Descubre en nuestra guía cómo conectar tu impresora a tus cuentas de almacenamiento en la nube, cómo configurar impresiones seguras para que nadie pueda recoger tus documentos de la impresora o aprende a gestionar y limitar el uso que hacen los usuarios de tu empresa del equipo para ahorrar costes. También conocerás el modo de automatizar las gestiones que realizas con el equipo para hacerlo a toque de botón o cómo imprimir cualquier documento o imagen desde tu propio smartphone o tablet, estés donde estés y sin necesidad de cables.

1. GUÍA
PRÁCTICA
consejos
y trucos
10 tips para aprovechar al
máximo tu equipo de
impresión RICOH

2. Parece algo obvio, un equipo de impresión tiene una serie de
funcionalidades básicas: imprimir, fotocopiar, escanear y, en
ocasiones, enviar y recibir fax.
Hasta hace un tiempo era impensable que pudiera ir más allá
de esto, sin embargo los equipos multifuncionales han
evolucionado notablemente en los últimos años hasta
convertirse en una tecnología clave de cualquier espacio de
trabajo. No solo incluyen nuevas funciones que complementan
su funcionamiento común y que agilizan tus tareas del día
a día, si no que además la forma de realizarlas también ha
cambiado aportando un valor añadido a la impresión.
Los sistemas de RICOH añaden las últimas tecnologías a sus
equipos para dotarles de inteligencia y permitir al usuario
disfrutar de un uso mucho más intuitivo, automatizado y
eficiente de la impresora. Por ello las multifuncionales
evolucionan hacía un sistema colaborativo más adaptado a las
nuevas necesidades de los espacios digitales de trabajo de
nuestros días. Sin embargo, ¿cuál es el problema que se da
en muchas ocasiones? Que el usuario desconoce el
potencial de su equipo y no aprovecha todo el abanico de
oportunidades que ofrecen los multifuncionales RICOH para
mejorar sus flujos de trabajo. La falta de tiempo, la carga de
trabajo del día a día o la resistencia al cambio nos impide
fijarnos en todo lo que podríamos ahorrar tanto en tiempo
como en costes si aprovecháramos todas las novedosas
funcionalidades que ofrecen estos equipos.
introducción0
1
Tu
multifuncional
no solo
imprime!!!!
Contenido
- p1 -
introducción
- p3 -
RICOH smart integration
- p5 -
impresión desde móvil
- p7-
impresión desde USB
- p8 -
personalización del panel
- p9 -
app’s
- p12 -
control de permisos
- p13 -
escáner inteligente
- p15 -
impresiones especiales
- p17 -
document server
- p19 -
control remoto

3. Deja de perder el tiempo y el
dinero, exprime al máximo tu
equipo de impresión RICOH.
Para ello hemos elaborado esta sencilla guía en la que
podrás conocer las 10 cosas más interesantes que puedes
hacer con tu impresora.
De forma fácil te mostramos como configurarlas y ponerlas en
marcha, sin complicaciones gracias al intuitivo panel táctil
del equipo. Desde el primer día estarás agilizando tu trabajo
en la oficina y automatizando tareas rutinarias que te
ayudarán a ser más eficiente y productivo en tu puesto.
Descubre en nuestra guía:
Cómo conectar tu impresora a tus cuentas de
almacenamiento en la nube
Cómo configurar impresiones seguras para que nadie
pueda recoger tus documentos de la impresora
Aprende a gestionar y limitar el uso que hacen los usuarios
de tu empresa del equipo para ahorrar costes.
Conocerás el modo de automatizar las gestiones que
realizas con el equipo para hacerlo a toque de botón
Cómo imprimir cualquier documento o imagen
desde tu propio smartphone o tablet, estés donde
estés y sin necesidad de cables.
Aprovecha al máximo todas las
funcionalidades que los equipos
RICOH tienen para ayudarte en tu
día a día
2

