Apresentação relacionada ao Livro Almoxarife - Funções e Habilidades

2. Almoxarife
Manual de Funções
Básicas

3. Funções do Almoxarife
A principal função do almoxarife é assegurar o contínuo
abastecimento dos artigos necessários para comercialização
direta ou capaz de atender aos serviços executados pela empresa.
Ele é responsável pela administração dos meios necessários ao
suprimento dos materiais imprescindíveis ao funcionamento da
organização, no tempo oportuno, na quantidade necessária, na
qualidade requerida e pelo menor custo.

4. Funções do Almoxarife
ALMOXARIFADO ESTOQUE
Toda e qualquer
Local reservado para a presença de materiais na
guarda e a conservação empresa, inclusive
de materiais, estruturado aqueles em trânsito,
para assegurar o tanto os que estão em
atendimento das processo de
funções do estoque. recebimento, quanto os
que foram distribuídos.

5. Funções do Almoxarife
A frase de Jorge Sequeira de Araújo, um dos pais do
estudo de almoxarifados, define bem o trabalho
daqueles que estão envolvidos com suprimentos:
“Prever para prover”.

6. Funções do Almoxarife
O reconhecimento de um profissional não está relacionado à função
que exerce, mas pela forma como ele a exerce.
Assim, para desempenhar com eficiência e eficácia a função de
almoxarife, é indispensável desenvolver certas atitudes que
favorecerão seu desempenho.

7. Conhecimento
Quem não guarda direito, não pode distribuir direito.
Portanto, o almoxarife tanto deve saber guardar como também
distribuir.
E para isso é preciso conhecimento acerca da regras básicas de
administração de materiais, visando a garantia de existência contínua
de um estoque organizado, de modo a nunca faltar nenhum dos itens
que o compõem e sem tornar excessivo o valor investido para a
manutenção deste.

8. Conhecimento
A falta de conhecimento tanto administrativo como funcional acerca
da guarda, da organização e da conservação de materiais, pode
transformar o almoxarifado num "quarto de despejo", onde as coisas e
as pessoas se perdem.
Quanto mais conhecimentos o almoxarife detiver sobre o seu papel,
melhor estará preparado para lidar com a diversidade de situações
que aparecerem.

9. Atenção e Concentração
O almoxarife deve ser cuidadoso com detalhes e completo ao
executar o trabalho.
É muito importante saber trabalhar com precisão, ser detalhista ao
registrar entradas e saídas de mercadorias em estoque.

10. Proatividade
Ser proativo implica em tomar iniciativas, correr atrás das informações
e não somente realizar aquilo que é pedido.
Implica em agir de maneira ativa, antecipando-se aos problemas e
situações para resolvê-los antes que aconteçam.
A pessoa proativa, além de ter iniciativa, assume a responsabilidade
pelos atos e decisões que toma no trabalho.

11. Proatividade
Existem afirmações e atitudes que revelam o grau de proatividade do
profissional. Entre elas, encontram-se as seguintes:
Atitude Reativa Atitude Pró-ativa
Não há nada que eu possa fazer. Vamos procurar alternativas.
Sou assim e pronto. Posso adotar outra atitude.
Você me deixa louco. Posso controlar meus sentimentos.
Eles nunca vão aceitar isso. Vou buscar uma apresentação eficaz.
Tenho de fazer isso. Preciso achar a resposta apropriada.
Não posso. Eu escolho.
Eu preciso. Eu prefiro.
Ah, seu pudesse... Eu farei.

12. Planejamento e Controle
O planejamento e o controle de materiais envolvem atividades antes
da sua entrada na organização, durante a presença nesta e,
também, quando de sua saída da empresa.
Enquanto um é o caminho a ser seguido para assegurar que todas as
expectativas e demandas possam ser atendidas; o outro é a contínua
verificação do planejamento, corrigindo os desvios entre o que está
sendo efetivamente obtido e aquilo que se deseja ou se espera.

13. Solicitude
Significa estar aberto a ideias e sugestões.
Pessoas solícitas estão dispostas a ter uma “mente de iniciante”, com
disposição para aprender, mesmo sendo consideradas especialistas.

14. Sensatez
Habilidade de ver as coisas de maneira justa, de estar disposto a
escutar e a aprender com outros pontos de vista.
Pessoas sensatas são capazes de ver além dos próprios desejos e
necessidades, o que as tornam compassivas e úteis para os outros.

