Ebook "8 procesos manuales de tu empresa que deberías hacer de forma automatizada"

91 802 30 65 www.ricopia.com/
8 PROCESOS
MANUALES QUE
DEBERÍAS HACER DE
FORMA AUTOMATIZADA

2
SOLICITA UNA
AUDITORÍA GRATIS
8 PROCESOS MANUALES QUE DEBERÍAS HACER DE FORMA AUTOMATIZADA
TRANSFORMACIÓN DIGITAL:
CLAVES BÁSICAS PARA
IMPULSARLA EN TU EMPRESA
¿Qué puntos deben impulsar la transformación digital de tu
empresa? ¿Qué cambios debes afrontar para no quedarte atrás?
• Renovación en la cultura de la empresa: El proceso de digitalización requiere la definición
de nuevos objetivos y las herramientas en las que te vas a apoyar para llevarlo a cabo, para ello hay que
apostar por el talento digital dentro de la propia organización. Para acceder al proceso de transformación
digital en la empresa, la capacitación tecnológica se debe extender a los empleados. Pensar en digital
afecta a toda la organización y para ello es fundamental que todos conozcan las herramientas. Esta
formación debe ser práctica y por consecución de objetivos. Apoyándonos en esta nueva mentalidad,
se hace necesario también un cambio en el sistema de trabajo: herramientas de trabajo colaborativo
más ágiles, un cambio en el modelo de organización, nuevos procesos de selección en RRHH, así
como nuevos modelos de liderazgo que desemboquen en una nueva estructura en la empresa.
• Cambio de visión: Se abren las puertas hacia un nuevo mercado más global, por lo que es
necesaria una apuesta por la innovación, por dotar a nuestros productos de valor añadido. Esto es
indispensable para tener ventajas competitivas en un mercado tan exigente. Cambio hacia una
estrategia de marketing digital, adaptándose a un contexto centrado en las nuevas tecnologías.
• El cliente pasa a ser el protagonista de todo el proceso: Es un consumidor
altamente conectado, con acceso a todo tipo de información, reclama más servicios y tiene
alto poder de influencia. Por lo que al final, el punto más importante es ¿cómo puedo atraer
y fidelizar a un consumidor digital? Una buena transformación implica estar siempre preparado y
dispuesto para asumir nuevos retos, ya que va a marcar el presente y el futuro de las empresas.
La capacitación
tecnológica se de be
extender a los empleados

3
SOLICITA UNA
AUDITORÍA GRATIS
Automatizar un
proceso que hasta
entonces ha sido manual
nos asegura ahorrras costes,
tiempo y además ser mucho más
eficientes en nuestro día a día en el trabajo
LA IMPORTANCIA DE
AUTOMATIZAR PROCESOS EN
UNA EMPRESA
En el competitivo mercado actual, son cada vez más las empresas que optan por automatizar sus procesos,
con el fin de ser más rentables y eficientes. La automatización de gestiones administrativas es la utilización
de sistemas con el fin de hacer más fácil, efectivo y eficiente el funcionamiento de una empresa.
En general, todas las actividades que desarrolla una persona dentro de una organización tienen como soporte
un proceso, que puede o no estar formalizado, pero que siempre nos va a indicar como fluye la información
dentro de la compañía. Cuando estos procesos están definidos y se tiene claro qué personas, de qué áreas
y que tareas deben desarrollar dentro del proceso, así como se conoce la información que ingresa, como
se transforma y como se entrega al final de este, se habla de un sistema. Es en este momento cuando
la compañía puede comenzar a plantearse la necesidad o los beneficios que le supondría automatizar.
La automatización de procesos, tiene como objetivo principal la reducción de costes mediante la
integración de aplicaciones que sustituyen a los procesos manuales, acelerando el tiempo de ejecución
de las tareas y eliminando los posibles errores humanos que pueden cometerse al trabajar de forma manual.
¿Cuáles son las principales ventajas de la automatización de procesos?
• Reducción de costes: Mejora la carga del equipo, disminuyendo los recursos
• Se reduce el número de errores: Evita errores humanos o de comunicación
• Aumento significativo de la velocidad de ejecución: Reducción significativa de tiempo
• Posibilidad de obtener informes: De forma rápida en el momento
• Tener seguimiento: Permite seguir la trazabilidad del proceso en todo momento
• Control de resultados en tiempo real: Siempre actualizado
• Eliminicación de la acumulación de papel: Con la consiguiente reducción de costes tanto
de material como de impresión.

