komunikasi bisnis

1. PENULISAN PERMINTAAN
PESAN-PESAN RUTIN DAN POSIF
KOMUNIKASI BISNIS, AS’AD ANDHIKA
Tujuan pembelajaran :
1. Dapat menjelaskan bagaimana strategi permintaan pesan-
pesan rutin.
2. Dapat menjelaskan dan melaksanakan bagaimana strategi
penulisan pesan-pesan positif.
3. Menjelaskan cara penulisan good news dan goodwill
4. Bagaimana menbuat surat konfirmasi suatu pesanan,
5. Bagaimana menjawab surat permintaan informasi.
6. Menjelaskan persetujuan kredit.
7. Menjwlaskan bagaimana memberikan referensi kredit.
8. Menjelaskan bagaimana membuat surat rekomendasi.
A. Strategi penulisan untuk permintaan pesan-pesan rutin
dan pesan-pesan positif.
Yang dimaksud dengan pesan-pesan rutin adalah,
pesan-pesan yang rutin terjadi dalam suatu perusahaan yang
perlu dilakukan /atau dijawab secepatnya.
1

2. Pesan-pesan rutin : surat keluar masuk, laporan, proposal
(usulan), memo.
Pengorganisasian pesan-pesan rutin dan good News seperti
pada tabel di bawah ini :
Routine Message Good News
(pesan-pesan rutin) (Berita/kabar baik)
Pembuka, pernyataan ide Pembuka, pernyataan
pokok. good news.
Pertengahan/isi Pertengahan/isi,
penjelasan rinci. penjelasan rinci.
Penutup, mengingatkan Penutup, menginagtkan
kembali ide pokok atau kembali good news atau
mencakup pemikiran mencakup pemikiran
penutup yang penutup yang
berorientasi ke depan. berorientasi ke depan.
Pesan-pesan rutin yang terjadi dalam organisasi merupakan
pesan yang diminati untuk dibaca karena berisi informasi yang
diperlukan untuk melaksanakan kegiatan.
2

3. Pengorganisasian pesan-pesan rutin dengan pendekatan
langsung mempunyai keunggulan dan kelemahan.
Keunggulan Kelemahan
Meningkatkan pemahaman Orang cenderung
secara komprehensif ketika menyampaikan suatu
pertama kali membaca pesan menurut cara
suatu pesan. berfikirnya.
Menekankan pada hasil Kesulitan untuk
suatu analisis yang telah mengubah pola pikir
anda lakukan. yang cenderung “to the
Menghemat waktu bagi point” hal ini terkait
pembaca karena segera dgn pola pendidikan
mengetahui maksud pesan. sebelumnnya.
Bahasan Berikut adalah pembahasan strategi permintaan
pesan-pesan rutin dan strategi penulisan pesan-pesan positif.
1. Strategi permintaan pesan-pesan rutin
Yang dimaksuk dalam bahasan ini permintaan dari sebuah
organisasi/perusahaan ke organisasi/perusahaan lainnya
seperti : permintaan spesifikasi produk, price list, dll.
3

4. Pengorganisasiannya :
1. Mulailah dengan ide pokok, dgn mengemukakan secara
tegas dan jelas, jangangan bertele-tele.
2. Ikuti penjelasan yang lebih rinci tentang bagaimana dan
apa permintaan yang dikehendaki. Dapat juga pada
bagian ini dilakukan Tanya jawab.
3. Bagian penutup, kemukakan pernyataan keramahan,
apresiasi/penghargaan dan tindakan khusus yang
diinginkan. Agar mudah dihubungi cantumkan no telp yang
dapat dihubungi.
2. Strategi penulisan pesan-pesan positif
Dalam penulisan pesan-pesan positif good news dan good will
gunakanlah pendekatan “LANGSUNG”. (direct approach)
Pengorganisasian pesan-pesan positif sbb :
1. Ide pokok yag jelas
2. Penjelasan rinci. (Tentang dasar2 pemikiran good news)
3. Penutup (ramah dan penuh etika)
4

5. B. PESAN-PESAN GOOD NEWS DAN GOOD WILL
1. Good News tentang pekerjaan
Contoh good news dalam pekerjaan
Finansial Non financial
Kenaikan gaji Promosi jabatan
Bonus lembur kerja Tanda penghargaan
Insentif Fasilitas kendaraan dan
THR perumahan.
Kredit bunga sangat Proposal suatu proyek
ringan. diterma.
Asuransi kesehatan Dan lain-lain
2. Good News Tentang Produk
Contoh good news tentang produk :
Pemberian diskon
beli satu dapat 3
kupon diskon
dll
5

6. 3. Pesan-pesan Good Will
Good will adalah suatu perasaan positif yang mendapat
mendorong seseorang untuk menjaga hubungan bisnis.
Pelaku bisnis harus dapat mendorong hubungan baik dengan
berbagai pihak seperti :
Pelanggan
Pemasok
Pelaku bisnis lainnya
Good will dapat disampaikan melali pemberian ucapan
“selamat pada karyawan atau pihak lain”
C. MENULIS JAWABAN POSITIF
Kegiatan dalam perusahaan yang berekaitan dgn surat
menyurat merupakan kegiatan rutin yang harus diselesaikan
tepat waktu.
Berbagai surat positif yang membutuhkan jawaban segera
seperti :
1. Surat konfirmasi pesanan
2. Menjawab permintaan informasi
a. Menjawab dgn penjualan potensial
b. Menjawan permintaan tanpa penjualan
6

7. D. MENANGANI PERMINTAAN KREDIT
1. Persetujuan kredit.
2. Memberi referensi kredit
E. SURAT REKOMENDASI DAN PEMBERITAHUAN
Dalam surat rekomendasi mencakup hal-hal tentang diri
seseorang yang diberikan oleh orang lain, seperti :
1. Kemampuan
2. Kedisiplinan
3. Kemandirian
4. Dan sikap positif lainnya
Karateristik surat rekomendasi :
1. Nama lengkap pemohon
2. Manfaat yang diharapkan pemohon
3. Fakta-fakta yang jelas dan relevan dengan
posisi/kedudukan yang dicari.
Surat rekomendasi bersifat rahasia dan dikirimkan langsung
pada orang yang meminta surat rekomendasi tersebut,
sehingga pemohon tidak diperkenankan melihat isi surat
rekomendasi tersebut.
7

8. KERJAKAN SOAL DI BAWAH INI
1. BUAT SURAT BAD NEWS KEPADA KONSUMEN
ANDA.
2. BUAT SURAT GOOD NEWS KEPADA
KONSUMEN ANDA
KUMPULKAN HARI INI .
SEKIAN
8