Compte-rendu de l'organisation du premier méga event de geocaching en région parisienne par l'Office de Tourisme de Marne et Gondoire.

1. EVENT
Marne & Gondoire
Compte-rendu
11 et 12 octobre 2014
Office de Tourisme de Marne et Gondoire_Bérengère Schnepf

2. Sommaire
I - ORGANISATION
1. Contexte
2. Retroplanning
3. Communication et produits dérivés
4. Budget
II - L’EVENT : JOUR J
1. Gestion du staff
2. Gestion des imprévus et dysfonctionnements
3. Fréquentation
III - RETOMBEES
1. Au sein de la communauté des geocacheurs
2. Promotion et mise en valeur du territoire
3. Retombées économiques
4. Revue de presse
IV - 2015 : PROMOTION VERS LE GRAND PUBLIC

3. Partie I
ORGANISATION
1. Contexte
2. Retroplanning
3. Communication et produits dérivés
4. Budget

4. 1- Contexte
Partie I :
ORGANISATION
Un travail collaboratif entre professionnels du
tourisme et la communauté des geocacheurs
 Fin 2013, un geocacheur informe le Parc
culturel de Rentilly de la création de 10
caches dans le parc.
 Début 2014 : l’Office de Tourisme souhaite
mettre en place une activité de geocaching
sur le territoire de Marne et Gondoire (la
première tentative quelques années
auparavant avait échoué)
Décision de créer un event avec une équipe de 10
geocacheurs (avec la pose de nouvelles caches)

5. 2- Retroplanning
Partie I :
ORGANISATION
Choix du lieu de l’event Réunion de coordination avec la base de loisirs
Mai 2014
Formation de l’équipe des 10 geocacheurs Réunion de lancement
Mars 2014
Inventaire des lieux à mettre en valeur 2 ème réunion
Avril 2014
Création des supports de com
Juin 2014
Inventaire des lieux à mettre en valeur 3 ème réunion
Juillet 2014
Repérage terrain pour aménagement caches/ réservation des emplacements auprès du reviewer
Août 2014
Sept 2014
Oct 2014
3 au 7 mars 13 mars
24 avril
19 mai
30 juin
5 août 12 août
26 au 31 août
Réunion de coordination Passage en MEGA 300 logs Vente en ligne
9 sept 26 sept
4ème réunion Pose des caches
Vente en lignes Réunion de coordination
1 au 5 oct 10 oct 11 et 12 oct 13 oct
Vente en ligne Installation MEGA EVENT Reprise matériel

6. Une communication facile
avec un maximum d’impact
 Uniquement auprès de la communauté des geocacheurs via des
outils numériques :
- Site international : www.geocaching.com
- Création d’un site dédié http://eventfrance2014.wordpress.com
- Création d’un module de vente en ligne
 Supports papier pour diffusion auprès de la communauté des
geocacheurs :
- affiches
- cartes de visite
- banderole jour j
- roadbook (prix de vente 5€)
Partie I :
ORGANISATION
3- Communication

7. Produits dérivés : geocoins
Prix de vente (en
ligne et sur place) :
- Geocoin gold ou black
nickel : 10€
- Pack duo : 16€
3- Communication
Partie I :
ORGANISATION

8. 3- Communication
Produits dérivés : souvenirs virtuels
Partie I :
ORGANISATION

9. Partie I :
ORGANISATION
4- Budget

10. Partie II
L’EVENT : JOUR J
1. Gestion du staff
2. Gestion des imprévus et dysfonctionnements
3. Fréquentation

11. Partie II :
L’EVENT : JOUR J
1- Gestion du staff
L’événement impliquait un besoin en personnel conséquent :
- Gestion d’un public de 700 géocacheurs (accueil, renseignement,
accompagnement, retrait des articles achetés en ligne, chargements GPX)
- Interface avec les nombreux prestataires (village exposants, électricien et
ingénieur du son, groupe de musique, traiteur…)
- Ouverture de l’Office de Tourisme en journée continue
30 personnes ont été mobilisées sur l’événement :
 7 membres de l’équipe OTMG
 3 bénévoles OTMG
 10 géocacheurs organisateurs
 10 géocacheurs supplémentaires (en réalité, seuls 3 se sont révélés actifs)
L’établissement d’un planning général s’est révélé nécessaire pour la tenue
efficace de chaque poste et un brief pour le staff a été réalisé chaque matin.

12. Partie II :
L’EVENT : JOUR J
2- Gestion des imprévus et dysfonctionnements
Aucun dysfonctionnement majeur n’est à souligner.
En revanche, quelques imprévus :
 Tout le monde n’a pas été en mesure de se mobiliser à la hauteur de
l’event le jour J. De ce fait, en cas de reconduite, des améliorations
devraient être apportées dans la distribution des rôles de chacun.
 Le traiteur accusait par exemple 1h de retard lors du service du
dîner.
 Les emplacements des caches de nuit ont été révélés avant le
concert anéantissant la fréquentation.
Contrairement à d’autres événements organisés en plein air, la météo
n’a pas d’impact sur la fréquentation d’un event de geocaching.
 La collaboration avec des bénévoles et prestataires extérieurs et
inconnus est forcément source d’éventuels imprévus.
 Le public de geocacheurs s’est montré très compréhensif et aucun
commentaire négatif ne nous est parvenu.