4
SOLICITA UNA
AUDITORÍA GRATIS
En Ricopia ayudamos a las empresas a adaptarse
al nuevo entorno digital, automatizando la gestión
de tus documentos, haciendo tus procesos más
productivos y ayudándote a reducir tus costes.
Te ofrecemos soluciones tecnológicas
innovadoras, que te ayudarán a llevar a cabo la
transformación digital de tu empresa.

5
SOLICITA UNA
AUDITORÍA GRATIS
Esta solución es muy
apropiada para los sectores financiero,
logística, seguros, sanitario o
distribución
FIRMA BIOMÉTRICA: AGILIZA
LA FIRMA DE DOCUMENTOS
MANTENIENDO SU VALIDEZ LEGAL
La biometría (del griego bios vida y metron medida) es la toma de medidas estandarizadas de los seres vivos o
de procesos biológicos. Se llama también biometría al estudio para el reconocimiento inequívoco de personas
basado en uno o más rasgos conductuales o físicos intrínsecos.
La firma biométrica es un sistema de identificación para la firma de documentos digitales. Gracias a este
sistema digital, se recogen las características físicas de la firma, es decir los rasgos biométricos del firmante,
garantizando su completa validez.
Los rasgos biométricos capturados durante el proceso de firma son la presión del lápiz, la velocidad de escritura
y la aceleración. Los dispositivos electrónicos que permiten la captura de datos biométricos y la gran aceptación
de los Smarthphones y Tabletas hacen que el uso de la firma biométrica simplifique y reduzca costes de los
procesos. Además permite incrementar la productividad
En la firma biométrica se realiza el trazo sobre el propio dispositivo, tal como lo haríamos en un papel.
Al firmar, se capturan los trazos biométricos de la firma almacenándose cifrados de forma
segura. De esta forma se identifica al firmante con total garantía y validez legal.
1

6
SOLICITA UNA
AUDITORÍA GRATIS
El certificado
de firma del
documento incluye
una firma digital en el
documento PDF,
lo que asegura su integridad
A través de nuestro sistema de Firma Biométrica, los datos biométricos
del firmante son capturados a través de:
• La presión del lápiz en el Smartphone o tableta
• Velocidad de escritura
• Aceleración de la escritura
Esta herramienta genera dos tipos de certificados:
• El certificado de firma del documento: Incluye una firma digital en el documento
PDF, lo que asegura su integridad (es decir, que se detecte cualquier manipulación con
posterioridad a la firma) e identifica al firmante de acuerdo a la información que aporta el certificado
(ej: certificado de empresa). En este caso, puede ser recomendable el uso de un certificado
emitido por un Prestador de Servicios de Certificación, que asegura la identidad del certificado
(Estos certificados tienen una validez temporal determinada, por lo que es preciso renovarlos).
• El certificado de cifrado de datos biométricos: Es fundamental para garantizar
que esos datos no puedan ser copiados y almacenados o utilizados para firmar otros documentos. Se
utiliza sólo para cifrar/descifrar los datos biométricos en caso de litigio. En este caso, no es necesario un
certificado reconocido, ya que la identidad que aporta no es un aspecto imprescindible, lo importante
es que la clave privada esté depositada en un lugar seguro (ej: notario o tercero de confianza). No es
preciso renovarlos, pero sí asegurar que no se tenga acceso excepto en caso de requerimiento judicial.
Esto nos proporciona las siguientes ventajas:
• La firma es el método de autenticación y autorización más utilizado mundialmente
• Es económico de implantar y de instalación sencilla
• La firma, es difícil de olvidar, a diferencia de muchas claves y PINs.
• Es totalmente independiente de tipo de caracteres y lenguajes utilizados. La firma está asociada a una
persona, y es prácticamente imposible que su -identidad pueda ser reemplazada por otra persona, no es
susceptible de hurto como el caso de claves y PINs.
• Es una forma de identificación no intrusiva, no se percibe como invasión de la privacidad.