4. La capacidad de conectar nuestros dispositivos personales y
profesionales a la nube ha cambiado nuestro día a día. RICOH,
por ello, presenta una de sus grandes novedades en
materia de equipos de impresión, una plataforma que
ofrece integración de flujos de trabajo y aplicaciones
en la nube.
Con el lanzamiento de los nuevos equipos de la gama IM
C2000-6000, la conectividad de tu impresora aumenta, ya
que incluyen de serie RICOH Smart Integration.
Las nuevas impresoras multifuncionales incluyen sencillas
aplicaciones que conectan tu equipo RICOH con los más
importantes servicios externos situados en la nube para que
puedas acceder al momento y desde la propia máquina a la
información importante, lista para utilizarla y compartirla con
quién necesites.
Nunca antes gestionar la documentación que pasa por tu
impresora había sido tan sencillo y ágil. No solo podrás utilizar
las funcionalidades que ya conoces de tu equipo, como el
escáner a e-mail o a USB, si no que ahora también podrás
conectarte con tu nube personal.
Accede desde el equipo a tu
cuenta de Dropbox, Google Drive
u Office 365 e imprime, copia o
escanea la documentación que
necesites. Así de sencillo, a través
del Smart Operation Panel de
última generación de los equipos
RICOH.
3
RICOH smart
integration01
conexión con la nube

5. ¿Qué tareas puedo hacer en la
nube gracias a RICOH Smart
Integration?
Hablamos anteriormente de las ventajas y beneficios para los
usuarios de trabajar con tecnología conectada a la nube, y
determinábamos el importante aumento de la eficiencia. En
las empresas, una de las problemáticas que más ocupan el
tiempo de los trabajadores es la gestión documental. Con
soluciones como el RICOH Smart Operation puedes agilizar y
simplificar el uso que hacer de las funciones de la
impresora. Por ejemplo, podrás:
Convertir tus documentos en papel en formatos
digitales editables: escanea cualquier documento y
podrás transformarlo en un archivo editable para que
puedas modificar su contenido. Convierte un papel en un
documento con formato office.
Reducir tus costes de oficina, impresión y papel:
gracias a las posibilidades de conectividad ahorras tiempo y
dinero en la gestión documental de tus documentos. Esto
te permitirá también ser más sostenible con el medio
ambiente, reduciendo el consumo energético y de papel.
Imprimir documentos almacenados en la nube sin
servidores de IT: en el propio multifuncional podrás
conectarte con tu cuenta de Dropbox, Google Drive u Office
365 y seleccionar los archivos que deseas imprimir, sin
necesidad de enviarlos desde ningún dispositivo. También
podrás almacenar los trabajos escaneados en tu nube al
instante para ganar efectividad y seguridad.
Automatizar los flujos de trabajo diarios para
trabajar de forma más inteligente, rápida y rentable: podrás
configurar accesos directos a tus ubicaciones en la nube en
base a tus tareas más recurrentes. Por ejemplo, un acceso
directo para que cada vez que escanees un archivo se
guarde automáticamente en la ruta determinada para ese
proyecto.
Beneficios de conectar tu
equipos de impresión a la
nube
4
Gran parte de las herramientas y a aplicaciones
de los nuevos espacios de trabajo digitales de las
empresas de nuestros días se encuentran en la
nube. El Cloud Computing es la tecnología que
nos permite tener todos nuestros archivos e
información en Internet, sin preocuparnos por
poseer la capacidad suficiente en nuestros
dispositivos o servidores para almacenar toda la
información que gestionamos. En los procesos
de transformación digital de las empresas, contar
con este tipo de soluciones en la nube es un
factor clave para alcanzar con éxito la eficiencia
y productividad que asegure la competitividad en
el mercado de cualquier negocio.
Son muchos los beneficios de trabajar con
aplicaciones en la nube, y por ende con
dispositivos que se conectan a estas, aunque
podríamos destacar como ventajas principales:
Reducción de costes
Aumento de la seguridad
Evitar problemas de almacenamiento
Mayor rapidez en la gestión del trabajo
Información a tiempo real siempre
actualizada
Disponibilidad 24/7
Flexibilidad de acceso a la información,
estés donde estés
Reducción de la dependencia del
personal de IT

