Per Andreasen, Devoteam, fortæller om ESDH rapporten ved VidenDanmarks seminar den 24.1.2012 om Digitalisering.

1. VEJEN VIDERE - FRA ESDH TIL DIGITALISERING
VidenDanmark konference, 25. januar 2012
Per Andreasen
CONNECTING BUSINESS & TECHNOLOGY

2. COPYRIGHT©
PROGRAM
1. Dagens nyhed ... eller hva'!?
2. Hovedobservationer fra
ESDH-rapporten
3. Hvordan får vi større og
bedre udbytte af ESDH
altså opnår den digitalisering af
processerne, som vi har talt om i
mange år?
2 1/24/2012

3. COPYRIGHT©
DEVOTEAM CONSULTING I DANMARK
Medarbejdere
• 120 konsulenter med en gennemsnitsalder på 42 år
• Høj anciennitet i Devoteam (gns. 5 år)
• En af ”Danmarks Bedste Arbejdspladser”
Kunder
• 50/50 omsætning i privat og offentlig sektor
• Opgaver inden for alle brancher
• Høj kundetilfredshed (94% vil anbefale os til andre)
Firmaet
• Uafhængig it-konsulentvirksomhed
• Etableret i 1978 som Fischer & Lorenz
• Siden 2001 en del af den internationale Devoteam Group
3 24-01-2012

4. COPYRIGHT©
ET KORT TILBAGEBLIK
Hvad sagde jeg for 10 år
siden?
4 1/24/2012

5. Erfaringer med at indføre digital
forvaltning og ESDH
Den 8. december 2002
C o n n e c t i n g B u s i n e s s & T e c h n o l o g y

6. Behovet og situationen mange steder
Medarbejdere bruger betydelig tid på de administrative processer
De fleste administrative forløb er designet til at være papirbåren
De nye teknologiske muligheder (især) e-post har medført betydelig dobbelt
administration
Tidsrøverne
Tid på at gemme dokumenter
Tid på at finde korrekte version af dokumenter
Tid på at håndtere papir og elektroniske versioner
Dobbeltarbejde i at vedligeholde det personlige e-post arkiv og virksomhedens
papirarkiv
Der er markante skjulte omkostninger begravet i administrative processer
Fire dages arbejdsuge - der anvendes 18% af tiden på at finde dokumenter
Et typisk dokument kopieres 11 gange
Devoteam Fischer & Lorenz 6

7. Problemstillingen – de fem arkiver!
Personlig
sagsmappe
Virksomhedens
EDH-system
E-postkasse
Virksomhedens
fysiske arkiv
Filserver og
egen harddisk
Devoteam Fischer & Lorenz 7

8. COPYRIGHT©
EN NYTTESLØS ØRKENVANDRING?
Har vi da slet ikke
rykket os?
Konklusioner fra
ESDH-rapporten 2011
8 1/24/2012

9. COPYRIGHT©
VEJEN VIDERE FRA ESDH –
DIGITAL SAGSBEHANDLING I
PERSPEKTIV
ESDH-RAPPORTEN 2011
INGE BOGRAD 2290 3193 inge.bograd@devoteam.dk
PER ANDREASEN 2427 7131 per.andreasen@devoteam.dk

10. Interview af 38
myndigheder om deres
ESDH-anvendelse
Interview og vurdering af
13 leverandører af
ESDH-systemer til den
offentlige sektor
10 24/01/2012

11. COPYRIGHT©
HOVEDPOINTER
ESDH forsvinder som
selvstændig it-løsning
ESDH Generation 2 – understøtter processer
ESDH Generation 1 – klassisk ESDH
ESDH Generation 0 – rent journalsystem

12. COPYRIGHT©
HOVEDPOINTER
ESDH forsvinder som
selvstændig it-løsning
Vi har fået digitale sager
men ikke digitale processer
Tilfredshed? Man har lært at
leve med det!
De store gevinster er
udeblevet