15. Qualidades do Almoxarife
Para realizar suas funções, o almoxarife precisa desenvolver certas
qualidades que lhe darão o suporte necessário para desempenhá-las
com eficiência e eficácia. Entre elas estão:
• Responsabilidade
• Organização e Otimização do Tempo
• Cooperação
• Criatividade
• Entusiasmo e Comprometimento
• Disciplina

16. Responsabilidade
A responsabilidade consiste numa atitude ativa de cuidar, numa presteza
para fazer o que precisa ser feito.
É assumir todas as obrigações e se responsabilizar por suas consequências.
A fim de desenvolver responsabilidade é preciso conhecimento de como
as coisas realmente são, ou seja, ser consciente. Consciente das leis que
regem os processos, tanto internos como externos.
Consciente dos próprios desejos, emoções, sentimentos, pensamentos e
ações, dos efeitos sobre os outros e sobre si mesmo e, até mesmo,
consciente das consequências sobre a família, a sociedade, a nível global
e também sobre o ecossistema.

17. Organização e Otimização do Tempo
O tempo é um grande aliado e colaborador, pois ele permite que as
ações sejam realizadas. Ele possibilita que as coisas aconteçam e
oferece a oportunidade preciosa de viver e de crescer.
Por isso, é importante valorizá-lo e aproveitá-lo bem.
E já que a vida se desenrola através do tempo, cada minuto é como
uma nova joia, cada momento é único, um presente a ser estimado e
bem usado.

18. Organização e Otimização do Tempo
Para ter uma relação natural e produtiva com o tempo e usá-lo a seu
favor, deve-se aprender a trabalhar com:
Organização Definição de
Disciplina
Prioridades

19. Sete Hábitos de uma Pessoa Organizada
1. Possuir um lugar adequado para cada coisa. Cada item deve ter
um lugar próprio, uma “casa” para onde voltar e ficar.
2. Colocar as coisas de volta no lugar, uma vez que um objeto
qualquer que não será mais utilizado não deve ficar vagando por
lugares temporários. Deve retornar imediatamente à sua casa, ao
seu lugar de origem.
3. Anotar todas as tarefas. Pessoas organizadas costumam anotar
seus compromissos e tarefas, ou seja, fazer um checklist.
4. Não acumular papéis. Papéis e documentos que necessitam ficar
guardados devem ser arquivados periodicamente. Todo
documento deve ter uma pasta própria.

20. Sete Hábitos de uma Pessoa Organizada
5. Não deixar tarefas para depois. É preciso agendar, planejar
ou simplesmente executar a tarefa o quanto antes. Dessa
forma, se evita acúmulo de serviço e prazos apertados.
6. Estabelecer prazos e objetivos. Saber claramente onde se
quer chegar e em que prazo, é importante para se obter êxito
em qualquer projeto. É fundamental a revisão periódica do
planejamento, à medida que se desenvolve o trabalho.
7. Manter próximo apenas o necessário. Não se deve acumular
documentos antigos, inúteis ou objetos que não serão usados.
É melhor ser simples e direto, mantendo só o indispensável.

21. Cooperação
A multiplicidade das tarefas que o almoxarife desempenha está
integralmente relacionada com o funcionamento da empresa e o
desempenho das funções dos demais membros da equipe.
Isto porque, sem a presença dele, certamente haveria a falta de
materiais, o que poderia significar a interrupção de atividades das
organizações e, também, a má aplicação de recursos na busca de
seu suprimento.
Para desenvolver estas e outras funções similares, será necessária a
qualidade da cooperação.
A cooperação aparece quando se renuncia aos próprios pontos de
vista autocentrados, deixando-se de defender as próprias ideias ou
padrões de comportamento em benefício da equipe.

22. Cooperação
A cooperação libera uma força vital de energia criativa que
proporciona benefícios muito mais amplos do que uma pessoa,
individualmente, poderá conseguir.
Quando se aprende a cooperar, se abre à própria vida, para a rica
experiência que é trabalhar com outros, dividindo com eles as próprias
habilidades, interesses e experiências.
À medida que o ambiente de trabalho se torna vital e produtivo,
desenvolve-se disposição para participar, confiar uns nos outros,
ajudando-se mutuamente a superar obstáculos, de sorte que o
trabalho flui de forma agradável e uniforme para todos.