6. Seguro que en varias ocasiones has querido imprimir un
documento o una imagen que tenías almacenada en tu móvil
o tablet, pero para hacerlo el proceso de complicaba. Pasar ese
archivo al ordenador, encenderlo, mandarlo a imprimir al
equipo… Una pérdida de tiempo que en ocasiones hace que
directamente dejemos de hacerlo.
Esos tiempos se terminaron gracias a la llegada de la
conectividad móvil de los equipos RICOH. Lleva la oficina
en tu propio bolsillo gracias al software inteligente que te
permite imprimir y compartir documentos con facilidad
directamente desde tu dispositivo móvil.
La nueva generación de tecnología inteligente de RICOH está
diseñada para lograr entornos de oficina flexibles y
prácticas de trabajo remotas. Esto te ofrece una mejora de
la conectividad y el acceso a tu infraestructura de impresión y
documentos sin necesidad de una integración costosa, y
permite el intercambio de documentos desde una amplia
gama de dispositivos inteligentes.
Acceso ágil y seguro a tu
impresora desde el móvil
La tecnología de los sistemas de impresión RICOH ofrece a los
empleados de las empresas la libertad de movimiento de
trabajar desde donde lo necesiten, estén o no estén
físicamente en la oficina. Gracias a la aplicación Smart Device
Connector, podrás conectar tu dispositivo móvil (smartphone
o tablet) de manera cómoda y sencilla a tu dispositivo RICOH
mediante NFC, Bluetooth o un código QR, sin necesidad de
registros ni de conectarse a la red de la empresa.
Los derechos de acceso se controlan mediante protocolos
de autenticación inteligentes y seguros que proporcionan a los
empleados los mismos privilegios y las mismas funciones en
todos tus dispositivos de RICOH, estén en la oficina habitual o
en otra.
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impresión
desde móvil02

7. Imprime, escanea y
comparte tus documentos
desde cualquier
dispositivo
Utiliza la impresora desde tu móvil y ahorra tiempo en tus
gestiones. Con aplicaciones como RICOH Smart Device
Print&Scan y RICOH myPrint podrás convertir tu dispositivo
inteligente en una estación móvil de entrada y salida de
documentos e imágenes.
Ahora, podrás imprimir de forma sencilla una amplia variedad
de tipos de archivos directamente desde tu teléfono móvil o
tablet y, recopilar imágenes escaneadas al instante.
Utilizar las funcionalidades principales de la impresora
desde tu móvil nunca antes había sido tan fácil con las
app's gratuitas de RICOH, disponibles para Android e iOS.
Conéctate también a tus
propias aplicaciones de
impresión móvil
Los equipos RICOH permiten, también, que tus empleados
puedan continuar trabajando con las aplicaciones de impresión
que ya conocen en sus ámbitos personales.
Permite la conexión con otras plataformas como
AirPrint y Google Cloud Print, así como otras aplicaciones
de iOS y Android. Las impresoras multifuncionales se conectan
sin problemas con el dispositivo a través de estas herramientas
sin necesidad de instalaciones, registros ni controladores
adicionales.
Permite a tus empleados elegir el modo en el que
prefieren trabajar, de manera que tu negocio consiga
la máxima eficiencia en sus procesos internos.
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8. Puedes conectar directamente a los equipos de impresión
RICOH tanto un pen drive (USB) como una tarjeta de
almacenamiento SD. Si estás trabajando con un
documento en el ordenador de alguien que no está conectado
a la impresora, puedes imprimir de forma rápida copiando ese
archivo a un dispositivo de almacenamiento y obtener tu
trabajo en cuestión de segundos.
¿Cómo imprimir desde un dispositivo de almacenamiento?
Inserta el dispositivo de memoria en la ranura de medios.
Pulsa la tecla [Inicio] en la esquina superior izquierda del
panel de mandos y, a continuación, pulsa el icono
[Impresora] en la pantalla [Inicio].
Pulsa [Imprimir desde dispositivo memoria].
Selecciona el dispositivo de memoria que contenga el
archivo que deseas imprimir. Puedes seleccionar
simultáneamente varios archivos del mismo tipo en la
carpeta actual. Para imprimir un archivo PDF protegido por
contraseña, pulsa [Intr. contras.], y luego introduce la
contraseña.
Pulsa [Ajustes detallados] para configurar los ajustes
detallados de impresión.
Pulsa [Iniciar impr.] o la tecla [Inicio] para iniciar la impresión.
Cuando hayas terminado la impresión, pulsa [Volver a
pant.selec.disp].
Retira el dispositivo de memoria.
Si prefieres ver las instrucciones de impresión desde USB y
tarjeta SD en vídeo puedes hacerlo haciendo clic aquí.
Recuerda siempre utilizar dispositivos extraíbles de
calidad y hacerlo con seguridad, teniendo la certeza de
que no contengan virus ni archivos dañados que
puedan impedir el correcto funcionamiento de tu
sistema multifuncional RICOH.
7
impresión
desde USB03