7
SOLICITA UNA
AUDITORÍA GRATIS
Captura fielmente la firma original
Permite la utilización de distintos tipos
de firma
Mejora la conformidad
Su implementación es muy ágil
Permite competir con los mejores
Desarrollado desde su base para ser
integrado
Funcionalidades
Permite el despliegue en toda la empresa
Permite una sencilla interoperabilidad
con workflows
El propio software audita la integridad de
sus transacciones
Permite el uso de certificados de terceros
Permite firmar documentos TIFF y PDF
Es compatible con múltiples dispositivos

8
SOLICITA UNA
AUDITORÍA GRATIS
Obtención de datos en tiempo real
Ahorro de papel y tiempo de gestión de
datos
Sencillez de uso para el usuario
Bajo coste de implantación
Total validez jurídica
Seguridad, es imposible de manipular
y de reproducir o insertar en otros
documentos
Beneficios
Registro de visitas
Firma de contratos presencial y en remoto
Firma de justificantes de entrega POD
(Proof of Delivery)
Hoteles: Check In - Check Out
Aceptación de presupuesto
Fichaje de horas de trabajo
Casos de Uso

9
SOLICITA UNA
AUDITORÍA GRATIS
La excelencia y la optimización
de los recursos se han convertido en ejes
fundamentales del crecimiento de las
organizaciones.
AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO
DE FACTURACIÓN A CLIENTES:
GESTIONA EFIZCAMENTE TU
PROCESO DE EMISIÓN DE
FACTURAS
Los entornos empresariales evolucionan rápidamente. La excelencia y la optimización de los recursos se han
convertido en ejes fundamentales del crecimiento de las organizaciones.
El proceso de facturación es una de las actividades que puede requerir mayor tiempo y recursos por parte
del personal de administración, y en consecuencia, puede traducirse en costes. La automatización de este
proceso cuenta con múltiples beneficios tanto económicos como ambientales.
Gracias a un tratamiento eficaz del proceso de facturación de clientes, su departamento financiero podrá
agilizar este proceso vital para su organización, enviando las facturas de manera digital, eliminando el consumo
excesivo de papel y el envío postal de las mismas, sin renunciara la validez legal del proceso tradicional.
Nuestro módulo web para la emisión automatizada de facturas a clientes se
integra perfectamente con tu ERP, iniciando el workflow de trabajo desde el
mismo momento en que genera el documento. De esta manera conseguirá:
• Asegurar que el 100% de facturas son entregadas
• Gestionar las preferencias de formato de recepción de los clientes
• Facilitar la localización y reenvío de facturas
• Personalizar la entrega a cada cliente
• Mantener la integridad y conformidad de la e-factura
2

10
SOLICITA UNA
AUDITORÍA GRATIS
Esto genera los siguientes beneficios:
• Ahorro de costes: Nuestra solución simplifica y reduce los recursos necesarios para la gestión de
las facturas emitidas de todas sus empresas, teniendo una única herramienta que permite tratar facturas en
papel, en formato electrónico y, opcionalmente, la facturación a portales de gobierno.
• Optimización de la tesorería: Gestionando de manera automatizada y unificada las facturas de
todos los clientes a través de la herramienta obtendrás información a tiempo real, permitiendo así controlar
de manera mucho más eficiente la tesorería de la compañía.
• Incremento de la seguridad: Elimina las pérdidas de documentación, manteniendo también la
confidencialidad de todos los datos gracias a los distintos roles y perfiles definidos de acceso.
• Incremento de la seguridad: Elimina las pérdidas de documentación, manteniendo también la
confidencialidad de todos los datos gracias a los distintos roles y perfiles definidos de acceso.
• No tienes problemas de ancho de banda.
• Control y seguimiento: Es posible saber en todo momento en qué estado están los envíos y la
fecha en que se ha enviado cada documento, incluyendo todas las fechas de reenvío y los destinatarios a
los que se realizaron.
• Sencillez: Simplifica el proceso completo de notificación y envío de facturas ya que las tareas manuales
quedan reducidas al mínimo, eliminando la alta carga de trabajo de back office de los departamentos de
finanzas
• Mejora en el trato con sus clientes: Enriquece la relación con tus clientes, poniendo a su
disposición un portal privado donde poder consultar todas sus facturas, independientemente de la empresa
desde la que se hayan generado.
¿Cómo mejorarás con la facturación electrónica?
Sin facturación electrónica