23. Disciplina
O desafio maior que se apresenta a todos os profissionais na era da
qualidade diz respeito às mudanças de atitude. É necessário sair da
teoria e partir para a prática – agir ao invés de reagir. Para isso, é
fundamental a disciplina.
Algumas pessoas acreditam que a disciplina é um dom. Porém, não é
verdade. Disciplina se aprende.
A disciplina pode ser desenvolvida como uma qualidade de
comportamento, ou seja, algo que pode ser modificado a partir da
decisão e da persistência firme através das seguintes atitudes:

24. Disciplina
Acabar com as desculpas
É preciso deixar de lado as causas externas e o possível mal que
causaram, pois a solução dos problemas só terá origem no próprio
indivíduo. Assim, ele deve pensar em como poderá evoluir e vencer.
Começar devagar
Mirar alto é bom e é necessário. Mas o sucesso é a soma de pequenos
passos. Deve-se estabelecer metas modestas. Quando estiver bem
treinado, exigir mais de si. A disciplina irá se tornar um hábito cada vez
mais arraigado a cada vitória.

25. Disciplina
Eliminar as exceções
Uma vez que tenha estabelecido a meta inicial de disciplina, não se
deve fazer exceções, pois elas se tornam a nova regra. Por isso, deve-
se começar aos poucos, com coisas que sejam efetivamente possíveis
de serem realizadas.
Não exigir demais
O fato de ter optado por ser uma pessoa disciplinada - e, portanto
vencedora - não significa que irá exigir que todos ao redor vivam de
acordo com os novos parâmetros ou que irá cumprir as tarefas que se
impôs como se fossem uma cruz que carrega. Se o foco for mantido, a
meta sempre estará controlada. E a disciplina diária será apenas um
hábito que foi incorporado para alcançar qualquer meta.

26. Criatividade
Por criatividade entende-se a capacidade inventiva e a habilidade
para combinar formas já existentes com outras novas e ainda retirar
elementos de modelos antigos e sintetizá-los em novos para resolver
problemas.
A percepção criativa aparece quando a pessoa permite que sua
imaginação voe livremente de maneira produtiva, ou seja,
concentrando-se na direção de melhorar e inovar na sua prática.
Reunindo a maior quantidade de dados possíveis acerca do assunto
em questão, de modo que elementos inusitados ou improváveis
comecem a unir-se entre si.

27. Criatividade
Para desenvolver o modo de pensar criativo, o almoxarife deve levar em
consideração dois momentos:
DIVERGÊNCIA CONVERGÊNCIA
Ampliar perspectivas, fazer Não perder o foco nas
associações diferentes e recorrer aplicações práticas das
a conceitos novos, “abrir os novidades – certificar-se
horizontes”, como da viabilidade de
se diz popularmente. realização da ideia.
Desenvolver a própria criatividade envolve o equilíbrio entre esses dois
conceitos: ousar nos pensamentos inovadores e nas soluções alternativas,
buscando analogias, e deixando que a mente se perca em pensamentos
e experiências novos, mas certo de que poderão ser concretizados.

28. Entusiasmo e Comprometimento
À medida que se trabalha intensamente, direcionando corretamente a
energia, o tempo e a disposição, comprometendo-se em cumprir com
qualidade as atribuições, o entusiasmo se fortalece e o profissional passa
a demonstrar naturalmente suas habilidades, resultando em
reconhecimento, autoconfiança e satisfação pessoal.
Quando o trabalho é realizado com envolvimento e comprometimento,
os problemas perdem sua força.
Se o profissional reconhece a importância da sua função, tudo o que ele
fizer, não importa o quê, tornará seu trabalho interessante.
Ele permanece envolvido com o seu progresso e com suas realizações,
inspirado pelos desafios e solicitações que lhe são colocados.

29. Administração de Material no Almoxarifado
O termo almoxarifado é derivado de um vocábulo árabe que significa
"depositar".
É o local destinado à guarda e conservação de materiais, em recinto
coberto ou não, adequado à sua natureza, tendo a função de
destinar espaços onde permanecerá cada item aguardando a
necessidade do seu uso, ficando sua localização, equipamentos e
disposição interna condicionados à política geral de estoque da
empresa.
A administração do material de uma empresa é de vital importância,
uma vez que é através dela que se processa toda a política de
aquisição, controle, conservação e distribuição de bens, por meio de
uma inter-relação com outros seguimentos internos e externos à
empresa em sua totalidade.

30. Depositar materiais no almoxarifado
é o mesmo que
depositar dinheiro em um banco.

31. Controle de Estoque
O controle dos estoques depende de um sistema eficiente, o qual
deve fornecer, a qualquer momento, as quantidades que se
encontram à disposição e onde estão localizadas, as compras em
processo de recebimento, as devoluções ao fornecedor e as compras
recebidas e aceitas.
O controle das funções referentes ao almoxarifado deve fazer parte
do conjunto de atribuições de cada setor envolvido.