9. Cada persona es un mundo y, por ende, tiene un modo de
trabajar e interactuar con las herramientas que la empresa
pone a su alcance.
La impresora siempre es un elemento clave en cualquier
oficina, pero no todos los usuarios tienen la misma soltura con
el equipo ni utilizan las mismas funcionalidades. Por ello, los
equipos RICOH incorporan como panel de control el Smart
Operation Panel, una pantalla táctil intuitiva para
simplificar las tareas cotidianas que el propio usuario
puede personalizar a su gusto y necesidades.
Con la misma facilidad que controlamos nuestros teléfonos
móviles o tablets, podrás manejar todas las funciones del
equipo y realizar tareas de forma rápida y cómoda desde el
panel de control inteligente.
Accede de manera personalizada por usuario a las
configuraciones más comunes de tu equipo o cambia el
diseño de tu panel de control para simplificar el uso. Elige entre
múltiples interfaces de usuario y personalizar la apariencia
para satisfacer tus preferencias.
Personalizable para lograr
una mayor eficiencia
Acelera el funcionamiento y aumenta la eficiencia de los
usuarios del equipo con la personalización del panel para que
se adapte a sus necesidades concretas.
¿Cómo hacerlo? Simplemente arrastra y suelta los iconos
para cambiar la posición de las aplicaciones en la
pantalla de inicio, tal y como lo haces en tu móvil.
Puedes también añadir un fondo de escritorio, personalizar los
colores, la forma, la posición y el texto de los botones.
Cada persona puede poner a su gusto su panel de control para
que la experiencia de usuario sea lo más cómoda y sencilla
posible.
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personalización
del panel
04
Selecciona el tipo de
interfaz que más fácil te
resulte
Define la interfaz de usuario que prefieras tener
con tu usuario para que el Smart Operation Panel
tenga exactamente el aspecto que deseas.
Ahorra tiempo al mostrar las funciones más
utilizadas con mayor frecuencia en la interfaz
de usuario: copia rápida, escaneo rápido y fax
rápido. O si lo prefieres configura la interfaz de
usuario tradicional de los antiguos
sistemas de impresión, que incluye todas las
funciones tradicionales de los equipos RICOH
como la copia, impresión, fax y Document Server.
Los complementos que
más te gusten, tú decides
Añade los widgets a tu pantalla que
prefieras para tener a simple vista los medidores
que prefieras: nivel de consumo de tóner, fecha y
hora, app's instaladas en la pantalla o cambio de
idioma, entre otros. Una forma más de
personalizar el panel de navegación para
que utilizar tu equipo inteligente RICOH se cada
vez más sencillo.

10. Al igual que en los teléfonos móviles, los equipos
multifuncionales de RICOH incorporan la posibilidad de incluir
nuevas funcionalidades descargando app's en el panel
de control.
Smart Application Site, el market de RICOH, permite
incorporar aplicaciones a tu impresora multifuncional que te
ayuda a simplificar tus procesos cotidianos y sacar el
máximo partido a la inversión del equipo.
A través de este espacio de descarga de aplicaciones que
encontrarás en el Smart Operation Panel de RICOH, podrás
instalar, desinstalar y actualizar aplicaciones tú
mismo de forma sencilla y rápida. No necesitas ayuda
adicional: igual de intuitivo que lo haces en tu propio
móvil.
Las aplicaciones de RICOH están diseñadas para necesidades
profesionales específicas y te ayudan a optimizar el flujo de
trabajo.
Simplemente, descarga las aplicaciones que desees y
personaliza la interfaz de usuario de la impresora
multifuncional.
Dotarás al equipo de un uso más
allá del meramente común, y
podrás automatizar algunas
gestiones internas sin necesidad
de invertir en nueva tecnología o
herramientas.
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app’s05