Con facturación electrónica
1
minuto
Generación de
facturas desde ERP
2
minutos
Impresión, plegado,
ensobrado
1
hora/semana
Envío correo postal
2 a 6
días
Recepción de
facturas
1
minuto
Generación de
facturas desde ERP
30
segundos
Firma electrónica,
envío y recepción

11
SOLICITA UNA
AUDITORÍA GRATIS
Captura de documentos: El proceso
de gestión se iniciará automáticamente en el
momento en que el sistema de gestión (ERP)
genere los documentos de factura y se suban a la
plataforma a través de cualquiera de los diversos
métodos de indexación.
Firma electrónica de todos los
documentos: El sistema firmará
automáticamente todos los documentos
capturados, con el certificado digital de la
empresa que corresponda en cada caso.
Validación de datos: A la vez que captura
los documentos, la plataforma realizará de forma
automática una serie de validaciones internas
para confirmar que los datos aportados son
correctos y acordes al canal de envío definido
para cada cliente
Funcionalidades
Personalización por cliente y empresa:
La plataforma permite procesar documentos de
distintas empresas, pudiendo personalizar los
envíos por cada una de ellas de manera diferente
utilizando la misma herramienta
Portal de acceso para cliente final: Sin un
coste extra, la plataforma cuenta además con una
sección específicamente diseñada para que los
clientes puedan consultar sus facturas.
Invitación a usuarios externos: La
plataforma genera los usuarios de los clientes de
manera automática, pero estos también podrán
invitar a usuarios externos con permisos de
consulta.
Archivado: Todos los documentos quedarán
perfectamente archivados, pudiendo buscarlos
de manera ágil por cualquier criterio o aplicando
los filtros necesarios para su localización.

12
SOLICITA UNA
AUDITORÍA GRATIS
GESTIÓN AUTOMATIZADA DEL SII:
SIMPLIFICA SUS TRÁMITES CON LA
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
El Sistema de Suministro Inmediato de la Información (SII), es el sistema desarrollado por la Agencia Tributaria
para la gestión electrónica de los libros registro de IVA.
Este nuevo sistema se centra en la obligación de la emisión y declaración electrónica del detalle de las
facturas emitidas y recibidas en un plazo máximo de 4 días naturales. De esta manera los libros de registro de
IVA quedan registrados de forma automáticamente en la sede electrónica de la AEAT.
La nueva aplicación de Ricopia para la gestión automatizada del SII, automatiza los procesos de generación y
envío de los libros de registros de IVA, ayudándote en la adaptación al nuevo sistema de información del SII.
Nuestro software de Gestión Automatizada del SII facilita a las empresas el registro en la sede electrónica de
la AEAT de las facturas emitidas y recibidas, así como el tratamiento y gestión de las respuestas de la AEAT a
esos registros conforme a las exigencias del Sistema Inmediato de Información del IVA.
Gracias a esta solución:
• Ahorrarás tiempo, gracias a la automatización del proceso
• Aumentarás la seguridad y verificación de que sus datos subidos
• Incrementarás el control de todos los registros, no sólo de las facturas registradas.
• Contarás con información estadística actualizada.
El proceso de funcionamiento de nuestro software sigue los siguientes
pasos:
3
ERP
Transformación
Envío a
AEAT
Validación
Almacenamiento
Recibe o extrae
la información de
los registros de
cualquier ERP o
sistema de gestión
Transforma la
información al
formato XML que
espera recibir la
AEAT
Envía la información
a través de un Web
Service de manera
segura a la sede
electrónica de la
AEAT
Mantiene, gestiona
e integra las
validaciones,
confirmaciones o
errores del proceso
anterior
Registra la
respuesta de la
AEAT en el sistema
ERP o de gestión