32. Controle de Estoque
Organograma Padrão Funcional de um Almoxarifado

33. Recebimento
O recebimento engloba as atividades desde a recepção do material
até a entrada nos estoques do almoxarifado e compreende os
materiais com política de ressuprimento e os de aplicação imediata,
sofrendo critérios de conferência quantitativa e qualitativa.
A atividade de recebimento pode ser dividida em quatro fases:
• Entrada de Materiais.
• Conferência Quantitativa.
• Conferência Qualitativa.
• Regularização.

34. Armazenagem
O principal objetivo do armazenamento é otimizar o espaço disponível
o máximo possível, proporcionando uma movimentação rápida e fácil
de materiais desde a etapa do recebimento até a sua expedição.
Através da otimização da armazenagem nos almoxarifados se obtém
uma máxima utilização do espaço e dos recursos disponíveis como
equipamentos e pessoas, organização, proteção e rápida
acessibilidade aos itens em estoque.
O esquema de armazenagem escolhido pela empresa depende
primordialmente da situação geográfica de suas instalações, da
natureza de seus estoques, tamanho e respectivo valor.

35. Armazenagem
Portanto, deve-se analisar, em conjunto todos os parâmetros para,
posteriormente, decidir pelo tipo de arranjo físico mais conveniente,
selecionando a alternativa que melhor atenda ao fluxo de materiais,
conforme os seguintes critérios:
1. Armazenamento por tamanho
Esse critério permite bom aproveitamento do espaço.
2. Armazenamento por frequência
Esse critério implica armazenar próximo da saída do almoxarifado os
materiais que tenham maior frequência de movimento.
3. Armazenamento especial
Onde destacam-se os ambientes climatizados, os produtos
inflamáveis, que são armazenados sob rígidas normas de segurança
e os produtos perecíveis - PEPS - Primeiro que Entra, Primeiro que Sai.

36. Armazenagem
4. Armazenamento em área externa
Devido à sua natureza, muitos materiais podem ser armazenados
em áreas externas, o que diminui os custos e amplia o espaço
interno para materiais que necessitam de proteção em área
coberta. Podem ser colocados nos pátios externos os materiais a
granel, tambores e containers, peças fundidas e chapas metálicas.
5. Coberturas alternativas
Não sendo possível a expansão do almoxarifado, a solução é a
utilização de galpões plásticos, que dispensam fundações,
permitindo a armazenagem a um menor custo.

37. Distribuição
Os materiais devem ser distribuídos aos interessados mediante
programação de pleno conhecimento entre as partes envolvidas.
Para isso, é necessária a utilização de alguns documentos para
atendimento das diversas rotinas de trabalho no almoxarifado, como
por exemplo:
• Ficha de controle de estoque.
• Ficha de localização.
• Comunicação de irregularidades.
• Relatório técnico de inspeção.
• Requisição de material.
• Devolução de material.

38. Inventário
Como garantia do bom funcionamento de um almoxarifado é
necessário que, periodicamente, executem-se contagens físicas de
seus itens de estoque, para verificar as discrepâncias entre o estoque
físico e os registros.
Essas contagens são realizadas em documentos denominados
inventários e podem ser Geral ou Rotativo.

39. Aquisição de Material
É importante que o almoxarife saiba em que momento deve repor o
estoque. É muito grave não poder atender a uma requisição em razão
da inexistência do material no almoxarifado. Mais grave ainda é
quando a ausência do produto é decorrente de uma falha de
previsão.
Para que o planejamento de compras seja bem realizado, é
importante que o responsável por esta função busque ao máximo
introduzir em sua rotina o estabelecimento de previsões.
Antecipar-se sobre possíveis necessidades de materiais e das
necessidades associadas a eles é de fundamental importância para o
pleno funcionamento da empresa.

40. Controle de Qualidade
O controle de qualidade, dentre outras funções, garante que os
materiais entregues estejam de acordo com as especificações
técnicas.
Ele deve também exercer uma espécie de averiguação periódica nos
estoques, de forma a assegurar a qualidade do material estocado.
Com esse controle, novas formas de estocagem e armazenamento de
vários produtos poderão ser sugeridas, assegurando maior
durabilidade e diminuindo sensivelmente as perdas.

41. O Almoxarife pode transformar tudo
ao redor a seu favor.
Basta começar por si mesmo!

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