11. App's destacadas para tu equipo
de impresión RICOH
10
Valija digital: Gracias a la App de Valija
Digital de RICOH podrás eliminar el
sobre de valija tradicional,
escaneando la documentación con un
certificado digital desde el equipo RICOH y
con confirmación de entrega,
garantizando la inmutabilidad del
documento. ver vídeo
RICOH Expense Manager: RICOH utiliza
la primera plataforma homologada
por la Agencia Tributaria para la
gestión de gastos de viaje, lo que permite
la eliminación del papel con todas las
garantías legales. Además, su sistema de
lectura automática (OCR) suprime las
tareas manuales para controlar el fraude y
aumentar la productividad del documento.
ver vídeo.
@copy: una innovadora app, integrada en
los equipos multifuncionales de RICOH
que permite generar copias
electrónicas de documentos en
papel con la misma validez legal que el
documento original. De esta forma, se
elimina el papel de los procesos de
tramitación y gestión documental desde el
primer momento, permitiendo sacar el
máximo rendimiento a las inversiones
realizadas para migrar hacia una
Administración Electrónica. ver vídeo
Seguridad y Salud: Un acceso ágil a
toda la información actualizada para
cualquier situación de emergencia o la
documentación de prevención de
riesgos laborales asociada a todos los
puestos de trabajo de la empresa. ver vídeo
Encuestas: Preguntas abiertas, cerradas
y de satisfacción desde cualquier
ubicación o delegación de la empresa, con
la opción de adjuntar comentarios y ver los
resultados. Planifica acciones gracias al
feedback recibido, y todo desde tu
impresora multifuncional.ver vídeo
Registro de visitas: Facilita el
registro de manera autónoma entre los
visitantes de tu empresa. Además, da a
conocer las normas de seguridad de tu
empresa y cumpliendo con la norma ISO
27001 y garantiza el cumplimiento de
LOPD y GDPR. ver vídeo
Ayudante de conferencias: La app
'Ayudante de conferencias' de RICOH
simplifica y agiliza el proceso de creación
de materiales de soporte para
conferencias y eventos. Sigue las
instrucciones en pantalla y utiliza las
funciones de copia avanzadas para
asegurar que los documentos
importantes tienen el tamaño correcto,
formato y orientación para el uso
previsto. ver vídeo

12. Mantener la seguridad de los documentos y archivos que
pasan por nuestros equipos de impresión es una de las
máximas que siempre nos planteamos.
La impresora, en cualquier empresa, puede ser un punto de
fuga de información muy importante, teniendo en cuenta
que los trabajadores pueden enviarse a sus e-mail, reproducir,
escanear o fotocopiar información importante y confidencial
de la compañía de manera ilícita.
Aunque a priori es algo difícil de controlar, gracias a la
funcionalidad avanzada de seguridad de control de
permisos por usuarios de los equipos RICOH podrás
mantener bajo control estas situaciones, así como llevar un
mayor seguimiento del uso que realizan los usuarios de las
máquinas.
Autenticación de usuarios: define
cómo utilizarán el equipo de
impresión tus empleados
La “autenticación del usuario” es un sistema que reconoce a
los usuarios y les concede privilegios para usar la
máquina. Es necesario introducir un texto arbitrario en la
máquina, el nombre de usuario de inicio de sesión o la
contraseña para autenticar al usuario. La autenticación del
usuario evita que usuarios no autorizados usen la máquina. Es
útil a la hora de gestionar y analizar el uso de la
máquina respecto al usuario, el tiempo de uso y la
frecuencia.
Activación de código de usuario
La autenticación se lleva a cabo con un código de usuario de
ocho dígitos. Al especificar la autenticación con el código de
usuario, la máquina te pedirá que introduzcas el código
para poder usarla.
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control de
permisos06

13. Varios usuarios pueden usar el mismo código. También es
posible realizar la autenticación de usuario con el nombre de
usuario y la contraseña de inicio de sesión registrados en
la libreta de direcciones de la máquina.
Pasos para configurar las
funcionalidades
Inicia sesión como administrador de la máquina desde el
panel de mandos.
En la pantalla de inicio, pulsa [Configuración].
Pulsa [Características máquina] en la pantalla Ajustes.
Pulsa la pestaña [Ajustes del sistema] - [Herramientas
admin.] - [Gestión de autenticación de usuario] para
ver la pantalla de ajustes de la gestión de la autenticación de
usuarios.
Pulsa "Autent. cód. usu" y selecciona las funciones que
quieras restringir.
Pulsa [OK] para ver el mensaje de confirmación. Ya tendrás
configurado el código de usuario de forma automática.
Ventajas de utilizar el control de
permisos por usuarios
Control del uso de las funciones del equipo sobre usuarios
y departamentos
Ahorro de costes controlando las impresiones y el uso de
color
Incremento de seguridad
Facilidad de uso y mantenimiento
Especialmente importante con contratos, documentos
financieros, jurídicos...
Integridad de los equipos y la red
Impresión directa y segura de PDF
Limita la producción y protege la información
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14. Los nuevos equipos de la serie IMC de RICOH incluyen
numerosas novedades tanto a nivel de funcionalidades como
de conectividad.
Una de las funciones del sistema multifuncional IM más
interesante y que aportará un gran rendimiento a tus trabajos,
son todas las mejoras en el escáner. Sus características
permiten la digitalización de documentos de una forma mucho
más eficiente y con una mayor calidad, evitando tareas
derivadas para el tratamiento de esos archivos.
El escáner inteligente de las impresoras multifuncionales
RICOH hará que tus tareas de escaneado puedan
comenzar y finalizar en el equipo. Es decir, no tendrás que
maquetar, editar o manipular ese archivo posteriormente con
otro tipo de software para conseguir el documento que
necesitas (por ejemplo, para eliminar páginas en blanco,
mejorar la calidad de los colores, etc).
Digitalización de documentos
ágil y con máxima calidad
Algunas de las novedades más importantes de la
funcionalidad de escáner inteligente que puedes
disfrutar con tus equipos RICOH son:
Consigue una alta calidad de imagen en cada
escaneado: con una resolución de hasta 1200x1200 ppp
gracias al nuevo sensor de imagen CMOS.
Modo de escaneo y copia de materiales brillantes:
captura con gran resolución los brillos de cualquier tipo de
material sin borrones ni destellos.
Nuevo sistema de compresión de imagen a JPEG, TIFF
y PDF: consigue un menor peso en los archivos eligiendo el
formato que más te interese en cada momento.
Configúralo desde el propio panel de control del equipo y
obtén la imagen tal y como la necesitas sin renunciar a una
alta calidad de escaneado.
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escáner
inteligente07