13
SOLICITA UNA
AUDITORÍA GRATIS
Instalación asistida: El proceso de gestión
se iniciará automáticamente en el momento
en que el sistema de gestión (ERP) genere los
documentos de factura y se suban a la plataforma
a través de cualquiera de los diversos métodos
de indexación.
Integrado con su ERP: El sistema firmará
automáticamente todos los documentos
capturados, con el certificado digital de la
empresa que corresponda en cada caso.
Incorporación de datos de forma
manual: A la vez que captura los documentos,
la plataforma realizará de forma automática una
serie de validaciones internas para confirmar que
los datos aportados son correctos y acordes al
canal de envío definido para cada cliente
Beneficios
Reduzca el tiempo de registro de las
facturas en la sede electrónica
Disminuye la tasa de errores de
registro (NIF mal introducidos, importes
equivocados, fechas fuera de plazo...)
Agiliza la tramitación de las respuestas
de la Agencia Tributaria, gestionándolas
desde el propio Gestor -SII
Trabaja con todas las Agencias Tributarias
incluidas Canarias, País Vasco y Navarra
Funcionalidades

14
SOLICITA UNA
AUDITORÍA GRATIS
Automatice
todos los procesos
relacionados con los
documentos de la empresa
IMPRESIÓN DE DATO VARIABLE:
PERSONALIZA AL MÁXIMO LAS
COMUNICACIONES CON TUS
CLIENTES
Esta solución es una herramienta muy atractiva para la gestión de relaciones con los clientes, la publicidad,
la facturación y el marketing directo etc. Permite a los usuarios automatizar la creación de impresos altamente
personalizados, facilita cambios orientados a satisfacer las necesidades de cada cliente individual con elementos
como textos, gráficos e imágenes en cada página del documento de trabajo.
Esto hace que la personalización sea simple y directa. Crear por ejemplo cartas con contenidos individuales y
diseños específicos se convierte en una tarea sencilla. Se ajusta perfectamente a los sistemas heredados y a las
tecnologías actuales.
A partir de un conjunto de herramientas para impresión, web, correo electrónico y texto con rutina de entrega
dinámica basada en preferencias, la impresión de dato variable facilita la forma de trabajo, convirtiéndolo en
un incomparable puente entre sistemas.
Incluir impresión con dato variable en los procesos de negocio y automatización de la comunicación ofrece
libertad a la hora de utilizar los datos en la forma que la empresa decida.
Automatice de forma sencilla las tareas repetitivas y los flujos de trabajo
Todos los procesos relacionados con los documentos de la empresa pueden ser automatizados.
Algunas condiciones específicas pueden fácilmente configurarse para iniciar acciones, tales como la creación,
distribución y archivado de documentos.
4

15
SOLICITA UNA
AUDITORÍA GRATIS
Personalización: Personalizar cualquier
documento para que sea único. Los datos
variables que necesites y en el número de
ejemplares que precises.
Series progresivas: Idóneo para tickets
y entradas. Permite imprimir un documento
empezando por una cifra y aumentando el
número de forma progresiva con las indicaciones
que se necesites
Confidencialidad: Todos los datos (nombres,
direcciones postales...) se tratarán con máxima
confidencialidad y seguridad.
Eficacia y eficiencia: Obtén el máximo
rendimiento utilizando un mínimo de recursos,
consiguiendo el resultado deseado.
Funcionalidades
Procesa los trabajos de impresión de
datos variables de 2 a 50 veces más
rápido que con otros controladores
digitales (DFEs)
Interpreta correctamente elementos
sobreimpresos y transparentes
Almacena, revisa y reutilice objetos
procesados para eliminar frenos en la
producción
Selecciona el programa y el idioma de
creación de impresión de datos variables
que funciona mejor para tus necesidades
de flujo de trabajo
Beneficios