13. COPYRIGHT©
BAGGRUNDEN FOR DET MANGLENDE UDBYTTE
1. Systemernes forkerte fokus
Afsæt i journaltraditionen og ikke i
forretningsprocesser
2. Utilstrækkelig leverandørindsats
Systemerne har ikke været færdige og testede
Dårlige leveranceorganisationer
3. Utilstrækkelige FESD-rammer
Sat sig mellem to stole
FESD kontrakt
4. Utilstrækkelig ledelsesindsats
Involvering og konsekvens
13 1/24/2012

14. COPYRIGHT©
14 1/24/2012

15. COPYRIGHT©
HVORNÅR REGISTRERES DOKUMENTER I ESDH?
SLUT
11%
LØBENDE
34%
VARIERER
55%
15 1/24/2012

16. COPYRIGHT©
ENSARTET ANVENDELSE?
JA
NEJ 26%
45%
DELVIST
24%
VED
IKKE
5%
16 1/24/2012

17. Problemstillingen – de fem arkiver!
Personlig
sagsmappe
Virksomhedens
EDH-system
E-postkasse
Virksomhedens
fysiske arkiv
Filserver og
egen harddisk
Devoteam Fischer & Lorenz 17

18. LEDELSEN ER IKKE KONSEKVENT NOK
”
Lederne hænger i bremsen - de burde
gå foran, men gør det bestemt ikke
”
It-chefen bruger det rigtig meget
- og mobber dem, der ikke gør
”
Mellemlederne anvender det ikke
systematisk – ingen af dem har set lyset!

19. COPYRIGHT©
FORFØLGER I GEVINSTERNE?
”
Nej – vi følger ikke op på
gevinsterne ved ESDH. Der er
for få ressourcer, og det er for
svært. Og vi har ikke konkrete
JA mål for, hvad vi vil have ud af det.
32%
NEJ
68%
19 1/24/2012

20. COPYRIGHT©
Det digitale lederskab er en udfordring
”Man kan lidt provokerende sige, at
en af de fremtrædende barrierer for
øget offentlig digitalisering er de
kommunale ledere selv. Der er blandt
de ledende medarbejdere behov for
større indsigt i de organisatoriske
forandringer, der er forbundet med
digitaliseringen og dermed i de
forudsætninger, der skal være til
stede for at kunne træffe de rigtige
beslutninger.”.
”Kræmmergaard og Vest. Danske kommuner aug. 2011”
20

21. COPYRIGHT©
HVORDAN
får vi større og
bedre udbytte af
ESDH
altså opnår den
digitalisering af
processerne, som
vi har talt om i
mange år?
21 24/01/2012

22. 8 floskler!
COPYRIGHT©
De sædvanlige gode råd til ESDH-implementering
Floskel 1. Vær ude hos brugerne, og hjælp dem!
Floskel 2. Synliggør de gode historier – og brug dem til
at forbedre anvendelsen andre steder i
organisationen
Floskel 3. Udvælg centrale tværgående eller
afdelingsspecifikke arbejdsgange og
koncentrer kræfterne om at optimere disse
Floskel 4. Hold ambitionerne nede og vær parat til at
ændre arbejdsgange for at bruge bedste
praksis fra systemerne
Floskel 5. Ledelsen skal holde fast – over for
leverandøren og over for organisationen
Floskel 6. Mellemlederne er nøglen til succes
Floskel 7. Gør registreringsopgaven enkel og mest
muligt automatiseret
Floskel 8. Erkend at gevinsterne høstes på lang sigt -
fortsæt med at arbejde med organisationen,
justere arbejdsgangene og
systemopsætningen
22 24/01/2012

