Provides direction &  guidance  • Works to support/dev  charter • Identifies and quantifies  business benefits • Makes go/no go decisions • Evaluates success on  completion  • Negotiates funding • Actively paticipates in  planning • Reviews, approves changes  to plans  • Identifies steering grp  members • Gains agreement of  stakeholders when  differences occur 23 Checklist continued  • Assists project when  required  • Helps resolve inter  boundary issues  • Supports PM in conflict  resolution • Advises PM on  protocols, political  issues  • Makes project visible in  company • Encourages stakeholder  involvement  • Chief risk taker  24 ??? ???
  5. 5. 15/07/2015 1 January,Proms G Presentation 2015 5 What should the sponsor be doing? 25 Gap Activity • What can we do to bridge the gap between the  what the sponsor should be doing and what they  actually do? • Get together in groups and come up with some practical suggestions  26 27 Jack Sparrow (Johnny Depp) “The problem is not the problem. Your attitude to the problem,  is the problem.” With acknowledgement to Walt Disney 28 Further develop your PEOPLE skills  29 Raise your head above the parapet “If you are going to get your head kicked in, get it  kicked in early” 30
  6. 6. 15/07/2015 1 January,Proms G Presentation 2015 6 31 Bypass…..but beware….. Say NO but Don’t say NO by……. 32 Say no by using PM processes 33 Training or presentation  34 Coach your sponsor…… 35 Milestones and the sponsor 36 • Link payments to milestones by  contractors • Project sponsor to sign off the payment – responsible: link to Gateway review
  7. 7. 15/07/2015 1 January,Proms G Presentation 2015 7 Get your own coach to help you, coach sponsor “The problem is not the problem. Your attitude to  the problem, is the problem.” 37 38 39 Conclusion 1 40 • Trying to increase  the probability of project success • Stats – not very positive  • Active sponsorship can make a big difference  • Checklist for the role of sponsor – gap Conclusion II • Your ideas for improving the situation – narrowing gap • Given you some of my ideas…  people •‐sponsorship/ 41 42 Contact Information: Ron Rosenhead Project Agency  Phone: 020 8446 7766 Mobile: 07973 735078‐sponsorship/