16
SOLICITA UNA
AUDITORÍA GRATIS
AUTOMATIZACIÓN DE LA
FACTURACIÓN DE PROVEEDORES:
OPTIMIZA LOS TIEMPOS EN
LA GESTIÓN DE PAGOS A
PROVEEDORES
Una eficiente gestión de la tesorería es una de las claves del éxito de cualquier empresa. No contar con
un proceso de facturación eficaz, rápido y dinámico puede provocar una pérdida de credibilidad ante tus
proveedores.
Los sistemas tradicionales de gestión de la facturación de proveedores consumen importantes recursos de
gestión, tanto humanos como técnicos, afectando directamente a la eficiencia de los procesos de negocio y a
los resultados de la compañía.
Nuestra solución para la digitalización de facturas de proveedores simplifica los procesos de entrada de
facturas de compra, reduciendo el tiempo necesario y los posibles errores de procesar las facturas de papel
manualmente. Convierte tu área de gestión de tesorería en un punto fuerte de tu compañía, automatizando este
tedioso proceso, aportando eficacia y eficiencia.
Gestiona de manera autonóma la recepción y tramitación de cualquier
factura, integrándose perfectamente en tu BPM (ERP, CRM,etc.)
La solución para el tratamiento y gestión automatizada de facturas de proveedores consiste en un potente OCR
inteligente (iOCR), mediante el cual los datos fundamentales de las facturas de sus proveedores son extraídos
de manera automática e incluidos en su ERP.
Un iOCR es un sistema óptico inteligente de reconocimiento de caracteres. Esta tecnología permite reconocer
los datos de cualquier tipo de documento sin necesidad de plantillas predefinidas.
Por ejemplo, cuando recibas una factura de un nuevo proveedor, el sistema es capaz de
reconocer los datos de la factura (total, base imponible, IVA, CIF, etc…) sin necesidad de
indicar previamente donde se encuentran.
5

17
SOLICITA UNA
AUDITORÍA GRATIS
Captura de documentos: Los documentos
se podrán capturar de manera automática a través
de carpetas calientes.
Reconocimiento y captura automáticos:
El sistema está preparado para reconocer y
capturar los datos básicos de cualquier factura
de proveedor, independientemente de donde se
encuentre la información dentro del documento.
Validación de datos: La aplicación realiza una
serie de validaciones internas para confirmar que
la información es correcta, como, por ejemplo,
formatos (fecha, numérico, letras y números) o
importes (que los cálculos matemáticos entre
base, IVA y total, cuadren).
Funcionalidades
Asociación de documentos
relacionados: De manera sencilla, es
posible tener asociados y clasificados todos los
documentos que intervienen en la gestión.
Diseño y automatización del proceso
de validación: La solución de automatización
de procesos de pago cuenta con una
herramienta de diseño de procesos, por lo que
podrás configurarla a tu medida. Además, este
proceso automatizará gran parte de la gestión.
Generación de pre-asiento contable:
Con toda la información recogida, la herramienta
proporcionará un fichero con todos los datos
preparado para ser integrado en cualquier ERP.

18
SOLICITA UNA
AUDITORÍA GRATIS
Rápida implementación: La aplicación está
funcionando en 48 horas
Eficiencia de procesos: Simplifica y reduce
los recursos necesarios para la gestión de
facturas.
Optimización: Evita errores humanos en la
trasnscripción de los datos de la factura y retrasos
innecesarios.
Incremento en la seguridad: Elimina las
pérdidas de documentación en el momento en
que se incluyen en la herramienta, manteniendo
también la confidencialidad de todos los datos.
Beneficios
Control y seguimiento: Podrás saber en
todo momento en qué punto del ﬂujo de trabajo
se encuentra cada documento y quién lo está
gestionando.
Sencillez: Simplifica la asignación de
documentos a distintas divisiones, áreas o
departamentos, así como la tramitación de las
aprobaciones.
Mejora el trato con el proveedor:
Enriquece la relación con tus proveedores,
reduciendo los tiempos de ejecución
de tus procesos y automatizando el
lanzamiento de distintas notificaciones.

19
SOLICITA UNA
AUDITORÍA GRATIS
BUSINESS PROCESS
MANAGEMENT: AUTOMATIZA
Y SIMPLIFICA TU PROCESO DE
NEGOCIO
Conocer, controlar y automatizar los procesos internos de negocio es uno de los principales ejes competitivos
para cualquier compañía. A través de la implantación de soluciones de Business Process Management (BPM),
tendrás la perfecta combinación entre la gestión de negocios con tecnología de la información.
A través del método BPM, podrás realizar un control exhaustivo de todas las actividades de tu empresa, definiendo
y controlando cada etapa y tarea a realizar. De esta manera, podrás hacer más productivos y eficientes cada una
de las áreas de tu compañía.
Haz que tu equipo trabaje totalmente sincronizado, para así lograr todos los objetivos de negocio planteados.
Haz que tu equipo trabaje totalmente sincronizado, para así lograr todos
los objetivos de negocio planteados
Nuestra solución BPM es la manera perfecta para gestionar toda la documentación y procesos de tu empresa de
manera eficaz, y sobre todo, inteligente.
6
Implementando
BPM tendrás
la perfecta
combinación
entre gestión
de negocio con
tecnologías de
la información

