Formation au dépôt institutionnel de l'ULB : DI-fusion

1. 1di-fusion@ulb.be
01-2020
Christophe Algoet
Université libre de Bruxelles
Bibliothèques & Information Scientifique
Valorisation des ressources documentaires
https://difusion.ulb.ac.be

2. 2
Qu’est ce que DI-fusion ?
Dépôt institutionnel de l’Université libre de Bruxelles
Archive institutionnelle
Green Open Access
Depuis le 09/09/2009
Bibliographie académique
Ensemble des références des publications des chercheurs et
enseignants de l'Université
Archivages des textes complets
Accès à la productions scientifique
 Accès Internet
 Accès Intranet
 Accès Privé
 Augmenter la visibilité, l'accessibilité et l'impact de la
recherche effectuée à l'ULB

3. 3
Qui peut encoder ?
Pour pouvoir encoder dans DI-fusion, il faut faire partie d’une des
catégories de personnel suivantes :
patgs, scientifiques, honorifiques, académiques, enseignants ou
être doctorant.
Délégation pour l’encodage des publications
 Pour être délégué, il faut pouvoir s'authentifier dans Mon DI-fusion et donc
être sous contrat à l'ULB.
Se connecter : NetID ULB

4. 4
Obligation d’encodage (1)
La politique Open Access de l'Université a été mise à jour par le Conseil
académique du 9 juillet 2018 afin de prendre en considération les
dispositions du décret de la Fédération Wallonie-Bruxelles :
« Décret visant à l'établissement d'une politique de libre accès aux
publications scientifiques (Open Access) »

5. 5
Obligation d’encodage (2)
Tout chercheur ayant un lien contractuel ou statutaire avec
l’université est tenu :
• d'encoder dans DI-fusion la liste complète de ses publications
pour constituer la bibliographie académique ;
• de déposer dans DI-fusion le texte complet de ses publications
(manuscrit final de l'auteur tel qu'accepté pour publication –
« postprint »- ou version de l'éditeur) immédiatement après
l'acceptation de publication ;
• d'ouvrir l'accès public au texte complet des publications
immédiatement ou après le délai imposé par l'éditeur, étant entendu
que pour toute publication parue à partir du 14 septembre 2018 dans
un périodique paraissant au moins une fois par an, ce délai ne peut
excéder 6 mois après publication en sciences, technique, médecine,
ou 12 mois en sciences humaines et sociales.

6. 6
Le dépôt d'un fichier en accès ouvert (ou accès ouvert + embargo) est
devenu techniquement obligatoire pour les publications visées par le
Décret, soit :
• Article paru dans une revue avec comité de lecture
• Article paru dans une revue sans comité de lecture
• Compte-rendu
• Lettre à l'éditeur
• Contribution publiée dans des actes parue dans une revue
• Poster de conférence paru dans une revue et
• Abstract de conférence paru dans une revue
dont la date de publication est ultérieure au 14/9/2018,
et lorsque la recherche a été produite sous affiliation ULB ou autre
établissement d'enseignement supérieur de la Fédération Wallonie-
Bruxelles.
Obligation d’encodage (3)

7. 7
Mon DI-fusion - Encodage
https://dipot.ulb.ac.be/dspace
Open Source - Dspace
DI-fusion - Recherche
https://difusion.ulb.ac.be/
Open Source - Vufind
Mise en œuvre

8. 8
Types de
documents Métadonnées Textes
complets
Vérification
Licence
Archivage
31 types de documents
Livres, articles, conférences,…
Accès
Internet Intranet ULB Privé
Versions
Preprint Postprint Pubprint
Nombreux formats
PDF, Word, MP3 …
Encodage : caractéristiques

9. Afin de pouvoir extraire une liste de publications correcte, il est
important de choisir le type de document adéquat en fonction de la
publication à décrire, les formulaires de descriptions étant différent
selon le type sélectionné.
9
Type des publications

10. 10
Décrire la publication
« Financement »: vérifiez l'affiliation indiquée sur votre publication.
Décochez la case si votre publication est issue d'une recherche durant laquelle
vous n'étiez pas affilié.e à l'ULB ou un autre établissement d'enseignement
supérieur de la FWB.
Les champs précédés de * doivent obligatoirement être complétés.