15. Escáner de doble cara de una sola pasada (SPDF):
digitaliza tus documentos a una gran velocidad sin
necesidad de que la máquina de la vuelta al papel,
consiguiendo velocidades de hasta 120 ipm 1 cara y 240ipm
doble cara.
Sistema de detección para prevenir el escaneo de 2
hojas simultáneas: para prever errores en la digitalización
del documento u hojas perdidas.
Incluyen accesorio para escanear papel pequeño en
el escáner SPDF: ningún formato, por muy pequeño que
sea, se quedará sin digitalizar con los nuevos equipos
multifuncionales RICOH.
Escanea tus documentos y guárdalos directamente
en la nube: podrás configurar tu usuario para que todos
los documentos o imágenes que digitalices queden
directamente almacenados en tus cuentas de las
plataformas cloud de Google Drive, OneDrive o Dropbox.
De este modo evitarás tendrás que hacer copia de
seguridad posterior y tendrás todos tus archivos bajo
control.
Elimina de forma automática las páginas en blanco:
si tu documento a escanear tiene intercaladas hojas en
blanco, los equipos RICOH pueden eliminarlas sin necesidad
de OCR. De este modo evitas esos errores o saltos de
página innecesarios en tu versión final del archivo.
Escanea y envía el archivo directamente a e-mail,
carpeta, USB/SD, Smartphones y Tablet: gana
eficiencia y productividad en tus tareas del día a día al
digitalizar, mandando el archivo allá donde los necesites
directamente desde el equipo multifuncional.
Digitaliza DNI a toque de botón: sin errores ni
complicaciones. Con la APP que encontrarás en tu panel de
control, sigue las instrucciones de forma fácil para escanear
correctamente tu documento nacional de identidad
siempre que lo precises.
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16. A veces por comodidad, otras por desconocimiento, en la
mayoría de las ocasiones imprimimos nuestros documentos
con la configuración por defecto que nos marca el driver de
impresión. Sin embargo, los equipos multifuncionales
RICOH permiten elegir de forma sencilla otro tipo de
impresiones que en muchas ocasiones pueden ayudarnos a
ser más ágil o ganar en seguridad de la información que pasa
por la máquina.
Conocerlas te ayudará a elegir que tipo de impresión necesitas
en cada caso, y podrás configurarla de forma fácil desde
el driver de la herramienta desde la que envíes el archivo a
imprimir.
Ahorra costes, tiempo, gana seguridad, evita fugas de
información y mejora tus procesos internos conociendo los
tipos de impresiones especiales de los equipos RICOH. Te
contamos los más interesantes para tu negocio:
Impresión retenida
La aplicación permite enviar un documento al dispositivo
y que quede almacenado en la máquina hasta que el
usuario se identifique en el propio equipo mediante un
código de usuario. El archivo no se imprimirá directamente,
sino que esperará a que el usuario lo solicite delante de la
impresora.
Esta aplicación permite evitar el riesgo de pérdida de
documentos y la conglomeración de archivos en la bandeja
de entrada. Olvídate de buscar entre todas las copias tus
archivos o que alguien se lleve sin querer tus fotocopias con la
función de impresión retenida.
Impresión bloqueada
Se trata de un sistema idéntico al de impresión retenida, pero
en este caso la aplicación se complementa con la petición de
autentificación del usuario mediante una contraseña.
Un sistema que aporta mayor seguridad y confidencialidad a
sus documentos.
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impresiones
especiales08