20
SOLICITA UNA
AUDITORÍA GRATIS
Gestión documental evolucionada y en
movilidad: Un repositorio seguro de la gestión
documental empresarial, donde las búsquedas
de información son rápidas y eficientes. Facilita
el trabajo de los equipos y elimina los silos de
información en las empresas.
Integración y automatizaciones:
El procesado automático permite realizar tareas
repetitivas de una manera más eficiente, y así
crear un entorno de trabajo digital más sólido y
consistente. Captura información desde múltiples
entradas y realiza la extracción de la información
para exportarla a otros sistemas, con los que se
integra de manera sencilla.
Gestión de procesos de negocio: Diseño
y gestión de los procesos de negocio para
facilitar la mejora continua en el desempeño y
optimización de la actividad del negocio. Dispone
de una interfaz sencilla de diseño y modelado de
procesos con capacidad de toma de decisión. Da
visibilidad sobre los procesos y ayuda a eliminar
cuellos de botella.
Beneficios
Aumenta la satisfación de tus clientes
Aumenta la productividad
Optimiza la eficiencia
Reduce costes y tiempo
Expande las oportunidades de negocio
Acelera la finalización de las tareas
Toma las mejores decisiones
Mejora la comunicación interna
Funcionalidades

21
SOLICITA UNA
AUDITORÍA GRATIS
DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA:
LEGALIDAD Y FUNCIONALIDAD DE
TUS DOCUMENTOS
Eliminar de manera permanente, definitiva y con plena validez legal tus facturas y otros documentos ahora es
posible gracias a nuestra solución de digitalización certificada de facturas.
Este proceso, para que sea totalmente válido, debe ser tramitado a través de una herramienta que esté
homologada por la Agencia Tributaria.
Gracias a este tecnología homologada, podrás garantizar la perdurabilidad y la suficiencia del resultado del
proceso de digitalización, además de asegurar el acceso completo a la información archivada.
Nuestro software de digitalización certificada es una herramienta
mediante la cual podrás emitir y recibir facturas electrónicas, válida para
trabajar en todo el territorio nacional.
• Ahorrar tiempo: La digitalización certificada proporciona un ahorro general del tiempo empleado en
la gestión documental.
• Disminución de costes: El grupo de expertos de la Comisión Europea de Normalización valoró los
ahorros en más de 20 € por factura contemplando todos los costes directos y tiempos asociados.
• Ahorro en material de archivo: La eliminación del archivo físico es uno de los beneficios más
llamativos de la digitalización certificada.
• Incremento de la productividad: El personal encargado de tratar con la documentación de la
empresa verá cómo se agiliza enormemente su proceso de trabajo gracias a la digitalización.
Eliminar
las facturas de papel
definitivamente es posible con la
digitalización certificada
7

22
SOLICITA UNA
AUDITORÍA GRATIS
Módulo de digitalización masiva
Módulo importación de facturación
inmediata
Módulo de contabilización automática de
facturas de cualquier contabilidad
Módulo multiempresa
Módulo de exportación automática de
facturas a los sistemas de gestión
Módulo de adeudos domicialiados
Módulo de envío desasistido de
facturación emitidas a clientes
Módulo de sincronización con ERP
Aumento de la productividad: Esta
herramienta posibilita la búsqueda inmediata de
facturas (tanto emitidas como recibidas) a todo
aquel que tenga el permiso correspondiente,
independientemente de donde esté y sin moverse
de su puesto de trabajo.
Integrable con cualquier herramienta:
Especialmente adecuado para la integración con
otras aplicaciones por su transparencia, mínima
intrusión en los procesos ya establecidos en la
empresa y rápida puesta en marcha.
Optimiza el espacio físico de la
oficina: Debido a la supresión del papel, ya
no será necesario contar con grandes espacios
dedicados al archivo de facturas o documentos
Beneficios Funcionalidades