11. Cette étape vous permet d'attacher un ou plusieurs fichiers à la
référence de la publication, et d'en préciser le type d'accès.
11
Charger un fichier (1)

12. 12
Charger un fichier (2)
Différentes versions d'une publication peuvent être déposées
• « preprint » : manuscrit soumis pour publication ; appelé aussi « version
auteur »
• « postprint » : manuscrit final révisé par les pairs, tel qu'accepté pour
publication dans une revue mais non encore mis en page par l'éditeur
• « pubprint » : version de l'éditeur, telle que publiée avec la mise en page de
l'éditeur ; appelé aussi « version éditeur »
Il est également conseillé de stocker dans DI-fusion, en accès privé, les contrats
/ licences signées avec les éditeurs.
De cette façon, il est toujours possible de vérifier quel(s) droit(s) ont été cédé(s)
aux éditeurs pour une publication particulière.

13. 13
Charger un fichier (3)

14. 14
Charger un fichier (4)

15. 15
Charger un fichier (5)
Détermination de la durée maximale d'embargo
Le système attribue un embargo de:
• maximum 1 an en Sciences humaines et sociales, et
• maximum 6 mois en Sciences techniques et médicales
...à partir de la date de publication associée à la publication.
Chaque code CRef a été analysé pour l'associer soit aux Sciences humaines
et sociales ; soit aux Sciences techniques et médicales. La présence d'un code
CRef en Sciences humaines et sociales suffit à permettre une durée maximale
d'embargo d'un an.
Remarques :
- l'embargo étant effectif dès le 1er jour, le système fixe l'échéance 364 jours
plus tard pour l'embargo d'un an (et 182 jours plus tard pour l'embargo de 6
mois).
- si seule l'année de publication est renseignée ; et qu'elle est supérieure à
2018, le système attribue automatiquement comme date de publication :
• le 1er jour du mois où la publication a été encodée si le statut est publié ; ou
• le 1er jour du mois suivant si le statut est à paraître.

16. • BibTeX : import de références bibliographiques et textes complets
s’ils sont accessibles, à partir de fichiers BibTex
• Import semi-automatique de références bibliographiques depuis
des bases de données de référence:
– PubMed : import des références bibliographiques de PubMed
et le texte complet s’il est présent dans PubMed Central;
– Scopus : importation de références bibliographiques et des
textes complet
– DOI : importation de références bibliographiques et des textes
complet
16
Encodage : processus semi-automatisé

17. Importer une référence via le
17
Le système importe automatiquement un fichier dès qu'un DOI est renseigné, à
condition que chacune des conditions suivantes soient vérifiées :
• le fichier est disponible sur le site de l'éditeur
• le fichier est en Open Access sous une licence Creative Commons
• un URL est renseigné dans la plateforme Unpaywall pour ce fichier
• aucun dispositif technique est installé par l'éditeur pour empêcher une
récupération automatique du fichier.
Dès lors, le fichier est automatiquement associé à la référence, en Open Access,
et avec la licence Creative Commons associée.
Le DOI (Digital Object Identifier) est un identifiant numérique unique et pérenne
attribué à un article :
 10.1038/s41467-019-08794-x

18. Mise à disposition
Interface de recherche de DI-fusion (1)
18

19. Accès Public
Accès Limité
Accès Privé
Accès Mixte
Mise à disposition
Interface de recherche de DI-fusion (2)
19

20. Mise à disposition
Outil de découverte des Bibliothèques
20

21. 21
Mise à disposition - Listes de publications (1)
Méthode 1, pour les visiteurs

22. 22
Méthode 2, pour les chercheurs (ULB)
Mise à disposition - Listes de publications (2)

23. Mise à disposition sur les sites web (HTML – XML)
23
Publications et communications du personnel des Bibliothèques
https://bib.ulb.be/version-francaise/a-propos/organisation/publications-et-communications
ULBLEU - Institut d’études européennes
https://ulbleu.iee-ulb.eu/publications
CRCN - Center for Research in Cognition & Neurosciences
http://crcn.ulb.ac.be/publications/

24. Mise à disposition
Google Scholar et autres bases de données
24
 Accès direct au texte complet (si disponible)

25. En savoir plus
https://difusion.ulb.ac.be
https://bib.ulb.be/version-francaise/navigation/trouver-des-documents/di-
fusion-depot-institutionnel/encoder-ses-publications
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Mail :
di-fusion@ulb.be