Document Store is een documentmanagementapplicatie op basis van SharePoint die snel en gemakkelijk te implementeren is. Het is gebaseerd op Windows SharePoint Services en daarom zeer interessant voor klanten die een Windows 2003 (2008) Server beschikbaar hebben of al met SharePoint werken. Document Store brengt nauwelijks extra investeringen in software licenties met zich mee. Ricoh stelt hiermee de klant in staat met AutoStore documenten in te scannen en direct op te slaan in SharePoint.

1. Document Store
Document Store

2. Document Store voor SharePoint
De kenniswerker heeft het druk met zoeken naar informatie of combineren van informatie. Mensen
zijn steeds meer gewend om op een ‘Google manier’ te zoeken naar informatie, dit is op internet
normaal, in bedrijven helemaal niet. Snelheid van organisaties is cruciaal, bijvoorbeeld bij het intro-
duceren van nieuwe producten, het reageren op klantvragen, het verwerken van klantinformatie, het
betalen van facturen, het bestellen van producten, etc. Een multichannel benadering wordt steeds
belangrijker, klanten bepalen zelf hoe zij communiceren met uw
bedrijf. Via telefoon, fax, post, mail, internet, mobiele telefoon,
etc. Daarbij kost de zoektocht in de informatiebrij veel tijd
en geld.
Er is vreselijk veel informatie beschikbaar in een Samenwerking
bedrijf, maar is het ook overzichtelijk, logisch
gerangschikt en simpel voor de kenniswerker
benaderbaar? Platform
Services
Als wereldwijd marktleider op het gebied van IT Workspaces, be-
en Document Solutions brengt Ricoh met een veiliging, opslag, Portal
topologie, sitemodel,
praktische en duurzame oplossing op basis van management
SharePoint interne en externe partijen, proces-
sen en informatiebronnen efficiënt en effectief
bij elkaar. Dat is Slim Samenwerken!
Wat is SharePoint?
SharePoint is een platform van Microsoft dat dient als
een raamwerk voor het opzetten van een website voor
informatie-uitwisseling en online samenwerking binnen
een groep of organisatie, zoals dat vaak op een intranet
gebeurt.
Een belangrijk onderdeel hiervan zijn de bibliotheken Wat is Document Store voor SharePoint?
waar documenten kunnen worden opgeslagen. Aan
de opgeslagen documenten kunnen metadata worden Document Store is een documentmanagement-
toegevoegd. applicatie op basis van SharePoint die snel en gemakkelijk
Alle digitale bestanden, dus naast documenten, ook te implementeren is. Het is gebaseerd op Windows
muziek, video en foto’s kunnen opgeslagen worden in SharePoint Services en daarom zeer interessant voor
een SharePoint bibliotheek. klanten die een Windows 2003 (2008) Server beschik-
SharePoint kent vele verschillende manieren om infor- baar hebben of al met SharePoint werken. Document
matie met elkaar uit te wisselen, onder andere work- Store brengt nauwelijks extra investeringen in software
flows, enquêtes, taken en agenda’s. Doel is hierbij dat licenties met zich mee. Ricoh stelt hiermee de klant
informatie op een snelle manier met de juiste persoon in staat met AutoStore documenten in te scannen en
gedeeld kan worden. direct op te slaan in SharePoint.