23
SOLICITA UNA
AUDITORÍA GRATIS
Mejore la eficiencia de la
transformación de documentos
en información electrónica
estructurada con nuestro IOCR
IOCR: DIGITALIZA CUALQUIER
DOCUMENTO E INCLÚYELO EN
TUS PROCESOS DOCUMENTALES
Nuestro IOCR es un paquete de aplicaciones que mejora la eficiencia de la transformación de documentos en
información electrónica estructurada, preparado para incorporarse a los procesos de negocio.
Los procesos manuales de clasificación de documentos y entrada de datos son caros y proclives a los errores.
Al sustituirlos por la clasificación, separación y extracción aumentarás la velocidad de procesamiento de la
información y optimizarás los costes operativos ligados al documento. Para tu empresa eso significa un servicio
al cliente más rápido, una mayor rentabilidad y un menor riesgo de incumplimiento.
Nuestro IOCR ofrece tecnologías de reconocimiento inteligente
de documentos que pueden clasificar, separar y extraer cualquier
documento, sin importar su tipo, contenido o formato, de forma que
podrás aprovechar una solución individual para todos los documentos y
procesos de negocio de toda la empresa
• Procesamiento de facturas
• Departamento de correspondencia digital
• Procesamiento de pedidos de ventas
• Digitalización para archivo
• Separación / identificación de documentos
8

24
SOLICITA UNA
AUDITORÍA GRATIS
La tecnología más potente y el plazo
de retorno de la inversión más corto.
Nuestro IOCR es soportado por las
tecnologías de clasificación, separación
y extracción basadas en el aprendizaje
de los sistemas líderes del mundo.
Datos de gran precisión
para impulsar su negocio
Rápido y escalable para
gestionar cualquier volumen
Aproveche los equipos de trabajo
separados físicamente con
interfaces basados en navegadores
Soporte de idiomas sin igual
Velocidad: Nuestro IOCR reduce el tiempo
de procesamiento de documentos en un 80%,
además de ahorrar tiempo, reduce los errores de
la digitación manual.
Reducción de costes: Adicionalmente al
coste por empleado digitalizando información
o tratando de encontrarla, ahorrarás costes
en impresión, copias, y gastos de envió de
documentos.
Centraliza todos tus documentos:
e información en cualquier formato,
fax, e-mail, documentos escaneados,
documentos electrónicos, etc.
Beneficios Funcionalidades

25
SOLICITA UNA
AUDITORÍA GRATIS
Ricopia te ayuda en tu transformación digital,
ofreciéndote soluciones para digitalizar y optimizar
los procesos de gestión de documentos de tu
empresa, así como en la gestión y concienciación
del cambio dentro de tu organización.
¿Por qué con nosotros?

91 802 30 65 www.ricopia.com/
Sobre Ricopia Technologies
Nuestros 30 años de historia como distribuidor Ricoh nos han hecho crecer y evolucionar
en el sector, hasta atender a más de 3000 clientes a lo largo de nuestra historia. Cada
día nos esforzamos y trabajamos de forma dedicada para continuar siendo líderes como
distribuidores Ricoh en la Comunidad de Madrid.
Además, realizando siempre nuestra actividad con una alta exigencia en cuanto a calidad,
lo que nos ha permitido mantener durante siete años consecutivos el sello “Madrid
Excelente” entre otras certificaciones.
En Ricopia queremos ayudarte a evolucionar con la digitalización y automatización de los
procesos de gestión de tus documentos, aportándote la experiencia y profesionalidad de
más de 30 años de trabajo en el sector.
Con más de 100 profesionales a tu lado y de la mano las tecnologías más potentes del
mercado.
SOLICITA UNA
AUDITORÍA GRATIS
www.ricopia.com

Ebook "8 procesos manuales de tu empresa que deberías hacer de forma automatizada"

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

Último

Último (11)

Destacado

Destacado (20)

Ebook "8 procesos manuales de tu empresa que deberías hacer de forma automatizada"