23. COPYRIGHT©
DAGENS POINTE:
Digitale processer
gennem digital
ledelse
23 24/01/2012

24. COPYRIGHT©
8 råd til digital ledelse
1. Gevinstrealisering skal 5. Ledelsen skal involvere sig i
efterspørges af ledelsen prioriteringen af krav
2. Udpeg en overordnet ansvarlig 6. Match leverandøren i jeres
for forandring samt leverandørstyring
lokalansvarlige for 7. Etabler en
gevinstrealisering porteføljestyringsmodel
3. Gevinstrealiseringen starter 8. Skaf midler og incitamenter til
først når it-systemet er rullet ud udvikling og forandring
4. Proceseffektivisering skal tage
afsæt i de muligheder it-
systemerne giver

25. COPYRIGHT©
Gevinstrealisering
Gevinstrealisering
Og igennem
Projekter leverer Giver mulighed for "transformation" af
Output Resultater organisationen realiserer
man Gevinster/Udbytte
• Miljøer på plads • Systemet bruges af de • 5% reduktion af tid på
• Idriftsat applikation forskellige brugere til at løse ”administrative opgaver”
• Uddannelse gennemført de daglige opgaver som fx ombæring af papir
• Beredskab etableret • Hurtigere genfinding (hver
• Processer beskrevet medarbejder sparer 10 min
• Godkendelser ok om dagen)
• Osv, • Forbedret overblik over
sager
• Øget medarbejder-
tilfredshed

26. COPYRIGHT©
Gevinstrealiseringen
kommer først når it-
systemet er rullet ud
(men skal selvfølgelig
forberedes!)

27. COPYRIGHT©
ORGANISERING – I OG EFTER PROJEKTET
Udpeg en overordnet ansvarlig for forandring samt
lokalansvarlige for gevinstrealisering
I PROJEKTET EFTER PROJEKTET
Projekt
styregruppe
Projektleder Forandringsleder Forandringsleder
Forandrings- Forandrings- Forandrings- Forandrings-
Projektgruppe agent agent
agent agent
Delprojektleder Delprojektleder
27 24/01/2012

28. COPYRIGHT©
Organisering – Et konkret eksempel på roller og ansvar
ved optimering af klagesags-processen
Styregruppen (ESDH-implementeringen)
Tager ejerskab til de udbyttetyper og mål vi går efter
Sikrer rammerne for at dette er muligt
Ansvarlig for transition/samlet gevinstrealisering - forandringsleder
Ansvarlig for at gennemføre processen, der skal sikre at udbyttet realiseres
Ansvarlig for kommunikation omkring dette
Sekretariatschefen (ejer af klagesagsprocessen) - forandringsagent
Tager ejerskab til at realisere udbyttet for klagesager
Sikrer rammerne i den enkelte enhed
Overordnet forandringsagent /gevinstrealiseringsleder
Gevinstrealiseringsleder - pr. enhed
Ansvarlig for at definere enhedens gevinstmål (og tilhørende omkostninger)
Ansvarlig for fremdrift og realisering
Sikrer stabil opgaveløsning igennem transitionen
Delprojektledere/daglige ansvarlige for klagesager
Gennemfører processen lokalt i enheden. Skal sikre at udbyttet realiseres

29. SPØRGSMÅL
29 1/24/2012

30. COPYRIGHT©
CONTACT: Per Andreasen
PHONE: +45 2727 731
EMAIL: per.andreasen@devoteam.dk
COUNTRY:
WWW.DEVOTEAM.DK
AUTHOR: Per Andreasen
DATE: 25. januar 2012
FURTHER
INFORMATION:
© DEVOTEAM GROUP
THIS DOCUMENT IS NOT TO BE COPIED OR REPRODUCED IN ANY WAY WITHOUT
DEVOTEAM EXPRESS PERMISSION. COPIES OF THIS DOCUMENT MUST BE
ACCOMPANIED BY TITLE, DATE AND THIS COPYRIGHT NOTICE.
PICTURES:
DREAMSTIME.COM OG BIGSTOCKPHOTO.COM
30 1/24/2012