13. Partie II :
L’EVENT : JOUR J
3- Fréquentation
Un event au maximum de sa fréquentation

14. Partie II :
L’EVENT : JOUR J
3- Fréquentation : les chiffres
 Début août : 300 « will attend » sur geocaching.com
Le 12 août : statut « MEGA »
 Fin septembre : 500 « will attend »
 Jour J : 700 geocacheurs comme en atteste la liste d’émargement
 Différentes nationalités : Allemands, Anglais, Hollandais, Belges,
Luxembourgeois, Australiens, Ecossais (très peu d’Européens du Sud
(méga en Espagne aux mêmes dates)
 Les Français venaient d’Île-de-France, du Nord, de Normandie,
d’Alsace, de Champagne-Ardenne, du Centre, d’Auvergne, de
Rhône-Alpes, de PACA…

15. Partie III
RETOMBEES
1. Au sein de la communauté des
geocacheurs
2. Promotion et mise en valeur du territoire
3. Exemples de quelques retombées
économiques
4. Revue de presse

16. Partie III :
RETOMBÉES
1- Au sein de la communauté des geocacheurs
 Retombées exclusivement positives
 Des centaines de messages sur la page de l’event
 Une soixantaine de fans supplémentaires sur la page Facebook de
l’Office de Tourisme (avec de nombreux échanges et des « likes »
 Des visiteurs à l’accueil de l’Office de Tourisme
 Une connaissance de « Marne et Gondoire »
 Une image positive et une publicité gratuite
Fréquence des mots décrivant
l’organisation
98
74
64
62
79
équipe
merci
bravo
accueil
Marne et
Gondoire
Fréquence des mots décrivant
l’event
87 85
super
62
115
135
219
231
superbe
plaisir
bien
très
beau
rencontre
Les messages des géocacheurs postés sur le site comprennent 605 mots de vocabulaire. Les deux thèmes principaux
abordés sont l’event et l’organisation. Aucune expression négative n’a été relevée.

17. Quelques verbatims
Partie III :
RETOMBÉES
« L'endroit est bien choisi, on est toujours surpris de découvrir, si près de la capitale des
zones entièrement naturelles » (amadeusmozart)
« Ce mega aura été l'occasion de découvrir une belle région pas si loin de la maison (…)
je reviendrai dans le coin » (JaïpineX)
« Il me reste plein de caches à faire et j'espère revenir dans ce coin d'Ile de France qui
est vraiment sympa » (Coutcout)
« Des caches de qualités qui nous ont permis de découvrir cette belle région » (qqhy)
« C'était vraiment chouette de découvrir la région à vélo et à pieds également »
(Beenasse)
« Au départ, provincial que je suis, j'étais plutôt dubitatif quant aux paysages que l'on
pouvait nous proposer à quelques kilomètres de chez Mickey!! Quid de la nature dans
ces villes nouvelles et ces constructions ludiques, attrape-touristes et artificielles ? Mais
mes a priori sur cette partie de la région parisienne se sont vite effacés. Cette région est
tout simplement superbe ! » (Sigurd_2h)
« Je n'habite vraiment pas loin (30km), mais je n'étais encore jamais venu. Pas de doutes,
je reviendrai maintenant, en famille :) » (Team Rat_zmot)

18. Partie III :
Retombées
2- Promotion et mise
en valeur du territoire
 190 nouvelles caches pérennes
réparties sur les 18 communes
 Avec des niveaux de difficultés
de 1 à 5 (5 = équipement
spécifique pour atteindre
plusieurs mètres de hauteur)
 Avec énigmes
 Permettant de découvrir le
patrimoine culturel, naturel,
touristique et historique de
Marne et Gondoire (y compris
le patrimoine de pays)
 Le côté « vert » de Marne et
Gondoire à 25 minutes de Paris
transparaît
 Impact durable sur la
(re)découverte du territoire

20. Partie III :
RETOMBÉES
3- Exemple de quelques retombées économiques
 Nuitées en Marne et Gondoire et aux alentours
 Consommation : restaurants, boulangeries, supermarchés, taxis
Camping International de Jablines
Emplacement tente : 64 nuitées
31 personnes ( 22 nuitées belges
+ 42 nuitées français)
Camping groupe de la base de loisirs
Locatif (bungalows) : 75 nuitées
50 personnes (français
majoritairement)
Emplacement tente : 66 nuitées
40 personnes
Gîte Clos des Gardons à Lagny-sur-Marne
2 nuitées
5 personnes
Nous n’avons pas à l’heure actuelle une estimation quantifié de l’ensemble des retombées économiques liées à cet
événement (hébergement, restauration, etc.)

21. Partie III :
RETOMBÉES
Le Parisien – 13/10/2014
La Marne – 8/10/2014
4- Revue de presse

22. Partie III :
RETOMBÉES
4- Revue de presse (suite)
Bougez – octobre 2014
Atome 77 – octobre 2014

23. Partie IV
2015 : promotion
grand public

24. L’aventure continue…

25. Partie IV :
2015 : promotion vers le grand
public
Loisir actif, tourisme vert, découverte
du patrimoine et gamification
 Rubrique geocaching sur le site web
 Dépliant papier à destination du grand public
 Location de GPS à l’accueil
 Journées d’initiation
 Partenariat avec les assos de randonnées
Les membres de l’équipe OTMG participent eux-mêmes
à la promotion de l’activité geocaching (effet de contagion : amis,
famille…)

26. Bérengère SCHNEPF
Communication – Animation numérique de territoire
berengere.schnepf@marneetgondoire.fr