3. Wat kan Document Store voor SharePoint voor uw
organisatie betekenen?
Met Document Store voor SharePoint bieden we u een low-end oplossing
aan voor uw organisatie, welke te allen tijde uitgebreid kan worden tot
een volledige documentmanagement-oplossing.
De voordelen die Document Store voor SharePoint biedt:
• Eén omgeving waarin alle documenten en informatie van het bedrijf
zichtbaar zijn via een bedrijfseigen webportal gekoppeld aan MS Office
applicaties, MFP’s en eventueel scanners
• Scannen met één vingerbeweging direct naar het webportal
• Scannen, indexeren, valideren, opslaan, delen en vinden van uw docu-
menten en informatie
• Opslaan van documenten in het PDF-formaat
• Veilig uploaden van documenten vanuit verschillende business processen
• MS Office integratie voor het veilig opslaan van alle - MS Office be-
standen in een overzichtelijke structuur
• Eenvoudig gebruikersbeheer door de koppeling met Active Directory
• De mogelijkheid van inchecken en uitchecken van documenten waar-
door de integriteit van documenten en records wordt bewaakt en
versiebeheer mogelijk is
• Mogelijkheden voor workflow en/of digitale distributie
• Snel vinden van documenten; op kenmerken, maar ook op woorden in
documenten (full text search)
• Toegang via beveiligde verbinding over het internet door verschillende
personen binnen en buiten de organisatie
• De look en feel is eenvoudig aan te passen met standaard thema’s
(logo’s en kleuren)

4. Waarom Ricoh? Voorbeelden waarin Document Store voor SharePoint toege-
past kan worden:
Dat een goed doordachte, geheel op uw organisatie afgestemde Informatie is in verschillende hoedanigheden op vele plaatsen
oplossing u veel voordelen kan opleveren, zal u waarschijnlijk beschikbaar. Maar vaak te veel, niet overzichtelijk of gecombi-
duidelijk zijn. Ricoh is met Document Store voor SharePoint dé neerd.
aangewezen partner voor de invulling van uw informatielogis-
tiek. Op grond van onze jarenlange ervaring en onze uitgebreide • Binnen HRM afdelingen: volledig inzichtelijke HRM dossiers
expertise kunnen wij ervoor zorgen dat de juiste informatie voor met b.v., stamgegevens uit ERP-systemen, papieren docu-
de juiste personen op tijd op de juiste plek terechtkomt. Zo menten of documenten uit een digitaal archief.
brengen wij informatielogistiek voor u tot leven en profiteert u • Bij verkoop- of klantgerichte afdelingen: complete en over-
volop van de voordelen! zichtelijke klantendossiers. Gegevens op de juiste plaats zor-
gen voor efficiëntie en tevreden klanten. Door gegevens vanuit
een CRM, ERP en papieren documenten te combineren is er
een compleet en overzichtelijk klantbeeld.
• In projecten: goed inzicht in de voortgang van een project.
Mensen van buitenaf hebben toegang tot alle noodzakelijke
documentatie en informatie. Juiste versies van documenten,
statussen van bepaalde fases in het project, tussenrapporta-
ges en communicatie verlopen via SharePoint. Dit resulteert in
een efficiëntere manier van samenwerken tussen projectleden
en succesvolle afronding binnen de afgesproken tijd.
• Bij financiële afdelingen: via SharePoint is het opstellen en
delen van rapportages, verwerken van inkomende facturen,
bijhouden van contracten, delen van kennis en samenwer-
king in projecten voortaan een fluitje van een cent. Daarnaast
speelt compliancy een grote rol. Wie mag informatie wel zien?
Voldoen we aan regelgeving? Zijn verantwoordelijkheden en
accountability gesplitst? Via SharePoint is dit allemaal gemak-
kelijk geregeld.
ISO9001:2000 gecertificeerd
ISO14001 gecertificeerd
Wij behouden ons het recht voor om
wijzigingen aan te brengen in de technische
specificaties en de uiterlijke vormgeving
van deze software. Houdt u rekening
met de mogelijkheid dat de opties die
in deze publicatie worden getoond niet
altijd beschikbaar zijn. Alle merken
en productnamen worden erkend als
geregistreerde handelsmerken van hun
respectievelijke eigenaren.
www.ricoh-europe.com
Ricoh Nederland B.V.
Postbus 93150
5203 MB ’s-Hertogenbosch
Tel.: +31 (0)73 645 26 00
Fax: +31 (0)73 645 18 44
www.ricoh.nl