17. Impresión directa de
PDF
Esta función permite imprimir documentos
PDF de forma rápida y sencilla, sin necesidad
de abrir el documento previamente.
Impresión programada
Esta función permite definir la hora a la que
se desea imprimir los documentos. De
este modo es posible programar los trabajos
de impresión largos para que se ejecuten
durante la noche o el fin de semana, y evitar así
molestias al resto de usuarios al mismo tiempo
que se reduce el tráfico de red.
Impresión de página
banner
Esta función permite imprimir una hoja al
principio del trabajo de impresión para
identificar a su autor. Esto ayuda a
identificar los trabajos en entornos muy
ajetreados y reduce el riesgo de perder o
duplicar trabajos.
Además, el archivo se elimina automáticamente tras la
impresión. Esta opción es ideal para esos casos en los que
debes imprimir documentación sensible o confidencial a
la que no te gustaría que nadie accediera como una nómina,
un justificante médico o una carta de baja.
Impresión de muestra
Este sistema permite imprimir automáticamente un
juego de copias de muestra para comprobar su correcta
configuración. Si la prueba es de su agrado, se selecciona el
número de juegos restantes y se imprime directamente. La
mejor forma de comprobar tus trabajos antes de imprimir
grandes lotes de papel que te ayudará a evitar el
desperdicio de hojas y a reducir el consumo de tóner.
Impresión Almacenada /
Almacenar e imprimir
Esta función permite almacenar archivos de uso
frecuente en tu equipo para realizar futuras reimpresiones
directamente desde el panel del dispositivo, sin necesidad del
PC. Cualquiera de estos documentos puede protegerse
mediante una contraseña. Para conocer más sobre este tipo
de función que ayudará a ahorrar tiempo en tus tareas de
impresión consulta la parte de esta guía dedicada a
Document Server.
Impresión Almacenada
Compartida
Esta aplicación facilita compartir los archivos
almacenados en el dispositivo con otros usuarios
registrados. Se trata de tener una carpeta compartida en el
Document Server con aquellos archivos comunes para varios
empleados que se impriman frecuentemente, especialmente
plantillas rellenables corporativas. Por ejemplo, una hoja
de gasto, una solicitud de compras, un justificante, etc.
16

18. En nuestro día a día en la oficina, todos tenemos documentos,
plantillas, formularios o archivos que imprimemos con
mayor frecuencia, incluso a veces varias veces cada
jornada.
Plantillas de gastos, justificantes, formularios de registro, etc.
Cada vez que necesitamos imprimir este tipo de documentos
debemos realizar el proceso de localizar el archivo en nuestro
ordenador, definir los patrones de impresión y lanzar el
documento a la impresora.
Con la funcionalidad de Document Server de los equipos
multifuncionales RICOH podrás acceder a esos documentos
más utilizados e imprimirlos en cuestión de segundos
desde el propio panel de control de la impresora.
Los documentos guardados en el servidor de documentos
se clasifican por carpetas. En la pantalla de inicio encontrarás el
botón Document Server y al pulsar se mostrará la lista de
carpetas en las que almacenes tus documentos comunes para
tenerlos siempre disponibles en la impresora.
¿Cómo almacenar mis
documentos frecuentes en la
impresora?
Puedes guardar en el disco duro documentos obtenidos
por escáner o archivos que manejes desde tu propio
ordenador. Cada tipo de archivo tendremos que almacenarlo
de un modo diferente.
Almacenar documentos
escaneados por la máquina en el
servidor de documentos
En la pantalla de inicio, pulsa [Document Server]
En la pantalla del servidor de documentos, pulsa [A
pantalla escaneo].
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document
server09

19. Especifica la carpeta para almacenar documentos, el
nombre del documento y otros ajustes. De este modo
crearás el archivo en el servidor y cómo identificarlo
Coloca el original en el escáner como si fueras a
realizar una copia
Especifica las condiciones de escaneo como, por
ejemplo, el color o el tamaño. Y pulsa INICIO.
Almacenar documentos del
ordenador en el servidor de
documentos de la impresora
Abrimos en nuestro ordenador el documento que
queremos almacenar en el Document Server
Visualiza la pantalla de ajustes del driver de impresora en
el menú de impresión de la aplicación.
Configura como si de una impresión normal se
tratase el tamaño de papel, etc.
Selecciona "Tipo de trabajo" y haz clic en [Detalles]. A
continuación selecciona Document Server.
Configura las opciones del Document Server para ubicar,
nombrar y guardar el archivo en la impresora.
ID usuario: el ID de usuario se muestra en el panel de
mandos para indicar quién es el propietario del
documento. Al introducir el ID de usuario, introduce un
máximo de ocho caracteres alfanuméricos de un byte.
Nombre archivo: de forma opcional, introduce el nombre
que se visualizará en el panel de mandos.
Contraseña: de forma opcional, puedes poner una
contraseña para imprimir un documento desde el panel
de mandos.
Número de carpeta: especifica el número de carpeta en
el Document Server. Si escribes 0, el documento se
almacenará en la carpeta compartida. Si se ha
especificado una contraseña para la carpeta en el
Document Server, tendrás que introducir la contraseña
para poder guardar el documento.
Tras finalizar la configuración, haz clic en [Almacenar e
Imprimir] el documento se almacenará en la máquina
simultáneamente.
18

20. El administrador puede usar la "Operación remota del
panel" desde el navegador de su ordenador para supervisar u
operar cualquier dispositivo RICOH de forma remota dentro de
la red del administrador. Con esta función podrás revisar los
errores del dispositivo, operar el dispositivo en lugar del usuario
y cambiar la configuración del dispositivo de forma remota.
El administrador puede realizar las siguientes operaciones en
el dispositivo cuando el dispositivo está conectado a la red:
Bloquear la operación de la pantalla: Cuando se está
operando el dispositivo de forma remota, el administrador
puede bloquear la operación del usuario en la pantalla.
Ocultar la pantalla: Cuando se está operando el
dispositivo de forma remota, el administrador puede
ocultar la pantalla según sea necesario. Cuando se oculta la
pantalla, las operaciones se bloquean.
¿Cómo configurar un equipo
RICOH para conexión remota?
Gracias a la funcionalidad de los equipos multifuncionales
RICOH de control remoto, la persona responsable de la
configuración de los equipos de impresión de tu empresa
podrá gestionar desde una única plataforma todas las
máquinas.
Ya no es necesario realizar desplazamientos entre
oficinas o incluso dentro de un mismo edificio para llevar un
control de los equipos multifuncionales. Además, también
podrás realizar todo tipo de configuraciones y ajustes.
Para realizar los ajustes necesarios en el equipo para poder
trabajar mediante conexión remota deberás seguir los
siguientes pasos:
19
control
remoto10

21. Pulsa el icono [Inicio] en la parte central inferior de la
pantalla.
Toca el icono [Herramientas usuario] de la pantalla de
inicio.
Toca [Ajustes básicos para dispositivos opcionales].
Toca [Operación remota del panel].
Aparecerán los elementos de configuración. Cambia los
ajustes según sea necesario para tu actividad. Aquí
encontrarás:
Funciones operaciones remotas del panel /
supervisión: Permitir supervisión y operaciones remotas.
URL conexión remota: Mostrar la URL de conexión
(dirección IP y puerto) necesaria para conectar con el
dispositivo cuando las funciones de Operación
remota/supervisión estén activas.
Activar contraseña de supervisión: Selecciona esta
opción para activar la configuración de la contraseña de
supervisión. La contraseña es necesaria para que el
administrador pueda conectarse al dispositivo para
supervisarlo.
Definir contraseña de supervisión: Definir la
contraseña para que el dispositivo acepte la supervisión.
Seleccione hasta 8 caracteres de un byte combinando "a -
z", "A - Z" y "0 - 9". Si la contraseña no está definida, el
dispositivo no puede recibir supervisión.
Activar contraseña de operación remota: Selecciona
esta opción para poder definir la contraseña de operación
remota. La contraseña es necesaria para que el
administrador pueda conectarse al dispositivo para la
operación remota.
Definir contraseña de operación remota: Definir la
contraseña para que el dispositivo pueda aceptar
operaciones remotas. Seleccione hasta 8 caracteres de un
byte combinando "a - z", "A - Z" y "0 - 9". Si la contraseña no
está definida, el dispositivo no puede verse en las
operaciones remotas del panel.
Definir tiempo de espera conexión remota: Si el
administrador no opera el dispositivo en las operaciones
remotas del panel durante el plazo fijado aquí, la conexión
remota se desconecta automáticamente. Define un plazo
de entre 3 y 60 minutos.
20

22. ¿Quiéres más
información sobre
estas funcionalidades
o las nuevas IMC?
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